GESTÃO DAS
ORGANIZAÇÕES
CONTROLO
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
CONCEITO
O QUE É O CONTROLO?
Processo de
comparação entre o
desempenho atual e os
standards/padrões
previamente definidos,
com vista à execução
das medidas corretivas
necessárias.
CONCEITO
O QUE É O CONTROLO?
Compreende todas as atividades que o gestor desenvolve
para tentar assegurar que os resultados obtidos se
adequam aos resultados previstos.
- Função de gestão que acompanha
as atividades da organização
- Verifica a conformidade com
objetivos e planos
- Corrige desvios importantes
CONCEITO
A função de controlo compreende a implementação de
métodos para fornecer respostas a três questões:
Quais os resultados
planeados e esperados?
Por que meios podem ser os
resultados atuais comparados
com os resultados planeados?
Qual a ação corretiva
adequada e quem tem a
autorização para a
empreender?
CONCEITO
Sintomas que alertam para a necessidade de estabelecer
ou rever os métodos de controlo:
Redução dos índices de
produtividade
Excessivas paragens
das máquinas
Aumento das taxas de
absentismo
Aumento das taxas de
rotação do pessoal
Redução dos índices de
qualidade da produção
Aumento das taxas de
reclamação
Elevados custos de
mão-de-obra, dos
materiais e da energia
Acidentes de trabalho
CONCEITO
Elementos do controlo
Padrões (decorrentes do planeamento,
organização, direção)
Medidas: inspeção, relatórios estatísticos,
observação pessoal, relatórios orais
Comparação: definição do intervalo de
variação aceitável
Ações corretivas: imediatas e mediatas,
revisão do padrão
RELAÇÃO ENTRE O PLANEAMENTO E O CONTROLO
Desvios planos
Não há desvios
significativos
Implementação
PLANEAMENTO dos planos
CONTROLO
Desvios
significativos
ACÇÕES
CORRETIVAS
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO
Estabelecimento
de padrões
Ação Observação do
corretiva desempenho
Comparação do
desempenho
com o padrão
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO
1) Definição de padrões (níveis de qualidade ou quantidade
preestabelecidos como orientações do desempenho)
- Padrões de tempo
- Padrões de produtividade
- Padrões de custo
- Padrões de qualidade
- Padrões de comportamento
2) Avaliação de desempenho (comparação dos padrões com as
realizações; cálculo dos desvios)
3) Ações corretivas
- Imediatas
- Permanentes
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO
• Volume de produção
Padrões • Níveis de stocks
de • Número de horas trabalhadas
Quantidade • Volume de vendas
Padrões • Controle de qualidade do produto
de • Controle de qualidade do processo
• Especificações do produto
Tipos Qualidade • Controle da Q da matéria-prima
de
• Tempo padrão de produção
Padrões Padrões • Tempo médio de armazenamento
de • Padrões de rendimento
Tempo • Tempo médio de atendimento
Padrões • Custo de produção
• Custo de armazenamento
de • Custo padrão
Custo • Custo médio de financiamento
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO
TIPOS DE CONTROLO
Existem vários tipos de controlo possíveis, podendo agrupar-se de acordo com 3
critérios de classificação:
1) Critério da fase do processo em que o
controlo é efetuado
- Controlo de inputs (controlo
preliminar)
Incide na prevenção de desvios na quantidade e
qualidade dos recursos utilizados.
- Controlo do processo
(controlo de acompanhamento)
Acompanha as operações em curso, no sentido de
garantir que os objetivos são prosseguidos.
- Controlo dos outputs (controlo
retroativo)
Incide nos resultados finais.
TIPOS DE CONTROLO
2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)
Baseado em Planos
Requer Estrutura
Presidente
Organizacional
Macro-orientado envolvendo
Gestor Gestor
RH Financeiro a totalidade da organização
Monitora e Avalia o
Recruta- Contas desempenho global
Pessoal mento a pagar
Longo Prazo
Exemplos: Relatórios
NÍVEL ESTRATÉGICO OU contabilísticos
INSTITUCIONAL Análise de Retorno do
Investimento
TIPOS DE CONTROLO
2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)
Aborda em cada Departamento
ou Unidade da organização
Médio Prazo
Presidente Estabelece PADRÕES
ACOMPANHA resultados
Gestor Gestor
COMPARA resultados
RH Financeiro Localiza variâncias e desvios
Indica as medidas corretivas
Pessoal Recruta- Contas Exemplo: Orçamento do
mento a pagar Departamento
NÍVEL TÁTICO OU
INTERMEDIÁRIO
TIPOS DE CONTROLO
2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)
Presidente
Gestor Gestor Subsistema de Controle
RH Financeiro
Micro-orientado: Voltado
Recruta- Contas para Tarefas e Operações
Pessoal mento a pagar Curto Prazo
Ação corretiva IMEDIATA
Exemplo: Disciplinar
NÍVEL OPERACIONAL
TIPOS DE CONTROLO
3) Critério da posição relativa das pessoas ou
unidades
- Autocontrolo
- Heterocontrolo
- Hierárquico
Executado por alguém que ocupa uma posição superior na hierarquia
- Funcional
Feito por especialistas que normalmente integram órgãos de staff
- Controlo lateral
Efetuado pela pessoa ou entidade que, situando-se eventualmente no mesmo nível
hierárquico, se posiciona na fase seguinte do processo
REAÇÕES NEGATIVAS AO CONTROLO
As principais razões para as reações negativas ao controlo resultam
fundamentalmente da ocorrência das seguintes situações:
• Controlos inapropriados (controlar o que tem menor importância e se deixa sem
controlo o que é mais importante, a eficácia diminui porque as pessoas continuam a fazer
erradamente);
• Padrões inatingíveis ou indefinidos (a motivação reduz ou anula-se);
• Existência de variáveis incontroláveis ou padrões
contraditórios (constantemente a ser alterados, típico da introdução de controlo em
empresas sem experiência);
REAÇÕES NEGATIVAS AO CONTROLO
Prevenção das reações negativas
Os gestores devem desenvolver esforços no sentido de evitarem reações negativas e atuar de
forma a criar nos colaboradores uma atitude positiva em relação a este problema.
As principais formas de o fazer consistem fundamentalmente no estabelecimento de:
• Controlos justificáveis – tem de haver razões que justifiquem o tipo de
controlo que se pretende fazer
• Definição de padrões realistas – devem ser possíveis de atingir embora
exijam esforço
• Formulação de expectativas compreensíveis
• Desenvolvimento de um sistema de comunicação atempada dos
desvios – de modo a permitir a tomada de ações corretivas com o máximo de
impacto positivo
• Estabelecimento da confiança no sistema
INSTRUMENTOS DE CONTROLO
Sistemas que permitem obter
a informação sobre o que
realmente está a acontecer e
compará-la com o planeado.
- Sistemas contabilísticos (ex: rácios económico-financeiros)
- Estatísticas de vendas (ex: orçamentos de vendas)
- Estatísticas de produção (ex: orçamentos de produção)
- Estatísticas de pessoal
INSTRUMENTOS DE CONTROLO
Outros métodos:
- Balanced Scorecard (BSC)
- Auditoria
- Benchmarking
- Economic Value-Added
- Market Value-Added
-….
INSTRUMENTOS DE CONTROLO
Outros métodos: - Balanced Scorecard (BSC)
EXERCÍCIO
Juntamente com os membros do seu grupo, prepare e dirija um focus group
sobre o tema: Como devia ser a avaliação de desempenho na minha
empresa. Utilize as componentes do BSC como exemplo e identifique, para
cada uma, fatores críticos e possíveis indicadores de desempenho.
QUESTÕES PARA ANÁLISE E REVISÃO
- Explique a ligação entre as funções de
planeamento e controlo;
- Quais as etapas do processo de controlo?;
-Dê exemplos de atividades de controlo a nível
estratégico, tático e operacional;