Business Process

Outsourcing na prática:

Descubra
como o
BPO pode
ajudar sua
organização

1
5 Por que sua empresa precisa do
Business Process Outsourcing?

7 Como o BPO pode ajudar sua empresa?

8 Segurança e compliance para operações de backoffice

10 Automatização da gestão fiscal e contábil

11 Aquisições estratégicas para o departamento de compras

12 Pessoas no centro da estratégia

13 Robustez legal

14 Por que escolher a Vexia?

18 Como é feita a implantação?

21 Conclusão

2
Introdução

3
Introdução É bem provável que você tenha chegado até aqui
porque leu a respeito de BPO e está interessado
em implantar os benefícios dessa prática em seu
negócio. De fato, a Vexia é uma empresa preparada
para auxiliar nisso, oferecendo soluções em
diversas áreas, com forte atuação em processos
financeiros, contabilidade e gestão tributária,
gestão de fornecedores e compras, recursos
humanos e questões jurídicas.

Então, neste e-book, você encontrará informações

relevantes para tomar essa decisão de maneira correta.
Saiba mais a respeito do BPO, conheça as possibilidades
oferecidas pela Vexia e entenda quais são os ganhos que
elas podem promover em sua empresa.

4
 Por que sua empresa
precisa do Business
Process Outsourcing?
1. No BPO, sigla em inglês para Business Process
Outsourcing, uma empresa contrata outra para
terceirizar a execução de determinada atividade
de interesse. Dessa forma, ao optar por um BPO,
você terceiriza determinados processos do seu
negócio, como suporte ao cliente, marketing, limpeza e
conservação ou qualquer outro para um fornecedor de
serviços, paga por isso e é gerenciado por SLAs,
que devem estar coerentes com o que for negociado
em contrato.

Ao terceirizar processos, você ganha capacidade de

canalizar recursos próprios na inteligência do seu
negócio, fazendo com que haja foco naquilo que
realmente agrega valor.

5
Por isso, é mais provável que você se beneficie
da terceirização de funções de suporte, como o
relacionamento com o cliente. Dessa forma, sua
equipe em casa pode se concentrar mais em suas
funções principais. Por exemplo, em vez de ter que
começar do zero com uma equipe de suporte ao
cliente, você pode transferir esse processo à empresa
especializada, obtendo ganhos de qualidade e até
de custo.

O Business Process Outsourcing,

então, torna-se um componente
importante da estratégia de negócios das
principais organizações em
todo o mundo.

A prática se relaciona à busca da eficiência, à

redução de custos, ao crescimento da produtividade
e à capacidade de inovação. Portanto, o BPO é uma
fonte importante de vantagens competitivas. Ajuda
a melhorar a qualidade do serviço, proporcionando
maior responsabilidade e transparência nos padrões
de atendimento.

Para finalizar, ainda podemos dizer que a terceirização

otimiza o capital empregado devido ao poder de
adquirir tudo como serviço (“full as a service”), além
disso, transforma parte importante dos custos fixos
em variáveis, uma vez que se pode contratar com base
em volumes.

6
 Como o
BPO pode
ajudar sua
empresa?

2. Como vimos, o BPO pode ser adotado em

diversas áreas.

Nós, da Vexia, temos bastante experiência,

e agora você poderá conhecer melhor nossa
forma de atuar em algumas delas.

7
Segurança e compliance
para operações de backoffice
A atividade de compliance, cada vez mais em voga nas
corporações, está relacionada com o cumprimento de
regras, normas e procedimentos visando estar sempre
dentro dos limites da lei e das boas práticas de gestão.

Nesse sentido, podemos dizer que o compliance está

intimamente associado à segurança.

Quando falamos de backoffice, o cuidado precisa

ser ainda maior. Afinal, estamos falando sobre o
dinheiro da empresa e dos envolvidos. Normalmente
são processos mais sensíveis, justamente por serem
os mais visados por pessoas interessadas em tirar
vantagens de forma indevida.

8
Por isso, é imprescindível contar com um parceiro
comprometido, caso não queira ter problemas nessa área.

A Vexia pode dar todo o suporte

necessário, estabelecendo processos
automatizados que garantem a
segurança e o cumprimento das normas
de compliance, evitando problemas e
assegurando os resultados.

O BPO aplicado aos processos de backoffice pode

englobar todas as atividades da área, como contas
a pagar e a receber, processamento da folha de
pagamento, quitação de impostos e outras taxas,
conciliação bancária e a elaboração de
relatórios gerenciais.

Contamos com a experiência de quase 20 anos de

atuação e temos profissionais experientes em diversos
segmentos e indústrias em nosso quadro. Isso nos
permite ter grande conhecimento a respeito das
melhores práticas para cada setor, além de propiciar
aos nossos clientes o desenvolvimento de mecanismos
customizados de acordo com suas necessidades.

Ao terceirizar as atividades de finance, sua empresa

desonera as equipes internas e ainda ganha com toda a
expertise da Vexia.

9
Automatização da gestão
fiscal e contábil

Um dos grandes diferenciais oferecidos pela Vexia é

a manutenção dos tributos atualizados, por meio de
uma gestão descomplicada que permite economia
de tempo e ganho de produtividade. Isso é possível em
virtude da utilização de sistemas com tecnologia de
ponta que funcionam de forma integrada aos softwares
auxiliares, melhorando a experiência global de apoio
nas operações contábeis e tributárias.

O sistema tributário e contábil brasileiro é

demasiadamente complexo. Há inúmeras regras em
âmbito federal e diferenças de tributos e alíquotas
entre os estados e municípios, e os erros não são
tolerados.

Por isso, a melhor saída é contar com

um parceiro que entenda dessa questão
para as atividades de contabilidade e
gestão tributária.

Com o BPO, sua empresa terá à disposição os

melhores especialistas para fazer toda a atividade de
controladoria, o que evita erros, atrasos e ainda pode
trazer ganhos financeiros em virtude da implantação
de boas práticas fiscais e contábeis.

10
Aquisições estratégicas para
o departamento de compras
Algumas das atividades mais importantes
dentro de uma empresa são as compras e o
relacionamento com fornecedores. Em certos
mercados, pode-se dizer que uma boa estratégia
de aquisição de insumos é o que diferencia as
instituições lucrativas daquelas que não conseguem
crescer, em virtude das margens muito apertadas.

Pensando nisso, a Vexia preocupa-se em fazer a

ponte entre as estratégias definidas e a efetivação das
compras no dia a dia. Isso garante que os custos com
subprodutos e serviços necessários para que a operação
aconteça sejam verdadeiramente os melhores,
pensando de uma forma mais global.

Por meio da metodologia de Strategic

Sourcing & Procurement, conseguimos
oferecer, às empresas, oportunidades
de ganhos em escala, além da redução
de custos unitários com suporte
especializado, abrangente e próximo.

Por termos vários clientes que compram itens similares,

também conseguimos gerenciar e comprar de forma
compartilhada, com descontos significativos em virtude
do volume negociado.

11
Pessoas no centro
da estratégia
Outra área fundamental de atuação da Vexia é a
de recursos humanos . Nesse caso, o principal ponto são
as atividades típicas de departamento de pessoal, como
o apoio técnico na gestão de contratos e o suporte no que
diz respeito às alterações na legislação trabalhista.

Assim, seu time pode se dedicar

exclusivamente ao desenvolvimento de
pessoas de maneira estratégica. Enquanto isso,
a Vexia lida com questões mais burocráticas, que
geralmente ocupam um tempo excessivo de um
número grande de colaboradores, mesmo sem gerar
resultados ligados aos objetivos do negócio.

12
Robustez legal
No âmbito jurídico, as empresas já estão um pouco
mais acostumadas a contar com os serviços de
escritórios para o atendimento de demandas. Muitas
vezes, elas mantêm internamente um corpo mais
enxuto de advogados apenas para atender a questões
mais simples e conduzir o relacionamento com esses
escritórios contratados.

A Vexia reúne os melhores advogados para que o

gestor da área jurídica e legal consiga acompanhar
os processos de uma maneira simples. Nossa
gestão de operações jurídicas garante alto índice
de êxito nas ações, além de suporte tributário e
contratual com custos competitivos, melhoria
contínua nos processos jurídicos, modernização de
sistemas e redução de riscos.

13
 Por que
escolher
a Vexia?

3. A Vexia está alinhada às mais modernas práticas

digitais e pode suportar seus clientes nessa jornada,
aliando expertise em processos com tecnologia de
ponta, além de todo o know-how adquirido em quase
20 anos de operações bem-sucedidas. Somos uma
empresa brasileira que conhece a fundo a realidade do
país, diferentemente de outras empresas que vieram
de fora, com soluções de difícil implantação.

Nas palavras de João Kleber Cardoso

dos Santos, CFO da Santista: “a Vexia
nos permitiu aumentar a qualidade
dos serviços de backoffice e reduzir
despesas operacionais, além de liberar
tempo para os gestores da companhia
focarem em seu core business”.

14
Isso faz com que tenhamos um nível maior de
maturidade para prestar os serviços de nosso portfólio
e conseguir resultados expressivos já no início do
relacionamento com nossos clientes. Os profissionais
da Vexia têm o mindset voltado para o atendimento
das demandas de acordo com as necessidades de
cada empresa.

Outro ponto fundamental nesse processo de tomada

de decisão são os custos. Ao contratar a Vexia, você
não tem que arcar com o custeio de uma estrutura
instalada em uma matriz nos EUA ou Europa, além
da logística de altos executivos. Nós trabalhamos com
uma estrutura enxuta, com ótimo custo-benefício e
privilegiamos a agilidade e confiabilidade em
nossos atendimentos.

A seguir, temos excelentes estudos de caso para

apresentar. Confira!

15
Avantto
Atua no segmento de compartilhamento de aeronaves.
A Vexia iniciou sua parceria com este cliente em
2017, a princípio, com foco em algumas atividades
financeiras, de controladoria e TI. Nesta parceria,
oferecemos serviços de Finanças (MPF), Controladoria
(MPC) e Tecnologia da Informação (MTI e MTT),
auxiliando a empresa a focar em seu core business e
também em reduzir custos.

BSG Blue Star

É o principal grupo de varejo de moda e acessórios da

América Latina, proprietário das redes TODOMODA
e ISADORA, com mais de 800 lojas. A empresa
argentina está em processo de expansão para o Brasil,
e a Vexia tem ajudado por meio de nossa expertise em
processos tributários e fiscais. Oferecemos todo o
suporte que a empresa precisa para ingressar em nosso
país sem maiores complicações. Afinal, há grandes
diferenças em nossa legislação e, não trabalhar para
compreender isso, poderia ser muito prejudicial ao
sucesso da companhia por aqui.

16
Unique
Nesta empresa do segmento de diagnósticos, os
gestores nutriam a ambição de crescimento muito
rápido e, por isso, optaram por fazer o BPO com a
Vexia, para dar atenção exclusiva ao crescimento
da companhia. É o típico cliente que busca a
otimização de seus recursos, deixando os funcionários
livres para que se concentrem no core business.

Assim como em qualquer processo de escolha de um

fornecedor, você precisa levantar suas necessidades,
pesquisar sobre a reputação das empresas, buscar
orientação e referências. A Vexia se coloca à disposição
para conversar e entender suas demandas. Nossa
maior preocupação é estabelecer um relacionamento
pautado na excelência do atendimento, que seja
duradouro e vantajoso para ambas as partes.

17
Como é
feita a
implantação?

18
 Macromapeamento
junto ao cliente

4. Na fase inicial, a equipe de transição da Vexia

analisa e entende o escopo contratado. Com base
nessas informações, nossos executivos preparam
o macroplanejamento e formalizam a estratégia
de transição. Essa definição é alinhada junto ao
cliente e contempla: cronograma, estratégia, pessoas
envolvidas e fluxo de comunicação.

AS IS

Após essa etapa, uma equipe de especialistas divididos

nas subáreas do escopo fará um mapeamento geral
dos processos e atividades do cliente, considerando
o seu estado atual (AS IS). Ao final, a equipe Vexia é
capaz de apontar os responsáveis por cada atividade,
o tempo de execução de cada uma delas e as possíveis
inconformidades processuais. Normalmente, até o
fim do AS IS, o processo tem a duração de 4 semanas.

19
TO BE

O próximo passo é o desenho do cenário futuro, ou

seja, o modo como entendemos que os processos
devem ser realizados após as intervenções. Durante
esta etapa, é realizado o redesenho dos processos,
considerando sua migração para as esteiras de
processos. Depois disso, é realizada uma avaliação
dos GAPs processuais existentes entre os cenários
AS IS e TO BE, bem como possíveis automações ou
otimizações sugeridas.

Transição e estabilização

A equipe do cliente continua envolvida até o

mapeamento dos processos. Após as etapas
percorridas, é feita uma reunião final para apresentar
a transição das atividades, marcando o final do
processo de transição e início da prestação de serviços
propriamente dita.

20
Conclusão

21
5. O Business Process Outsourcing é uma prática cada
vez mais adotada por empresas de todo o mundo.
Isso acontece devido às inúmeras vantagens que ele
pode trazer para a redução dos custos, o aumento
na qualidade dos serviços prestados e a liberação
de tempo para os funcionários lidarem com o que
realmente interessa ao core dos negócios.

Ao optar por repassar a responsabilidade de

determinadas atividades, sua empresa ganha ao
adquirir as melhores práticas de quem realmente sabe
trabalhar com esse tipo de situação. É o que Márcio
Utsch, CEO da Alpargatas, confirma em depoimento:
“a Vexia sempre foi um porto seguro para os serviços
da Alpargatas: confiável, alta qualidade, rapidez e
responsabilidade com o trabalho realizado”.

BPO em diversas áreas administrativas, de maneira

integrada e com excelência no atendimento: é isso
que a Vexia proporciona. Quer saber mais sobre
nossas soluções?

Entre em contato conosco

22
A Vexia atende mais de 120 empresas, provendo
soluções de suporte corporativo com excelência
e geração de valor de forma sustentável. Com
uma estrutura sólida e ágil, adaptável aos novos
conceitos, a Vexia é referência nas áreas de BPO,
ITO, Consulting e GRC.

Acreditamos que a excelência operacional,

a confiabilidade, a capacidade de adaptação
e o foco na qualidade das diversas instâncias
de relações, sejam elas internas ou externas,
compõem o caminho mais curto para o
desenvolvimento de diferenciais competitivos e
a geração de valor para nossos clientes.

23