Sistemas informáticos aplicados à atividade comercial
OBJETIVOS
Descrição dos objetivos
- No final da aula os alunos devem ser capazes de Identificar o Software tipo da
atividade comercial.
- No final da aula os alunos devem ter capacidade de utilizar software específico da
atividade comercial.
PROGRAMA
Descrição do programa
- Software tipo da atividade comercial
- Pagamento em caixa
-Teclado do POS
- Manuseamento do POS
- Etapas do pagamento em caixa
- Fecho de caixa
- Outras operações efetuadas no POS
- Aplicações mais frequentes no ponto de venda
- Pagamentos eletronicos
- Leitura e Gestão por código de barras
- Sistemas de proteção de produtos.
Preâmbulo
Os benefícios de uma tecnologia de informação bem estruturada é, a única maneira de
fazer determinado trabalho, melhorar processos internos, aplicar controlos melhores,
reduzir custos, melhorar a qualidade e disponibilidade das informações importantes
interna e externa à organização e agregar valor aos serviços e produtos dados por uma
organização. O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as
estruturas é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de
informações e conhecimentos importantes para a empresa ou organização, seus
clientes e fornecedores. Os sistemas de informação mais modernos oferecem às
empresas oportunidades sem antecedentes para a melhoria dos processos internos e
dos serviços prestados ao consumidor final.
Equipamentos e aplicações mais frequentes no ponto de venda.
A evolução das ferramentas digitais e a globalização do acesso à Internet veio permitir-
nos otimizar o nosso tempo e executar tarefas remotamente sem necessidade estarmos
presentes fisicamente a um espaço. O comércio, e em especial o comércio online é uma
das áreas onde esta tendência é mais notória. De facto, em países mais desenvolvidos
onde esta oferta tem mais variedade e está mais apurada a nível de opções e escolhas,
os clientes são expostos a experiências de compra mais ricas, onde podem ver imagens
e vídeos do produto, comparar características, escolher cores, decidir meios de
pagamento e entrega, tornando todo o processo mais agradável e cómodo.
Atualmente e em apenas alguns minutos é possível aceder a várias lojas em partes
diferentes do mundo e ter acesso a produtos que não estão disponíveis nas lojas físicas
da nossa zona, comprar e recebê-los comodamente em casa, tudo sem sair do nosso
sofá! Como no mundo da Internet tudo se desenrola a grande velocidade, o cliente de
uma loja, seja esta física ou virtual, espera que todo o sistema de compra seja
processado de forma rápida, simples e segura.
A par com o cliente também as empresas querem ver satisfeitas as suas necessidades,
desde o controlo de stoks, gestão de facturação, balanços de vendas, projectando maior
rapidez numa equivalente melhoria dos serviços.
Para todos os que se encontram na fase de dar os primeiros passos na criação de uma
empresa ou já o fizeram é muito importante para determinar a forma como a empresa
será gerida. A aquisição de software comercial ou de outra natureza, que será o guardião
de tudo o que a empresa tem de mais precioso, desde base de dados, faturação, clientes,
fornecedores, processos, informações fiscais, etc. Qualquer empresa sabe hoje que terá
que apresentar um plano detalhado do projeto, das necessidades e previsões de retorno
a curto prazo. Um dos apoios conferidos pelos programas existentes, que tem como
finalidade a valorização da oferta disponibilizada pelos estabelecimentos comerciais e
modernização da atividade, consiste precisamente na aquisição de equipamentos e
software de suporte à atividade comercial. A compra de software comercial, bem como
a criação de sites, plataformas digitais e planos de marketing, encontra-se no mesmo
nível de importância que a requalificação do espaço comercial e aquisição de mobiliário.
As micro e pequenas empresas a par das grandes empresas, passaram a dar atenção à
gestão dos processos e organização da atividade comercial. No âmbito desta
necessidade de melhoramento e modernização, muitas empresas procuram entidades
conhecedores dos vários softwares de gestão e com consultores que avaliem as
particularidades do negócio e recomendem o software comercial mais indicado. Por
exemplo, o software PHC ou o Primavera são exemplos de plataformas mais eficazes e
procuradas pelas empresas do ramo de atendimento ao público e vendas. Com este tipo
de programas é possível analisar as vendas, comparar os negócios, monitorizar custos e
lucros, efectuar gestão de stocks e até conhecer melhor os clientes e as suas
necessidades. É uma ferramenta que ajuda o empresário a ter uma melhor capacidade
de decisão e trata-se de um software comercial que pode ser acedido em qualquer
plataforma ou lugar. É ótimo para quem tem vários negócios e não consegue estar a
tempo inteiro num único local.
Como pode aceder ao software comercial remotamente, isto significa que pode
igualmente acompanhar ao minuto (se quiser) o que se passa no local, analisando
vendas, encomendas, preferências dos clientes, entre outros. As decisões que serão
tomadas têm em conta a análise de várias perspetivas da mesma atividade e de uma
visão global do negócio. No caso de empresários com mais do que um espaço comercial,
não há necessidade de vários softwares e de ligações diferentes. Pelo contrário, a
informação de cada negócio está num único software comercial, em que pode escolher
qual a empresa que quer consultar sem ter que sair do programa. De forma eficaz e
organizada, a informação fica centralizada e é possível que todos os utilizadores acedam
desde que autorizados pelo administrador do sistema. Assim consegue manter
reservado o que é confidencial.
POS
ou PoS é um ponto de venda ou ponto de serviço (do inglês: Point of Sale ou Point of
Service). Pode ser uma caixa registadora numa loja, ou noutro local onde ocorre uma
transação de venda. Pode também indicar máquinas de cartão de débito, cartão de
crédito e outros terminais eletrônicos de vendas. Os Sistemas de POS são usados em
restaurantes, hotéis, estádios, casinos, além de lojas comerciais. Em suma, se algo pode
ser vendido, existe um sistema POS. O baixo custo e os novos recursos implementados
nos terminais POS tem criado novas formas de uso e ampliado a cadeia deste software.
Um terminal POS também pode ser usado para serviços de pagamento de contas (por
ex. factura da EDP), de informações de controle de registo eletrônico, para coleta de
dados por profissionais que trabalham com vendas de produtos porta-a-porta, entre
outras funções. O que permite ampla utilização de terminais POS é o fato de que,
atualmente, tais terminais, além de serem compactos e móveis, dispõem de
comunicação sem fio e online, e grande capacidade de armazenamento, além de teclado
numérico, display, impressora térmica e leitores de cartões magnéticos e chip. O POS
utiliza uma linha telefónica ou conexão GPRS para comunicação, e os recibos das vendas
são impressos pelo próprio POS, dependendo do tipo de equipamento utilizado na
transação, não sendo necessário o uso de um computador, automação comercial ou
ECF. Um exemplo claro de um POS são máquinas de pagamento de cartões de crédito,
sistemas que contabilizam a venda e emitem o recibo fiscal ou mesmo as máquinas de
VR.
Pagamento em caixa
Constituição do POS
Normalmente um POS é constituído por:
•computador, na maioria das vezes com monitor TouchScreen (Sensível ao toque),
•um pequeno mostrador digital (onde aparecerá o valor a pagar pelo cliente),
•uma caixa de dinheiro e,
•uma impressora de talões.
Vantagens do Sistema POS
Melhor Comunicação
Um sistema POS aumenta a comunicação dentro do seu estabelecimento, reduzindo o
erro no pedido do cliente. Se existir discrepâncias, é possível identificar exatamente
onde o erro ocorreu.
Rentabilização de Tempo Devido ao sistema de venda automatizado o seu negócio
torna-se mais produtivo, permitindo que os colaboradores prestem um
acompanhamento mais próximo ao cliente.
Registos de Vendas e Stocks Com um sistema POS é possível registar com precisão as
vendas e outras transações. O sistema também permite controlar os níveis de stock e
eventuais variações de stock, assim como registos dos métodos de pagamento (cartão
débito/crédito, dinheiro, etc).
Teclado POS Funcionamento:
O software POS permite que a empresa receba os pagamentos feitos pelo cliente, com
cartão de crédito ou de débito, de imediato, em vez de esperar para apresentar esses
pagamentos ao final do dia. Os terminais POS são electronicamente ligados ao banco do
comerciante, que por sua vez está ligado ao sistema de acompanhamento financeiro
mundial. O software POS inclui recursos necessários às empresas como, exibir a
transação, calcular o imposto sobre as vendas e os descontos aplicáveis. O software POS
geralmente possui a característica de controlo de stock, que imediatamente remove o
item da lista de stock do comerciante, (no momento da venda). Os restaurantes podem
usar programas integrados nos seus programas de software POS para controlar os
lugares e as listas de espera.
Etapas do pagamento em caixa
Etapa 1 – Receber pagamentos.
Etapa 2 – Gerir o dinheiro
Etapa 3 – Fazer pagamentos
Etapa 4 – Financiar compras
Etapa 5 – Controlar o stock.
Fecho de caixa
Ao iniciar o fecho de caixa, poderá de imediato consultar um resumo diário, com dados
como: •Abertura de caixa (quem a efetuou e qual o valor);
•Faturação a prazo (em dívida);
•Resumo do total por tipo de pagamento;
•Resumo das entradas e saídas de caixa registadas pelos utilizadores;
•Resumo dos produtos vendidos nesse dia.
Outras operações efetuadas no POS
EX: Tipos de Cartões
Administração do Terminal
Comprovativos /Recibos
Transações Financeiras
Venda à vista Cartão de Crédito
Venda pré-datada
Pagamento Parcelado
Pagamento Parcelado – Cartões de Crédit
o Pagamento Convênios (Alimentação /Refeição/Diversos)
Consulta Saldo Serviços
Consulta de stock Transações Administrativas
Cancelamento Relatório de Movimentos
Finalização Reimpressão de recibos
Este tipo de equipamentos, são multifunções, permitindo assim
uma utilização móvel, permitindo a recolha dos pedidos das
mesas e envio automático para a impressora da cozinha.
•Controlo de mesas mais rápido do mercado. 2 clicks para adicionar um produto a uma
mesa.
•Produtos e mesas no mesmo ecrã. Não existe necessidade de mudar de ecrã
•Número ilimitado de teclas de produtos e mesas
•Emissão de Consultas de Mesa, Fatura Simplificada, Fatura, Fatura-Recibo, Nota de
Crédito e Guias de Remessa para clientes a Crédito apena com um click.
•Processamento em modo de Venda Direta (Balcão) e em simultâneo em modo de
mesas (vários talões abertos em simultâneo)
•Pagamentos parciais de mesas, fácil e rápido, selecionando apenas o que quer pagar
na mesa •Possibilidade de alteração de preços no momento da venda
•Emissão de documentos de transporte e obtenção do código AT via WebService ou
SAFT •Emissão do pedido da mesa para a impressora da cozinha
•Controlo de créditos de clientes, e emissão do documento semanal ou mensal
•Envio automático de SMS para os telemóveis de clientes selecionados, de ementas,
pratos do dia, festas, etc.
•Gestão e impressão de ementas, panfletos de festas, eventos, etc...
•Funcionamento em rede com possibilidade de inserção simultânea de talões de venda
em vários postos
•Consulta on-line de movimentos de caixa
•Consulta on-line de documentos emitidos
•Possibilidade de introduzir manualmente os dados do Cliente (Nome, Contribuinte, etc)
na emissão dos documentos
•Ligação a balanças, visores de clientes, leitores de código de barras e outros
dispositivos •Trabalha com resoluções Full HD e HD
•117 produtos em cada página e um número ilimitado de mesas na mesma página
•Duas configurações de teclas independentes no mesmo software. Uma para Café e
outra para Restaurante.
•Imprime um talão de venda em dois segundos e com apenas cinco minutos de
formação, estará apto a operar.
•Trabalha com códigos de barras, teclas diretas, indiretas e inserção manual. Não
necessita de rato para operar, pois todas as operações podem ser efectuadas com o
teclado ou com o ecrã touch-screen.
•Controlo de crédito e faturação mensal automática com discriminação das diárias
•Controlo de cartões de pontos
•Ligação a publicidade digital (VideoShow 64). Passagem de ementas dos próximos dias,
promoções, fotos vídeos, etc.
•Inserção do logótipo na impressora de talões
•Configuração do modelo de talão
•Incluí todas as características do GestPos 64.
O Pos permite, em qualquer altura, obter toda a informação que necessita. Não é
necessário efectuar fechos diários de caixa. Os fechos podem ser efectuados em
qualquer altura relativamente a um determinado dia ou período, a um utilizador ou a
determinados documentos específicos. Pode obter uma listagem dos fechos em
impressoras A4 ou em impressoras de talões. Os fechos podem ser detalhados,
documento a documento, ou podem ser acumulados por dias e utilizadores. Permite
ainda tirar uma listagem (ou visualizar no ecrã, em tempo real) das vendas por período,
famílias ou por artigo. Pode saber diariamente, ou por período, as vendas de
determinado artigo ou utilizador. No fecho, permite a saída dos totais de vendas por
artigo ou por família. O POS possui um sistema anti-furto que controla as permissões
dos utilizadores, para a visualização e fecho de caixa, além de registar em histórico todas
as operações efetuadas pelos utilizadores. Possui opção de obrigatoriedade para o
utilizador contar o dinheiro do caixa e introduzir o seu valor total antes do sistema lhe
permitir visualizar o total. A partir do histórico do caixa, o gerente pode visualizar todas
as operações efetuados pelos utilizadores, desde tentativas de visualização do total de
caixa, valor introduzido, até as horas de abertura da gaveta, em modo manual. Este
módulo enriquece na medida em que o torna um programa bastante completo para a
gestão do seu negócio.
