FLUXOGRAMA,OS SÍMBOLOS, TIPOS E REGRAS
Fluxograma:
O fluxograma consiste em um tipo de diagrama que identifica-se dentro de
uma empresa como representação de um processo. Sua principal
representação é realizada através de gráficos e estes tem como foco fazer que
haja melhor compreensão do processo que está sendo explanado naquele
momento.
Nele, encontram-se estas informações:
- Tipo de trabalho que deve ser realizado.
- Tempo para a sua execução.
- Distância a ser percorrida pelos documentos.
- Responsáveis pelo trabalho.
- Como ele deve se desenvolver entre os participantes do processo
Em linhas gerais, um fluxograma é uma disposição gráfica das etapas de um
processo – quase como um mapa mental dos caminhos que as pessoas devem
seguir em diferentes circunstâncias.
Nesse modelo, há sempre um objetivo. Ou seja: o fluxograma parte de um início
e termina com a entrega de algum projeto, produto ou serviço ao fim do
desenho.
.Fluxogramas são o recurso perfeito para uma equipe visualizar processos
complexos. Existem mais de 30 símbolos padronizados para se utilizar na
criação deste tipo de diagrama.
Tais símbolos podem indicar toda uma variedade de coisas: um processo, um
documento ou decisões a tomar. Neste artigo, você entenderá qual é o
significado dos diferentes formatos, quando usar fluxogramas e quais tipos
podem ser implementados no seu trabalho
O fluxograma ilustra as etapas, sequências e decisões de um processo ou fluxo
de trabalho. Embora haja vários outros tipos, um fluxograma básico é a forma
mais simples de um mapa de processo.
Trata-se de uma ferramenta robusta para planejar, visualizar, documentar e
otimizar processos em diversas áreas de conhecimento.
Os engenheiros Frank e Lillian Gilbreth apresentaram o fluxograma para a
American Society of Mechanical Engineers (ASME, ou Sociedade
Estadunidense de Engenheiros Mecânicos) em 1921. Desde então, a ferramenta
foi aprimorada e padronizada para otimizar processos em inúmeros setores.
Se quer entender melhor os diferentes tipos de fluxogramas e símbolos, você
está no lugar certo. Apresentaremos, também, formas de criá-los e alguns
exemplos para lhe dar inspiração.
Quando usar fluxogramas:
Os fluxogramas podem ajudar em muitas situações.
1. Documentar um processo
Fluxogramas são uma forma incrível de mapear e documentar projetos ou
processos colaborativos.
2. Simplificar e visualizar ideias ou processos complexos
Nem todos na equipe terão tempo (ou recursos) para ler um documento extenso
e complicado que detalha processos. O fluxograma ajuda a acompanhar o fluxo
de trabalho, entender as tarefas e analisar cada etapa de maneira rápida e
acessível.
3. Organizar a equipe e atribuir tarefas de forma eficaz
Com uma representação visual do processo, fica mais fácil atribuir tarefas aos
membros da equipe e organizar o trabalho deles para que tudo flua melhor.
4. Tomar decisões e justificá-las
Em geral, quando as decisões são mapeadas em fluxogramas, parecem menos
intimidantes e complicadas. Esta ferramenta também ajuda a visualizar as
consequências das suas decisões, o que torna mais fácil antever e justificar as
próximas etapas.
5. Identificar e evitar gargalos ou problemas
O fluxograma auxilia na identificação de gargalos e dificuldades antes que se
tornem um problema. Ao mapear o processo inteiro com esse guia visual, você
poderá acompanhar todas as etapas e destinar tempo e recursos suficientes
para cada tarefa.
6. Padronizar processos
Uma vez concluído, é possível utilizar o fluxograma em projetos e processos
semelhantes. A longo prazo, isso tende a economizar tempo e reduzir desgaste
para você e para a sua equipe.
7. Monitorar o andamento de um projeto
Graças à facilidade de acompanhar etapas num fluxograma, você conseguirá
identificar, a qualquer momento, a situação da equipe durante um projeto ou
processo. Assim, é possível monitorar o progresso de maneira muito simples e
visualizar o panorama geral das tarefas a concluir.
Símbolos em fluxogramas:
Há uma grande variedade de fluxogramas: desde rascunhos visuais rápidos que
ajudam a documentar ou planejar um processo, até diagramas de fluxo de
trabalho abrangentes criados com softwares específicos.
Para melhorar a compreensão de fluxogramas de diferentes equipes,
departamentos ou até mesmo indústrias, o American National Standards Institute
(ANSI, ou Instituto Estadunidense de Padrões Nacionais) definiu padrões oficiais
nos anos 60, que foram adotados pela International Organization for
Standardization (ISO, ou Organização Internacional para Padronização) em
1970 e recebem atualizações e otimizações recorrentes.
A padronização de fluxogramas mais recente foi confirmada em 2019.
Para ler fluxogramas, siga o padrão ocidental: de cima para baixo e da
esquerda para a direita.
Símbolos mais comuns, nomes e significados de cada um:
• Direção do fluxo: um símbolo que conecta dois blocos entre si para indicar a
direção do processo.
• Terminador: representa os pontos inicial e final no processo de um
fluxograma.
• Processo: este símbolo é o componente mais corriqueiro em fluxogramas e
indica uma etapa do processo.
• Comentário ou anotação: serve para adicionar informações sobre uma
etapa.
• Decisão: representa uma escolha que você, ou a equipe, precisa fazer para
avançar à próxima etapa do processo. Geralmente, é respondida com
“verdadeiro ou falso” ou “sim ou não”.
• Dados armazenados: simboliza um arquivo de dados ou banco de dados.
• Símbolo “ou”: indica que o fluxo do processo continua em três ou mais
ramificações.
• Entrada/saída: assinala o processo de receber dados externos ou enviá-los.
• Exibição: indica uma etapa que mostra informações pertinentes.
• Documento: representa um só documento.
• Atraso: possibilita planejar e representar períodos de atraso que fazem parte
do processo.
• Entrada manual: evidencia dados e informações que devem ser inseridos no
sistema manualmente.
• Operação manual: indica que um ajuste ou operação manual precisa ser feito
no processo.
• Conector a outra página: liga dois símbolos que estão em páginas
diferentes.
• Conector na mesma página: este ponto conecta dois símbolos e pode
substituir linhas extensas, o que simplifica a visualização do fluxograma.
• Junção: agrupa várias ramificações para que voltem a formar um único
processo.
• Processo alternativo: as linhas que levam a este símbolo costumam ser
pontilhadas. Indica uma alternativa a uma etapa regular do processo, em caso
de necessidade.
• Processo predefinido: representa um processo que está definido em outro
lugar.
• Documentos múltiplos: simboliza um conjunto de documentos.
• Preparação ou inicialização: mostra uma etapa de preparação ou inicialização
no processo.
Depois de aprender o significado destes símbolos, é possível ler ou criar
praticamente qualquer tipo de fluxograma e visualizar melhor os processos.
Ao criar um fluxograma que utiliza diferentes formatos e símbolos, lembre-se de
incluir uma legenda para torná-lo acessível à equipe.
Tipos de fluxogramas
Graças ao enorme potencial desta ferramenta, os fluxogramas têm aplicação em
diversos setores. É possível encontrá-los basicamente em qualquer área de
conhecimento, seja educação, vendas, marketing, administração, engenharia ou
produção.
Você deverá escolher dentre diferentes tipos de fluxograma dependendo do
processo que deseja visualizar. Segundo Mark A. Fryman no livro Quality and
Process Improvement (Aperfeiçoamento de processos e qualidade), de 2002,
Existem cinco tipos de fluxogramas na administração de empresas:
• O fluxograma de decisão detalha as etapas que levaram a uma escolha e
pode servir como justificativa. Este gráfico ajuda a antever as consequências
de diferentes decisões.
• O fluxograma de lógica é empregado para revelar lacunas, gargalos
ou restrições no processo que possam causar turbulências ou problemas.
• O fluxograma de sistema representa o fluxo de dados em um sistema e
costuma ser utilizado na área de contabilidade.
• O fluxograma de produto ilustra o processo de criação de um produto e a
ordem das sequências. Pode servir como um importante documento para
produtos em desenvolvimento ou para aperfeiçoar um processo existente.
• Um fluxograma de processo apresenta a maneira de um processo atingir
certo resultado. Provavelmente você o usará para aprimorar processos
existentes ou criar novos. O diagrama de raia é um exemplo deste tipo de
gráfico.
Além dos tipos de fluxogramas que Fryman criou para uso em empresas, vários
outros foram desenvolvidos ao longo dos anos.
Outros tipos de fluxogramas:
Alguns dos tipos de fluxogramas mais comuns foram apresentados por Alan B.
Sterneckert no livro Critical Incident Management (Gestão de incidentes críticos),
de 2003.
Dentre eles, estão:
• O fluxograma de documento;
• O fluxograma de dados;
• O fluxograma de sistema;
• O fluxograma de programa.
Em 1987, Andrew Veronis publicou o livro Microprocessors: Design and
Application (Microprocessadores: elaboração e aplicação) que descreve,
Três tipos de fluxograma a seguir:
• O fluxograma de sistema;
• O fluxograma geral;
• O fluxograma detalhado.
Além dos fluxogramas já mencionados, utilizam-se outros como:
• Diagrama PERT;
• Fluxograma de fluxo de trabalho;
• Diagrama de raia;
• Diagrama de fluxo de dados (DFD, na sigla inglesa);
• Diagrama de fluxo de processos (PFD, na sigla inglesa);
• Notação e modelo de processos de negócio (BPMN 2.0, na sigla inglesa);
• Fluxograma de linguagem de especificação e descrição (SDL, na sigla
inglesa);
• Fluxograma de cadeia de processos orientados por eventos (EPC, na sigla
inglesa).
Caso esteja procurando um fluxograma de documentação de processos, temos
um artigo sobre esse tema. Também recomendamos conferir os diagramas
PERT, que são outro exemplo de fluxograma muito utilizado.
Como criar um fluxograma:
Há cinco etapas que devem ser observadas ao criar um fluxograma claro e
eficaz, seja para usá-lo como um rascunho pessoal ou como modelo de
mapeamento de processos oficiais.
1. Defina a finalidade e o escopo:
Antes de encarar a folha em branco ou a sua ferramenta de criação, determine
o escopo e a finalidade do processo. Pergunte-se qual é o objetivo do seu
projeto e quais são as datas de início e conclusão desejadas.
2. Ordene as tarefas de forma cronológica:
Dependendo do tipo de fluxograma almejado, talvez seja necessário analisar
documentos já criados, perguntar aos membros da equipe sobre experiências
anteriores, ou observar um processo existente. Poderá ser útil anotar alguns
dos passos em forma de lista antes de criar o primeiro esboço de um
fluxograma.
3. Organize as tarefas por tipo e símbolo de fluxograma:
Depois de escrever todas as tarefas e ordená-las de forma cronológica, atribua
os símbolos pertinentes a cada uma para ter tudo preparado e começar a
esquematizar o fluxograma.
4. Crie o fluxograma:
Você pode desenhá-lo à mão ou utilizar um software ou ferramenta que
permita compartilhar o fluxograma com a sua equipe facilmente.
5. Valide e aprimore o fluxograma:
Pedir a opinião de uma, duas ou até mesmo três pessoas pode ajudar a
identificar gargalos e possíveis problemas. Isso permitirá aperfeiçoar o
fluxograma antes que o processo comece.
O que é Fluxograma de Processos?
O fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve os
passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Além disso, esta
ferramenta pode ser utilizada para abordar os processos de qualquer
organização.
É claro que existem outros instrumentos que atendem as mesmas
especificações, – a Templum tem uma forma peculiar de elaborar o mapeamento
de processos – entretanto o foco deste texto é abordar as funcionalidades do
fluxograma.
Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma
quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das
atividades e entre outros elementos que compõem cada tipo de processo em
uma organização.
As principais funções do fluxograma de processos:
• Melhorar a compreensão dos processos e como eles estão interligados;
• Mostrar como as atividades e rotinas de trabalho são desenvolvidas na
organização;
• Identificar problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.
Principais símbolos utilizados para elaborar um fluxograma de processos:
Tipos de fluxograma mais utilizados:
Os dois fluxogramas mais conhecidos são:
- Fluxograma Linear e o
- Fluxograma Funcional.
- Fluxograma de Processos Linear:
É um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos
de decisão durante o fluxo. Sua abrangência pode auxiliar os processos na
identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos.
Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.
Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um
processo de vendas em uma loja de shopping center.
- Fluxograma de processos Funcional:
É um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos. Sua
funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades,
mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar
as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas
interagem.
Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.
Como fazer um fluxograma de processos:
Um fluxograma de processos, essencialmente, estabelece uma relação
de início, meio e fim. O início são as entradas necessária para dar um “start”
no processo. O meio é o processo em si, ou seja as atividades a serem
realizadas para alcançar os objetivos estabelecidos.
O fim é representado pelas saídas do processo, isto é, os resultados esperados
com as atividades executadas.
Porém, apesar de termos citados apenas 8 símbolos, vale destacar que existem
muitos outros que também podem ser utilizados. Entretanto, um fluxograma com
muitos símbolos pode deixar a leitura e análise do diagrama altamente complexa.
Além disso, outra etapa fundamental antes de iniciar qualquer fluxograma é fazer
um estudo prévio de todos os processos existentes na organização, pois sem
entender a inter-relação entre eles, pode ser que o fluxograma fique confuso e
sem objetividade, tornando-se mais um documento sem nenhuma
funcionalidade.
Como já foi dito, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo, por isso
é importante um planejamento antes de definir quais serão os processos em que
serão desenhados e principalmente a sequência existente entre eles.
Como analisar um fluxograma de processos:
Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um
documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma precisa ser avaliado
criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente
alcançados.
Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para
cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.
SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA
Indica o início ou o fim do processo
Indica cada atividade que precisa ser executada
Indica um ponto de tomada de decisão durante o processo
Indica a direção do fluxo de atividades do processo
Indica documentos utilizados no processo
Indica um momento em que é necessário esperar algo
Indica ligação de um ponto a outro.
Regras de Fluoxograma:
Regras de construção de fluxogramas, para que possamos usá-las nos testes
do interpretador, no momento da correção dos fluxogramas e esclarecimentos
sobre os erros cometidos pelo usuário.
As regras são:
- Todos os símbolos utilizados devem estar unidos por linhas de fluxo;
- A um símbolo de processo podem chegar várias linhas de fluxo, porém só pode
sair um dele;
- Todo fluxograma deve possuir um INICIO e um FIM;
- Ao símbolo de início não pode chegar nenhuma linha de fluxo;
- De um símbolo de fim não pode sair nenhuma linha de fluxo, mas sim podem
chegar várias a ele;
- A linha de fluxo deve seguir um sentido único;
- Blocos de decisão (SE) deverão possuir duas e somente duas saídas de fluxo,
sendo uma para VERDADEIRO e outra para FALSO;
- Todas as linhas de fluxo devem descer por um lado do algoritmo, e retornar por
outro, sem que as mesmas se cruzem;-
- As variáveis utilizadas no programa devem ser nomeadas por uma única
palavra, sem espaços, acentuação ou símbolos. O nome da variável deve
começar necessariamente por uma letra, e pode ser seguida de letras e
números;
- Os operadores que podem ser utilizados são:
“+” para adição,
“–” para subtração,
“*” para multiplicação,
“/” para divisão,
“%” para resto da divisão,
“()” para prioridade,
“=” igual,
“≠” diferente,
“>” maior que,
“<” menor que,
“≥” maior ou igual a,
“≤” menor ou igual a,
“e” E, “ou”
OU, “não” negação.
Regras de Fluoxograma:
Regras de construção de fluxogramas, para que possamos usá-las nos testes
do interpretador, no momento da correção dos fluxogramas e esclarecimentos
sobre os erros cometidos pelo usuário.
As regras são:
- Todos os símbolos utilizados devem estar unidos por linhas de fluxo;
- A um símbolo de processo podem chegar várias linhas de fluxo, porém só pode
sair um dele;
- Todo fluxograma deve possuir um INICIO e um FIM;
- Ao símbolo de início não pode chegar nenhuma linha de fluxo;
- De um símbolo de fim não pode sair nenhuma linha de fluxo, mas sim podem
chegar várias a ele;
- A linha de fluxo deve seguir um sentido único;
- Blocos de decisão (SE) deverão possuir duas e somente duas saídas de fluxo,
sendo uma para VERDADEIRO e outra para FALSO;
- Todas as linhas de fluxo devem descer por um lado do algoritmo, e retornar por
outro, sem que as mesmas se cruzem;-
- As variáveis utilizadas no programa devem ser nomeadas por uma única
palavra, sem espaços, acentuação ou símbolos. O nome da variável deve
começar necessariamente por uma letra, e pode ser seguida de letras e
números;
- Os operadores que podem ser utilizados são:
“+” para adição,
“–” para subtração,
“*” para multiplicação,
“/” para divisão,
“%” para resto da divisão,
“()” para prioridade,
“=” igual,
“≠” diferente,
“>” maior que,
“<” menor que,
“≥” maior ou igual a,
“≤” menor ou igual a,
“e” E, “ou”
OU, “não” negação.