REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE

Ministério da Administração Estatal e Função Pública

Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique

Sistema Nacional
de Arquivos do Estado
- SNAE -
ÍNDICE
Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE)
ANEXO I: Sistema Nacional de Arquivos do Estado – SNAE ...................................................................9
CAPÍTULO I: Disposições Gerais ..............................................................................................................9
Artigo 1: Definições .....................................................................................................................................9
Artigo 2: Âmbito ...........................................................................................................................................9
Artigo 3: Classificação de arquivos ...........................................................................................................10
Artigo 4: Objectivos ...................................................................................................................................10
CAPÍTULO II: Estrutura do Sistema .......................................................................................................11
Secção I: Órgãos do Sistema ...................................................................................................................11
Artigo 5: Composição ........................................................................................................................11
Secção II: Funções dos Órgãos do Sistema ...........................................................................................11
Artigo 6: Órgão director central .......................................................................................................11
Artigo 7: Órgãos centrais, provinciais e distritais..............................................................................12
Artigo 8: Funções do Arquivo Histórico de Moçambique ..............................................................13
Artigo 9: Arquivo Provincial ..............................................................................................................13
Artigo 10: Comissões de avaliação de documentos ........................................................................13
Secção III: Coordenação e subordinação ..............................................................................................14
Artigo 11: Coordenação ....................................................................................................................14
Artigo 12: Subordinação ...................................................................................................................14
Secção IV: Custódia e gestão de documentos........................................................................................14
Artigo 13: Custódia ............................................................................................................................14
Artigo 14: Avaliação de documentos ................................................................................................15
Artigo 15: Prazos de guarda de documentos ...................................................................................15
Artigo 16: Acesso aos arquivos .........................................................................................................15
CAPÍTULO III: Disposições finais ..........................................................................................................16
Artigo 17: Outros órgãos do sistema ................................................................................................16
Artigo 18: Normas complementares ................................................................................................16
Artigo 19: Infracções .........................................................................................................................16
Artigo 20: Criação de Arquivos Privados ..........................................................................................16
Anexo II: Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para as Actividades-meio da Administração
Pública.........................................................................................................................................................17
1 - Definições e Conceitos ........................................................................................................................19
2 - Explicação Sobre as Classes 000 E 900 e suas Respectivas Subclasses...............................................21
2.1 - Classe 000 – Administração Geral ............................................................................................21
2.2 - Classe 900 – Assuntos Diversos ...............................................................................................23
3 - Aplicação Do Plano de Classificação De Documentos De Arquivo ...................................................23
3.1 - Classificação de Documentos ...................................................................................................23
3.2 - Rotinas Correspondentes `as Operações De Classificação ...................................................24
4 – Arquivamento ......................................................................................................................................24
4.1 - Rotinas Correspondentes `as Operações De Arquivamento ................................................25
4.1.1 - Folha de Referência (Modelo I) ............................................................................................26
4.1.2 - Recibo de Empréstimo (Modelo II) .....................................................................................28
Anexo III: 1-Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividade-Meio da
Administração Pública................................................................................................................................51
1. Códigos...................................................................................................................................................53
2. Assunto....................................................................................................................................................53
3. Prazos de guarda.....................................................................................................................................53
4. Destinação final......................................................................................................................................55
4. 1 - Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente...................................................55
4. 2 - Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária...........................................56
5. Observações............................................................................................................................................57
2. Avaliação e Selecção de Documentos...................................................................................................57
2.1 Conceito........................................................................................................................................57
2.2 Objectivos.....................................................................................................................................57
2.3 Composição da equipa técnica....................................................................................................58
2.4 Pré-requisitos.................................................................................................................................58
3. Avaliação como parte de um Programa de Gestão de Documentos..................................................58
Anexo IV: Classificador de Informações na Função Pública...................................................................85
 Decreto nº 36 /2007
de 27 de Agosto

Havendo necessidade de adequar o Sistema Nacional de Arquivos ao preconizado na

Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos do Estado e no Plano de Acção para
a sua Implementação aprovados pela Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro.
O Conselho de Ministros, ao abrigo do disposto na alínea f) do nº 1 do artigo 204 da
Constituição da República, decreta:
Artigo 1–É alterado o Sistema Nacional de Arquivos criado pelo Decreto nº 33/92,
de 26 de Outubro, passando a denominar-se Sistema Nacional de Arquivos do Estado,
abreviadamente designado SNAE, nos termos constantes do Anexo I, que constitui parte
integrante do presente Decreto.
Artigo 2– São aprovados o Plano de Classificação de Documentos para as Actividades
Meio, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para as Actividades Meio
da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, que constituem
os Anexos II, III e IV ao presente Decreto, do qual fazem parte integrante.
2. Compete à entidade que superintende na administração pública aprovar a metodologia
de elaboração e os planos de classificação e as tabelas de temporalidade da actividades-
fim, bem como os classificadores de informações classificadas sectoriais.
Artigo 3–É revogado o Capitulo VI das Instruções Reguladoras do Funcionamento
das Secretarias dos Serviços Administrativos Distritais e Locais, aprovadas pela Portaria
nº 21869, de 27 de Fevereiro de 1969, e as disposições que contrariem o presente
Decreto.
Artigo 4–O presente Decreto entra em vigor seis meses após a sua publicação.

Aprovado pelo Conselho de Ministros no dia 24 de Julho de 2007.

Publique-se.

Luísa Dias Diogo

Primeira-Ministra
 ANEXO I
Sistema Nacional de Arquivos do Estado – SNAE
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1
Definições
Para efeitos do presente Decreto, estabelecem-se as seguintes definições:
a) Arquivo: o conjunto de documentos de qualquer época e forma que, independentemente da
natureza ou do suporte da informação, são acumulados e conservados em razão do seu valor
ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de
referência, prova, informação ou fonte de pesquisa;
b) Arquivo do Estado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e instituições
da Administração Pública, no exercício das funções. Incluem-se nos arquivos do Estado os arquivos
os das entidades de direito privado encarregues pelos serviços públicos;
c) Arquivo privado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas e jurídicas
de direito privado, em decorrência de suas actividades, depositados ou não em instituições
públicas;
d) Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos multidisciplinares, com a
responsabilidade de coordenar os processos de avaliação, selecção, listagem de documentos
de arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade das
actividades-fim, a serem apresentadas ao órgão competente para aprovação;
e) Unidades de gestão documental: unidades orgânicas encarregues de manter o arquivo centralizado
de documentos seleccionados a partir de uma fonte produtora, funcionando junto dos órgãos
centrais, provinciais e distritais do SNAE;
f) Sistema de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam
de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos ou recebidos por um
organismo no exercício das suas actividades.

Artigo 2
Âmbito
1. O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública, nomeadamente, os órgãos centrais
e locais do Aparelho do Estado e instituições subordinadas ou dependentes, os institutos públicos de
investigação científica e as demais instituições autónomas, tuteladas pelos órgãos do Estado, bem como
os órgãos e institutos das autarquias locais.

9
2. As instituições autónomas e independentes do poder executivo poderão desenvolver os seus
subsistemas de arquivos, em função da sua especificidade, desde que não contrariem os objectivos do
presente sistema.

Artigo 3
Classificação de arquivos
De acordo com a sua utilização os arquivos classificam-se em:
a) Corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem
objecto de consultas frequentes pela entidade que os produziu e a quem compete a sua
administração;
b) Intermediário: conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam destino final
em depósitos de armazenamento temporário;
c) Permanente: conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação,
conservados e preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o
Estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

Artigo 4
Objectivos
São objectivos do SNAE:
a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos órgãos
geradores e acumuladores dos acervos;
b) organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e arquivo nos
órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de recuperação de informações
para fins administrativos e científicos;
c) assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de funções
dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e
científico;
d) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as necessidades de
informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e demais leis que regem
o acesso à informação;
e) integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;
f) articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na gestão do património
documental e arquivístico do Estado moçambicano;
g) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para
a pesquisa científica.

10
 CAPÍTULO II

Estrutura do Sistema

Secção I
Orgãos do Sistema

Artigo 5
Composição

1.O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra os seguintes órgãos:

a) Órgão director central;
b) órgãos centrais;
c) órgãos provinciais;
d) órgãos distritais.
2. A entidade que superintende na administração pública é o órgão director central do sistema.
3. Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do número 1 do presente
artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes estruturas:
a) Arquivos correntes;
b) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;
c) comissões de avaliação de documentos.
4. O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na fase permanente e de
assessoria ao órgão director central do Sistema.

Secção II
Funções dos órgãos do Sistema
Artigo 6
Órgão director central
1.São funções do órgão director central, as seguintes:
a) dirigir e coordenar centralmente as actividades de gestão de documentos desenvolvidas pelos
órgãos centrais, provinciais e distritais do Sistema;
b) coordenar a implantação e implementação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado;

11
 c) normar e orientar tecnicamente as actividades de gestão de documentos de arquivo;
d) acompanhar, supervisionar e monitorar a aplicação de normas técnicas e tecnologias de gestão
de documentos de arquivo;
e) promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse, junto dos outros
órgãos do sistema;
f) propor normas de acesso aos documentos dos arquivos públicos, respeitando as normas de
acesso à informação e Segredo Estatal;
g) promover a capacitação dos funcionários responsáveis pela gestão de documentos;
h) promover e manter o intercâmbio de cooperação técnica com instituições congéneres nacionais
e internacionais;
i) manter um cadastro geral actualizado das unidades que desempenham actividades de arquivo
no âmbito do Sistema.
2.A transferência das funções de órgão central do Sistema, do Arquivo Histórico de Moçambique à
entidade que superintende na administração pública, não prejudica a realização das outras funções a
que o Arquivo Histórico de Moçambique está legalmente adstrito, nem a coordenação, nos termos do
Artigo 11 do presente Sistema.

Artigo 7
Órgãos centrais, provinciais e distritais
São funções dos órgãos centrais, provinciais e distritais deste sistema, no seu âmbito de actuação, as
seguintes:
a) Implementar o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;
b) implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando à padronização dos procedimentos
técnicos relativos às actividades de gestão de documentos de arquivo no órgão central, provincial
e distrital;
c) coordenar a aplicação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos,
em articulação com os outros órgãos do sistema;
d) identificar e reportar ao órgão director central as necessidades de formação dos responsáveis
pela gestão de documentos;
e) supervisionar a aplicação e o emprego de normas técnicas e tecnologias de gestão de documentos
de arquivo.

12
 Artigo 8
Funções do Arquivo Histórico de Moçambique
São funções do Arquivo Histórico de Moçambique, além das previstas no número 4 do Artigo 5 do
presente Sistema:
a) Participar na elaboração de normas técnicas de gestão de documentos;
b) Participar na harmonização e monitoria dos processos de avaliação de documentos
dos arquivos intermediários.

Artigo 9
Arquivo Provincial
[Link] a necessidade e onde haja condições, será criado o Arquivo Provincial.
2.O Arquivo Provincial detém a custódia, com carácter provisório, de documentos recolhidos dos
arquivos intermediários, funcionando em complementaridade e subordinação ao Arquivo Histórico
de Moçambique.
3.São funções específicas do Arquivo Provincial:
a) Garantir a recolha e guarda dos documentos do arquivo intermediário com valor permanente a nível
distrital e provincial, enquanto aguardam a recolha ao Arquivo Histórico de Moçambique;
b) assegurar a transferência para o Arquivo Histórico de Moçambique de acervos documentais sob
sua custódia.

Artigo 10
Comissões de avaliação de documentos
São funções das comissões de avaliação de documentos na sua esfera de actuação:
a) Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;
b) coordenar a implementação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade dos
documentos nas instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade;
c) elaborar as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos das
actividades-fim;
d) coordenar a avaliação dos arquivos correntes e intermediários;
e) assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;
f) proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;
g) elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com os responsáveis dos
arquivos das instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade, respeitando o disposto
na tabela de temporalidade.

13
 Secção III
Coordenação e subordinação
Artigo 11
Coordenação
No exercício das suas funções, os órgãos que fazem parte do presente Sistema e relacionados, devem
desenvolver as suas actividades de forma coordenada entre si.

Artigo 12
Subordinação
1. Os órgãos do SNAE, em cada escalão subordinam-se aos Secretários Permanentes centrais, provinciais
e distritais.
2. No âmbito deste Sistema, as comissões de avaliação de documentos e as unidades de gestão de
documentos subordinam-se tecnicamente ao órgão director central.

Secção IV
Custódia e gestão de documentos
Artigo 13
Custódia
1. Os órgãos e instituições a que se aplica o presente sistema, detendo a custódia de documentos
que se encontrem nas fases corrente e intermediária, devem no quadro das normas estabelecidas,
assegurar:
a) A protecção e conservação da sua integridade, fidedignidade e autenticidade;
b) o acesso público às informações neles contidas;
c) a preservação do carácter sigiloso dos que dizem respeito à ordem nacional e à segurança pública,
ao resguardo da inviolabilidade da intimidade e da vida privada, bem como aos relativos aos
segredos protegidos por lei;
d) a eliminação dos que, depois de esgotado o seu valor corrente, estejam classificados como
desprovidos de valor permanente, devendo essa eliminação observar as normas técnicas
estabelecidas;
2. Para a prossecução do preconizado no número anterior do presente artigo, os órgãos e instituições nele
referidos, devem ser responsáveis pela organização e gestão dos respectivos arquivos intermediários.

14
3. Cada unidade orgânica dos órgãos que integram este sistema é responsável pela organização e gestão
do seu próprio arquivo corrente.

Artigo 14
Avaliação de documentos
Os documentos dos arquivos correntes e intermediários serão objecto de uma avaliação regular, com
vista a determinar-se o seu valor quanto a sua guarda temporária, permanente ou eliminação.

Artigo 15
Prazos de guarda de documentos
[Link] processos de avaliação, selecção, transferência, recolha e eliminação de documentos de arquivos
são determinados pela tabela de temporalidade.
[Link]ão ser recolhidos para o arquivo provincial ou ao Arquivo Histórico de Moçambique, mesmo
que não esteja cumprido o prazo de guarda, desde que avaliados, os documentos na fase intermediária
quando a falta de espaço ou outros motivos especiais de protecção dos mesmos justifiquem.

Artigo 16
Acesso aos arquivos
1. É permitido o acesso aos documentos depositados em arquivos públicos a todos os interessados,
salvaguardando-se os princípios que regulam o segredo estatal e a inviolabilidade da vida privada.
2. Os arquivos de acesso condicionado no roteiro do segredo estatal poderão ser livremente consultados
pelos utentes, após a sua desclassificação ou término do prazo de validade do acto de classificação.

15
 CAPÍTULO III

Disposições finais
Artigo 17
Outros órgãos do sistema
São instituídos, junto do órgão director central, o Conselho Nacional de Arquivos (CNA) e a Comissão
Nacional de Avaliação de Documentos (CNAD) cuja estrutura e funcionamento serão objecto de
regulamentação específica.

Artigo 18
Normas complementares
Para assegurar e garantir o bom funcionamento do sistema, a entidade que superintende na administração
pública aprovará as normas complementares necessárias.

Artigo 19
Infracções
Os funcionários dos órgãos, que integram o presente Sistema, respondem disciplinar, criminal e
civilmente, pelas infracções que cometerem no exercício das suas funções, nos termos da lei.

Artigo 20
Criação de Arquivos Privados
É livre a criação, nos termos a regulamentar, de arquivos privados, segundo a definição constante da
alínea c) do Artigo 1 deste Sistema, de pessoas singulares e colectivas, desde que a sua criação, objecto
ou fim não sejam contrárias à lei.

16
 Anexo II

Plano de Classificação
de Documentos de Arquivo
para as Actividades-meio
da Administração Pública

Decreto nº 36 /2007
de 27 de Agosto

17
 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

1 - DEFINIÇÕES E CONCEITOS
O plano de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e
actividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objectivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com
a avaliação, selecção, eliminação, transferência, recolha e acesso a esses documentos. A classificação
define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico
para sua recuperação.
Em geral, os documentos que devem ser arquivados por assunto, são os referentes à administração
interna e às respectivas actividades-fim. Dependendo do volume da documentação a ser guardada por
assunto, pode escolher-se métodos mais ou menos complexos, capazes de atender às necessidades.
O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende da interpretação
que se faz dos documentos em análise, além de amplo conhecimento das actividades institucionais que
se deve ter, sendo mais aconselhável nos casos em que haja grandes massas documentais e variedade
de assuntos.
Em muitas instituições públicas e privadas do nosso país, é comum confundir-se o assunto com a
espécie documental. Assim, erradamente, adoptam-se como classificação por assunto, por exemplo:
correspondência recebida e expedida; contratos; acordos; pareceres; telegramas; telex; actas; etc.
É evidente que as espécies documentais têm importância quando adoptados como subdivisões
auxiliares.
Não existe esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à biblioteconomia
que usa a CDD (Classificação Decimal de Dewey) e a CDU (Classificação Decimal Universal).
No código de classificação, as funções, actividades, espécies e tipos documentais genericamente
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e
actividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos,
os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
O modelo adoptado para este plano é o código de classificação decimal. Os assuntos são divididos em
10 classes, sendo a décima reservada para assuntos gerais que não possam ser incluídos em nenhuma
das nove classes principais. A divisão dos assuntos parte sempre do geral ao particular. O esquema com
a classificação adoptada tem o nome de código e necessita de um índice alfabético remissivo.

19
As dez classes principais representam-se por um número inteiro, composto por três algarismos,
conforme a exemplificação abaixo:
• Classe 000
• Classe 100
• Classe 200
• Classe 300
• Classe 400
• Classe 500
• Classe 600
• Classe 700
• Classe 800
• Classe 900

Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os códigos numéricos reflectem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à
subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia
dos assuntos tratados.
As classes 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS são duas classes comuns a todos os órgãos da Administração Pública. As demais
classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às actividades-fim do órgão. Estas classes, por não
serem comuns, a sua elaboração, caberá aos respectivos órgãos em conformidade com as orientações
técnicas de quem de direito em matéria de arquivos e de gestão de documentos.
Compõe ainda este plano o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados
alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.

20
2 - EXPLICAÇÃO SOBRE AS CLASSES 000 E 900 E SUAS RESPECTIVAS SUBCLASSES

2.1 - CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

Nesta classe são classificados os documentos referentes às actividades relacionadas à administração
interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objectivos para
os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses:
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – RECURSOS HUMANOS
030 – ORÇAMENTO
040 – PATRIMÓNIO
050 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
060 – COMUNICAÇÕES
070 – (vaga)
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna
do órgão.
020 – RECURSOS HUMANOS
Nesta subclasse classificam-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos funcionários em
serviço no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição
empregadora no que tange à assistência, protecção ao trabalho e concessão de benefícios.
030 – ORÇAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamental e às operações contabilísticas e
financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda,
a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas ao Tribunal Administrativo.
040 – PATRIMÓNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais móveis e imóveis pertencentes ao
órgão, incluindo as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e

21
recuperação. São também classificados os documentos referentes à administração dos bens materiais
e equipamentos do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas actividades, incluindo as formas de
aquisição e alienação, o controlo do stock e da distribuição, conservação e reparação.
050 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Nesta subclasse são classificados os documentos arquivísticos do órgão, referentes às actividades de
produção, controlo, avaliação, arquivamento e destinação de documentos. Classificam-se, também,
os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparação, impressão e distribuição de
matérias, bem como à aquisição, controlo, distribuição e acesso à documentação bibliográfica. Incluem-
se, ainda os documentos relacionados com as actividades de reprodução, conservação e informática.
060 – COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos
e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação.
070 – (VAGA)
080 – (VAGA)
As subclasses 070 e 080 mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos
referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas actividades desenvolvidas pelos órgãos
da Administração Pública.
090 - OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL
Nesta subclasse classificam-se os documentos de carácter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL.
Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação
específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de
subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão
ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos. O mesmo se aplica em relação aos grupos:
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A RECURSOS HUMANOS
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÓNIO
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e
subgrupos referentes a OUTROS ASSUNTOS. Os itens criados, bem como sua temporalidade e

22
destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de
competência para aprovação.

2.2 - CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS

Esta classe refere-se aos documentos de carácter genérico que se relacionam com as diversas actividades
desenvolvidas pelo órgão.

A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:

910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.
ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 – VISITAS E VISITANTES
950 – (vaga)
960 – (vaga)
970 – (vaga)
980 – (vaga)
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

3 - APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A classificação é uma das actividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui
procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade na gestão e controlo
das informações.
As operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos que permitem a aplicação
eficiente do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, são as seguintes:

3.1 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A classificação deve ser realizada por funcionários treinados, de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser
classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo
adoptado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o
documento.

23
3.2 - ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o
índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários (ver modelo I).
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s)
correspondente(s).

4 – ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes
operações:
a) INSPECÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou
alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação
tem por objectivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando
ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo
assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiers acondicionados
em capas apropriadas com prendedores plásticos, com excepção dos processos e volumes. Os dados
referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, instituição ou
lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiers, processos e volumes
serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação
possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários
dossiers correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de
pastas.
– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão,
instituição ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos
a um mesmo assunto.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira,

24
caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento
arquivado erradamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente.

4.1 - ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento
com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiers. Verificar a existência de cópias,
eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com
excepção de processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos
para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas,
gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e actas, em caixas apropriadas,
procedendo o registo em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto
correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiers ou
outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos utentes;
– prestar informações;
– efectuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controlo de retirada, efectuado por meio do recibo de empréstimo (ver modelo
II), no qual são registadas informações sobre processos, dossiers ou outros documentos retirados,
além do sector, nome, assinatura do funcionário responsável pela solicitação e, posteriormente, a data
da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para
devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, factor determinante para
o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolha.
Por meio desse controlo é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s)
retirado(s).

25
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em ficheiro à parte, em ordem cronológica, para controlo e cobrança, quando
vencido o prazo de devolução.

4.1.1 - FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)

ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via UMA
Formato A-4
Utilização ANVERSO

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

– CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual a folha de
referência estará arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundário do documento.
– RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.
– DADOS DO DOCUMENTO:
• NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar como
s.n.
• DATA: indicar a data do documento.
• ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório, aviso ou
outra.
• REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do documento, ou seja,
do órgão onde foi assinado o documento.
• DESTINATÁRIO: indicar o sector para onde foi destinado o documento.
– VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento
está arquivado.

26
 • DESTINATÁRIO: indicar o sector para onde foi destinado o documento.
– VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está
arquivado.

MODELO I

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27
4.1.2 - RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II)

ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA
Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilização ANVERSO

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

– CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do documento
a ser emprestado.
– RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.
– REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade administrativa e do funcionário
responsável pela solicitação.
– DATA: indicar a data do empréstimo.
– ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do funcionário do arquivo que está
efectuando o empréstimo e a assinatura deste.
– RECEBIDO POR: indicar o nome completo do utente que está recebendo o documento
e a assinatura deste.
– DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento.

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 MODELO II

RECIBO DE EMPRÉSTIMO
CLASSIFICAÇÃO: ___________________________________________________

____________________________________________________________________

RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

REQUISITADO POR: _________________________________________________

____________________________ DATA: ________________________________

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

_______________________ _________________________
assinatura e carimbo assinatura e carimbo

DEVOLVIDO EM:__________________________________

29
29
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL - São classificados nesta classe os
do c u m e nt o s r e f e re nt e s à s
actividades relacionadas à
administração interna dos órgãos
públicos, as quais viabilizam o seu
funcionamento e o alcance dos
objectivos para os quais foram
criados.
001 REFORMA DO SECTOR PÚBLICO. - São classificados os documentos
MODERNIZAÇÃO DO APARELHO referentes aos projectos, estudos e
DO ESTADO. REFORMA normas relativas à organização e
ADMINISTRATIVA métodos, reforma administrativa e
outros procedimentos que visem à
modernização das actividades dos
órgãos da administração pública.
001.1 LEGISLAÇÃO - Classificam-se, de modo geral, todos
os documentos de carácter
normativo da ordem jurídica
moçambicana, incluindo outros
ramos de direito nacional e
internacional (leis, decretos,
diplomas, directrizes, estatutos,
regulamentos, resoluções,
deliberações, despachos, ordens de
serviço, programas, políticas e
estratégias).
001.2 RACIONALIZAÇÃO.
DESCENTRALIZAÇÃO E
DESCONCENTRAÇÃO DE
ESTRUTURAS
001.3 POLÍTICAS PÚBLICAS

001.31 REFORMULAÇÃO
001.32 MONITORIA
001.33 PRESTAÇÃO DE CONTAS
001.34 BOA GOVERNAÇÃO.
TRANSPARÊNCIA
ADMINISTRATIVA. COMBATE À
CORRUPÇÃO
002 PLANOS, PROGRAMAS E - Incluem-se documentos referentes - Quanto aos demais planos,
PROJECTOS DE TRABALHO à planificação e controlo de trabalho programas e/ou projectos de
gerais. trabalho, classificar no assunto
específico.
003 RELATÓRIOS DE ACTIVIDADES
004 ACORDOS. CONVÉNIOS. - Incluem-se documentos referentes - Quanto aos demais acordos, ajustes,
COOPERAÇÃO. CONTRATOS. a acordos, ajustes, contratos e/ou contratos e/ou convénios, classificar
convénios, implementados ou não, no assunto específico.
tais como projectos, relatórios - Sugere-se abrir uma pasta para cada
técnicos, prestações de contas e acordo, ajuste, contrato e/ou
aditamentos, que abranjam a convénio, sempre que tal
execução de várias actividades ao procedimento se justificar.
mesmo tempo.

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 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
010 ORGANIZAÇÃO E - Classificam-se os documentos
FUNCIONAMENTO relativos à criação, estruturação,
funcionamento e organização interna
do órgão, incluindo normas,
regulamentações, directrizes,
procedimentos, estudos e/ou
decisões de carácter geral.

010.1 REGIMENTOS. REGULAMENTOS.

ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS
010.2 AUDIÊNCIAS. DESPACHOS.
REUNIÕES
010.3 COMISSÕES DE TRABALHO. - Classificam-se os documentos que - Cada evento deve ter uma pasta
COMITÉS. CONSELHOS. GRUPOS digam respeito à criação de específica, sempre que se julgue
DE TRABALHO comissões de trabalho, comités, pertinente.
conselhos e grupos para a realização
de tarefas de natureza técnica ou
específica, dentro do próprio órgão
ou em órgãos colegiais e de
deliberação colectiva, bem como
aqueles relativos ao exercício das
suas funções, tais como: actas e
relatórios técnicos.
011 COMUNICAÇÃO SOCIAL
012 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.1 CREDENCIAMENTO DE
JORNALISTAS
012.11 ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS.
REPORTAGENS. EDITORIAIS
012.12 DIVULGAÇÃO INTERNA
012.2 PROMOMOÇÕES INSTITUCIONAIS. - Classificam-se os documentos - Incluem-se cartazes, folhetos,
PUBLICIDADE. PROPAGANDA. produzidos pelo órgão com vista à anúncios, folders entre outros
MARKETING promoção da imagem e actividades documentos de carácter
institucionais. promocional.
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
À ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO
019.01 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO - Classificam-se, inclusivamente, os - Incluem-se cartazes, folhetos,
documentos referentes a pedidos anúncios, folders entre outros
de informações sobre funções, documentos de carácter
actividades do órgão e os serviços promocional.
que presta.

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31
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
020 RECURSOS HUMANOS - Nesta subclasse incluem-se os
documentos relativos aos direitos e
obrigações dos funcionários em
serviço no órgão, de acordo com a
legislação vigente, bem como os
direitos e obrigações da instituição
empregadora no que tange à
assistência, protecção ao trabalho e
concessão de benefícios.
020.1 LEGISLAÇÃO - Incluem-se as normas,
regulamentações, directrizes,
estatutos, procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter geral e
boletins administrativos, de pessoal
e de serviço.
020.11 GARANTIA DA LEGALIDADE, - Classificam-se os documentos que - A nulidade dos actos
INSPECÇÃO E IMPUGNAÇÃO constituem garantias jurídicas da administrativos caracteriza-se por:
legalidade, nomeadamente: a) actos nulos;
a) o controlo dos órgãos estatais b) actos anuláveis
superiores sobre a actividade dos
órgãos inferiores;
b) inspecção, apoio e controlo por
parte da Administração do Estado e
da Procuradoria-Geral da República;
c) direito dos cidadãos e dos
diferentes órgãos e entidades com
existência legal de queixarem da
violação dos direitos e interesses
protegidos pela lei, impugnando da
validade dos actos administrativos.
020.12 VISTOS DO TRIBUNAL Nº 1 do Artigo 23 do EGFE
ADMINISTRATIVO CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
020.2 IDENTIFICAÇÃO DO - Classificam os documentos que -inclusive carteira, cartão, crachá,
FUNCIONÁRIO identificam o funcionário dentro ou credencial e passaporte diplomático.
fora do país no exercício das suas
actividades e funções.
020.3 ÉTICA E DEONTOLOGIA - Classificam-se os documentos - Incluem-se, também, os titulares
referentes a normas aplicadas a todos de funções de direcção e chefia, de
os trabalhadores da Função Pública, inspecção e confiança.
independentemente do cargo, nível
hierárquico ou local de actividade.
020.4 SINDICATOS. ACORDOS.
LUTUOSAS
020.5 PROCESSOS INDIVIDUAIS. - Classificam-se os documentos - As pastas sobre processos
CADASTRO. BIOGRAFIA. referentes à vida socioprofissional individuais devem estar ordenados
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. do funcionário, os registos e/ou alfabeticamente pelo nome do
anotações a ele respeitantes. funcionário.
021 ESTUDO E PREVISÃO DO PESSOAL
021.1 QUADRO DE PESSOAL: Geral e Artigo 8 do EGFE
Provincial
021.11 APROVAÇÃO. ALTERAÇÃO Artigo 18 do EGFE

022 RECRUTAMENTO E SELECÇÃO

32
32
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
022.1 CONCURSOS - Classificam-se os documentos - Ordenar pelo tipo de exame e título
referentes aos concursos para do concurso, em ordem
candidatos a cargos e empregos alfabética(Artigo 41 e seguintes do
públicos: inscrições e curriculum EGFE)
vitae, provas (escritas, orais e
práticas), curso de formação
profissional, avaliação curricular,
entrevista profissional , constituição
de júris, exames médicos, editais,
exemplares únicos de provas,
resultados e recursos.
022.11 DE INGRESSO (Artigo 41 e seguintes do EGFE)
022.12 CONTRATO. CONTRATAÇÃO FORA Artigo 34 do EGFE
DO QUADRO
023 CARREIRAS E QUALIFICADORES - Classificam-se os documentos
PROFISSIONAIS relacionados com: progressão
profissional, avaliação de
desempenho, enquadramento,
equiparação, reposição ou
reajustamento salarial e promoções.
Criação, reestruturação, extinção,
transformação, classificação,
transferência de quadros e carreiras.
023.1 CRIAÇÃO. REESTRUTURAÇÃO. Artigo 8 do Decreto nº 64/98, de 3
EXTINÇÃO de Dezembro
023.11 CARREIRAS DE REGIME GERAL, Artigo 6 do Decreto nº 64/98, de 3
ESPECIAL E ESPECÍFICAS de Dezembro
023.2 READMISSÃO. REINTEGRAÇÃO. Artigos 244 do EGFE
REVERSÃO. PROVA DE VIDA
023.3 DESLOCAÇÕES E - Classificam-se os documentos Artigo 156 a 163 do EGFE
TRANSFERÊNCIAS relacionados com colocações,
transferências, deslocações em
missão de serviço, deslocações por
doença, deslocações por motivos de
concursos e por outros motivos.
023.4 CONCURSOS Artigo 42 do EGFE
Diploma Ministerial nº 61/2000, de
5 de Julho
023.41 MUDANÇA DE CARREIRA Artigo 14 do Decreto nº 64/98, de 3
de Dezembro
023.42 DE PROMOÇÃO Artigo 47 do EGFE

023.43 TIROCÍNIO Artigo 45 do EGFE

023.5 FUNÇÕES DE DIRECÇÃO, CHEFIA - Classificam-se os documentos Artigos 16 a 18, 25 do Decreto nº
E CONFIANÇA relacionados com a criação, 64/98, de 3 de Dezembro
classificação, transformação e Artigo 20 do EGFE
remuneração de cargos e funções
de direcção, chefia e confiança.
23.51 DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIAS.
PROCURAÇÕES. ORDEM DE
SERVIÇO
023.6 REGIMES ESPECIAIS DE - Classificam-se os documentos Artigos 82 a 97 do EGFE
ACTIVIDADE E DE INACTIVIDADE: relacionados com: Destacamento. Artigo 12 do Decreto nº 64/98, de
Comissão de serviço. Interinidade. 3 de Dezembro
Substituição. Acumulação de
funções. Supranumerário. Serviço
Militar Obrigatório.

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33
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
023.7 INFORMAÇÃO DE SERVIÇO Artigos 74 a 79 do EGFE
023.71 CLASSIFICAÇÃO DE SERVIÇO Artigo 74 do EGFE
PRESTADO. AVALIAÇÃO DE
DESEMPENHO
023.72 RECLAMAÇÃO E RECURSO Artigo 80 do EGFE
023.8 INSPECÇÃO Artigo 81do EGFE
024 FORMAÇÃO. APERFEIÇOAMENTO. - Classificam-se os documentos Artigo 35 a 40 do EGFE
PROFISSIONALIZAÇÃO DOS relativos a planos e propostas de
FUNCIONÁRIOS formação, estudos, editais, relatórios
finais, exemplares de exercícios e
provas, relação de participantes,
avaliação e atribuição de certificados
relativos á formação e ao
aperfeiçoamento de pessoal.
024.1 CURSOS. BOLSAS DE ESTUDO. - Classificam-se os documentos sobre Artigo 39, 40 do EGFE
ESTÁGIOS. RECICLAGENS estudos, editais, programas,
relatórios finais, exemplares únicos
d e e xe rc íc io s , r e l a ç ã o de
participantes, avaliação e controle
da atribuição de certificados.
024.11 PROMOVIDOS NO TERRITÓRIO
NACIONAL
024.12 PROMOVIDOS NO ESTRANGEIRO
024.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES - Incluem-se os documentos
À FORMAÇÃO, E referentes às palestras e reuniões de
APERFEIÇOAMENTO carácter informativo geral
promovidos pelo órgão.
025 DEVERES, DIREITOS E REGALIAS - Classificam-se os documentos Artigo 105 e seguintes do EGFE
referentes aos deveres gerais dos
funcionários e deveres específicos
dos dirigentes do Estado, incluindo
as normas de civismo e urbanidade,
bem como os direitos e regalias dos
mesmos no desempenho das suas
actividades e funções.
025.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS
FINANCEIRAS
025.11 TABELA SALARIAL Nº 3 do artigo 24 do Decreto nº
64/98 de 3 de Dezembro
025.111 REAJUSTAMENTO SALARIAL
025.12 REMUNERAÇÕES
025.121 VENCIMENTO Artigo 111 do EGFE
025.122 SUPLEMENTO DE VENCIMENTO - Classificam-se os documentos Artigo 112 do EGFE; Artigo 25 do
relativos ao pagamento de Decreto nº 64/98 de 3 de Dezembro
suplemento de vencimentos,
atribuídos ao funcionário nos casos
de: trabalho extraordinário; trabalho
nocturno; trabalho em regime de
turnos, trabalho prestado em
condições de risco, penosidade ou
insalubridade; abono para falhas;
ajudas de custo, bem como os
previstos em legislação específica.

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34
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
025.123 SUBSÍDIOS - Classificam-se os documentos
relativos ao pagamento de: subsídio
na doença; subsídio de campo;
subsídio de funeral; subsídio por
prisão preventiva; subsídio por
suspensão por motivo disciplinar;
bónus especial; bónus de
rendibilidade; gratificação de chefia,
participação em custas e multas; o
décimo terceiro (13º) vencimento,
entre outros.
025.124 DISTINÇÕES E PRÉMIOS - Classificam-se os documentos Artigo 154 do EGFE
relativos a distinções (apreciação
oral, apreciação escrita, louvor
público, inclusão do nome do
funcionário em livro ou quadro de
honra, concessão de diploma de
honra, atribuição de condecorações)
e prémios (preferência na escolha
para cursos de formação e
reciclagem e outras formas de
valorização, atribuição de prendas
materiais e de prémios monetários
e materiais, promoção por mérito).
025.2 DESCONTOS
025.21 IMPOSTO DE RENDIMENTO DE
PESSOAS SINGULARES (IRPS)
025.23 COMPENSAÇÃO DE
APOSENTAÇÃO E REFORMA (CAR)
025.24 SUBSÍDIO DE FUNERAL (SF)
025.25 CONTRIBUIÇÃO PARA SEGURANÇA
SOCIAL
025.26 CONSIGNAÇÕES
025.29 OUTROS DESCONTOS
025.3 LICENÇAS - Classificam-se os documentos - Arquivar alfabeticamente cada tipo
referentes as licenças. de licença.
025. 31 LICENÇA DISCIPLINAR
025.39 OUTRAS LICENÇAS Classificam-se documentos
referentes às licenças atribuídas aos
funcionários por razões de: luto,
doença, acidentes de trabalho, parto,
casamentos, bodas de prata e ouro
e outras licenças (registada,
ilimitada).
025.4 DISPENSAS Classificam-se documentos
referentes as dispensas atribuídas
aos funcionários para tratamentos
de interesses pessoais, familiares e
/ou de serviço.
025.5 FALTAS
025.51 JUSTIFICADAS
025.9 OUTROS DEVERES, DIREITOS E
REGALIAS

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35
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
026 RESPONSABILIDADE DISCIPLINAR - São classificados os documentos
relativos a instauração do inquérito,
instrução, defesa, relatório e
julgamento sobre violação de
deveres e obrigações e ao abuso de
poder, e outras formas de infracção
que ponham em causa o prestígio
do Estado, praticados por
funcionários públicos no exercício
das suas actividades e funções ou
fora delas.
026.1 DENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS.
INQUÉRITOS
026.2 PROCESSOS DISCIPLINARES
026.3 PENALIDADES DISCIPLINARES - Incluem-se as penas de advertência,
repreensão pública, multa,
despromoção demissão e expulsão.
026.4 REINCIDÊNCIA
026.5 RECURSO E REVISÃO
026.6 PRESCRIÇÃO
027 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E
SEGURANÇA SOCIAL
027.1 BENEFÍCIOS
027.11 SEGUROS
027.12 ADIANTAMENTOS E
EMPRÉSTIMOS A FUNCIONÁRIOS
027.13 HABITAÇÃO. TRANSPORTE
027.14 FARDAMENTO. UNIFORME
027.15 ASSISTÊNCIA MÉDICA E - Incluindo os descontos para AMM.
MEDICAMENTOSA (AMM).
HIGIENE E SEGURANÇA NO
TRABALHO.
027.2 PENSÕES
027.21 DE SOBREVIVÊNCIA
027.22 DE SANGUE
027.23 POR SERVIÇOS EXCEPCIONAIS E
RELEVANTES PRESTADOS AO PAÍS
027.29 OUTROS BENEFÍCIOS
028 CESSAÇÃO DA RELAÇÃO DE - Classificam-se os documentos Artigo 229 do EGFE
TRABALHO NO APARELHO DE relacionados com a cessação ou
ESTADO interrupção definitiva da actividade
laboral do funcionário, por iniciativa
do Estado, do funcionário ou
independentemente da vontade das
partes.
028.1 MORTE Artigo 229 do EGFE
028.2 APOSENTAÇÃO Artigo 236 a 257 do EGFE
028.3 DEMISSÃO. EXPULSÃO. CESSAÇÃO Artigo 183, 184 e 229 do EGFE
DE FUNÇÕES. PERDA DE
REQUISITOS GERAIS DE
PROVIMENTO

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36
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
028.4 EXONERAÇÃO Artigo 230 do EGFE
028.5 DENÚNCIA. RESCISÃO Artigos 234 e 235 do EGFE
CONTRATUAL. ABANDONO DE
LUGAR
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
A RECURSOS HUMANOS
029.1 HORÁRIO DE EXPEDIENTE
(Inclusive a escala de serviço)
029.11 CONTROLO DE FREQUÊNCIA (livro
de ponto, cartões).
029.2 VIAGENS E BAGAGENS. - Classificam-se os documentos
DESLOCAÇÕES referentes à autorização de
afastamento, diárias (inclusive
compra de moeda estrangeira), lista
de participantes (no caso de
comitivas e delegações), passagens,
passaportes, prestações de contas,
relatórios de viagem e reservas de
hotel.
029.21 EM MISSÃO DE SERVIÇO
029.211 NO TERRITÓRIO NACIONAL
029.212 NO ESTRANGEIRO
029.3 MOVIMENTOS REIVINDICATIVOS
029.31 GREVES
029.32 MANIFESTAÇÕES
029.33 PARALIZAÇÕES

CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO

030 ORÇAMENTO - Classificam-se os documentos
relativos à previsão e execução
orçamental e às operações
contabilísticas e financeiras
referentes ao uso dos recursos
públicos e comprovação de receita
e despesa. Incluem-se, ainda, a
movimentação de conta corrente,
balanços e prestações de contas ao
Tribunal Administrativo.

031 ORÇAMENTO DO ESTADO (OE) - Classificam-se documentos

referentes à legislação, metodologia
e nomenclaturas para a elaboração
de orçamentos.

031.1 PROGRAMAÇAO ORÇAMENTAL

031.11 PREVISÃO ORÇAMENTAL
031.12 PROPOSTA ORÇAMENTAL .
PROJECTOS
031.13 ORÇAMENTOS APROVADOS
031.14 INVESTIMENTO EXTERNO
031.15 AUDITORIA. INSPECÇÃO

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37
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
031.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
031.21 RECEITAS - Incluem-se documentos referentes
aos créditos do Tesouro Nacional
(cota, repasse e sub-repasse), taxas
cobradas por serviços, multas,
emolumentos e outras rendas
arrecadadas.
031.22 DESPESAS - Incluem-se os documentos
referentes às despesas correntes e
de capital, bem como
adiantamentos, subvenções,
suprimento de fundos e restos a
pagar.
031.23 DESCENTRALIZAÇÃO DE - Classificam-se, inclusive, os
RECURSOS. DSTRIBUIÇÃO d o c u m e nt o s r e f e r e nt e s à s
ORÇAMENTAL transferências, provisões, destaques,
estornos e subvenções.
031.24 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA
MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA)
032 GESTÃO FINANCEIRA
032.1 FUNDOS ESPECIAIS
032.2 BOLSAS DE VALOR
032.3 REAJUSTAMENTO DE - Classificam-se também os
ORÇAMENTOS. CRÉDITOS documentos referentes aos créditos
ADICIONAIS suplementar, especial e
extraordinário.
032.4 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE
DESEMBOLSO
032.41 PLANO OPERATIVO.
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
033 ESTÍMULOS FINANCEIROS E - Incluem-se documentos referentes
CREDITÍCIOS aos subsídios, incentivos fiscais e
investimentos.
034 OPERAÇÕES BANCÁRIAS
034.1 CONTA INDIVIDUAL
034.2 CONTA CONJUNTA
034.3 ASSINATURAS AUTORIZADAS
034.4 PAGAMENTOS EM MOEDA
NACIONAL
034.5 PAGAMENTOS EM MOEDA
ESTRANGEIRA
034.6 EXTRATOS DE CONTAS
035 BALANÇOS. BALANCETES
036 PRESTAÇÃO DE CONTAS - Iinclusive parecer de aprovação das
contas
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
AO ORÇAMENTO
039.1 IMPOSTOS E TAXAS. VALORES
TRIBUTÁRIOS

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38
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
040 PATRIMÓNIO - Classificam-se os documentos - Incluem-se os documentos relativos
referentes aos bens patrimoniais a normas, regulamentações,
imóveis e móveis pertencentes ao directrizes, procedimentos, estudos
órgão, incluindo as formas de e/ou decisões de carácter geral.
aquisição e alienação, bem como os
serviços de manutenção, limpeza e
recuperação.

040.1 CADASTRO DE FORNECEDORES

041 BENS IMÓVEIS - Classificam-se os documentos sobre - Sugere-se abrir uma pasta para cada
bens imóveis, incluindo escrituras, bem imóvel, sempre que tal
plantas e projectos relativos aos procedimento se justifique.
edifícios, terrenos, residências e salas.
041.1 FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO
DE SERVIÇOS BÁSICOS
041.11 ÁGUA E ESGOTO
041.12 LUZ
041.2 CONDOMÍNIO
041.3 AQUISIÇÃO
041.31 COMPRA
041.32 CEDÊNCIA
041.33 DOAÇÃO
041.34 PERMUTA. TROCA
041.35 ALUGUER. LOCAÇÃO.
ARRENDAMENTO. CONTRATO.
COMODATO. USUFRUTO
041.4 ALIENAÇÃO
041.41 VENDA
051.42 CEDÊNCIA
041.43 DOAÇÃO
041.44 PERMUTA
041.45 DESAPROPRIAÇÃO. DESPEJO.
REATRIBUIÇÃO. REIVINDICAÇÃO
DE DOMÍNIO. ABATE
041.49 OUTRAS FORMAS DE AQUISIÇÃO
041.5 OBRAS
041.51 CONSTRUÇÃO
041.52 REABILITAÇÃO
041.53 RECUPERAÇÃO
041.54 RESTAURAÇÃO
041.6 MANUTENÇÃO E REPARAÇÃO DE
IMÓMEIS. (inclusive licitação)
041.61 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES
041.62 MANUTENÇÃO DE AR
CONDICIONADO
041.63 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÃO
E GERADORES

39
39
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
041.64 LIMPEZA. IMUNIZAÇÃO.
DESINFESTAÇÃO. JARDINAGEM
041.69 OUTROS SERVIÇOS DE
MANUTENÇÃO
041.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
A BENS IMÓVEIS
041.91 CONTROLO DE ENTRADAS E - Incluem-se documentos referentes
SAÍDAS (de bens e pessoas) ao controlo de entrada e saída de
pessoas, materiais e viaturas;
permissão para entrada e
permanência fora do horário de
expediente; controlo de entrega e
devolução de chaves; e registro de
ocorrências.

041.92 MUDANÇAS
041.93 PARA OUTROS IMÓVEIS
041.94 DENTRO DO MESMO IMÓVEL
041.95 USO DE DEPENDÊNCIAS,
TERRAÇOS E CAVES
042 BENS MÓVEIS
042.1 TRANSPORTES - Classificam-se todos os documentos Sugere-se a abertura de pastas
relativos a meios de transporte individualizadas para cada tipo de
terrestre, aéreo, marítimo/fluvial, de transporte.
passageiros e/ou de mercadorias.
042.2 AQUISIÇÃO - Inclusive licitação
042.21 COMPRA - inclusive compra por importação
042.22 ALUGUER
042.23 CEDÊNCIA. DOAÇÃO. PERMUTA.
TRANSFERÊNCIA
042.3 REGISTO. LICENCIAMENTO
042.4 ALIENAÇÃO. LICITAÇÃO
042.41 VENDA. LEILÃO. ABATE
042.42 COMBUSTÍVEIS E LUBRIFICANTES.
LIMPEZA. MANUTENÇÃO E
REPARAÇÃO DE MÓVEIS.
042.5 ACIDENTES. INFRACÇÕES.
MULTAS
042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
A MÓVEIS
042.91 CONTROLO DE USO DE
TRANSPORTES
042.911 INVENTÁRIO
042.912 REQUISIÇÃO
042.913 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA - Incluem-se os documentos
DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE referentes à autorização de saídas
de veículos para atendimento de
interesses quer da própria instituição
quer para interesse particular e
legítimo do funcionário, no horário
pós-laboral, no fim de semana ou no
feriado.

40
40
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
042.914 PARQUEAMENTO. GARAGEM
043 BENS MATERIAIS - São classificados os documentos - Incluem-se normas,
referentes à administração dos regulamentações, directrizes,
materiais do órgão, necessários ao procedimentos, estudos e/ou
desenvolvimento de suas decisões de carácter geral.
actividades, incluindo as formas de
aquisição e alienação, o controlo do
stock e da distribuição e a
conservação e reparação.
043.1 MATERIAL DURADOURO - Classificam-se os documentos
referentes a equipamentos,
mobiliário, aparelhos, ferramentas,
máquinas, instrumentos técnicos e
obras de arte.
043.11 AQUISIÇÃO.
043.111 COMPRA - Inclusive compra por importação
043.112 LICITAÇÃO
043.113 ALUGUER. COMODATO. LEASING
043.114 CEDÊNCIA. EMPRÉSTIMO
043.115 PERMUTA. TROCA
043.116 TRANSFERÊNCIA. DOAÇÃO
043.117 REVERSÃO. HERANÇA
043.118 FABRICO. PRODUÇÂO
043.119 OUTRAS FORMAS DE AQUISIÇÃO
043.2 MATERIAL NÃO DURADOURO
043.21 COMPRA
043.22 CEDÊNCIA. DOAÇÃO. PERMUTA
043.23 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS - Incluem-se documentos referentes
à impressão de formulários,
convites, cartazes, cartões e outros.
043.3 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
(duradouro e não duradouro).
043.31 TERMOS DE RESPONSABILIDADE - Inclusive relatório de
movimentação de bens móveis
043.32 CONTROLO DE STOCK - Inclusive requisição, distribuição
e relatório de movimentação.
043.33 EXTRAVIO. ROUBO.
DESAPARECIMENTO
043.34 TRANSPORTE DE MATERIAL
043.35 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE
MATERIAL. BAIXA (material
duradouro e não duradouro)
043.36 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITO
043.4 ALIENAÇÃO. ABATE
043.41 VENDA. LEILÃO. HASTA PÚBLICA

41
41
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
043.5 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO - Classificam-se os documentos
referentes aos serviços de instalação,
conservação, recuperação e
consertos de equipamentos e
mobiliário.
043.51 REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE
SERVIÇOS (inclusive licitação)
043.511 SERVIÇOS INTERNOS
043.512 SERVIÇOS EXTERNOS
043.6 INVENTÁRIO
043.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
A MATERIAL
043.91 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO.
CODIFICAÇÃO. PREVISÃO
043.92 IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO. - Quanto à identificação,
CATALOGAÇÃO. CATÁLOGO classificação, catalogação e catálogo
referentes à documentação e
informação, classificar nos assuntos
específicos.
043.93 SERVIÇOS DE REPROGRAFIA
043.931 REQUISIÇÃO
043.932 CONTROLO
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
A PATRIMÓNIO
049.1 GUARDA E SEGURANÇA.
GUARNIÇÃO. SENTINELA.
PLANTÃO
049.11 SEGUROS
049.12 PREVENÇÃO E COMBATE AO - Classificam-se inclusivamente os
INCÊNDIO. BOMBEIROS documentos referentes ao
treinamento de pessoal, instalação
e manutenção de extintores,
inspecções periódicas, bombeiros,
planos, projectos e relatórios
049.13 SINISTRO - Incluem-se documentos referentes
às vistorias, sindicâncias e perícias
técnicas relativas a arrombamento,
desaparecimento, extravio, incêndio
e roubo.
049.14 SINISTRO VISTORIAS. SINDICÂNCIAS.
PERÍCIAS TÉCNICAS

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 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
050 DOCUMENTAÇÃO E - Nesta subclasse são classificados os
INFORMAÇÃO documentos arquivísticos do órgão,
referentes às actividades de
produção, controlo, avaliação,
arquivamento e destinação de
documentos. Classificam-se,
também, os documentos referentes
à publicação, produção editorial,
preparo, impressão e distribuição
de matérias, bem como à aquisição,
controlo, distribuição e acesso à
documentação bibliográfica.
Incluem-se, ainda os documentos
relacionados com as actividades de
reprodução, conservação e
informática.
050.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS
050.11 NO BOLETIM DA REPÚBLICA
050.12 EM LIVROS
050.13 EM REVISTAS E JORNAIS
050.131 NACIONAIS
050.132 INTERNACIONAIS
050.2 EM OUTROS PERIÓDICOS
051 PRODUÇÃO EDITORIAL - Inclusive edição ou co-edição de
publicações em geral, produzidas
pelo órgão em qualquer suporte.
051.1 COMPOSIÇÃO. REVISÃO
051.2 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. - Incluem-se documentos referentes
DIVULGAÇÃO à doação, permuta e venda.
051.3 SERVIÇOS GRÁFICOS
052 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA - Classifica-se o conjunto de
documentos produzidos e/ou
recebidos por órgãos públicos,
instituições de carácter público,
entidades privadas e pessoas físicas
no decurso e em função do exercício
de suas actividades, qualquer que
seja o suporte da informação.
052.1 LEGISLAÇÃO E
REGULAMENTAÇÃO. POLÍTICA E
SISTEMA NACIONAL DE
ARQUIVOS. POLÍTICA DE ACESSO
AOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
052.2 RELAÇÃO, FILIAÇÃO E PARCERIA
COM O CONSELHO
INTERNACIONAL DE ARQUIVOS E
INSTITUIÇÕES CONGÉNERES
052.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS - Considera-se Gestão de
Documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes às actividades de
produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos nas
fases corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda
permanente.

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43
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
052.31 NORMAS E MANUAIS - Classificam-se os documentos
referentes à elaboração de
documentos, metodologias e
procedimentos técnicos.

052.32 PRODUÇÃO DOCUMENTAL.

LEVANTAMENTO. DIAGNÓSTICO.
FLUXO
052.33 PROTOCOLO: recepção, tramitação,
expedição, classificação e
arquivamento.
052.34 CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS. CÓDIGO DE
CLASSIFICAÇÃO
052.341 CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO - Os documentos quanto ao género
GÉNERO classificam-se em: textuais,
iconográficos, micrográficos,
cartográficos, sonoros, audiovisuais
e informáticos.
052.342 CLASSIFICAÇÃO QUANTO À - Classificam-se todos os actos
ESPÉCIE administrativos produzidos por
órgãos competentes, tais como:
Actos normativos (leis, decretos-lei,
decretos, diplomas, estatutos,
regulamentos, despachos, ordens
de serviços, entre outros); actos
enunciativos (parecer, relatório,
voto, ...); actos de assentamento
(apostila, acta, termo, auto de
infracção); actos comprobatórios
(certidão, traslado, atestado, cópias
autenticadas); actos de ajuste
(tratado, convénio, contrato,
transacção, termo, ajuste, etc.); actos
de correspondências (aviso, ofício,
carta, memorando, mensagem,
edital, intimação, exposição de
motivos, notificação, telegrama,
telefax, alvará, circular, e-mail).
052.343 CLASSIFICAÇÃO QUANTO À - Classificam-se os documentos - Ver Decreto nº 30/2001, de 15 de
NATUREZA DO ASSUNTO conforme os graus de sigilo, a saber: Outubro, I Série.
a) Segredo do Estado - a informação
cuja divulgação, não autorizada,
origine danos excepcionalmente
graves ao Estado;
b) Secreto - a informação cuja
divulgação, não autorizada, origine
danos graves ao Estado;
c) Confidencial - a informação cuja
divulgação, não autorizada, origine
danos na produção, bens ou serviços;
d) Restrito - a informação cuja
divulgação, não autorizada, origine
danos no normal funcionamento do
Estado.
052.35 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO - Referem-se apenas aos métodos de
arquivamento básicos: Alfabético,
Numérico, Geográfico,
Ideográfico/assunto

44
44
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
052.4 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
052.41 ANÁLISE. AVALIAÇÃO. SELECÇÃO

052.411 TABELA DE TEMPORALIDADE

052.42 ELIMINAÇÃO
052.421 AUTOS, LISTAS E EDITAIS DE
ELIMINAÇÃO
052.43 TRANSFERÊNCIA. RECOLHA
052.431 GUIAS E TERMOS DE
TRANSFERÊNCIA
052.432 GUIAS, RELAÇÕES E TERMOS DE
RECOLHA
052.433 LISTAGENS DESCRITIVAS DO
ACERVO
052.44 CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS
052.45 ASSESSORIA E ASSITÊNCIA
TÉCNICA
053 GESTÃO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS. INFORMÁTICA
053.1 IDENTIFICAÇÃO. DESCRIÇÃO
053.2 PLANOS E PROJECTOS
053.3 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES
053.31 MANUAIS TÉCNICOS
053.32 MANUAIS DO UTILIZADOR
053.33 SOFTWARE. HARDRWARE. DISCOS
E DISQUETES
053.4 DIGITALIZAÇÃO.
INFORMATIZAÇÃO
053.5 AUTENTICIDADE. SISTEMA DE
SEGURANÇA
053.6 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
054 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA - Classificam-se os documentos
(livros,periódicos, folhetos e relativos a estudos e textos referentes
audiovisuais). à elaboração de metodologias e
procedimentos técnicos adoptados
para o tratamento da documentação
bibliográfica.
054.1 NORMAS E MANUAIS
054.2 AQUISIÇÃO (no país e no
estrangeiro).
054.21 COMPRA - Inclusive assinatura de periódicos
054.22 DOAÇÃO
054.23 PERMUTA
054.3 REGISTO - Incluindo os documentos relativos
à incorporação de livros e periódicos
ao acervo.

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45
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
054.4 CATALOGAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO.
INDEXAÇÃO
054.5 REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO - Classificam-se referentes às
consultas, pesquisas bibliográficas,
bibliografias, empréstimos e
intercâmbio entre bibliotecas.

054.51 CONSULTA. EMPRÉSTIMO

054.52 INVENTÁRIO. BAIXA
054.53 INTERCÂMBIOS ENTRE
BIBLIOTECAS
054.54 HORÁRIO DA BIBLIOTECA
054.55 PEDIDO E ATRIBUIÇÃO DE
CARTÃO DE LEITOR
054.56 RENOVAÇÃO DE CARTÕES DE
LEITOR
054.57 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
055 DOCUMENTAÇÃO MUSELÓGICA - A partir desta classificação poderão
ser feitas outras subdivisões quando
se achar necessário.
056 CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO - Incluem-se documentos referentes
DE DOCUMENTOS. REPRODUÇÃO à reprodução em qualquer suporte,
DE DOCUMENTOS de material arquivístico, bibliográfico
e museológico, bem como as
medidas de conservação e
preservação.
056.1 DESINFESTAÇÃO. HIGIENIZAÇÃO
056.2 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITO
056.3 RESTAURAÇÃO. ENCADERNAÇÃO
056.4 SISTEMA DE PREVENÇÃO E
DETECÇÃO DE INCÊNDIOS.
CORTA-FOGOS
056.5 SISTEMA DE SEGURANÇA CONTRA
O ROUBO E VANDALISMO
056.6 MICROFILMAGEM. REPROGRAFIA
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
À DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO

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46
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
060 COMUNICAÇÕES - Classificam-se os documentos - Incluem-se os documentos
relacionados com a instalação, respeitantes a normas,
manutenção, operação e uso dos regulamentações, directrizes,
recursos e serviços postais, de procedimentos, estudos e/ou
telecomunicações e de tecnologias decisões de carácter geral.
da informação.
061 SERVIÇO POSTAL

061.1 SERVIÇO DE ENVIO E ENTREGA

EXPRESSA
061.11 NACIONAL
061.12 INTERNACIONAL
061.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS
062 SERVIÇO TELEFÓNICO. FAX.
TELEMÓVEL
062.1 INSTALAÇÃO. TRANSFERÊNCIA.
MANUTENÇÃO. REPARAÇÃO
062.2 LIGAÇÕES. OBTENÇÃO DE
COMUNICAÇÃO AUTOMÁTICA
062.21 URBANAS
062.22 INTERURBANAS
062.23 REGIONAIS
062.24 INTERNACIONAIS
062.25 TEMPORIZAÇÃO E CUSTOS DE
CHAMADAS
062.251 NO POSTO DO ASSINANTE
062.252 NO POSTO PÚBLICO
062.26 CÓDIGOS DE ACESSO.
INDICATIVOS DE ACESSO
062.3 SERVIÇOS DE URGÊNCIA E DE
UTILIDADE PÚBLICA
062.4 REGULAMENTOS DE SERVIÇOS
TELEFÓNICOS
062.5 CONTAS TELEFÓNICAS.
FACTURAÇÃO
062.51 PAGAMENTOS
062.52 RECLAMAÇÕES
062.53 PEDIDOS DE PAGAMENTO EM
PRESTAÇÕES
062.6 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE
DADOS, VOZ E IMAGEM.
062.7 LISTAS TELEFÓNICAS
063 SERVIÇO DE TELEX
063.1 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO.
REPARAÇÃO
064 SERVIÇO DE RÁDIO

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47
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
064.1 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO.
REPARAÇÃO
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
À COMUNICAÇÕES
070 VAGA - Esta subclasse mantém-se vaga para
possíveis expansões e inserção de
documentos referentes à
ADMINISTRAÇÃO GERAL, que
resultem de novas actividades
desenvolvidas pelo órgão.
080 VAGA - Esta subclasse mantém-se vaga para
possíveis expansões e inserção de
documentos referentes à
ADMINISTRAÇÃO GERAL, que
resultem de novas actividades
desenvolvidas pelo órgão.
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES - Nesta subclasse classificam-se os - Esta subclasse mantém-se vaga para
À ADMINISTRAÇÃO GERAL documentos de carácter genérico possíveis expansões e inserção de
relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. documentos referentes à
Utiliza-se, também, esta subclasse, ADMINISTRAÇÃO GERAL, que
como recurso para inclusão de resultem de novas actividades
assuntos que não possuam desenvolvidas pelo órgão.
classificação específica no Código de
classificação de documentos de
arquivo, bem como para evitar a
proliferação de subclasses que
possam ser reservadas para possíveis
expa nsõe s. Ent re t anto, os
documentos só poderão ser aqui
classificados após a verificação da
não-existência de outras subclasses
nas quais possam ser inseridos.
091 ACÇÕES JUDICIAIS

CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO

900 ASSUNTOS DIVERSOS - Esta classe refere-se aos
documentos de carácter genérico
que se relacionam com as diversas
actividades desenvolvidas pelo
órgão. Incluem-se os documentos
de carácter genérico referentes à
Administração Geral, cujos assuntos
não possuem classificação específica
nas classes anteriorment e
codificadas.
910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. - Cada evento deve ser ordenado
HOMENAGENS DISCURSOS. sob a forma alfabética ou cronológica
PALESTRAS
920 CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. - Cada evento deve ser ordenado
SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. sob a forma alfabética ou cronológica
ENCONTROS. CONVENÇÕES.
CICLOS DE PALESTRAS.
WORKSHOPS. MESAS REDONDAS
921 PROMOVIDOS PELO ÓRGÃO
921.1 NO TERRITÓRIO NACIONAL

48
48
 CÓDIGO ASSUNTO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO
922 PROMOVIDOS POR OUTROS
ÓRGÃOS
922.1 NO TERRITÓRIO NACIONAL
922.2 NO ESTRANGEIRO
930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES.
MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 VISITAS E VISITANTES - Classificam-se documentos - Incluem-se quer as visitas de estudo
referentes às solicitações de quer as de lazer realizadas por
audiência, assistência, orientação e cidadãos nacionais ou estrangeiros.
assessoria a visitantes.
950 VAGA - As subclasses 950 a 980 mantêm-
se vagas para possíveis expansões e
inserção de documentos referentes
a assuntos diversos.
960 VAGA
970 VAGA
980 VAGA
990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS - Classificam-se nesta subclasse os
documentos de carácter genérico,
tais como pedidos e cartas de
apresentação e recomendação;
comunicações de posse, endereço
e afastamento; convites, felicitações
e congratulações; protestos,
reivindicações e ofertas e recepções
diversas.
991 APRESENTAÇÃO. - Inclusive cartas de recomendação
RECOMENDAÇÃO e apresentação.
992 AVISOS. COMUNICADOS E - Incluem-se documentos sobre
INFORMES comunicação de tomada de posse,
demissão ou exoneração de cargos
e alterações de endereços
telefónicos.
993 AGRADECIMENTOS. CONVITES.
FELICITAÇÕES. CONDOLÊNCIAS
994 PROTESTOS. REIVINDICAÇÕES.
SUGESTÕES
995 PEDIDOS, OFERTAS E
INFORMAÇÕES DIVERSAS
996 ASSOCIAÇÕES
996.1 CULTURAIS
996.2 DE AMIGOS
996.3 DE FUNCIONÁRIOS

49
49
 Anexo III

Tabela de Temporalidade
de Documentos de Arquivo
para as Actividades-meio
da Administração Pública

Decreto nº 36 /2007
de 27 de Agosto

51
 ANEXO III
1. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
PARA AS ACTIVIDADE-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

INTRODUÇÃO
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objectivos
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação
a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas actividades, os prazos
de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente,
além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Este instrumento apresenta os seguintes campos:

1. Códigos
É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos, sob a forma de classificação decimal,
os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

2. Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e actividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar
melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, actividades, espécies
e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de
classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados
alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.

3. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária,
visando atender exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu, mencionado,
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma acção concreta que
deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve
ser objectivo e directo na definição da acção. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se
ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às

53
unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é
necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito
em outro local, embora à disposição desta. Em suma, o prazo de guarda vincula-se à determinação do
valor do documento, de acordo com os seguintes factores:
• frequência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos
prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas
(prazos precaucionais).

Para a presente Tabela de Temporalidade, foram considerados como sendo passíveis de eliminação,
e, por conseguinte de guarda eventual, os documentos de interesse passageiro que não possuem
valor administrativo e jurídico para o órgão. Exemplo: materiais de divulgação de terceiros, convites e
correspondência recebida que não se relaciona com o desempenho de nenhuma actividade do órgão.
Há também os de guarda temporária, que abrange os documentos com prevalência do interesse
administrativo como determinante do seu valor e do seu prazo de retenção. Por exemplo: documentos
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações essenciais
tenham sido recapitulados em outros; documentos que apresentem informação repetida e cuja qualidade
técnica seja inferior; cópias e duplicatas de documentos originais destinados à guarda permanente;
documentos que, sendo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
Por outro lado, foram considerados de guarda permanente, os documentos que possuem valor
probatório e informativo para as pessoas físicas e jurídicas, tais como:
– documentos relativos à origem, aos direitos e aos objectivos da instituição.
Exemplo: actos da criação (leis, decretos, portarias, resoluções); actos constitutivos
(estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais;
– documentos que reflictam a organização e desenvolvimento da instituição.
Exemplo: todos os actos que digam respeito à organização e funcionamento (regulamentos
e regimentos); planos, projectos e programas que tratem das actividades-fim; gráficos
(organogramas, fluxogramas); acordos, convénios, ajustes actas e relatórios da direcção,
correspondência que trate de actividade-fim;
– documentos visuais e/ou sonoros referentes a factos da vida da instituição.
Exemplo: programas audio-visuais; ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre
comemorações, solenidades e obras;

54
 – documentos que firmam jurisprudência. Exemplos: pareceres normativos apreciados
judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas
nos textos legais;
– documentos relativos à administração de pessoal. Exemplos: acordos e reajustes
salariais, planos de remuneração e classificação de cargos, pastas de assentamentos
funcionais, processos de aposentadoria;
– documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às
actividades específicas da instituição. Exemplos: projectos, pesquisas, plantas, manuais
e relatórios técnicos;
– documentos de divulgação ou promoção da instituição, dos quais deve ser
guardado pelo menos um exemplar como amostra. Exemplos: folhetos, boletins,
formulários, cartazes, convites e postais;
– documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural.
Exemplos: documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias
obsoletas.

4. Destinação final
Neste campo é registada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as
informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação
e pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional
e arquivos públicos provinciais, do distritais e municipais), que devem ser responsáveis pela
preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições
poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos,
garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.

4. 1 Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento.
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos
documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso.
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser arquivado
no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda
permanente, registando-se a alteração nos instrumentos de controlo.

55
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido
para esta fase.
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou
dossier.
6. Proceder ao registo dos documentos a serem eliminados.
7. Proceder à eliminação.
8. Elaborar termo de eliminação.
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens
de transferência).
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do sector responsável pelo arquivamento
intermediário.

4. 2 Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento.
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos
documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso.
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido
para esta fase.
4. Proceder à triagem dos documentos seleccionados para a guarda permanente, separando aqueles
que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou
informação que justifique sua guarda.
5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso.
6. Proceder ao registo dos documentos eliminados.
7. Proceder à eliminação.
8. Elaborar auto de eliminação.
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/ listagem da
recolha).
10. Operacionalizar a recolha, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda
permanente.

56
 5. Observações
Neste campo são registadas informações complementares e justificativas, necessárias à correcta aplicação
da tabela e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos
conjuntos documentais avaliados.
A tabela de temporalidade foi elaborada com base nos princípios da teoria das três idades, que define
parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela
execução das actividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados
de analisar e propor as actualizações necessárias ao aprimoramento das actividades de avaliação.
A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adoptados para selecção e destinação dos documentos,
uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.

2. AVALIAÇÃO E SELECÇÃO DE DOCUMENTOS

2.1 Conceito
Processo de análise e selecção de documentos que visa estabelecer prazos de guarda nas fases corrente
e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente.
Nenhum documento deve ser eliminado indiscriminadamente ou sem a observação criteriosa dos
processos de avaliação e selecção. Por outro lado, nenhum documento deve ser conservado por tempo
maior do que o necessário para o cumprimento das actividades que o deram origem.

2.2 Objectivos
A racionalização do ciclo vital dos documentos será alcançado com os seguintes objectivos:
• redução, ao essencial, da massa documental dos arquivos;
• aumento do índice de recuperação da informação;
• ampliação do espaço físico para arquivamento;
• racionalização dos recursos humanos, materiais e financeiros;
• constituição do património arquivístico do Estado;
• controlo do processo de produção documental.
A avaliação de documentos deve ocorrer, de preferência, nos arquivos correntes, em virtude de ser
bastante oneroso, do ponto de vista técnico e de gestão nos arquivos intermediários.

57
 2.3 Composição da equipa técnica
A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos
de arquivos requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas
ligadas a diversas áreas profissionais. Assim, na tarefa de avaliar, deve constituir-se equipas técnicas
integrando:
– arquivista ou responsáveis pela guarda dos documentos;
– autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja
subordinado o sector responsável pela guarda dos documentos;
– profissionais da área jurídica;
– profissionais da área financeira;
– profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objecto da
avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc.).

2.4 Pré-requisitos
Para a realização da avaliação de documentos é importante que se sigam os seguintes pré-requisitos:
– apoio da administração superior a que esteja subordinado o arquivo;
– conhecimento da estrutura e do funcionamento do órgão, considerando também a sua evolução
histórica;
– levantamento da bibliografia necessária;
– noções básicas de gestão de documentos e de arquivos permanentes;
– reunião de informações sobre o sistema de classificação adoptado, os tipos de documentos e
assuntos neles contidos;
– análise das condições de guarda, conservação e custo de manutenção dos depósitos de
arquivo;
– levantamento dos actos referentes a processos de eliminação efectuadas anteriormente;
– análise do perfil do utente.

3. AVALIAÇÃO COMO PARTE DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

A avaliação constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos ao permitir racionalizar o
fluxo documental nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição de arquivos permanentes,
a implementação de um programa de gestão de documentos e o consequente acesso à informação.

58
A avaliação visa a alcançar resultados mais amplos como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade
de Documentos, cuja elaboração se baseia nas seguintes actividades:
– diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da situação documental;
– elaboração do código de classificação de documentos;
– levantamento dos prazos de guarda;
– proposta da destinação dos documentos.
Os resultados destas actividades, permitirão esquematizar os dados referentes aos assuntos, os prazos
de guarda e a destinação numa tabela de temporalidade, de forma a orientar o trabalho dos técnicos
no acto da avaliação de documentos.

59
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
000 ADMINISTRAÇÃO
GERAL
001 REFORMA DO Até à 5 anos Guarda
SECTOR PÚBLICO. vigência permanente
MODERNIZAÇÃO
DO APARELHO DO
ESTADO. REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJECTOS,
ESTUDOS E
NORMAS
001.1 LEGISLAÇÃO Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
001.2 RACIONALIZAÇÃO. Até à 5 anos Guarda
DESCENTRALIZA- vigência permanente
ÇÃO E DESCON-
CENTRAÇÃO DE
ESTRUTURAS
001.3 POLÍTICAS Até à 5 anos Guarda
PÚBLICAS vigência permanente
001.31 REFORMULAÇÃO Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
001.32 MONITORIA Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
001.33 PRESTAÇÃO DE Até à 5 anos Guarda
CONTAS vigência permanente
001.34 BOA Até à 5 anos Guarda
GOVERNAÇÃO. vigência permanente
TRANSPARÊNCIA
ADMINISTRATIVA.
COMBATE À
CORRUPÇÃO
002 PLANOS, 5 anos 10 anos Guarda
PROGRAMAS E permanente
PROJECTOS DE
TRABALHO
003 RELATÓRIOS DE 5 anos 10 anos Guarda São passíveis de eliminação
ACTIVIDADES permanente os relatórios cujas infor-
mações se encontram
recapituladas em outros.
004 ACORDOS. Até à 10 anos Guarda
CONVÉNIOS. vigência permanente
COOPERAÇÃO.
CONTRATOS

60
60
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
010 ORGANIZAÇÃO E Até à 5 anos Guarda
FUNCIONAMENTO vigência permanente
NORMAS,
REGULAMENTAÇ
ÕES, DIRECTRIZES,
ESTATUTOS,
PROCEDIMENTOS,
ESTUDOS E/OU
DECISÕES DE
CARÁCTER GERAL.
010.1 REGIMENTOS. Até à 5 anos Guarda
REGULAMENTOS. vigência permanente
ESTATUTOS.
ORGANOGRAMAS.
010.2 PLANIFICAÇÃO E Até à 5 anos Guarda
CONTROLO vigência permanente
010.3 AUDIÊNCIAS. 2 anos ---------------- Eliminação
DESPACHOS. -
REUNIÕES
011 COMISSÕES DE 3 anos 5 anos Eliminação
TRABALHO. COMI-
TÉS. CONSELHOS.
GRUPOS DE TRA-
BALHO ACTOS DE
CRIAÇÃO. ACTAS.
RELATÓRIOS
TÉCNICOS
012 COMUNICAÇÃO 5 anos 5 anos Guarda
SOCIAL permanente
012.1 RELAÇÕES COM A 2 anos ---------------- Eliminação
IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENT 2 anos ---------------- Eliminação
O DE JORNALISTAS
012.12 ENTREVISTAS. 2 anos ---------------- Eliminação Serão de guarda permanente
NOTICIÁRIOS. os documentos cujas
REPORTAGENS. informações reflictam a
EDITORIAIS política do órgão
012.2 DIVULGAÇÃO 2 anos ---------------- Eliminação
INTERNA
012.3 PROMOMOÇÕES 4 anos 4 anos Guarda
INSTITUCIONAIS. permanente
PUBLICIDADE.
PROPAGANDA.
MARKETING
019 OUTROS Este grupo poderá ser
ASSUNTOS desenvolvido pelo órgão de
REFERENTES À acordo com a necessidade,
ORGANI- ZAÇÃO E bem como a temporalidade
FUNCIONAMENTO e destinação
019.01 INFORMAÇÕES 2 anos ---------------- Eliminação
SOBRE O ÓRGÃO

61
61
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
020 RECURSOS
HUMANOS
020.1 LEGISLAÇÃO Até à 5 anos Guarda Opcionalmente, podem ser
vigência permanente reproduzidas cópias para a
consulta do órgão após o
recolhimento.
020.11 GARANTIA DA Até à 5 anos Guarda
LEGALIDADE, vigência permanente
INSPECÇÃO E
IMPUGNAÇÃO
020.12 VISTOS DO Até à 5 anos Guarda
TRIBUNAL vigência permanente
ADMINISTRATIVO
CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
020.2 IDENTIFICAÇÃO Até à ---------------- Eliminação
DO FUNCIONÁRIO permanência
do funcionário
no órgão
020.3 ÉTICA E Até à 5 anos Guarda
DEONTOLOGIA vigência permanente
020.4 SINDICATOS. 5 anos 5 anos Guarda
ACORDOS. permanente
LUTUOSAS
020.5 PROCESSOS 5 anos 5 anos Guarda Inde pendentemente do
INDIVIDUAIS. permanente suporte de informação, o
CADASTRO. prazo máximo de guarda dos
BIOGRAFIA. documentos será de 100 anos.
ASSENTAMENTOS Só poderão ser transferidos
INDIVIDUAIS. para o arquivo intermediário
após a saída do funcionário
do órgão.
021 ESTUDO E 5 anos 5 anos Guarda
PREVISÃO DO permanente
PESSOAL
021.1 QUADRO DE 5 anos 5 anos Guarda
PESSOAL: Geral e permanente
Provincial
021.11 APROVAÇÃO. 5 anos ---------------- Eliminação
ALTERAÇÃO
022 RECRUTAMENTO E 5 anos
SELECÇÃO
022.1 CONCURSOS 5 anos ---------------- Eliminação
022.11 DE INGRESSO 5 anos ---------------- Eliminação
022.12 CONTRATO. Até à ---------------- Eliminação
CONTRATAÇÃO permanência
FORA DO QUADRO do funcionário
no órgão
023 CARREIRAS E Até à 5 anos Guarda
QUALIFICADORES vigência permanente
PROFISSIONAIS

62
62
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
020 RECURSOS
HUMANOS
023.1 CRIAÇÃO. Até à 5 anos Guarda Opcionalmente, podem ser
REESTRUTURAÇÃO. vigência permanente reproduzidas cópias para a
EXTINÇÃO consulta do órgão após o
recolhimento.
023.11 CARREIRAS DE Até à 5 anos Guarda
REGIME GERAL, vigência permanente
ESPECIAL E
ESPECÍFICAS
023.2 READMISSÃO. 5 anos 5 anos Guarda
REINTEGRAÇÃO. permanente
REVERSÃO. PROVA
DE VIDA
023.3 DESLOCAÇÕES E Até à 35 anos Eliminação
TRANSFERÊNCIAS permanência
do funcionário
no órgão

023.4 CONCURSOS 5 anos ---------------- Eliminação

023.41 MUDANÇA DE 5 anos 35 anos Eliminação

CARREIRA
023.42 DE PROMOÇÃO 5 anos ---------------- Eliminação
023.43 TIROCÍNIO 5 anos ---------------- Eliminação
023.5 FUNÇÕES DE Até a 50 anos Eliminação
DIRECÇÃO, CHEFIA cessação do
E CONFIANÇA cargo
23.51 DELEGAÇÃO DE Até à 5 anos Eliminação
COMPETÊNCIAS. vigência
PROCURAÇÕES.
ORDEM DE
SERVIÇO
023.6 REGIMES 5 anos 35 anos Eliminação
ESPECIAIS DE
ACTIVIDADE E DE
INACTIVIDADE
023.7 INFORMAÇÃO DE
SERVIÇO
023.71 CLASSIFICAÇÃO 5 anos 35 anos Eliminação
DE SERVIÇO
PRESTADO.
AVALIAÇÃO DE
DESEMPENHO
023.72 RECLAMAÇÃO E 5 anos 35 anos Eliminação
RECURSO
023.8 INSPECÇÃO 5 anos 35 anos Eliminação
024 FORMAÇÃO.
APERFEIÇOAMENTO.
PROFISSIONALIZA-
ÇÃO DOS
FUNCIONÁRIOS

63

63
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
020 RECURSOS
HUMANOS
024.1 CURSOS. BOLSAS DE
ESTUDO. ESTÁGIOS.
RECICLAGENS
024.11 PROMOVIDOS NO 5 anos ---------------- Eliminação As propostas, os estudos
TERRITÓRIO editais, programas, relatórios
NACIONAL finais, exemplares únicos de
exercício, relação de parti-
cipantes, avaliação e controlo
de expedição de certificados,
serão de guarda permanente
após um período de 5 anos
no arquivo cor rente e
intermediário, respectiva-
mente.
024.12 PROMOVIDOS NO 5 anos ---------------- Eliminação Para os documentos
ESTRANGEIRO comprobatórios de
participação, utilizar os prazos
e a destinação dos
assentamentos individuais
020.5.
024.9 OUTROS ASSUNTOS Caberá a cada órgão, o
REFERENTES À desenvolvimento deste
FORMAÇÃO, E subgrupo, de acordo com as
APERFEIÇOAMENTO necessidades específicas.
025 DEVERES, DIREITOS
E REGALIAS
025.1 FOLHAS DE 5 anos 95 anos Eliminação
PAGAMENTO.
FICHAS
FINANCEIRAS
025.11 TABELA SALARIAL Até à 5 anos Eliminação
vigência
025.111 REAJUSTAMENTO 10 anos 20 anos Eliminação
SALARIAL
025.12 REMUNERAÇÕES 10 anos ---------------- Eliminação
025.121 VENCIMENTO 10 anos ---------------- Eliminação
025.122 SUPLEMENTO DE 10 anos 20 anos Eliminação
VENCIMENTO
025.123 SUBSÍDIOS 10 anos 20 anos Eliminação
025.124 DISTINÇÕES E 5 anos ---------------- Eliminação
PRÉMIOS
025.2 DESCONTOS
025.21 IMPOSTO DE 10 anos 35 anos Eliminação
RENDIMENTO DE
PESSOAS
SINGULARES (IRPS)
025.23 COMPENSAÇÃO DE 10 anos 35 anos Eliminação
APOSENTAÇÃO E
REFORMA (CAR)

64

64
 P
P RAZ OS DE G U AR D A

CÓ DIGO ASSUNT O AR Q UIV O AR Q UIV O DESTINA Ç ÃO FIN AL OBSE RV A ÇÃ O

CO R RENT INTERME D
E I-ÁRIO
020 RECUR SOS H UMA NOS

025.24 SUBSÍDIO DE FUNERAL (SF) 10 anos 35 anos Eliminação

025.25 CONTRIBUIÇÃO PARA SEGURANÇA SOCIAL 10 anos 35 anos Eliminação

025.26 CONSIGNAÇÕES 10 anos ----------------- Eliminação

025.29 OUTROS DESCONTOS 10 anos ----------------- Eliminação

025.3 LICENÇAS .
025. 31 LICENÇA DISCIPLINAR
10 anos 35 anos Eliminação
025.39
OUTRAS LICENÇAS 10 anos 35 anos Eliminação
025.4
DISPENSAS 10 anos 35 anos Eliminação

025.5 FALTAS 10 anos 35 anos Eliminação

025.51 JUSTIFICADAS 5 anos ----------------- Eliminação

025.52 INJUSTIFICADAS 5 anos ----------------- Eliminação

025.9 OUTROS DEVERES, DIREITOS E REGALIAS

026 RESPONSABILIDADE DISCIPLINAR

026.1
ENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS. INQUÉRITOS

026.2 PROCES SOS DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente

026.3 PENALIDADES DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente

026.4 REINCIDÊNCIA 5 anos 95 anos Guarda permanente

026.5 RECU RSO E REVISÃO 5 anos 95 anos Guarda permanente

026.6 PRESCRIÇÃO 5 anos 95 anos Guarda permanente

027 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURANÇA SOCIAL

027.1 BENEFÍCIOS
Até a 10 anos
027.11 SEGUROS aprovação após a Eliminação
das contas aprovação
das contas
Após a
027.12 ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS liquidação da 10 anos Eliminação
A FUNCIONÁRIOS dívida

027.13 HABITAÇÃO. TRANSPORTE 5 anos 5 anos Eliminação

65
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
020 RECURSOS
HUMANOS
027.14 FARDAMENTO. 5 anos 5 anos Eliminação
UNIFORME
027.15 ASSISTÊNCIA 5 anos 95 anos Eliminação
MÉDICA E
MEDICAMENTOSA
(AMM). HIGIENE E
SEGURANÇA NO
TRABALHO.
027.2 PENSÕES Até à 25 anos Eliminação
vigência
027.21 DE Até à 25 anos Eliminação
SOBREVIVÊNCIA vigência
027.22 DE SANGUE Até à 25 anos Eliminação
vigência
027.23 POR SERVIÇOS Até à 25 anos Eliminação
EXCEPCIONAIS E vigência
RELEVANTES
PRESTADOS AO
PAÍS
027.29 OUTROS
BENEFÍCIOS
028 CESSAÇÃO DA
RELAÇÃO DE
TRABALHO NO
APARELHO DE
ESTADO
028.1 MORTE 5 anos 50 anos Eliminação
028.2 APOSENTAÇÃO 5 anos 50 anos Eliminação
028.3 DEMISSÃO. 5 anos 50 anos Eliminação
EXPULSÃO.
CESSAÇÃO DE
FUNÇÕES. PERDA
DE REQUISITOS
GERAIS DE
PROVIMENTO
028.4 EXONERAÇÃO 5 anos 50 anos Eliminação
028.5 DENÚNCIA. 5 anos 50 anos Eliminação
RESCISÃO
CONTRATUAL.
ABANDONO DE
LUGAR
029 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES A
RECURSOS
HUMANOS
029.1 HORÁRIO DE 3 anos ---------------- Eliminação
EXPEDIENTE
(Inclusive a escala de
serviço)
029.11 CONTROLO DE 5 anos 45 anos Eliminação
FREQUÊNCIA (livro
de ponto, cartões)

66

66
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
020 RECURSOS
HUMANOS
029.2 VIAGENS E
BAGAGENS.
DESLOCAÇÕES
029.21 EM MISSÃO DE
SERVIÇO
029.211 NO TERRITÓRIO Até a 10 anos após Eliminação Os relatórios técnicos de
NACIONAL aprovação a aprovação viagem estarão classificados
das contas das contas no assunto correspondente
ao seu conteúdo, cujos prazos
e destinação estão estabeleci-
dos nesta tabela
029.212 NO ESTRANGEIRO Até a 10 anos após Eliminação
aprovação a aprovação
das contas das contas
029.3 MOVIMENTOS Até o transito 5 anos Guarda
REIVINDICATIVOS em julgado permanente
029.31 GREVES 5 anos 5 anos Guarda
permanente
029.32 MANIFESTAÇÕES 5 anos 5 anos Guarda
permanente
029.33 PARALIZAÇÕES 5 anos 5 anos Guarda
permanente

PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
030 ORÇAMENTO Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
031 ORÇAMENTO DO Até à 5 anos Guarda
ESTADO (OE) vigência permanente
031.1 PROGRAMAÇAO
ORÇAMENTAL
031.11 PREVISÃO 3 anos ---------------- Eliminação
ORÇAMENTAL
031.12 PROPOSTA 5 anos 5 anos Guarda
ORÇAMENTAL. permanente
PROJECTOS
031.13 ORÇAMENTOS 5 anos 5 anos Guarda
APROVADOS permanente
031.14 INVESTIMENTO 5 anos 5 anos Guarda
EXTERNO permanente
031.15 AUDITORIA. Até a 5 anos após a Guarda
INSPECÇÃO aprovação aprovação permanente
das contas das contas
031.2 EXECUÇÃO
ORÇAMENTAL

67

67
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
030 ORÇAMENTO Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
031.21 RECEITAS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
032.22 DESPESAS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
031.23 DESCENTRALIZA- Até a 5 anos após a Eliminação
ÇÃO DE RECURSOS. aprovação aprovação
DSTRIBUIÇÃO das contas das contas
ORÇAMENTAL
031.24 ACOMPANHAMEN- Até a 5 anos após a Eliminação
TO DE DESPESA aprovação aprovação
MENSAL das contas das contas
(PESSOAL/DÍVIDA)
032 GESTÃO Até a 5 anos após a Eliminação
FINANCEIRA aprovação aprovação
das contas das contas
032.1 FUNDOS ESPECIAIS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
032.2 BOLSAS DE VALOR 5 anos 5 anos Guarda
permanente
032.3 REAJUSTAMENTO 5 anos 5 anos Guarda
DE ORÇAMENTOS. permanente
CRÉDITOS
ADICIONAIS
032.4 PROGRAMAÇÃO Até a 5 anos após a Eliminação
FINANCEIRA DE aprovação aprovação
DESEMBOLSO das contas das contas
032.41 PLANO Até a 5 anos após a Eliminação
OPERATIVO. aprovação aprovação
CRONOGRAMA DE das contas das contas
DESEMBOLSO
033 ESTÍMULOS Até a 5 anos após a Eliminação
FINANCEIROS E aprovação aprovação
CREDITÍCIOS das contas das contas
034 OPERAÇÕES
BANCÁRIAS
034.1 CONTA Até a 5 anos após a Guarda
INDIVIDUAL aprovação aprovação permanente
das contas das contas
034.2 CONTA CONJUNTA Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
034.3 ASSINATURAS Até a 5 anos após a Eliminação
AUTORIZADAS aprovação aprovação
das contas das contas
034.4 PAGAMENTOS EM Até a 5 anos após a Eliminação
MOEDA NACIONAL aprovação aprovação
das contas das contas
034.5 PAGAMENTOS Até a 5 anos após a Eliminação
EM MOEDA aprovação aprovação
ESTRANGEIRA das contas das contas

68

68
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
030 ORÇAMENTO Até à 5 anos Guarda
vigência permanente
034.6 EXTRATOS DE Até a 5 anos após a Eliminação
CONTAS aprovação aprovação
das contas das contas
035 BALANÇOS. Até a 5 anos após a Eliminação
BALANCETES aprovação aprovação
das contas das contas
036 PRESTAÇÃO DE Até a 5 anos após a Guarda
CONTAS aprovação aprovação permanente
das contas das contas
039 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES AO
ORÇAMENTO
039.1 IMPOSTOS E TAXAS. Até a 5 anos após a Guarda
VALORES aprovação aprovação permanente
TRIBUTÁRIOS das contas das contas

PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
040.1 CADASTRO DE 5 Anos ---------------- Eliminação
FORNECEDORES
041 BENS IMÓVEIS 4 anos 5 anos Guarda Opcionalmente, o órgão
permanente pode ficar com cópias para
consulta após o recolhimento.
041.1 FORNECIMENTO E Os documentos que não
MANUTENÇÃO DE envolvam pag amentos
SERVIÇOS BÁSICOS podem ser eliminados
decorridos 2 anos
041.11 ÁGUA E ESGOTO Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
041.12 LUZ Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
041.2 CONDOMÍNIO Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
041.3 AQUISIÇÃO

041.31 COMPRA Até a 5 anos após a Guarda

aprovação aprovação permanente
das contas das contas

69

69
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
041.32 CEDÊNCIA 4 anos 5 anos Guarda Para transacções que envol-
permanente vam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
041.33 DOAÇÃO 4 anos 5 anos Guarda Para transacções que envol-
permanente vam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
041.34 PERMUTA 4 anos 5 anos Guarda Para transacções que envol-
permanente vam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
041.35 ALUGUER. LOCA- Até a 5 anos após a Eliminação
ÇÃ[Link]- aprovação aprovação
NTO. CONTRATO. das contas das contas
COMODATO
041.39 OUTRAS FORMAS Até a 5 anos após a Eliminação
DE AQUISIÇÃO aprovação aprovação
das contas das contas
041.4 ALIENAÇÃO
041.41 VENDA Até a 5 anos após a Guarda Para transacções que envol-
aprovação aprovação permanente vam pagamentos de despesas
das contas das contas pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
051.42 CEDÊNCIA Até a 5 anos após a Guarda Para transacções que envol-
aprovação aprovação permanente vam pagamentos de despesas
das contas das contas pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).

70

70
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
041.43 DOAÇÃO Até a 5 anos após a Guarda Para transacções que envol-
aprovação aprovação permanente vam pagamentos de despesas
das contas das contas pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
041.44 PERMUTA Até a 5 anos após a Guarda Para transacções que envol-
aprovação aprovação permanente vam pagamentos de despesas
das contas das contas pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda permanente).
041.45 DESAPROPRIAÇÃO. Até a 5 anos após a Guarda
DESPEJO. aprovação aprovação permanente
REATRIBUIÇÃO. das contas das contas
REIVINDICAÇÃO
DE DOMÍNIO.
ABATE
041.5 OBRAS
041.51 CONSTRUÇÃO Até a 5 anos após a Guarda
aprovação aprovação permanente
das contas das contas
041.52 REABILITAÇÃO Até a 5 anos após a Guarda
aprovação aprovação permanente
das contas das contas
041.53 RECUPERAÇÃO Até a 5 anos após a Guarda
aprovação aprovação permanente
das contas das contas
041.54 RESTAURAÇÃO Até a 5 anos após a Guarda
aprovação aprovação permanente
das contas das contas
041.6 MANUTENÇÃO E Os documentos que não
REPARAÇÃO DE envolvam pag amentos
IMÓMEIS. (inclusive podem ser eliminados
licitação) decorridos 2 anos.
041.61 MANUTENÇÃO DE Até a 5 anos após a Guarda
ELEVADORES aprovação aprovação permanente
das contas das contas
041.62 MANUTENÇÃO DE Até a 5 anos após a Eliminação
AR CONDICIONADO aprovação aprovação
das contas das contas
041.63 MANUTENÇÃO DE Até a 5 anos após a Eliminação
SUBESTAÇÃO E aprovação aprovação
GERADORES das contas das contas
041.64 LIMPEZA. Até a 5 anos após a Eliminação
IMUNIZAÇÃO. aprovação aprovação
DESINFESTAÇÃO. das contas das contas
JARDINAGEM

71

71
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
041.69 OUTROS SERVIÇOS Caberá a cada órgão, o
DE MANUTENÇÃO desenvolvimento deste
subgrupo, de acordo com as
necessidades específicas.
041.9 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES A
BENS IMÓVEIS
041.91 CONTROLO DE 5 anos ---------------- Eliminação
ENTRADAS E
SAÍDAS (de bens e
pessoas)
041.92 MUDANÇAS
041.93 PARA OUTROS Até a 5 anos após a Eliminação
IMÓVEIS aprovação aprovação
das contas das contas
041.93 PARA OUTROS Até a 5 anos após a Eliminação
IMÓVEIS aprovação aprovação
das contas das contas
041.94 DENTRO DO Até a 5 anos após a Eliminação Os documentos que não
MESMO IMÓVEL aprovação aprovação envolvam pag amentos
das contas das contas podem ser eliminados
decorridos 2 anos
041.95 USO DE Até a 5 anos após a Eliminação
DEPENDÊNCIAS, aprovação aprovação
TERRAÇOS E CAVES das contas das contas
042 BENS MÓVEIS
042.1 TRANSPORTES
042.2 AQUISIÇÃO Os documentos cujos
transportes não tenham sido
adquiridos podem ser
eliminados após 2 anos.
042.21 COMPRA Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
042.22 ALUGUER Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
042.23 CEDÊNCIA. 4 anos 5 anos Eliminação Para transacções que envol-
DOAÇÃO. PERMUTA. vam pagamentos de despesas
TRANSFERÊNCIA pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
guarda eliminação).
042.3 REGISTO. Até a 5 anos Eliminação
LICENCIAMENTO alienação
042.4 ALIENAÇÃO.
LICITAÇÃO

72

72
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
042.41 VENDA. LEILÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
ABATE aprovação aprovação
das contas das contas
042.42 COMBUSTÍVEIS E Até a 5 anos após a Eliminação
LUBRIFICANTES. aprovação aprovação
LIMPEZA. das contas das contas
MANUTENÇÃO E
REPARAÇÃO DE
MÓVEIS.
042.5 ACIDENTES. Até a 5 anos após a Eliminação Para acidentes com vítimas
INFRACÇÕES. aprovação aprovação o prazo de guarda dos docu-
MULTAS das contas das contas mentos deverá ser de 25 anos.
042.9 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES A
MÓVEIS
042.91 CONTROLO DE 3 anos ---------------- Eliminação
USO DE
TRANSPORTES
042.911 INVENTÁRIO Até a 5 anos após a Guarda
aprovação aprovação permanente
das contas das contas
042.912 REQUISIÇÃO 3 anos ---------------- Eliminação
042.913 AUTORIZAÇÃO 3 anos ---------------- Eliminação
PARA USO FORA DO
HORÁRIO DE
EXPEDIENTE
042.914 PARQUEAMENTO. 3 anos ---------------- Eliminação
GARAGEM
043 MATERIAL
BENS MATERIAIS
043.1 MATERIAL
DURADOURO
043.11 AQUISIÇÃO
043.111 COMPRA Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
043.112 LICITAÇÃO Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
043.113 ALUGUER. Até a 5 anos após a Eliminação
COMODATO. aprovação aprovação
LEASING das contas das contas
043.114 CEDÊNCIA. Até à 5 anos Eliminação
EMPRÉSTIMO vigência
043.115 PERMUTA. DOAÇÃO 5 anos 6 anos Eliminação
043.116 TRANSFERÊNCIA. 5 anos 6 anos Eliminação
DOAÇÃO

73

73
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
043.117 REVERSÃO. 5 anos 6 anos Eliminação
HERANÇA
043.118 FABRICO. 5 anos 6 anos Eliminação
PRODUÇÂO
043.119 OUTRAS FORMAS 5 anos 6 anos Eliminação
DE AQUISIÇÃO
043.2 MATERIAL NÃO
DURADOURO
043.21 COMPRA Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
043.22 CEDÊNCIA. 5 anos 6 anos Eliminação
DOAÇÃO. PERMUTA
043.23 CONFECÇÃO DE Até a 5 anos após a Eliminação
IMPRESSOS aprovação aprovação
das contas das contas
043.3 MOVIMENTAÇÃO Para os documentos referen-
DE MATERIAL tes a produtos e insumos
(duradouro e não químicos e outras substâncias
duradouro) entorpecentes, observar os
prazos da legislação específica
vigente.
043.31 TERMOS DE RES- Até a 5 anos após a Eliminação
PONSABILIDADE aprovação aprovação
das contas das contas
043.32 CONTROLO DE 3 anos ---------------- Eliminação Para os documentos referen-
STOCK tes a produtos e insumos
químicos e outras substâncias
entorpecentes, observar os
prazos da legislação específica
vigente.
043.33 EXTRAVIO. ROUBO. Até a 5 anos Eliminação Para os documentos referen-
DESAPARECIMEN- conclusão do tes a produtos e insumos
TO caso químicos e outras substâncias
entorpecentes, observar os
prazos da legislação específica
vigente.
043.34 TRANSPORTE DE 3 anos ---------------- Eliminação
MATERIAL
043.35 AUTORIZAÇÃO DE 2 anos ---------------- Eliminação Para os documentos referen-
SAÍDA DE tes a produtos e insumos
MATERIAL. BAIXA químicos e outras substâncias
(material duradouro e entorpecentes, observar os
não duradouro) prazos da legislação específica
vigente.
043.36 ARMAZENAMENTO. 3 anos ---------------- Eliminação
DEPÓSITO
043.4 ALIENAÇÃO. ABATE

74

74
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
043.41 VENDA. LEILÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
HASTA-PÚBLICA aprovação aprovação
das contas das contas
043.5 INSTALAÇÃO E
MANUTENÇÃO
043.51 REQUISIÇÃO E Até a 5 anos após a Eliminação
CONTRATAÇÃO DE aprovação aprovação
SERVIÇOS (inclusive das contas das contas
licitação)
043.511 SERVIÇOS Até a 5 anos após a Eliminação
INTERNOS aprovação aprovação
das contas das contas
043.512 SERVIÇOS Até a 5 anos após a Eliminação
EXTERNOS aprovação aprovação
das contas das contas
043.6 INVENTÁRIO Até a 5 anos após a Guarda O inventário do material
aprovação aprovação permanente duradouro será de guarda
das contas das contas /Eliminação permanente e o de material
não será de eliminado.
043.9 OUTROS ASSUNTOS Caberá a cada órgão, o
REFERENTES A desenvolvimento deste
BENS MATERIAIS subgrupo, de acordo com as
necessidades específicas.
043.91 ESPECIFICAÇÃO. 3 anos ---------------- Eliminação
PADRONIZAÇÃO.
CODIFICAÇÃO.
PREVISÃO
043.92 IDENTIFICAÇÃO. 3 anos ---------------- Eliminação
CLASSIFICAÇÃO.
CATALOGAÇÃO.
CATÁLOGO
043.93 SERVIÇOS DE 2 anos ---------------- Eliminação
REPROGRAFIA
043.931 REQUISIÇÃO 2 anos ---------------- Eliminação
043.932 CONTROLO 2 anos ---------------- Eliminação
049 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES A
PATRIMÓNIO
049.1 GUARDA E 3 anos ---------------- Eliminação
SEGURANÇA.
GUARNIÇÃO.
SENTINELA.
PLANTÃO
049.11 SEGUROS Até a 5 anos após a Eliminação Os documentos que não
aprovação aprovação envolvam pag amentos
das contas das contas podem ser eliminados
decorridos 2 anos.
049.12 PREVENÇÃO E 3 anos ---------------- Eliminação
COMBATE AO
INCÊNDIO.
BOMBEIROS

75

75
 CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
040 PATRIMÓNIO Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.
049.13 SINISTRO Até a 5 anos Eliminação
conclusão do
caso
049.14 VISTORIAS. Até a 5 anos Eliminação
SINDICÂNCIAS. conclusão do
PERÍCIAS TÉCNICAS caso

PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
050 DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
050.1 PUBLICAÇÃO DE
MATÉRIAS
050.11 NO BOLETIM DA Até a 5 anos após a Eliminação
REPÚBLICA aprovação aprovação
das contas das contas
050.12 EM LIVROS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
050.13 EM REVISTAS E
JORNAIS
050.131 NACIONAIS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
050.132 INTERNACIONAIS Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
050.14 EM OUTROS Até a 5 anos após a Eliminação
PERIÓDICOS aprovação aprovação
das contas das contas
051 PRODUÇÃO
EDITORIAL
051.1 COMPOSIÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
REVISÃO aprovação aprovação
das contas das contas
051.2 DISTRIBUIÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
PROMOÇÃO. aprovação aprovação
DIVULGAÇÃO das contas das contas
051.3 SERVIÇOS Até a 5 anos após a Eliminação
GRÁFICOS aprovação aprovação
das contas das contas
052 DOCUMENTAÇÃO
ARQUIVÍSTICA

76

76
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
050 DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
052.1 LEGISLAÇÃO E Até à 5 anos Guarda
REGULAMENTAÇÃ vigência permanente
O. POLÍTICA E
SISTEMA
NACIONAL DE
ARQUIVOS.
POLÍTICA DE
ACESSO AOS
DOCUMENTOS DE
ARQUIVO.
052.2 RELAÇÃO, Até à 5 anos Guarda
FILIAÇÃO E vigência permanente
PARCERIA COM O
CONSELHO
INTERNACIONAL
DE ARQUIVOS E
INSTITUIÇÕES
CONGÉNERES
052.3 GESTÃO DE
DOCUMENTOS
052.31 NORMAS E Até à 5 anos Guarda
MANUAIS vigência permanente
052.32 PRODUÇÃO 5 anos ---------------- Eliminação
DOCUMENTAL.
LEVANTAMENTO.
DIAGNÓSTICO.
FLUXO
052.33 PROTOCOLO: 3 anos ---------------- Eliminação
recepção, tramitação,
expedição, classificação
e arquivamento.
052.34 CLASSIFICAÇÃO DE 3 anos ---------------- Eliminação Para o código de classificação
DOCUMENTOS. prazo total de guarda do
CÓDIGO DE documento é de 100 anos,
CLASSIFICAÇÃO devendo o órgão permanecer
com um exemplar por igual
período. Um outro exemplar
deverá compor o conjunto
documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo
052.31, seguindo a tempo-
ralidade e destinação
previstas para o mesmo.
052.341 CLASSIFICAÇÃO 3 anos ---------------- Eliminação
QUANTO AO
GÉNERO
052.342 CLASSIFICAÇÃO 3 anos ---------------- Eliminação
QUANTO À ESPÉCIE
052.343 CLASSIFICAÇÃO 3 anos ---------------- Eliminação
QUANTO À
NATUREZA DO
ASSUNTO
052.35 MÉTODOS DE 3 anos ---------------- Eliminação
ARQUIVAMENTO

77

77
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
050 DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
052.4 DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS
052.41 ANÁLISE. 5 anos 5 anos Guarda
AVALIAÇÃO. permanente
SELECÇÃO
052.411 TABELA DE Até à ---------------- Eliminação Para o código de classificação
TEMPORALIDADE vigência prazo total de guarda do
documento é de 100 anos,
devendo o órgão permanecer
com um exemplar por igual
período. Um outro exemplar
deverá compor o conjunto
documental NORMAS E
MANUAIS do subgrupo
052.31, seguindo a
temporalidade e destinação
previstas para o mesmo.
052.42 ELIMINAÇÃO 5 anos ---------------- Guarda
permanente
052.421 AUTOS. LISTA E 5 anos ---------------- Guarda
EDITAIS DE permanente
ELIMINAÇÃO
052.43 TRANSFERÊNCIA. 5 anos ---------------- Guarda
RECOLHA permanente
052.431 GUIAS E TERMOS 5 anos ---------------- Guarda
DE TRANSFERÊN- permanente
CIA
052.432 GUIAS, RELAÇÕES E 5 anos ---------------- Guarda
TERMOS DE permanente
RECOLHA
052.433 LISTAGENS 5 anos ---------------- Guarda
DESCRITIVAS DO permanente
ACERVO
052.434 CONSULTAS. 2 anos após a ---------------- Eliminação
EMPRÉSTIMOS devolução
052.435 ASSESSORIA E Até a 5 anos após a Eliminação
ASSITÊNCIA aprovação aprovação
TÉCNICA das contas das contas
053 ASSESSORIA E Até a 5 anos após a Eliminação
ASSIGESTÃO DE aprovação aprovação
DOCUMENTOS das contas das contas
ELECTRÓNICOS.
INFORMÁTICA
TÉCNICA
053.1 IDENTIFICAÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
DESCRIÇÃO aprovação aprovação
das contas das contas
053.2 PLANOS E
PROJECTOS
053.3 PROGRAMAS. Até a 5 anos após a Guarda
SISTEMAS. REDES aprovação aprovação permanente
das contas das contas
053.31 MANUAIS 4 anos 5 anos Guarda
TÉCNICOS permanente

78

78
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
050 DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
053.32 MANUAIS DO 4 anos 5 anos Guarda
UTILIZADOR permanente
053.33 SOFTWARE. Até a 5 anos após a Eliminação
HARDRWARE. aprovação aprovação
DISCOS E das contas das contas
DISQUETES
053.4 DIGITALIZAÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
INFORMATIZAÇÃO aprovação aprovação
das contas das contas
053.5 AUTENTICIDADE. Até a 5 anos após a Eliminação
SISTEMA DE aprovação aprovação
SEGURANÇA das contas das contas
053.6 ASSISTÊNCIA
TÉCNICA
054 DOCUMENTAÇÃO Até a 5 anos após a Guarda
BIBLIOGRÁFICA aprovação aprovação permanente
(livros, periódicos, das contas das contas
folhetos e audiovisuais).
054.1 NORMAS E Até à 5 anos Guarda
MANUAIS vigência permanente
054.2 NORMAS E MANA- Até a 5 anos após a Eliminação Os documentos referentes a
QUISIÇÃO (no país e aprovação aprovação material bibliográfico não
no estrangeiro)UAIS das contas das contas adquirido serão eliminados
após 2 ano.
054.21 COMPRA Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
054.22 DOAÇÃO 4 anos 5 anos Eliminação Para transacções que envol-
vam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
eliminação).
054.23 PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminação Para transacções que envol-
vam pagamentos de despesas
pendentes, utilizar prazos
para documentos financeiros
(Até aprovação das contas +
5 anos a contar da data da
aprovação das contas e
eliminação).
054.3 REGISTO 3 anos ---------------- Eliminação
054.4 CATALOGAÇÃO. 3 anos ---------------- Eliminação
CLASSIFICAÇÃO.
INDEXAÇÃO
054.5 REFERÊNCIA E 3 anos ---------------- Eliminação
CIRCULAÇÃO
054.51 CONSULTA. 3 anos ---------------- Eliminação
EMPRÉSTIMO
054.52 INVENTÁRIO. Até a 5 anos após a Guarda
BAIXA aprovação aprovação permanente
das contas das contas

79

79
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
050 DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO
054.53 INTERCÂMBIO 3 anos ---------------- Eliminação
ENTRE
BIBLIOTECAS
054.54 HORÁRIO DA 3 anos ---------------- Eliminação
BIBLIOTECA
054.55 PEDIDO E 3 anos ---------------- Eliminação
ATRIBUIÇÃO DE
CARTÃO DE LEITOR
054.56 RENOVAÇÃO DE 3 anos ---------------- Eliminação
CARTOES DE
LEITOR
054.57 ASSISTÊNCIA 6 anos ---------------- Eliminação
TÉCNICA
055 DOCUMENTAÇÃO A temporalidade e destinação
MUSEOLÓGICA dos documentos será deter-
minada de acordo com as
necessidades específicas do
órgão
056 CONSERVAÇÃO E Até à 5 anos Guarda
PRESERVAÇÃO DE vigência permanente
DOCUMENTOS.
REPRODUÇÃO DE
DOCUMENTOS
Estudos, projectos e
normas
056.1 DESINFESTAÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação Para documentos que não
HIGIENIZAÇÃO aprovação aprovação envolvam pag amentos,
das contas das contas eliminar após 3 anos.
056.2 ARMAZENAMENTO. Até a 5 anos após a Eliminação
DEPÓSITO aprovação aprovação
das contas das contas
056.3 RESTAURAÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação Para documentos que não
ENCADERNAÇÃO aprovação aprovação envolvam pag amentos,
das contas das contas eliminar após 3 anos.
056.4 SISTEMA DE 5 anos ---------------- Guarda
PREVENÇÃO E permanente
DETECÇÃO DE
INCÊNDIOS.
EXTINTORES
056.5 SISTEMA DE 5 anos ---------------- Guarda
SEGURANÇA permanente
CONTRA O ROUBO
E VANDALISMO
056.6 MICROFILMAGEM. Até a 5 anos após a Eliminação
REPROGRAFIA aprovação aprovação
das contas das contas
059 OUTROS ASSUNTOS
REFERENTES À
DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO

80

80
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
060 COMUN ICAÇÕES Até à 5 anos Guarda
Normas, regulamenta- vigência permanente
ções, directrizes, estatutos,
procedimentos, estudos
e/ou decisões de carácter
geral.

061 SERVIÇO POSTAL

061.1 SERVIÇO DE ENVIO
E ENTREGA
EXPRESSA
061.11 NACIONAL Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
061.12 INTERNACIONAL Até a 5 anos após a Eliminação
aprovação aprovação
das contas das contas
061.9 OUTROS SERVIÇOS Até a 5 anos após a Eliminação
POSTAIS aprovação aprovação
das contas das contas
062 OUTROS SERVIÇOS
SERVIÇO
TELEFÓNICO. FAX .
TELEMÓVEL
POSTAIS
062.1 INSTALAÇÃO. Até a 5 anos após a Eliminação
TRANSFERÊNCIA. aprovação aprovação
MANUTENÇÃO. das contas das contas
REPARAÇÃO
062.2 LIGAÇÕES.
OBTENÇÃO DE
COMUNICAÇÃO
AUTOMÁTICA
062.21 URBANAS 3 anos ---------------- Eliminação
062.22 INTERURBANAS 3 anos ---------------- Eliminação
062.23 REGIONAIS 3 anos ---------------- Eliminação
062.24 INTERNACIONAIS 3 anos ---------------- Eliminação
062.25 TEMPORIZAÇÃO E
CUSTOS DE
CHAMADAS
062.251 NO POSTO DO 3 anos ---------------- Eliminação
ASSINANTE
062.252 NO POSTO PÚBLICO 3 anos ---------------- Eliminação
062.26 CÓDIGOS DE 3 anos ---------------- Eliminação
ACESSO.
INDICATIVOS DE
ACESSO
062.3 SERVIÇOS DE 3 anos ---------------- Eliminação
URGÊNCIA E DE
UTILIDADE
PÚBLICA
062.4 REGULAMENTOS Até à 5 anos Guarda
DE SERVIÇOS vigência permanente
TELEFÓNICOS

81
81
 PRAZ OS DE G U AR D A

CÓ DIG O ASSUNT O AR Q UIV O AR Q UIV O DESTINA Ç ÃO FIN AL OBSE RV A ÇÃ O

CO R RENT INTERME D
E I-ÁRIO
060 COMUNICAÇÕES
Normas, regulamentações, directr izes, estatutos, Até à
procedimentos, estudos e/ou decisões de carácter vigência Guarda permanente
geral.

062.5 CON TAS TELEFÓNICAS. FACTURAÇÃO

-----------------
062.51 PAGAMENTOS 5 anos Eliminação
RECLAMAÇÕES 5 anos ----------------- Eliminação
062.52
Até
062.53 PEDIDOS DE PAGAMENTO EM PRESTAÇÕES liquidação ----------------- Eliminação
das contas
SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E Até a 5 anos após
062.6 Eliminação
aprovação a aprovação
IMAGEM. das contas das contas

062.7 LISTAS TELEFÓNICAS Até a ----------------- Eliminação

vigência

Até a 5 anos após

063 Eliminação
SERVIÇO DE TELEX aprovação a aprovação
das contas das contas

063.1 Até a 5 anos após Eliminação

INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARAÇÃO aprovação a aprovação
das conta s das contas

Até a 5 anos após Eliminação

064 SERVIÇO DE RÁDIO aprovação a aprovação
das contas das contas

Até a 5 anos após Eliminação

064.1
INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARAÇÃO aprovação a aprovação
das contas das contas
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
069 COMUNICAÇÕES

070 VAGA

080 VAGA

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES

090 À ADMINISTRAÇÃO GERAL

091 ACÇÕES JUDICIAIS 5 anos 95 anos Guarda permanente

82
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
900 ASSUNTOS
DIVERSOS
910 SOLENIDADES. 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
COMEMORAÇÕES. programação, discursos,
HOMENAGENS. palestras e trabalhos apre-
DISCURSOS. sentados por técnicos do
PALESTRAS órgão, serão de guarda
permanente.
920 CONGRESSOS. 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
CONFERÊNCIAS. programação, discursos,
SEMINÁRIOS. palestras e trabalhos apre-
SIMPÓSIOS. sentados por técnicos do
ENCONTROS. órgão, serão de guarda
CONVENÇÕES. permanente.
CICLOS DE
PALESTRAS.
WORKSHOPS.
MESAS REDONDAS
921 PROMOVIDOS PELO
ÓRGÃO
921.1 NO TERRITÓRIO 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
NACIONAL programação, discursos,
palestras e trabalhos apre-
sentados por técnicos do
órgão, serão de guarda
permanente.
921.2 NO ESTRANGEIRO 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
programação, discursos,
palestras e trabalhos apre-
sentados por técnicos do
órgão, serão de guarda
permanente.
922 PROMOVIDOS POR
OUTROS ÓRGÃOS
922.1 NO TERRITÓRIO 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
NACIONAL programação, discursos,
palestras e trabalhos apre-
sentados por técnicos do
órgão, serão de guarda
permanente.
922.2 NO ESTRANGEIRO 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
programação, discursos,
palestras e trabalhos apre-
sentados por técnicos do
órgão, serão de guarda
permanente.
930 FEIRAS. SALÕES. 2 anos ---------------- Eliminação Quanto à planificação,
EXPOSIÇÕES. programação, discursos,
MOSTRAS. palestras e trabalhos apre-
CONCURSOS. sentados por técnicos do
FESTAS órgão, serão de guarda
permanente.
940 VISITAS E 2 anos ---------------- Eliminação
VISITANTES
950 VAGA

83
83
 PRAZOS
DE GUARDA
CÓDIGO ASSUNTO ARQUIVO ARQUIVO DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERME- FINAL
DIÁRIO
900 ASSUNTOS
DIVERSOS
960 VAGA
970 VAGA
980 VAGA
990 ASSUNTOS
TRANSITÓRIOS
991 APRESENTAÇÃO. 2 anos ---------------- Eliminação
RECOMENDAÇÃO
992 AVISOS. 2 anos ---------------- Eliminação
COMUNICADOS E
INFORMES
993 AGRADECIMENTOS. 2 anos ---------------- Eliminação
CONVITES.
FELICITAÇÕES.
CONDOLÊNCIAS
994 PROTESTOS. 2 anos ---------------- Eliminação
REIVINDICAÇÕES.
SUGESTÕES
995 PEDIDOS, OFERTAS 2 anos ---------------- Eliminação
E INFORMAÇÕES
DIVERSAS
996 ASSOCIAÇÕES
996.1 CULTURAIS 2 anos ---------------- Eliminação
996.2 DE AMIGOS 2 anos ---------------- Eliminação
996.3 DE FUNCIONÁRIOS 2 anos ---------------- Eliminação

84

84
 Anexo IV

Classificador
de Informações
na Administração Pública

Decreto Presidencial nº 9 /2003

de 29 de Dezembro

85
 REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
COMISSÃO NACIONAL PARA IMPLEMENTAÇÃO
DAS NORMAS DO SEGREDO DO ESTADO (CPISE)
(DECRETO PRESIDENCIAL N.º 9/93, DE 29 DEZEMBRO – BR N.º 52/I SÉRIE)

CLASSIFICADOR DE INFORMAÇÕES NA FUNÇÃO PÚBLICA

N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

SEGREDO DO ESTADO: É
atribuída a classificação de Segredo
do Estado à informação e materiais
do mais elevado grau de restrição
do acesso, cuja divulgação ou
conhecimento por pessoas não
autorizadas possa implicar
consequências excepcionalmente
graves para o país e outros estados
ou organizações internacionais de
que Moçambique faça parte em
virtude de poderem:

– Conduzir a situações que

possam afectar as condições da
defesa do país ou os altos
interesses do Estado;
– Comprometer a Segurança
do Estado ou de assuntos de
carácter técnico-científico de alto
interesse nacional.
Processo de preparação de
deslocações internas e externas
das seguintes entidades: Presidente
da República, Presidente da
Assembleia da República, Primeiro-
01 -Ministro, Presidente do Conselho Segredo do Estado Até/Divulgação
Constitucional, Presidente do
Tribunal Supremo, Presidente do
Tribunal Administrativo,
Procurador-Geral da República,
bem como visitas de seus
homólogos ao país.
Decisões do Chefe do Estado, com
relação ao conflito territorial Segredo do Estado 10 Anos Necessidade de Conhecer
02
(matéria constitucional).

Estratégias de fortalecimento da
capacidade de supervisão da Segredo do Estado 5 Anos Necessidade de Conhecer
03 segurança territorial.

Matérias preparatórias que

04 envolvam conflitos do Estado. Segredo do Estado 10 Anos Necessidade de Conhecer

Matérias preparatórias que

05 permitam a tomada de decisões
pelos órgãos da Administração Segredo do Estado 5 Anos Necessidade de Conhecer
Pública sobre assuntos de
soberania.

87

87
N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Relatório técnico sobre matérias

06 de investigação que justifiquem a Segredo do Estado 5 Anos Necessidade de Conhecer
classificação de Segredo do Estado.

Pareceres que justifiquem Permanente

07 classificação de Segredo do Estado. Segredo do Estado Necessidade de Conhecer

Despacho que justifiquem a

08 classificação de Segredo do Estado. Até a Divulgação Necessidade de Conhecer

Assistência médica (relatórios

médicos, da junta nacional, das
perícias médicas legais e outros),
das seguintes entidades: Presidente
da República, Presidente da Necessidade de Conhecer
Assembleia da República, Primeiro- Segredo do Estado Indeterminado
09
-Ministro, Presidente do Conselho
Constitucional, Presidente do
Tribunal Supremo, Presidente do
Tribunal Administrativo e
Procurador-Geral da República.

Memorandos de entendimento,
10 cuja matéria justifique a Segredo do Estado Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
classificação de Segredo do Estado.

N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Secreto – É atribuída a classificação

de Secreto à informação e materiais
cuja divulgação ou conhecimento
por pessoas não autorizadas possa
ter consequências graves para o
país e outros estados ou
organizações internacionais de que
Moçambique faça parte em virtude
de poderem:

– Comprometer os interesses
vitais do Estado;

– Pôr em causa a concretização

de empreendimentos e planos;

– Revelar procedimentos em
curso relacionados com a
segurança do Estado.

Processo de preparação de
01 deslocações internas e externas Secreto Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
dos membros do Governo e
equiparados.
Estudos e propostas sobre novo
02 ordenamento administrativo/ Secreto Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
autárquico e territorial.
03 Material de Cifras. Secreto Permanente Necessidade de Conhecer

Projectos de estudos, construção

04 e protecção de grandes barragens, Secreto Permanente Necessidade de Conhecer
estradas regionais, nacionais e
grandes pontes.

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N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Projectos de captação, tratamento,

05 armazenamento, protecção e Secreto Permanente Necessidade de Conhecer
distribuição de água para o
consumo
Projectos e/ou informações dos
Ministérios e outros organismos
centrais do Aparelho do Estado a
06 submeter ao Conselho de Secreto Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Ministros, cujo impacto não
justifique a classificação de Segredo
do Estado.
Projectos de estudo e exploração
07 dos recursos naturais protegidos. Secreto Permanente Necessidade de Conhecer

Planos de protecção da integridade

08 dos membros do Governo, altas
individualidades e outras entidades Secreto Permanente Necessidade de Conhecer
do mesmo nível.
Projectos e acordos de cooperação
com grande impacto no
09 Orçamento Geral do Estado e nos Secreto Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
programas de desenvolvimento
socio-económico.
Processos judiciais relevantes em
10 segredo de Justiça. Secreto Até/Conclusão Necessidade de Conhecer

Matérias de interesse vital para o

Estado resultantes do
11 relacionamento do país com os Secreto Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
organismos internacionais.
Monitoria e avaliação dos projectos
12 que justifiquem a classificação de Secreto Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
Secreto.

13 Concepção, instalação e segurança Secreto Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

de sistemas e redes informáticas.
Relatório técnico de matérias de
14 investigação que justifiquem a Secreto Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
classificação de Secreto.
Matéria de consultoria solicitada
às instituições nacionais e Até 5 Anos
15 internacionais e os respectivos Secreto Necessidade de Conhecer
resultados.
Pareceres e despachos que não
16 justifiquem classificação de Secreto Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
Segredo do Estado.
Processo de demarcações de
17 fronteiras terrestres, marítimas e Secreto Permanente Necessidade de Conhecer
outras.
Propostas de decisão do Primeiro-
Ministro sobre remuneração dos
18 dirigentes fora do sistema Secreto Até/Aprovação Necessidade de Conhecer
remuneratório das carreiras e dos
dirigentes superiores do Estado.
Memorandos de entendimento,
19 cuja matéria não justifique a Secreto Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
classificação de Segredo do Estado.

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N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Confidencial – É atribuída a
classificação de Confidencial à
informação e materiais cuja
divulgação não autorizada possa:
– Afectar a normal produção de Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
bens e serviços fundamentais;
– Ocasionar danos na actividade
dos órgãos do Estado e suas
dependências.

Relatórios e recomendações a
serem submetidos aos organismos
01 nacionais e internacionais com os Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
quais o Governo mantém
relacionamento.
Matérias preparatórias e decisões
dos órgãos de soberania que
02 permitam a tomada de decisões,
relativas a assuntos de menor Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
impacto e/ou que não justifiquem
classificação superior.

Projectos de estudos, construção

03 e protecção de médias barragens. Confidencial Até/Aprovação Necessidade de Conhecer

Projectos e informações dos

Ministérios e outros organismos
centrais do Aparelho do Estado a
04 submeter ao Conselho de Ministros Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
cujo impacto não justifique a
classificação superior..

Projectos para instalação de um

05 sistema de controlo e gestão de Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
espectros de rádio.

Projectos científicos para o

06 desenvolvimento nacional. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer

07 Declaração dos bens patrimoniais

dos dirigentes do Estado. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer

Processos individuais dos

08 funcionários do Estado. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer

Processos disciplinares dos Confidencial Até/Efectivação Necessidade de Conhecer

09 funcionários do Estado.
Proposta de nomeação, cessação
10 de funções, substituição, Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
acumulação e interinidade.
11 Propostas de planos e orçamentos. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
Assistência logística, administrativa
12 e financeira aos Presidentes da Até/Divulgação
República e da Assembleia da Confidencial Necessidade de Conhecer
República cessantes.
13 Relatórios de inspecção e auditoria. Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Políticas e estratégias de
14 desenvolvimento de recursos Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
humanos.

90
90
N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

15 Banco de dados do «SIP» dos Confidencial Até/Realização Necessidade de Conhecer

funcionários públicos.
Processos de elaboração dos
exames escolares e outros que
justifiquem a classificação de
16 Confidencial, sua reprodução, Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
empacotamento, envio e respectiva
codificação.
17 Proposta da tabela salarial. Confidencial Até 2 Anos Necessidade de Conhecer

Gestão orçamental (conta do

18 Governo, talão de depósito, Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
cheques, folha de salário e outros).
Elaboração dos planos e estratégias
19 de desenvolvimento institucional Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
inscritos no PES.

20 Pareceres que não justifiquem a Confidencial Necessidade de Conhecer

classificação superior. Até/Realização

Preparação de discursos para os

21 diversos eventos sectoriais. Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

Estudos que permitam criar uma

22 organização eficiente na rede Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
comercial, industrial e de serviços.

23 Despachos que não justifiquem a Até 5 Anos

classificação superior. Confidencial Necessidade de Conhecer

Fiscalização de actividades de
24 órgãos do Estado e de outras Confidencial Até 3 Anos Necessidade de Conhecer
entidades.
25 Planos de investimentos. Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

Desenvolvimento de estratégias de Até 5 Anos

26 restauração de empresas públicas. Confidencial Necessidade de Conhecer

27 Política sobre acesso universal das Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
telecomunicações.

Exposições e petições submetidas

28 ao Estado pelos trabalhadores em Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
conflito com as empresas alienadas
ou públicas.

Monitoria e avaliação dos projectos

29 que justifiquem a classificação de Confidencial Até 4 Anos Necessidade de Conhecer
Confidencial.

30 Resultados de inquéritos ou Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

sindicâncias.
31 Base de dados dos projectos. Confidencial Até 3 Anos Necessidade de Conhecer

32 Relatórios dos Conselhos Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

Consultivo e Coordenador.

Relatório técnico de matérias de

33 investigação que justifiquem a Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
classificação de Confidencial.

91
91
N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

34 Relatórios dos Conselhos Confidencial Até 3 Anos Necessidade de Conhecer

Consultivo e Coordenador.
Relatório técnico de matérias de
35 investigação que justifiquem a Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
N/O classificação de Confidencial.
DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO
34 Fundos consignados. Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
34 Relatórios dos Conselhos Confidencial Até 3 Anos Necessidade de Conhecer
Consultivo
Visão e Coordenador.
estratégica das instituições.
35 Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Relatório técnicoacreditação
Parecer sobre de matérias de
de
investigação
funcionáriosque justifiquem ea Confidencial Até 5 Anos Necessidade
35
36
classificação
Diplomáticos Confidencial Permanente Necessidade de
de Conhecer
Conhecer
Consulares dedeoutros
Confidencial.
países.
34 Fundos consignados.
Parecer jurídico sobre Acordos, Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
Tratados e Convenções Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
37
35 Internacionais. das instituições.
Visão estratégica Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Parecer sobre nos
Intervenções acreditação
processos de
36 cfuncionários
r i m i n a i s dDiplomáticos
o s c i d a d ã o es Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
Consulares denaoutros
moçambicanos diáspora, países.
assim Até 5 Anos
38 Confidencial Necessidade de Conhecer
como estrangeiros residentes em
Parecer
Moçambique. jurídico sobre Acordos,
Tratados e Convenções Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
37
Internacionais.
Matérias preparatórias de
processos judiciais de cidadãos
Intervenções nos processos
estrangeiros e nacionais a serem Até 5 Anos
39 cencaminhados
r i m i n a i s para
d o s os crespectivos
idadãos Confidencial Necessidade de Conhecer
38 moçambicanos
países. na diáspora, assim Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
como estrangeiros residentes em
Moçambique.
Processo de preparação de
40 concursos de promoção e Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Matérias
progressãopreparatórias
de funcionários. de
processos judiciais de cidadãos
39 estrangeiros
Dados estatísticose nacionais a serem
e informações Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
encaminhados
sobre o desempenho para os dos
respectivos
órgãos
41 países.
da Função Pública, institutos e Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
empresas dependentes que não
Processo de preparação
justifiquem classificação de
superior.
40 concursos de promoção e Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
42 progressão
Planos de funcionários.
de formação. Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
Dados estatísticos
Proposta de nomeaçãoe informações
do júri para
43 sobre o desempenho dos órgãos Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
concursos.
41 da Função Pública, institutos e Confidencial Até 1 Ano Necessidade de Conhecer
empresas dependentes
Elaboração de projectosque nãode
44 justifiquem classificação Confidencial Até/Efectivação Necessidade de Conhecer
instalação de redes desuperior.
dados.
42 Planos de formação.
Elaboração e coordenação de Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
45 planos e projectos de construção Confidencial Até/Efectivação Necessidade de Conhecer
43 Proposta
de obras públicas e do
de nomeação júri para
habitação. Confidencial Necessidade de Conhecer
concursos. Até/Divulgação
46 Processos sobre conflitos de terra. Até 10 Anos Necessidade de Conhecer
Elaboração de projectos de Confidencial Até/Efectivação Necessidade de Conhecer
44 instalação
Fórmulas de deredes de dados.
produção de
47 medicamentos, apósitos e vacinas. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
Elaboração e coordenação de
45 planos e projectos
Registo de construção
e tratamentos de Confidencial Até/Efectivação Necessidade de Conhecer
de obras públicas
substâncias e habitação.
psicotróficas (morfinas,
48 Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
petidinas e outras).
46 Processos sobre conflitos de terra. Até 10 Anos Necessidade de Conhecer
Assistência médica dos
Fórmulas de Estado
funcionários do produção de
(relatórios
47
49 medicamentos, apósitos e vacinas. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
médicos, da junta nacional, das
perícias médicas legais e outros).
Registo e tratamentos de
48 substâncias psicotróficas (morfinas, Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
petidinas e outras).
Assistência médica dos
49 funcionários do Estado (relatórios 92
Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
médicos, da junta nacional, das
perícias médicas legais e outros).

92
92
N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

50 Acordos bilaterais e/ou Confidencial Até/Ratificação Necessidade de Conhecer

multilaterais.

51 Protocolos. Confidencial Até/Ratificação Necessidade de Conhecer

52 Relatórios para financiadores e

doadores. Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

Processos judiciais nos quais

53 intervem o Estado e/ou seus Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer
representantes.

54 Fichas que contenham dados Permanente

pessoais e respectivo historial. Confidencial Necessidade de Conhecer

55 Classificador de Informações. Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer

N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Restrito – É atribuída a
classificação de Restrito à
informação e materiais cuja
divulgação não autorizada possa
ser desvantajosa para a segurança
do Estado e o desenvolvimento do
bem-estar dos cidadãos da
República de Moçambique.

Banco de dados sobre a

01 titularização e reclassificação pela Restrito Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
Lei 5/90, de 26 de Setembro.

Informações decorrentes da
avaliação da situação do mercado Até/Aprovação
02 internacional que permitam a Restrito Necessidade de Conhecer
tomada de decisões.
Propostas de criação, modificação
03 e/ou extinção de carreiras Restrito Até a aprovação Necessidade de Conhecer
profissionais.

04 Propostas de criação, alteração e Até a aprovação

extinção de institutos públicos. Restrito Necessidade de Conhecer

Propostas de estatuto orgânico dos

05 órgãos do aparelho do Estado a Restrito Até aprovação Necessidade de Conhecer
nível central e local.

06 Inventário dos bens do Estado. Restrito Até 5 Anos Necessidade de Conhecer

Despachos que não justifiquem a
07 classificação superior. Restrito Até a Divulgação Necessidade de Conhecer

Estudos dos concursos públicos

08 para alienação de empresas. Restrito Até/Efectivação Necessidade de Conhecer

09 Pareceres que não justifiquem a Restrito Permanente Necessidade de Conhecer

classificação de Confidencial.

10 Projectos e procedimentos de Restrito Até 1 ano Necessidade de Conhecer

atendimento aos grupos alvos.

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N/O DESIGNAÇÃO GRAU DE CLASSIFICAÇÃO PERÍODO DE RESTRIÇÃO NÍVEL DE ACESSO

Selecção e apuramento dos Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer

11 resultados dos concursos de
ingresso.

Relatório técnico de matérias de

12 investigação que justifiquem a Confidencial Até 5 Anos Necessidade de Conhecer
classificação de Restrito.
Agendas e sínteses dos Conselhos Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer
13 de Direcção.

14 Matéria preparatória para Confidencial Necessidade de Conhecer

concessão de licenças específicas. Até 2 Anos

Avaliação e classificação dos Confidencial Necessidade de Conhecer

15 funcionários. Até/Divulgação

Parecer sobre os pedidos de visto

16 de entrada em Moçambique. Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer

Documentos de estudos sobre

17 assuntos internacionais. Confidencial Até 2 Anos Necessidade de Conhecer

Assistência técnica às Missões Confidencial Necessidade de Conhecer

18 Diplomáticas e Consulares. Permanente

Revisão e actualização de preços

19 de combustíveis líquidos. Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer

Documentos de concursos de
20 obras. Confidencial Até/Aprovação Necessidade de Conhecer

21 Processo de elaboração dos Confidencial Até/Aprovação Necessidade de Conhecer

currícula escolar.

22 Pareceres que não justifiquem Confidencial Permanente Necessidade de Conhecer

classificação superior.

23 Despachos que não justifiquem

classificação superior. Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer

24 Regulamento Interno das Confidencial Até/Divulgação Necessidade de Conhecer

instituições.

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