A Arte de Fazer Acontecer:

conheça o método GTD

Você precisa organizar sua vida, priorizar tarefas e aumentar
a produtividade? Getting Things Done (GTD) é a chave para
resolver os seus problemas e o livro “A Arte de Fazer
Acontecer” vai ensiná-lo como tirar o melhor proveito desse
método que tem levado muita gente ao sucesso.

Por meio do GTD, você gastará menos tempo fazendo coisas que
precisam ser feitas, para usar as suas preciosas horas com
aquilo que deseja realizar. Mas nem tudo são flores. Apesar de
valiosa, a ferramenta carrega a fama de ser difícil de ser
usada.

Nesse post, vamos falar mais sobre o GTD, com algumas dicas
práticas de como aplicá-lo no seu cotidiano. Tudo isso com
base no trabalho de David Allen, detalhado no livro “A Arte
de Fazer Acontecer”.

A arte de fazer acontecer e os

circuitos abertos
David Allen descreve circuitos abertos como “qualquer coisa
atraindo a nossa atenção que não está no seu devido lugar do
jeito que está”. Podem ser coisas complexas, como uma meta de
“acabar com a fome na África”, ou tão pequenas quanto “colocar
um envelope no correio”.

De acordo com “A Arte de Fazer Acontecer”, cada circuito

aberto deve ter um lugar próprio, organizado e arquivado. Tudo
de maneira que você possa tirá-los da cabeça temporariamente e
acessá-los facilmente, quando precisar deles.

A questão principal é que nem sempre as pessoas estão

preparadas para controlar os seus circuitos abertos de maneira
eficiente.

Deixando as coisas prontas

Foi para ajudar você a lidar com os seus circuitos abertos que
Allen criou o GTD – Getting Things Done (“deixando as coisas
prontas” ou “concluindo tarefas”).

O método ajuda a pessoa a manter o foco na tarefa atual,

eliminando as distrações, que consomem tempo, energia e sugam
a produtividade.

Em síntese, GTD é um jeito para organizar e gerenciar suas

metas, prioridades e a agenda. E uma das principais vantagens
é a facilidade de visualização de tudo o que precisa ser
realizado no momento e do que vem pela frente.

Que ferramenta usar

Para aplicar o método GTD, você precisa de uma ferramenta. Ela
nada mais é do que o local onde você organizará as suas
tarefas, ideias, responsabilidades, planos, enfim, todas as
coisas que você não pode esquecer e que estão tirando a sua
atenção.

É possível que você já tenha um aplicativo, um bloco de notas

ou qualquer outro instrumento para se organizar. Com o GTD,
você usará tudo isso de forma mais eficiente.

Não precisa pensar em nada sofisticado. Se você não é

familiarizado com aplicativos, não tem problema. Use papel e
caneta – post-it notes, bloquinhos, cadernos ou um quadro.

É claro que existem também ferramentas de produtividade

online, como Evernote. Você pode usar até mesmo o Inbox, do
Google.

O importante é que você faça a opção pelo que melhor lhe

atende. O autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, por
exemplo, usa apenas papel e caneta. Ele tem sempre à mão
blocos para anotar ideias e comentários, tirando tudo da
cabeça.

As etapas do GTD
O método GTD é quebrado em etapas e você deve seguir todas
elas para ter sucesso no seu objetivo. Veja como fazer isso
corretamente:

ETAPA 1 – CAPTURANDO AS INFORMAÇÕES

 Reúna todas as tarefas ou ideias que estão tirando seu
foco em uma lista. Para isso, use a ferramenta que você
escolheu.
As tarefas são as suas atividades do cotidiano e
solicitações de colegas de trabalho, amigos e
familiares.
Toda tarefa planejada deve ir para a sua lista
imediatamente e, assim, sair da sua cabeça. Se estiver
anotado e de fácil acesso, você não precisará ficar
“martelando” o assunto ou gastando energia mais tarde
para se lembrar de tudo.
A lista precisa ser revisitada constantemente. Tarefas
cancelas ou concluídas devem ser apagadas.

ETAPA 2: PROCESSANDO AS INFORMAÇÕES

Por mais que você se esforce, não conseguirá finalizar todas

as tarefas e fechar completamente os seus circuitos. Sempre
chegarão novas demandas. Você deve estar se perguntando: como
fazer então para manter a lista vazia?

Existe um processo simples de limpeza, descrito em “A Arte de

Fazer Acontecer” que, segundo o autor, é extremamente
eficiente e manterá sua vida em ordem. Siga os passos abaixo:

Passo 1

Antes de começar uma nova tarefa, é necessário

identificar os itens contidos nela e fazer uma análise
criteriosa de cada um. Pergunte-se: o que é isso?
Entender o que cada tarefa representa vai ajudá-lo a
decidir quais delas são prioritárias para fechar o
circuito aberto.

Passo 2

Pergunte-se: eu preciso fazer algo com relação a isso?

Considere que nem todas as tarefas necessitam ser
realizadas. Ou você pode não ser a pessoa ideal para
 executá-las.
Se você perceber que não precisa tomar providência
alguma, arquive a tarefa na lixeira. Lá, escolha uma das
seguintes opções: “um dia / talvez” ou “referência”.
Se a tarefa requer sua atenção, porém, não agora,
coloque-a numa lista para ser revisitada no futuro. Use
lembrete, inclusive, o automático da sua agenda, com a
data de quando a ação precisa ser realizada.
Você resolveu o item? Então, pode removê-lo do seu
sistema de coleta e fechar (ainda que temporariamente,
no caso da atenção futura) o circuito aberto.
Se sua lista só possui tarefas que requerem atenção
imediata, é hora de ir para o próximo passo.

Passo 3

O objetivo aqui é priorizar as atividades e colocar o

foco nelas. Pergunte-se: de tudo que tenho na lista,
qual é a próxima atividade que devo executar?
Se for uma tarefa simples, vá direto para o próximo
passo.
Em caso de tarefas complexas, geralmente é preciso
realizar várias pequenas atividades para se chegar ao
objetivo final. Nesses casos, você precisa adicioná-las
 à uma nova lista chamada “Projetos”.
Na lista “Projetos”, quebre a sua tarefa em subtarefas e
volte com os mais importantes para a sua lista
principal.
“A Arte de Fazer Acontecer” reforça que a lista
“Projetos” é o consolidado de todos os circuitos abertos
que exigem a conclusão de mais de uma tarefa. Veja um
exemplo para o projeto “Alugar um apartamento”. Os
subitens poderiam ser: “Visitar imobiliárias” /
“Escolher apartamentos para visitar” / “Visitar
Apartamentos” / “Fazer uma oferta à imobiliária” etc.
Se surgirem novas tarefas, como “Encontrar fiador para
contrato”, adicione-as à lista do projeto.
Concluiu todas as subtarefas? Retire o projeto da lista.

Passo 4

Trabalhe em tarefas pequenas, aquelas que podem ser

concluídas muito rapidamente. Exemplos: responder uma
dúvida de um colega de trabalho, preencher um formulário
de pesquisa curto; agendar uma reunião…

Passo 5

Delegue o que não lhe compete. Avalie se você é a melhor

pessoa para realizar a atividade ou se ela pode ser
passada adiante.
Atenção: delegar não significa “colocar o abacaxi” nas
mãos do outro e esquecer do problema. Nada disso. Você
tem que monitorar. Então, agende uma data para checar o
progresso da tarefa.
Se você optou por executar a tarefa, “A Arte de Fazer
Acontecer” orienta colocá-la na sua lista de próximas
ações, que é um planejamento pontual. Ele deve ser
fechado no início do dia, para que você consiga ser
produtivo e fazer o máximo possível.

Passo 6
 Organize sua lista de próximas ações e volte nela com
frequência.
As duas formas mais comuns de organizá-la são por
contexto e por prioridade.
Para organizar por contexto, pergunte-se: onde eu
preciso estar para realizar essa tarefa? Pode ser um
local físico, como o escritório, sua casa ou o
supermercado… Ou pode ser, por exemplo, um horário fixo
na agenda, de 8 às 9 da manhã, chamado “Reuniões
Internas”. Para cada contexto, crie uma lista de
tarefas.
Para uma organização por prioridade, pergunte-se:
considerando o meu contexto, tempo e energia
disponíveis, o que vai me recompensar mais?
É importante considerar as tarefas de acordo com
seus objetivos em longo prazo.
Conheça a Matriz Eisenhower de priorização, que é
baseada na urgência e importância das tarefas.

ETAPA 3: EXECUTANDO

Agora que já criou sua lista de próximas ações e as organizou

por contexto e prioridade, você está pronto para começar a
trabalhar. De acordo com o livro “A Arte de Fazer Acontecer”,
você deve:

Ficar atento às tarefas marcadas para serem monitoradas

(passo 5), porque elas aparecerão em sua agenda. Então,
planeje tempo para esse item.
Colocar na lista de circuitos abertos, na fase de
execução, toda nova tarefa que possa distraí-lo. Reveja
essas tarefas posteriormente.

ETAPA 4: ANALISANDO E REVISANDO A ROTINA

Como priorizar, quanto tudo é prioritário? Muitas vezes,

priorizar tarefas pode ser um trabalho muito, mas muito
difícil, quando todos os itens da lista parecem ser
importantes.

Quando você perceber que sua lista está engordando demais com
pequenas tarefas, muitas categorias, prioridades e funções em
excesso, é hora de rever os limites e partir para a revisão.

“A Arte de Fazer Acontecer” chama a sua atenção para a

necessidade de revisão constante das listas. Existem três
revisões essenciais, que devem se tornar hábitos. São elas:

1. Revisão de contexto, sempre que houver algo novo,

verificando a lista de próximas ações. Isso cria o
hábito de trabalhar em suas prioridades.
2. Revisão diária, pelas manhãs, verificando as tarefas que
precisam ser executadas nas próximas 24 horas. Faça
ajustes, se necessário. Cinco minutos são suficientes.
3. Revisão semanal da lista de próximas ações e dos
circuitos abertos. Aqui, você pode dedicar um pouco mais
de tempo – entre 30 minutos e 1h, semanalmente. É o
momento de uma avaliação mais detalhada, procurando por
qualquer coisa que tenha sido esquecida ou
negligenciada.

Mudança de hábito
É essencial aprender a usar o GTD, como ensina o livro “A Arte
de Fazer Acontecer”. Mas você deve estar preparado para mudar
hábitos do seu cotidiano. Criar novos hábitos é, talvez, a
maior barreira para o sucesso desse método de produtividade.

A dica é começar devagar. Dê a largada com passos curtos,

mudando um hábito de cada vez. Combata a procrastinação e
coloque na sua cabeça que a atividade que você está fazendo no
momento, ou que deveria estar executando, é essencial para o
seu sucesso.

Como já foi mencionado, escolher uma ferramenta amigável, com

a qual você já esteja familiarizado, também ajudará nesses
primeiros momentos de adaptação ao novo sistema de GTD.

Se você prefere usar um aplicativo, são muitas as opções

disponíveis, focadas em aumentar a produtividade. Você pode
contar ainda com o Evernote, que é muito procurado, o
Springpad e o Microsoft OneNote – todos multifuncionais e que
combinam bem com o GTD.

Entre os aplicativos mais simples, você pode optar pelo

GQueues e [Link], ambos compatíveis com Android / iOS / Web,
ou qualquer aplicativo de tarefas e notas.

O que não é permitido é ficar parado, vendo a desorganização e

a procrastinação consumir o seu tempo e jogando a
produtividade ladeira abaixo. E, claro, impedindo você de
alcançar o sucesso.

Mãos à obra!

Leia mais
Se você gostou desse post, temos uma boa notícia. O resumo do
livro “A Arte de Fazer Acontecer” já está na plataforma 12
Min, em forma de microbook e audio book.

No 12 Min você tem outras obras tão legais como essa. Quer
algumas dicas? Anote aí:

O Poder do Hábito – Charles Duhhigg

Entender os nossos hábitos é o primeiro passo para sermos
capazes de transformar nossas vidas, ampliar a produtividade e
os resultados nos negócios.

Foco – Daniel Goleman

Foco é uma habilidade essencial para ser bem-sucedido,
produtivo e ter relacionamentos pessoais e profissionais
duradouros.

Boa leitura!