Procedimento Operacional Padrão [Link].
001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 1 de 8
Área: Compras
1. OBJETIVO
Este documento visa estabelecer um Procedimento Operacional Padrão (POP) para o setor
de Compras da FC LOG TRANSPORTE E ARMAZENAGEM, garantindo a padronização dos
processos de compra, a eficiência na gestão de recursos e o cumprimento das normas e
legislações vigentes. O objetivo principal deste POP é padronizar os processos de compras,
desde a identificação da necessidade até a finalização do pagamento, garantindo o
cumprimento das políticas da empresa e a obtenção de produtos e serviços de qualidade.
O escopo abrange todas as etapas do processo de compra, incluindo:
Identificação da necessidade da compra ou serviço
Análise das requisições de compra
Pesquisa e seleção de fornecedores
Negociação de preços e condições de pagamentos
Mapa com no mínimo 3 cotações
Recebimento e conferência de materiais
Controle de estoque
Entrega do processo de compra concluído para o financeiro
2. DEFINIÇÕES
Regra: norma ou ordem de comportamento ditado por uma autoridade competente, cujo
descumprimento ou desconhecimento traz como consequência a aplicação de uma
determinada sanção. Em resumo regras foram feitas para serem cumpridas.
Contrato de terceirização: documento mutuamente acordado entre as Empresas
Contratante e Contratada estabelecendo as atribuições e as responsabilidades contratuais de
cada uma das partes;
Empresa Contratada: empresa que realiza o serviço terceirizado, solidariamente
responsável pelos aspectos técnicos, operacionais e legais inerentes às atividades objeto da
terceirização;
Empresa Contratante: empresa que contrata serviços de terceiros, responsável por todos os
aspectos técnicos, operacionais e legais relacionados aos produtos e às atividades objeto da
terceirização;
3. RECEBIMENTO DA REQUISIÇÃO DE COMPRAS
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 2 de 8
Área: Compras
3.1 - A Requisição de Compras deverá ser preenchida pelos solicitantes pela compra no
formulário do Google Forms no seguinte link: [Link]
3.2 - Após a recepção da Requisição de Compras pelo Departamento
Administrativo/Compras, este analisará a justificativa, os itens, a quantidade e verificará com
a coordenadora do departamento se a solicitação será deferida ou se ficará aguardando
deferimento em oportunidade posterior
3.3 - Após a Requisição de Compras ser aprovada pela coordenadora do departamento, o
Analista Administrativo fará a cotação com no mínimo três fornecedores (havendo cotação
com menos de três fornecedores deverá constar justificativa adequada no processo), utilizará
o documento “Mapa de Cotação”, preencherá e encaminhará para coordenação para que seja
autorizado a aquisição ou contratação. (Modelo do Mapa de Cotação abaixo)
4. PROCESSO DE COMPRAS
4.1 - Acesse o SSW [Link] com Usuário e Senha.
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 3 de 8
Área: Compras
4.2 – Solicitar cotação de preços pelo SSW
Quando abrir a tela acima digite a opção 157
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 4 de 8
Área: Compras
Clica em cima da palavra Fornecedor e digite o nome do fornecedor que quer solicitar a
cotação
Após selecionar o fornecedor, digite a data da entrega e a unidade
Abrirá a tela abaixo, depois preencher todos os campos solicitados.
Clicar em “Incluir produto”
Faça esse processo em todos os produtos que precisam ser cotados por esse mesmo
fornecedor
Após a inclusão de todos os produtos e/ou serviços que serão cotados, clicar em “Enviar e-
mail”
O e-mail será enviado para o fornecedor fazer a cotação
O fornecedor enviará a cotação para o e-mail cadastrado e/ou whatsapp que tiver sido
mencionado no corpo do e-mail
4.3 – Realização do pedido de compras no SSW
Digite a opção 158
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 5 de 8
Área: Compras
Clique em cima da palavra “Fornecedor”
Digite o nome do fornecedor, a data da entrega e a unidade, e clique em
Clique em cima da palavra “Código produto” e selecione o produto que precisamos
Caso o produto esteja cadastrado, selecione o produto, preencha todas as informações
solicitadas e clica em Incluir produto
Caso o produto não esteja cadastrado, cadastrá-lo na opção 123 “Tabela de produtos”
Clica em cima da frase “Incluir novo produto” e abrirá a seguinte tela
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 6 de 8
Área: Compras
Digite todas as informações solicitadas e clique em
Volte para a opção 158 preencha todas as informações solicitadas e clique em “Incluir
produto”
Após a inclusão de todos os produtos, clique em “Solicitar pedido”
5. APRESENTAÇÃO DAS COTAÇÕES PARA A COORDENADORA ADMINISTRATIVA
5.1 - Apresentar no mínimo 3 cotações de determinado produto ou serviço para a
coordenadora administrativa
5.2 - Essa apresentação deve ser composta por no mínimo 3 orçamentos e o mapa de
cotação, onde consta o máximo de informação possível do que está sendo orçado e para
onde aquele produto ou serviço será utilizado, segue abaixo o modelo do Mapa de Cotação
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 7 de 8
Área: Compras
5.3 - A coordenadora administrativa vai analisar as cotações e pegar a aprovação da
compra com o diretor. Ele também fará essa aprovação no SSW
5.4 - Após a decisão sobre qual fornecedor será comprado o produto ou prestado o serviço, o
mapa de cotação será assinado e devolvido para o responsável pelo compras com a
informação do fornecedor selecionado.
6. EFETIVAÇÃO DA COMPRA DO PRODUTO OU SOLICITAÇÃO DA PRESTAÇÃO DO
SERVIÇO
6.1 - A responsável pelo setor de compras entrará em contato com o fornecedor e solicitará
a entrega do produto e/ou serviço
6.2 - Assim que a entrega do produto for realizada e ou o serviço for finalizado, será
enviada a nota fiscal e boletos para pagamento, caso não tenha boletos, será informado o PIX
para pagamento.
6.3 - A responsável pelo compras vai fazer a conferência e verificar se a nota fiscal e os
boletos estão de acordo com o que foi autorizado pela coordenadora administrativa financeira
6.4 - Estando tudo certo, fazer a capa de aprovação de pagamento, conforme modelo
abaixo, e pegar assinatura da coordenadora administrativa financeira
Procedimento Operacional Padrão [Link].001
Revisão: 02
Transporte FCLOG Página 8 de 8
Área: Compras
7. SALVAR O PROCESSO DE COTAÇÃO E COMPRAS NO AD
7.1 - Criar uma pasta no AD do que foi orçado, dentro de Administrativo, na pasta Compras
7.2 - Salvar nessa pasta os seguintes documentos:
- Todos os orçamentos feitos
- O mapa de cotação
- A aprovação de pagamento
- A nota fiscal e boletos