CICLO DE CAPACITAÇÕES EM FERRAMENTAS DE GESTÃO FINANCEIRA

ORPHAD
PARA GESTORES E NÃO GESTORES DAS ORGANIZAÇÕES SOCIAIS,
EMPRESARIAIS E PÚBLICAS!
MODULO 2:
Módulo 2– Gestão de documentação,
arquivo e manutenção de registos
financeiros e não financeiros

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CICLO DE CAPACITAÇÕES EM FERRAMENTAS DE PÚBLI!
ORPHAD MODULO 2:
Módulo 2– Gestão de documentação,
arquivo e manutenção de registos
financeiros e não financeiros

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 AGENDA
1. CONCEITOS BÁSICOS
 .

2. CONDIÇÕES CONTRATUAIS MÍNIMAS

3. PRINCIPAIS MEDIDAS DE CONTROLE

4. ProjectoS MULTIPARTNER /
MULTILOCAÇÃO

5. DOCUMENTAÇÃO ELETRÔNICA

6. FERRAMENTAS E MODELOS
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 INFORMACAO CHAVES/ POR AREA

Chave 5
Chave 1 Chave 3
A
documentaçã A
o do projecto documentaçã
Compreend fornece
A prudência o do Projecto
Não a as evidência
não faz mal. mostra que
documenta Condições forte o as despesas
Melhor
do, não Contratuais suficiente? são
prevenir do
elegível! . que remediar! elegíveis?
Chave 6

Os Evite
Chave 2 Chave 4 documentos
disposições
comprovativo
pouco
s podem ser
recuperados
claras ou
facilmente ambíguas!

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 Mensagem chave 1
• Para um destinatário, manter a documentação clara e
relevante é vital. Sem a documentação adequada, é
impossível demonstrar que os custos reclamados à
Administração Contratante cumprem as condições do
Contrato
• Aproximadamente 4 em cada 10 problemas que afectam
o financiamento de projectos encontrados durante as
auditorias no âmbito do Plano de Auditoria estão
Não
documentado relacionados com a manutenção de registros
, não elegível! inadequada

Falta de documentação adequada; um risco chave.

Se o Beneficiário não puder apresentar documentação

comprovativa de que os fundos foram utilizados de acordo
com as Condições Contratuais, a Entidade Adjudicante
pode decidir recuperar as despesas não justificadas.
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 Mensagem chave 2
► O Beneficiário deve permitir que a Entidade
Adjudicante efectue verificações e auditorias e examine os
documentos comprovativos, documentos contabilísticos e
quaisquer outros documentos relevantes para o
financiamento do Projecto
► Os documentos e registos comprovativos devem ser
mantidos à disposição da entidade adjudicante, para
Compreenda consulta, até sete (n anos) anos após o pagamento do saldo
as Condições final da subvenção
Contratuais ► Os documentos e registros de apoio devem ser
facilmente acessíveis e arquivados de forma a facilitar o
exame
► Certos documentos devem ser conservados:

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 Mensagem chave 3
• O pessoal do projecto pode deixar de estar disponível
quando a entidade adjudicante decide realizar uma
auditoria. Isso geralmente acontece se a equipe foi
contratada especialmente para o projecto.
• Nesse caso, a documentação do projecto frequentemente
será a única evidência de apoio confiável.
A prudência • Tendo isto em mente, esteja ciente de que a maioria dos
não faz mal. contratos de acções externas financiadas permitem que a
Melhor Entidade Adjudicante efectue auditorias e verificações até
prevenir do sete anos após o pagamento final.
que
remediar!
Por essas razões, os Destinatários devem manter registros
extensos para que possam mostrar mais tarde como o
projecto foi gerido.
Os destinatários são aconselhados a manter mais do que
apenas os documentos mínimos listados no Contrato.
As dicas a seguir podem fornecer orientações úteis.
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 Mensagem chave 4
► Um documento original é mais confiável
do que uma cópia, pois é difícil de alterar e oferece melhor proteção
contra o registro do mesmo item de despesa duas vezes.
Por este motivo, durante verificações ou auditorias, os auditores
geralmente pedem para ver os documentos originais
► Um documento oficial é mais confiável do que um não oficial.
A Por exemplo, um extrato bancário oficial fornece evidências de
documenta pagamento mais confiáveis do que um comprovante de pagamento em
ção do dinheiro elaborado pelo caixa do Destinatário
projecto ► Um documento emitido por uma fonte externa é melhor prova do
fornece que um documento elaborado internamente.
evidência
forte o
Por exemplo, para a aquisição ao abrigo de um contrato de
suficiente?
subvenção, uma proposta ou carta enviada pelo proponente é melhor
prova de uma consulta competitiva do que uma nota do Beneficiário
informando que o proponente foi contactado.
Para um contrato de serviço, uma planilha de horas preenchida e
assinada pela pessoa que fez o trabalho é melhor evidência do que
um resumo elaborado pelo departamento administrativo do
Beneficiário.
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 Mensagem chave 5

Reveja os arranjos de documentação com um

olhar crítico para garantir que sejam
totalmente transparentes e livres de qualquer
Evite
ambiguidade
disposições
pouco claras ou À primeira vista, algumas disposições do
ambíguas!
Projecto podem parecer práticas, mas se não
forem completamente claras, podem causar
problemas mais tarde

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 Mensagem chave 6
► Referência simples e fácil de usar: Use um
sistema simples de referência e numeração que
qualquer pessoa pode seguir, mesmo pessoas não
familiarizadas com o Projecto.

Os ► Arquivamento ordenado: Use arranjos físicos

documentos ordenados para arquivar os documentos.
comprovativo
s podem ser
recuperados ► Condições de arquivamento fisicamente
facilmente?
seguras: Certifique-se de que os documentos
estão fisicamente protegidos e não podem se
deteriorar durante o armazenamento ou
transporte.

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 .
CONCEITOS GERAIS

ECONOMIA

Necessidades OBJECTIVOS
ORGANIZACAO FUNCIONAMEMTO DESEJADO
(ilimitados)

RECURSOS
(Limitados)

EQUADRAMENTO ZONA DE INFLUENCIA ZONA DE IMPACTO

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 Conceitos chaves

DOCUMENTACAO

BIBLIOTECOLOGIA

MUSEOLGIA

MUSEOLGIA

ARQUIVIOLOGIA

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 Arquiviologia

Objectivo

Importancia

Criptologia

• Documentos

Nomenclatura

Tipos de arquivo
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