Gestão do Tempo

Docentes IFG

25/03 e 26/03/2021

A Persistência da Memória - Pintura de Salvador Dalí - 1931

Profª Ma. Jeane Sidou

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Sumário

Introdução .......................................................................................03

1.0 - O que é a administração de tempo ...........................................04

2.0 - Administração do tempo na vida pessoal..................................05

3.0 - Administração do tempo no trabalho.........................................06

3.1 - Administração do tempo nas organizações.....................06

3.2 - Qual a importância da gestão do tempo? .......................07

4.0 - Como lidar com as atividades que fogem da rotina? ................08

5.0 - Como aumentar a produtividade? ............................................09

6.0 - Gestão de tempo no home office ...........................................12

7.0 - Conclusão................................................................................18

8.0 - Referência. ..............................................................................19

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Introdução

Quantas vezes você já pensou que seu dia precisaria ter mais que 24 horas para
dar conta de tudo?
E caso seu dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo ou
teria mais tarefas ainda a executar?
A verdade é que temos tempo suficiente para cumprir nossa rotina, o que pode
estar faltando é o controle que temos do nosso tempo, ou melhor, a maneira
como o administramos.
É aquela história: duas horas podem ser o suficiente para escrever um relatório,
mas podem ser pouco tempo para dar conta de todas as abas abertas no
computador. O que vai decidir é, entre outras coisas, o foco que se dá a cada
atividade sendo realizada.
Falando do ambiente corporativo, sabemos que hoje em dia precisamos dar
conta das nossas atividades de rotina juntamente com aquelas que vão surgindo
inesperadamente. É aí que entra a Gestão do Tempo: de acordo com ela, é
possível organizar e planejar sua rotina, inclusive levando em consideração o
inesperado.

Às vezes temos a sensação de que os dias parecem curtos para cumprir todas
as suas obrigações, talvez falte praticar a administração do tempo.
Essa estratégia é capaz de acrescentar fôlego e tranquilidade na sua vida.
Tudo para que as tarefas sejam realizadas de forma adequada e com qualidade,
sem desgaste ou sobrecarga.
Com isso, diversos benefícios podem ser notados, com destaque para a melhora
no bem-estar.

E quem não deseja isso, não é mesmo?

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1.0 - O que é a administração de tempo

Administração é o ato de gerenciar

algo, procurando sempre otimizar os
recursos e minimizar as perdas.

Quando relacionada a tempo, é uma estratégia que visa aproveitar melhor os

períodos disponíveis, fazendo com que as tarefas sejam realizadas com
qualidade e dentro do prazo existente para isso.
Ou seja, é um conceito que tem relação com produtividade e eficiência:
fazer mais e melhor.
Algumas técnicas ajudam tanto na organização dos afazeres que são capazes
de transformar a vida dos indivíduos.
Escala de importância

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2.0 - Administração do tempo na vida pessoal

Embora seja comum relacionarmos a administração do tempo ao trabalho, ela

também é muito importante na vida pessoal.
Afinal, da mesma forma que no ambiente corporativo, temos compromissos em
casa e com nossos amigos e familiares.

O corte de grama que fica para amanhã, a ida ao supermercado que era para ter
sido mais cedo, a ligação para um familiar que você esqueceu de fazer.
Não faltam exemplos que se aplicam à nossa rotina no lar.

Normalmente, priorizamos as atividades profissionais e, só então, damos

atenção às atividades pessoais.

Mas, na verdade, é preciso haver harmonia e equilíbrio entre elas.

A gestão do tempo se aplica a ambos os casos e, sem ela, fica difícil atingir a
felicidade plena que tanto se busca.

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3.0 - Administração do tempo no trabalho

É bastante normal ouvirmos sobre

administração do tempo no trabalho.
Isso porque, no ambiente
organizacional, as metas se fazem
mais presentes.
A pressão por resultados é um dos
motivadores para o gerenciamento
do tempo.

E, de fato, essa estratégia é imprescindível, sobretudo nos dias atuais, em que

os profissionais assumem diversas tarefas simultâneas e são cobrados para dar
uma resposta à alta competitividade do mercado.
Quando a administração do tempo é colocada em prática no trabalho, muitas
vantagens são percebidas, como a diminuição da insatisfação, do estresse e da
sobrecarga.

3.1 - Administração do tempo e a produtividade

Assim como no trabalho e na vida

pessoal, a administração do tempo

se estende para as organizações.

Nas empresas, a busca por

produtividade é grande.

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E são muitos os benefícios que podem ser notados com a prática da gestão do
tempo.

Eliminação de processos desnecessários;

Mais eficiência nas atividades;

Melhora do clima organizacional;

Assertividade no cumprimento das metas são alguns deles.

3.2 - Qual a importância da gestão do tempo no dia a dia do trabalho?

A satisfação pessoal está

diretamente ligada a diversos
fatores. Entre eles, sem dúvida, está
a gestão do tempo.

Afinal, quando conseguimos fazer todas as tarefas com excelência e dentro do

prazo determinado, é comum nos sentirmos felizes e realizados.
Por outro lado, quando não damos conta de todos os compromissos, sentimos
culpa e frustração.
Por essa razão, a administração do tempo é fundamental se você quer
conquistar bem-estar e saúde.

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4.0- Como lidar com as atividades que fogem da rotina?

Ir e voltar do trabalho, levar e buscar os filhos na escola, treinar na academia

três vezes por semana e cozinhar diariamente são alguns exemplos de
atividades que fazem parte de uma vida corriqueira. Tudo o que você faz com
certa frequência, normalmente, é mais fácil de ser realizado.
Afinal, é uma questão de hábito.
Mas quando uma situação inusitada acontece, muita gente tem dificuldade de
encaixá-la na rotina.
É aí que uma tarefa recém-chegada pode atrapalhar todas as outras que
ocorriam em perfeito equilíbrio.

Então, como lidar com o novo, com as surpresas e os imprevistos?

Não é uma resposta simples. Afinal, cada pessoa tem seu jeito de encarar as
atribuições.

No entanto, uma prática comum que pode ajudar bastante é:

Planejar e executar tudo no prazo estabelecido ou com antecedência, evitar a

procrastinação (deixar para depois, falta de vontade de fazer algo, adiar, atrasar
e assim por diante). Com isso a demandas de última hora ficarão mais fáceis de
serem conduzidas.

Ter o controle sobre o tempo é libertador

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5.0 - Como aumentar a produtividade?

Todo mundo pode ser mais produtivo do que é normalmente.

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Isso porque é sempre importante rever o planejamento para identificar
oportunidades de melhoria, reconhecendo os equívocos na administração do
tempo que hoje prejudicam sua Organização e desempenho.
Se você acredita que a sua rotina já está bem estruturada, procure refletir. Tente
encontrar novas formas de gerenciar as suas tarefas.
Agora, se você é daqueles que têm certeza que o seu tempo tem sido mal
administrado, fique de olho nas dicas a seguir.

1 - Mude seus hábitos

Você sempre vai à academia pela manhã e, depois, passa o dia todo cansado e
com preguiça de realizar os seus afazeres?
Então, que tal trocar o horário? Experimente treinar à noite.
Simples hábitos, como mudanças de período, podem fazer a diferença na sua
produtividade
.
2 - Estabeleça prioridades
Nem todas as tarefas são urgentes e relevantes. Essa é a primeira lei da
priorização de atividades.
Você precisa aprender a classificar as suas obrigações.
No começo, tente anotar todos os seus afazeres em um modelo de quadrante,
considerando:
 Urgentes e importantes

 Urgentes, mas não importantes

 Importantes, mas não urgentes

 Não urgentes e não importantes.

Assim, procure priorizar as que estão no primeiro grupo antes de passar ao

próximo.
Com o tempo, o exercício vira hábito. E você, automaticamente, irá reconhecer
quais tarefas merecem mais atenção.

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3 - Fuja da procrastinação

O clássico “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje” não ficou tão
conhecido à toa, certo?
Portanto, leve essa máxima como mantra para a sua vida.
Resolva imediatamente tudo o que puder e só deixe para depois o que, de fato,
não conseguir cumprir.

4 - Elimine os “ladrões de tempo”

Aquela espiadinha na sua rede social favorita é um dos ladrões de tempo dos
quais estamos falando.
Cuidado para não dispersar e gastar mais tempo do que devia em algumas
atividades.
É claro que momentos de descontração são fundamentais. Eles, inclusive,
contribuem com a criatividade.
Mas é preciso impor limites.

5 - Crie incentivos
Você já tentou estabelecer recompensas para as tarefas?
Essa é uma forma de incentivo que pode dar muito certo.
Por exemplo, se você precisa terminar um relatório antes das 12 horas, atribua
um prêmio para a efetivação dessa entrega, como almoçar no seu restaurante
favorito.
Assim, você se sente estimulado a fazer o que deve e evita desviar do foco.
Principais ferramentas e técnicas para otimizar a administração do tempo
Além de todas as dicas que viu até aqui, você pode apostar em ferramentas e
técnicas para gerenciar melhor o seu tempo.

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06 – Gestão de tempo no home office – Como ser produtivo durante o
isolamento social

Para atender às recomendações de isolamento social e garantir a segurança e

a saúde de seus profissionais, a maioria das empresas brasileiras adotou o
regime de home office.
Porém, de acordo com algumas consultorias de RH, muitos ainda estão
estranhando o esquema de trabalho em que a casa é o próprio escritório.
Algumas ações podem ajudar a minimizar o impacto dos acontecimentos do
momento e ajudar a montar espaço produtivo em casa.

Lembre-se:

Você está em casa, mas não está para a casa.

1. Check list
Também conhecido por “to do”, a lista serve para elencar todas as tarefas do seu
dia. Coloque, ao lado de cada uma delas, o prazo e o nível de urgência e
importância.

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Faça um “check” - uma espécie de confirmação - sempre que finalizar alguma
atividade.

2. Agenda
Organizar os compromissos diários é de grande importância, mas não se limite
a isso. É fundamental ter um cronograma semanal e, muitas vezes, mensal.
Assim, você consegue dividir melhor as suas tarefas. E, claro, não perde as
datas.

3. Flexibilização do planejamento
Ter um planejamento é imprescindível. Afinal, ele serve como um guia para você
realizar tudo o que precisa.
No entanto, ele não é definitivo. Você pode, sim, ajustá-lo sempre que houver
necessidade.
Basta realizar alterações conscientes.

4. Foco nos valores pessoais

Consiste em priorizar tarefas que tenham relação com os seus valores e
objetivos.
Se você determinou a realização de uma atividade, mas ela não é uma meta
para um propósito maior, talvez não seja tão fundamental quanto pensa.
Faça um trabalho de reflexão e avalie se os seus afazeres estão alinhados ao
que acredita e busca.

5- Liste suas tarefas.

Criar uma lista de tarefas pode definir o tom do seu dia inteiro. Tente criar uma
lista de tarefas gerenciável no dia anterior. Inclua tudo, desde um grande projeto
ou uma grande reunião online com um possível cliente, até o que fará em seu
horário de almoço.
Nessa lista determine também quando tempo irá levar para concluir cada tarefa
e dê check sempre que finalizar algo.

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6- Tenha uma agenda otimizada
Anotar seus compromissos numa agenda já é algo que você precisa fazer
mesmo quando está trabalhando no escritório. Mas quando o trabalho é de casa,
essa prática é ainda mais importante.
Inclusive, é interessante que você e sua equipe usem uma agenda online
compartilhada. Desta forma, todos podem ver os compromissos de todos e não
interromper no meio de uma reunião, nem marcar outra reunião no mesmo
horário, por exemplo.

7- Não seja multitarefas

Você pode pensar que fazendo várias coisas ao mesmo tempo, está agilizando
seu dia e assim vai concluir suas tarefas mais cedo, mas é bem o contrário viu?
Na verdade fazer mais de uma tarefa simultaneamente cansa sua mente mais
rápido, te faz perder a linha de raciocínio toda hora e ter que reiniciar o processo
mais vezes. Consequentemente, isso te faz demorar mais para terminar.
Diferente de quando você foca em uma coisa só e vai nela até o final sem bugs
de raciocínio e outras interrupções.
Então para uma boa gestão de tempo no home office, concentre-se em uma
tarefa de cada vez e mude o foco somente quando terminar. Dessa forma você
ficará menos distraído e poderá concluir essa atividade com mais rapidez e
eficiência.

8- Faça uso de técnicas

Existem várias técnicas para gestão de tempo e aqui vou citar duas:
A primeira é o Pomodoro, que consiste em intercalar blocos de trabalho e de
pausa. Ele tem esse nome por fazer referência àquele timer de cozinha em
formato de tomate.
Para usá-lo na prática você pode usar um timer ou alarme comum aí do seu
celular ou computador ou, pra facilitar, instalar uma extensão no seu navegador
ou um app no seu celular. Se você buscar por “pomodoro” na playstore do seu
aparelho ou na galeria de extensões do Google, encontrará várias opções.

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Na prática ele funciona assim: foque por 25 minutos ininterruptos e depois pause
por cinco minutos. Nesses cinco minutos de pausa você pode se levantar,
caminhar um pouco, buscar um café ou checar suas redes sociais, por exemplo.
Qualquer coisa para te ajudar a abstrair um pouco do trabalho e reiniciar sua
mente. Depois disso volte e foque por mais 25 minutos. Repita essa sequência
3 vezes e faça um intervalo maior, de 10 minutos.
Esses são os tempos recomendados, mas se você acha que consegue focar por
meia hora, por exemplo, também pode tentar isso. Você pode adaptar a técnica
de acordo com a sua dificuldade de foco. Só não vale forçar a barra e querer
focar por cinco minutos e pausar 20, porque aí a técnica perde totalmente o
sentido, né?
A outra técnica é a Matriz GUT e trata-se de uma metodologia de distribuição e
priorização de trabalho baseada em 3 critérios: Gravidade, Urgência e
Tendência.
A gravidade é o critério que define o quanto a resolução daquela tarefa é
importante, a urgência diz respeito a quanto é fundamental que tal demanda
seja executada o mais rápido possível, por fim, a tendência determina qual a
probabilidade do problema em questão se tornar ainda pior se a tarefa não for
resolvida. Entendo o que significam cada um desses critérios, já começa ficar
mais fácil saber como usar a Matriz GUT na priorização de tarefas.
Identifique todas as coisas que você precisa fazer por seu grau de gravidade,
urgência e tendência. Você pode criar níveis de 1 a 5 para cada critério, por
exemplo:
 Gravidade:
Sem gravidade;
Pouco grave;
Grave;
Muito grave;
Extremamente grave.
 Urgência:
Pode esperar;
Pouco urgente;

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Urgente, merece atenção no curto prazo;
Muito urgente;
Necessidade de ação imediata.
 Tendência:
Não mudará;
Vai piorar em longo prazo;
Vai piorar em médio prazo;
Vai piorar em curto prazo;
Vai piorar rapidamente.
Depois disso se torna intuitivo: as tarefas que pontuarem mais alto nesses
critérios, devem ser priorizadas.

4- Determine o seu período produtivo.

Você é uma pessoa da manhã ou da noite? Para uma boa gestão de tempo no
home office é imprescindível saber quando você é mais produtivo.
Por exemplo, se você é aquele tipo de pessoa superprodutiva de manhã, mas
depois do almoço sente aquele soninho, tente trabalhar em tarefas mais
desafiadoras assim que começar o dia, deixando aquela atividade que requer
uma menor atenção para o período da tarde.
Imagine fechar a contabilidade de uma empresa durante aquele período em que
você se sente menos produtivo, não vai ser nada legal.
Então faça essas pequenas alterações em sua agenda, os resultados serão
visíveis.

5- Faça uma pausa

Ok, é muito importante concentrar-se no trabalho quando se está fazendo home
office. Isso exige não interromper seu processo para fazer tarefas domésticas,
ou assistir TV ou checar suas redes sociais.
Porém, não precisa ficar bitolado só no trabalho por 8 horas seguidas, afinal, não
tem cabeça que aguenta!
Eu já tinha adiantado isso quando falei do pomodoro, mas vou reforçar:
Faça pausas saudáveis durante seu dia de expediente!

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Inclusive, tire mesmo o seu horário de almoço! Sente no sofá, veja um pouco de
TV, converse com a sua família, dê atenção para o seu pet. Tudo é válido.
Essas pausas, quando bem administradas, fazem com que você volte ao
trabalho com energia total!

6- Use a nuvem
Observe!
Ter que ficar horas procurando um arquivo na sua pasta de downloads e não
encontrar;

Trabalhar em um documento que outros colegas também precisam altera/usar

com frequência e por isso ter que ficar salvando e mandando por email pra todo
mundo hora e vice-versa;

Precisar de um arquivo essencial e lembrar que ele está salvo no computador do

escritório, enquanto você está em casa fazendo home-office.

O que esses três problemas têm em comum? Duas coisas: Todos eles
atrapalham a gestão de tempo no home office e todos eles têm uma solução:
usar a nuvem!
O que hoje em dia popularmente chamamos de nuvem, nada mais são que
servidores online onde você pode arquivar e trabalhar em arquivos de forma
online. De onde você estiver e quantas pessoas forem necessárias.
Desta forma, inclusive, quando alguém faz uma alteração em um documento,
fica registrado quem foi e quando.
Existem várias contas diferentes que você pode usar como nuvem. Como por
exemplo o Google Drive, esta ferramenta integra com outros serviços do Google
que como Gmail e Google Calendar.
Cada conta gratuita do Google oferece 5 gigas para você utilizar. Mas esse
espaço pode ser muito maior se você assinar há algum dos planos disponíveis.

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Enfim, o uso da nuvem além de facilitar o acesso a documento em qualquer lugar
que esteja, também é um método seguro e fácil de organizar seus documentos
e compartilhá-los com a equipe.
Vale a pena mudar a sua forma de armazenar arquivos.

7- Automatize o máximo de trabalho possível

Há várias tarefas no dia a dia que são meramente operacionais. Ou seja, não
demandam expertise estratégica. Sendo assim uma boa forma de fazer uma
melhor gestão de tempo tanto no home office, quanto no escritório, é
automatizando esse tipo de trabalho.
Com uma ferramenta online de automação e gestão de serviços e processos , é
possível automatizar várias demandas como anexar documentos em tarefas, dar
baixa e notificar o cliente, por exemplo.
Liberando esse tempo, você, ou a equipe, podem se dedicar em ações mais
estratégicas e analíticas e melhorar a produtividade do trabalho.

 O tempo é o nosso bem mais precioso

Sabemos que, na correria do dia a dia, dificilmente conseguiremos tratar o tempo
como essa preciosidade que ele é. Sempre acontecerão (é provável) reuniões
de última hora, imprevisto com cliente e mais uma série de contratempos para
acabar com o seu planejamento.
A boa notícia é que, aplicando algumas dessas dicas simples de gestão de
tempo no home office e no trabalho, você sempre terá uma carta na manga, ou
seja, alguns minutinhos ou até horas extras para conseguir dar conta de tudo.

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07 – Conclusão

Esse período de confinamento tem mostrado, entre outras coisas, que somos
perfeitamente capazes de aprender novos hábitos e de nos adaptar às
adversidades.
Muitas pessoas estão inclusive descobrindo, nas ferramentas digitais, um grande
potencial para expandir o seu conhecimento e capacitação com maior
velocidade.
Independente do cenário de pandemia, Gestão do Tempo é um tema de alta
relevância para garantirmos uma vida mais produtiva e livre da procrastinação.

"Algumas pessoas falam que o mais importante na vida é ter dinheiro, é ter
saúde, é ter família. Isso tudo é importante, mas, mais importante, é você ter
tempo. Porque tempo é a base para você formatar qualquer outra atividade. Para
você ter mais família, você precisa ter mais tempo. Para você ter mais saúde,
você precisa de mais tempo. Para você ter mais dinheiro, você precisa ter mais
tempo". Christian Barbosa.

08 – Referência

BARBOSA, C. A Tríade do Tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante.2018.

SERES, G. Home Office na Pandemia: dicas para gestão de tempo.

Disponível em: [Link]
Acesso em: 18 de março de 2021.

ÚNICA, V. Gestão do tempo. Disponível em:

[Link] Acesso em 18 de
março 2021.

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