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Apostila de treinamento MASP
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ee oitto
MASP:
Metodologia de
Analise e Solugao
de Problemas
ome Cle MIL TT)itto
Sumario
Médulo 1........
Ligdo 1: Objetivos do médulo...
Lig&o 2: © que é um problema?.....
Causas dos problemas.
Detecgao x Custo dos Defeitos
Ligdo 3: A importancia de identificar um problema ...
Impacto de um problema
Ligdo 4: Metodologias para identificagao, andlise e resolugao de problemas ...
MASP...
PDCA
DMAIC......
Relacdo PDCA x MASP x DMAIC
Ligdo 5: Quando adotar 0 MASP ........
Lig&o 6: O papel da lideranga e fatores criticos para 0 sucesso...
Ligdo 7: 8 etapas do MASP
Ligdo 8: A importancia da padronizagao.....
Lig&o 9: Pré-requisitos para o sucesso...
Valores.
Pilares
Ligdo 10: Jornada 0 Defeitos
A busca pela Qualidade
Ligdo 11: As ferramentas da Qualidade.....
Diagrama de Venn
Lig&o 12: MASP com Agilidade......... .
Ligdo 13: 5 passos praticos para aplicar 0 que vocé aprendeu
Médulo 2........
Ligdo 1: Objetivos do médulo...
Lig&o 2: 10 motivos para aplicar ferramentas e métodos de gestao.
Lig&o 3: Identificagao de um Problema...
Folha de Verificagao
Fluxograma.. 20
Gréfico de Controle. 20
Ligdo 4: Observagao do Problema...... 22
Exemplo de estratificagao. 22
Ligdo 5: Andlise das Causas 23
Brainstorming 24
Diagrama de Ishikawa 25itto
Matriz GUT
5 Porqués .
Gréfico de Dispersao.
Gréfico de Pareto
Ligdo 6: Planos de Agao.
Matriz de Priorizagao.
5w2H 29
Pontos vitais para aplicago 29
Ligdo 7: Execugdo dos Planos. 30
Ligdo 8: Verificagao da Efetividade dos Planos 30
Grdfico Sequencial 31
Gréfico de Pareto
Grdfico de Controle.
Lig&o 9: Padronizando 0 Proceso ...
Procedimento Operacional Padrao
Ligdo 10: Conclusao e Andlise Geral...
Ligdo 11: 5 passos praticos para aplicar o que vocé aprendeu..
Médulo 3
Lig&o 1: Case - Prestagdo de Servigo em Hotelaria....
Identificagao do Problema
Observagao do Problema 37
Analise das Causas.
Planos de Ago e Execugao 40
Verificagao da efetividade dos planos 41
Padronizagao do Processo 41
Conclusao e Andlise Geral 42
Lig&o 2: Case - Area da Satide..... 43
Identificagao do Problema 43
Observagao do Problema 44
Analise das Causas. 45
Planos de Agdio e Execugao . 46
Verificagao da efetividade dos Planos. 48
Padronizagao do Processo
Conclusao e Andlise Geral
Lig&o 3: 5 passos praticos para aplicar o que vocé aprendeu ....
Referéncias ........itto
Direitos desta edigdo reservados
A Voitto Treinamento e Desenvolvimento
[Link]
Supervisdo editorial: Thiago Coutinho de Oliveira
Apresentagao do curso: Thiago Coutinho de Oliveira
Produgao de contetido: Wesley Silva Dias
Thiago é formado em Engenharia de Produgao, pés-graduado em estatistica e mestre em
administragao pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Especialista Black Belt
em Lean Six Sigma, trabalhou com metodologias para redugdo de custos e otimizagao de
processos na Votorantim Metais, ingressando posteriormente na MRS Logistica como
trainee, onde ocupou posigées de gestor e especialista em melhoria continua. Fundador
do Grupo Voitto, foi selecionado no Programa Promessas Endeavor, tendo a oportunidade
de receber valiosas mentorias para aceleracdo de seus negécios. Atualmente é mentor de
empresas e se dedica a a frente executiva da Voitto, carregando com seu time a visio de
ser a maior e melhor escola online de gestao do Brasil
E PROIBIDA A REPRODUGAO
Nenhuma parte desta obra poderd ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo
transmitida por meios eletrénicos ou gravagées sem a permissao, por escrito, do editor.
Os infratores sero punidos pela Lei n° 9.610/98fitto
Modulo 1
O Impacto e a Solugao de um
problemafoitto
Ligao 1: Objetivos do médulo
Apresentar a vocé 0 que é essa metodologia de andlise e solugao de problemas, compara-
la com outras e apresentar a definigao e o impacto de um problema.
Responderemos perguntas do tipo:
¥ Oque é um Problema?
v Essa ferramenta pode me auxiliar de que forma?
v Por que eu devo aprender sobre MASP?
Y Como posso aplicar essa ferramenta no meu trabalho?
Lig&o 2: O que é um problema?
Problema é o resultado indesejavel ou inesperado de uma atividade ou processo.
Problemas sao sintomas de que o processo nao esta atingindo o maximo de sua capacidade
produtiva e que podem criar empecilhos para a execugao didria das tarefas e dificultar o
alcance dos objetivos da organizacao.
Causas dos problemas
No gréfico abaixo, podemos verificar um grafico que aborda as principais causas de
problemas:
Falta de Planejamento, objetivos nao definidos ¢ presséo] TT 41,9%
Falta de treinamento, inexperiéncia ou desconhecimento | NNN 29,8%
Ambiente e condigées fisicas de trabalho || 14.1%
Problemas emocionais, cansago e desanimo 12.6%
Erro intencional f] 1.6%
85 a 95% dos problemas sao originarios de falhas nos processos e nao de falhas de
pessoas.Vbitto
Deteccao x Custo dos Defeitos
Custo de garantia, custos administrativos,
insatisfagao do cliente e perda de mercado.
Retrabalho, aumento do custo de inspegio e atraso na
entrega
Custos das Defeitos
Menores atrasos na Produgéo
Onde toi Detectado:
Ligdo 3: A importancia de identificar um problema
Impacto de um problema
Problemas podem ocorrer ao longo dos processos ou com pessoas. E por isso, é muito
importante saber como identificar problemas na empresa e conhecer quais séo os mais
comuns. Alguns exemplos:
Erros de Planejamento:
V Falta de informagoes;
¥ Objetivos e metas irreais;
v Falta de Analise de Riscos.
Clima Organizacional ruim:
v Equipe desalinhada; a
v Falta de motivagao; 0
V Falta de integracao.
Baixa Qualidade em entregas:
VY Equipe despreparada;
v Atrasos;
v Falta de validacao.Problemas Externos: Q ® ©
v Problemas com fornecedores; OoFRo
Y Crises econémicas;
¥ Concorréncia.
Ligdéo 4: Metodologias para identificagao, andlise e resolugdo de
problemas
MASP
E um processo dinamico na busca de solugées para uma determinada situagdo. Nao é um
processo rigido e sim um processo flexivel. Ele procura encontrar respostas tais como:
> Priorizagao de um problema;
> Divisdo do problema em partes que possam ser analisaveis;
> Verificagées das situagdes que necessitam de atengao.
PDCA
O ciclo PDCA é um método gerencial de tomada de decisées para garantir o aleance
das metas necessdrias a sobrevivéncia de uma organizagao, Esse ciclo se baseia em quatro
etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Abaixo podemos observar cada
uma dessas etapas e suas subetapas distribuidas.
8. Refletir sobre o 1. Escolher o problema e mostrar a
que aprendeu sua importancia
7. Evitar que a causa 2: Conio ala corre?
volte a acontecer 3. Por que ele ocorre?
— 4,0 que fazer para eliminar a
, causa?Vbitto
O DMAIC, acrénimo de Define, Measure, Analyze, Improve and Control (Definir, Medir,
Analisar, Melhorar e Controlar) é uma metodologia que possui um roteiro de etapas que ajudam
DMAIC
vocé a guiar e desenvolver melhorias no seu proceso.
Relagdo PDCA x MASP x DMAIC.
Identificar 0 problema __Definir 0 problema
Observar problema Mensurar o problema
Analisar problema Analisar problema
Elaborar plano de agao Implementar as
Do Executar plano de acio solucées
Check Verificar conformidade
Padronizar processo Controlar © processo
Act
Concluir processo
Ligdo 5: Quando adotar o MASP
Y Quando for identificado algum problema crénico em determinada drea da empresa;
Y Quando os resultados do més estiverem fora da meta ou com tendéncia negativa;
Y Quando acontecer incidentes ou algo extraordinario;
Y Quando os indicadores estiverem fora da expectativa no acompanhamento de projetos.
Onde estou Onde quero chegar
PROBLEMAitto
Ligao 6: O papel da lideranga e fatores criticos para o sucesso
Exercer o papel de lideranga dentro da empresa esté diretamente relacionado ao poder de
conduzir e influenciar a equipe a realizar as metas e objetivos estabelecidos da melhor
maneira possivel.
Ligao 7: 8 etapas do MASP.
Para uma melhor organizagao e aproveitamento da metodologia, existem 8 etapas, nas
quais so aplicadas ferramentas que auxiliam na concluso de cada uma.
1) Identificagao
* A primeira etapa consiste em identificar 0 problema, utilizado um historico de
acontecimentos.
2) Observagao:
* Buscar o maximo de informagées sobre o problema,
3) Anaii
* Realiza andlise dos dados com o uso de ferramentas como: Diagrama de Pareto,
Diagrama de Dispersao, Histograma e outras.
4) Planos de Agao:
* Plano de agdo contendo solugées e metas, visando eliminar as causas
fundamentais do problema.
5) Execugao:
Aqui iremos executar as agées tragadas no planejamento.
6) Verificagao:
© Comparar o resultado alcangado com 0 esperado.
7) Observagao:
+ Todas as ages que foram eficazes devem se tornar novos métodos.Vbitto
8) Conclusao:
+ Esta etapa final prevé a reviséo do método empregado e 0 planejamento dos
trabalhos futuros.
Ligdo 8: A importancia da padronizagao
Podemos observar logo abaixo dois exemplos de empresas:
> Empresa “Serrote”: Empresa que nao possui dominio gerencial, pois n&o consegue
completar o ciclo do PDCA e alcangar uma padronizacao dos seus processos, sem ter foco
nos resultados.
>» Empresa “Escada”: Empresa que consegue ter um dominio gerencial de suas atividades,
visando sempre melhores resultados e padronizando novos processos, com foco na
melhoria continua.
ieee le rule)
Cert Tar)
Melhoria
Tempo
CTT TTT)
Cry
Melhoria
Tempo
"foitto
Ligao 9: Pré-requisitos para o sucesso
Existem alguns valores e pilares que sustentam 0 MASP, servindo de base para a
aplicagao de suas etapas, que sao:
Valores
1) Tratar todos os funcionarios com confianga e respeito mutuo;
2) Ver problemas como oportunidades de melhoria;
3) Expor precocemente os problemas e resolvé-los com uma solugao eficaz;
4) Usar a solugao de problemas em todas as fungées e niveis;
5) Avaliar 0 uso da solugao eficaz de problemas;
6) Fornecer o suporte necessério para a aplicagao do MASP;
7) Reconhecer e recompensar os funcionarios pela solugdo dos problemas.
Pilares
> Metas Desafiadoras
PESSOAS Lideranga > Cobranga Firme
> Militarismo na Execucao.
Conhecimento | > Ablicacdo do Método PDCA
METODO -——> "6, ial
jerencial__|——> Foco em Resultados
Conhecimento | —> Formagao Técnica
Técnico | > Entendimento do Negécio
TECNICO. |}——>)fitto
Ligao 10: Jornada 0 Defeitos
A busca pela Qualidade
Deets nie Deets nfo
vtuacs Defeitos saem Reduzir
Situagéo da empresa saem da pee saem do Zero Defeitos
empresa processo
' 1 | Operagées Operacées Operagses |} i
+ Operagées | + Operagées !
Dentroda {7 1 = eros Eros Eros a H
fs tos ts tos}
Empresa 1 ‘ Defeitos Defeitos * Defeitos 1 ‘
1s Defeitos | 4 Inspecées |
| + Inspecées Inspecées Inspecses | | :
Cliente Defeitos sem Defeitos | | SemDeteitos | | SemDeteios | | Sem Defeitos
st Defeitos & Bitar Defetos nfo] [Néorepassar ] [Enos niowram
logan Reclamagées_| |_Reclamacées_| | _recorrentes defeitos defeitos
ae Fechar a Mlhora Cont Treinar Produgio zero
Estratégia | empresa_| |Maisinspetores | | 4s qualidade | |_colaboradores defeitos
. =] [inspecdo por Tnspeqio Tnspeqio no] [~Inspeqio na
Inspegées | Seminspesdo | | uigamento Informativa Processo Fonte
Ligdo 11: As ferramentas da Qualidade
> Estratificagao:
A estratificagéo é uma ferramenta da qualidade que visa dividir um grupo que esta
sendo analisado em subgrupos apropriados para a situagéo que esta sendo analisada,
podendo observar diferentes pontos de vista.
> Folha de Verificacao:
Afolha de verificagdo é a mais simples das ferramentas da qualidade, sendo utilizada
para uma coleta de dados em determinado processo. Mas, apesar de simples, a utilizagéo da
folha de verificagéo economiza tempo, eliminando o trabalho de se desenhar figuras ou
escrever nimeros repetitivos, néo comprometendo a andlise dos dados.
> Fluxograma:
© fluxograma é um diagrama que expressa um determinado processo, ou fluxo de
trabalho, de forma sequencial, gréfica, simples, objetiva e direta. Essa representagdo é feita a
partir de figuras geométricas que simbolizam etapas do determinado proceso e sao ligadas
por setas que indicam a diregao e a sequéncia a ser seguida.
13,fitto
> Grafico de Pareto:
O Gre
ico de Pareto é uma ferramenta estatistica que auxilia na tomada de deciséo,
permitindo uma empresa priorizar problemas, quando esses se apresentam em grande
numero. Esse principio, mais conhecido como regra 20-80, nos diz que 20% das causas
principais séo responsaveis por 80% dos problemas em uma organizagao. Ou seja, se
solucionarmos esses 20% principais, acabamos com boa parte dos problemas.
> Histograma’
Um Histograma, também conhecido como Diagrama de Distribuigao de Frequéncias, 6 a
representagao grafica, em colunas (retangulos), de um conjunto de dados previamente
tabulado e dividido em classes uniformes.
> Carta de Controle:
Uma carta de controle é um conjunto de pontos (amostras) ordenados, no tempo, que so
interpretados em fungao de linhas horizontais, chamadas de LSC (limite superior de controle)
e LIC (limite inferior de controle).
> Diagrama de Ishikawa:
Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, permite
estruturar hierarquicamente as causas de um problema ou oportunidade de melhoria em 6
categorias: Método, Material, Mao de Obra, Meio Ambiente, Medida e Maquina.
> Grafico de Dispersao:
Os
mais varidveis que sdo organizadas em um grafico, uma em fungao da outra. O diagrama
gramas de dispersdo, ou Graficos de Dispersdo, sao representagdes de duas ou
mostra se existe ou ndo uma correlagdo entre duas varidveis estudadas, sendo que caso haja
correlaco, ela pode ser positiva ou negativa.
Quer conhecer um pouco mais sobre as Ferramentas da Qualidade? Leia nosso artigo sobre isso
no nosso blog, basta clicar aqui.Vbitto
© Diagrama de Venn serve para agrupar as ferramentas que podem estar sendo utilizadas
nas etapas de identificagao e andlise, com a intersegao de outras ferramentas entre ambas.
Diagrama de Venn
Identificagso
Andlise
Fluxograma
Ishikawe Histograma
Estratificagio
Folha de Vericacao Diagrama de Dispersio
carta de Tendénci
Erinstorming Cartas de Controle
Ccapabilidade
Técnicas de
— fandlse Campo de Fora
Lig&o 12: MASP com Agilidade:
Existe uma correlagao e adaptagao do MASP(PDCA) e suas etapas dentro do Scrum
(Metologia Agil de Gestéo), visando criar um modelo adaptado @ Cultura Agil para a anélise de
processos e solugao de problemas. Essa adaptagao pode ser utilizada nas sprints, analisando 0
que deu certo e errado e padronizando novos processos com foco na melhoria continua.
Ligdo 13: 5 passos praticos para aplicar o que vocé aprendeu
1) Nao se apegue ao método \
2) Esteja aberto a problemas e oportunidades de melhoria \
3) Conhega bem seus processos, rotinas e atividades \
4) UI
5) Nada importa mais que resultado \
@ resultados como ferramentas de motivacao \
15Modulo 2
As 8 etapas do MASP
fittofitto
Ligao 1: Objetivos do médulo
Apresentar a vocé como a metodologia MASP funciona, passando por cada uma de suas
etapas e mostrando como as ferramentas podem ser aplicadas.
Perguntas de orientagao:
> Como funcionam as etapas de aplicagao do MASP?
> Como as ferramentas da qualidade se aplicam nessas etapas?
> Como realizar o acompanhamento dos planos de agao?
> Como tratar um problema e identificar suas causas?
Ligdo 2: 10 motivos para aplicar ferramentas e métodos de gestao
Os 10 motives servem como uma quebra de objegées iniciais para aplicar a ferramenta,
sensibilizar pessoas e detalhar a importancia de utilizar métodos de gestao.
1) Orienta e torna mais clara para a discussdo de um problema ou gestéo de algum
processo;
2) Promove com que as préprias pessoas apontem os erros que em outro formato de
discusso, vocé apontaria e acabaria gerando resisténcia ou discordancia;
3) Quebra barreiras entre areas, promovendo sinergia e uma visdo unificada entre o
proceso;
4) Garante que os interesses de todas as areas relacionadas serao colocados em questao
e em consenso entre um grupo de trabalho;
5) Tira todo mundo da zona de conforto;
6) Te torna um profissional mais estratégico, uma vez que vocé passa a ndo sé olhar para o
seu, mas sim para 0 processo como um todo;
7) Promove 0 networking @ relagéo de confianga entre os profissionais envolvidos na
aplicagao do método;
) Garante a implantacao de melhorias sustentaveis;
© @
Gera a viséo de que problemas ocorrem, porque os processos nao estao bons, e nao
porque existem culpados;
10) Vocé se torna um profissional diferenciado,Vbitto
Ligdo 3: Identificagao de um Problema
Objetivo:
> Definir claramente o problema e reconhecer a sua importancia.
Tarefas:
> Escolha/Definigao do problema;
> Histérico do problema;
> Levantamento das perdas atuais;
> Avaliagao dos possiveis ganhos;
> Identificagao dos principais efeitos;
> Escolha e preparagao da equipe.
Ferramentas:
> Folha de Verificagao, Fluxograma, Grafico de Controle
aPC)
Lar)
Um problema 6 0 resultado indesejavel de um trabalho (esteja certo de que 0 problema escolhido
& 0 mais importante baseado em fatos e dados). Nessa etapa iremos identificar os seguintes
pontos:
> Quais sao as perdas a partir do problema;
> Quais os riscos as pessoas ou ao negécio;
> Quais sao as etapas do processo;
Ferramentas Utilizadas: Fluxograma; Folha de Verificagao, Matriz GUT Grafico de Pareto;
18foitto
Folha de Verificagao
E utilizada para coleta de dados com a finalidade de responder a pergunta: “Com que
frequéncia os eventos ocorrem?”. Com isso, conseguimos coletar os dados baseados em
observagées amostrais com o objetivo de quantificar a ocorréncia de cada problema. E 0
primeiro passo da maioria dos modelos de solugao de problemas.
Etapas:
> Estabelecer exatamente qual evento esta sendo estudado. Todos devem estar
observando as mesmas coisas;
> Definir sobre o periodo durante o qual os dados serao estudados;
> Construir um formulério claro e de facil manuseio, certificando-se de que todas as
colunas estao claramente tituladas e que ha espago suficiente para os registros dos
dados;
> Goletar os dados consistentes e honestamente. Disponibilizar tempo.
Exemplo:
Foi realizada uma lista de verificagao com as informagées abaixo:
Fabricagao de anel
> Possiveis defeitos: Riscados, amassados, com rebarbas, oxidados, outros defeitos.
> Total de defeitos apresentados entre o periodo de 12 a 26/01/2015 é de 190 defeitos.
desu cs coud
50,50%
6,80%
10,00%
Oxidados 55 28 28,90%
Outros 7 5* 3,70%
Total 190 2 100%Vbitto
O fluxograma é uma representagao gréfica da sequéncia das etapas de um processo
Ele é estruturado por simbolos geométricos que simbolizam quais s4o os materiais, servigos
ou recursos envolvidos nos processos e quais sao as diregdes a serem seguidas para que o
Fluxograma
resultado (produto ou servigo) seja atingido
Verifcar a (amo ~ nto | Sotrnsure
(Linicio}—| disponibitidade |~ no setor de
de insumo fstoque
sim
Colocarinsumo f
no emulpamento (Fim
erent |
pepe _Fredato~ Sim | pestigaro
Ligar 0 equipamento onto? equipamento
Nio
Pali cele
ee
tyr)
Sao analisados os dados histéricos do problema, podendo envolver a frequéncia com que
ocorrem, local, equipes envolvidas, fornecedores e clientes, Nessa etapa iremos identificar os
seguintes pontos:
> Qual a frequéncia do problema?
> Como esse problema ocorre?
Ferramentas Utilizadas: Grafico de Tendéncia ou Grafico de Controle.
Grafico de Controle
E um grafico de tendéncia com Limites de Controle (Limite Superior de Controle — LSC e
Limite Inferior de Controle — LIC), estatisticamente determinados. Tem o objetivo de verificar se
© processo esta sob controle, atendendo as especificagdes quanto @ variabilidade e causas
comuns. FALHA FALHA
2 e
20Voitto
ew)
Cl
cerry
EMEC Cy
CENT
Sao encontradas as perdas financeiras envolvendo material, imagem da empresa,
retrabalho/refugo, produtividade e lucratividade. Dado esse cendrio, séo identificadas as
oportunidades de melhorias e as metas. Nessa etapa iremos identificar os seguintes pontos:
> O que esta sendo perdido?
> Oque é possivel ganhar?
Ferramentas Utilizadas: Grafico de Tendéncia ou Grafico de Controle.
|-—> OBJETIVO (O QUE SE PRETENDE ALCANCAR?)
DEFINIGAO DA META |—>| META |—> INDICADOR (COMO SERA MEDIDO?)
[-—> PRAZO (ATE QUANDO?)
>» Tradugao de perdas e ganhos
>» Quais so os efeitos do problema?
EAT
eed
cerry
Para finalizar a identificagéo do problema, deve ser escolhida a equipe, realizar treinamento
desses e definir responsabilidades. Nessa etapa iremos identificar os seguintes pontos:
> Responsdveis pela execugdo das tarefas;
> Propor uma data limite para a solugao do problema.
21Voitto
Ligdo 4: Observagao do Problema
Objetivo:
> Investigar as caracteristicas especificas do problema com uma viséo ampla e sob varios
pontos de vista.
Tarefas:
» Estratificagéo dos dados;
> Observagdes no local do problema;
> Definicéo de uma meta;
> Avaliagéo do cronograma;
Ferramentas:
> Estratiticagao
> Tempo: agregacao por periodos de tempo;
> Operador: agregagao segundo idade, experiéncia, sexo;
> Maquina e tecnologia: modelo, tipo, tempo de utilizacao;
> Processo e método: temperatura, pressdo, velocidade, método de trabalho;
> Material: fornecedor, composigao, lote;
> Método de Mediga
instrumento de medicao, inspetor.
Exemplo de estratificagao
Evolugao do N° de Falhas por Turno
‘mFalhas Tumo A Falhas Turno B
1
10 eSt«w7 09108
78 8 79 39 39
40 a7 “4
38 G a
a | Bo 5 :
Janeiro Fevereiro Marco Abril, © Maio. Junho Julho Agosto.
22Vbitto
Perret)
Dre rc
Sao feitas andlises e observagdes no local onde esta ocorrendo o problema pelas pessoas que
esto na equipe de investigagao, Nessa etapa, precisamos realizar as seguintes atividades:
> Medigdes (pode utilizar a lista de verificagao);
> Fotografias;
> Entrevistas;
> Filmagens.
Ferramentas Utilizadas: Lista de Verificagao.
Ee Ly
DLT cd
Definir um cronograma de referéncia para a execugao das atividades. Ele pode ser utilizado para
cada etapa a seguir, porém tome cuidado para nao deixar 0 processo burocratico. Nessa etapa,
precisamos realizar as seguintes atividades:
> Elaborar um cronograma;
> Estimar um orgamento;
> Definir uma meta a ser atingida.
Ligao 5: Andlise das Causas
Objetivo:
» \dentificar a causa raiz do problema.
Tarefas:
> Definico das causas influentes;
» Escolha das causas mais provaveis;
> Andlise das causas mais provaveis.
Ferramentas:
> Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, 5 Porqués, Matriz GUT e Diagrama de Pareto.
23Vbitto
Caesars
be
PTT Th ory
Envolver todas as pessoas que possam contribuir com a identificagéo das causas. Deve ser
estabelecida a relagéo de causa e efeito para todas as causas levantadas. Nessa etapa,
precisamos realizar as seguintes atividades:
> Montar o diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa);
> Identificar por que o problema ocorre.
Ferramentas Utilizadas: Brainstorming
Brainstorming
E uma técnica utilizada para geragdo de
em busca de fatos para a solugo de problemas/oportunidades de melhoria
leias/sugestées por uma equipe de trabalho
Regras:
> Definir um lider para ser o direcionador do brainstorming;
> Todos os membros devem colaborar com suas ideias;
» Nenhuma ideia pode ser criticada, pois quantidade é necessdria;
> Asideias devem ser registradas;
> Nao apontar culpados pelos problemas
PCTS
Causas mais
eCity
As causas levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas por eliminagao das causas menos
provaveis. Aproveite a experiéncia do grupo e tome cuidado com resultados cruzados que
resultam em causas simultaneas. Nessa etapa, precisamos realizar as seguintes atividades:
> Identificar as causas mais provaveis.
Ferramentas Utilizadas: Diagrama de Ishikawa.Diagrama de Ishikawa
Voitto
Uma empresa percebeu que a maioria de seus funciondrios estao reclamando de falta
de tempo para entregar as demandas. Faga um diagrama de Ishikawa com as possiveis causas
desse problema
eed
Priorizagao
Planejamento
4mm
Cobranca
Meta
Disciplina
Desorganizacio
Indicador
Procrastinacdo/ Preguica Notebooks
Conhecimento Fones
ed Ld
en
3. Analise das
re ST ETE
LNT
Visitar 0 local para analisar as hipéteses levantadas. Podem ser coletados mais dados sobre
as causas mais provaveis usando lista de verificagdo. Nessa etapa, precisamos realizar as
seguintes atividades:
> Verificagdo das Hipsteses.
Ferramentas Utilizadas: 5 Porqués, Grafico de Dispersao e Diagrama de Pareto
Matriz GUT
Utiizada largamente para priorizar em meio a diversas opgdes que deverao ser seguidas
para se atingir um objetivo e/ou solucionar problemas em uma organizago. Nela, nés avaliamos
a Gravidade, Urgéncia e a Tendéncia do problema.
1 |Sem Gravidade Pode esperar Nao iré mudar
2 |Pouco Grave Pouco urgente Iré piorar a longo prazo
3 |Grave Urgente, merce aten¢ao no curto prazo |Iré piorar a médio prazo
4 |Muito Grave Muito urgente Iré piorar a curto prazo
5 |Extremamente Grave |Necessidade de ado imediata [rd piorar rapidamente
25Voitto
Utilizada para determinar a causa raiz de determinado problema, ou seja, a causa que
5 Porqués
realmente deve ser tratada na solugao de um problema.
a me D>
Trocar Fusivel
Porque nao havia uma Instrucao de Trabalho no local e 0
mecénico nao foi treinado
Criar Instrucao de Trabalho, afixar no local de trabalho e treinar mecanico e todos envolvidos no processo.
Reclamar com a CEMIG e colocar fusivel de
‘maior amperagem,
Completar leo e colocar filtro na bomba.
Reciclar o mecénico
Grafico de Dispersao
Sao gréficos que avaliam a relagao entre as varidveis de estudo, Com isso, podemos
identificar a possivel relacdo de causa ¢ efeito entre duas variaveis.
Correlagao positiva entre as variavei
Correlagio Correlacdo Correlacéo
fraca forte perfeita
Correlacao negativa entre as varidveis
Correlagéo Correlacdo Correlacao
fraca forte perfeita
26Vbitto
Exemplo: Um consultério atende 12 pessoas em uma tarde, as informagées de peso e altura
estéo descritas na tabela abaixo. Para auxiliar no relatério de pacientes, verifique se existe
relagdo entre as alturas e os pesos de um grupo de pessoas.
157, 2 | 1,67) 1,9 | 1,5 | 1,75 | 1,77 | 1,63 | 1,78 | 1,94 | 1,82 | 1,59
60 95 66 85 | 45 | 78 | 75 64 | 75 | 92 | 80 60
120
100
80
60
3
2 40
20
0
14 15 16 Ww 18 19 2 2a
Altura
Grafico de Pareto
> Principio de Pareto: Estabelece que para todo problema existem poucas causas vitais ¢
muitos triviais. As principais e maiores causas dos problemas estdo concentradas em
poucos itens vitais e no em muitos itens triviais, ou seja, de acordo com a teoria, pode-se
dizer que 20% das causas sao responsdveis por 80% dos problemas,
> Método de Anélise: Constitui na identificagaéo do problema, estratificacao,
levantamento de dados, elaboragdo do grafico e priorizagdo. Esse grafico ainda pode
ser desdobrado.
Exemplo com os dados da Fabricagao de Anel do exemplo de Folha de Verificagao:
sos
96 96% —_ 100%
) 89%
20 B 20%
,
; nm =,
27Vbitto
Ligao 6: Planos de Agao
Objetivo:
> Elaborar planos de ago para bloquear os problemas por meio da eliminago de suas
causas raiz.
Tarefas:
> Priorizar a ago;
> Formalizar e controlar essas ages.
Ferramentas:
» Matriz de Priorizagaéo e 5W2H.
aes Tce
Peers
ret
Organizar as agées e definir critérios para avaliar essas agdes. Nessa etapa iremos avaliar os
seguintes pontos:
> Priorizagao das agses;
> Ago esta agindo sobre a causa raiz;
> Custo, impacto e facilidade.
Ferramentas Utilizadas: Matriz de Priorizagao.
Matriz de Priorizagao
Nessa Matiz, cada coluna (baixo custo, facilidade e impacto sobre a causa) possui um
peso diferente sobre as notas que vao de 1a 10.
lizar treinamento por departamento 8 7 8 192
Diminuir o ntimero de reunides semanais| __10 7 8 206
inir metas para cada departamento e 7 8 7 183
recer bonus para quem alcancar.
Trocar 0 Software 1 2 7 93
28Voitto
PU a
Pee
Perey
Estabelecer 0 cronograma dos planos de agao sobre as causas mais provaveis. Nessa etapa
iremos avaliar os seguintes pontos:
» Como seré 0 trabalho;
> Quais metas sero atingidas;
> Quais so os itens de controle.
Ferramentas Utilizadas: SW2H.
5W2H
Ua ara are} How aia)
Porque Quando Quem
que —_ Celoque aqui Coloque aqui cocaye aqui Onde a Quanto
Coloque aquio | Por queesse qual adatapara era, Coloqueadul Coicqye aqui Coloque aqui
que seré feito? | Planade acso AereCUCEO, responsavel Ome Sera como seré feito, Wanto custard
Qualo plano de Sef@ feito? desse plano de reese tar oimplementado “°O)P 7.0 ga. para esse plano
oe Qual a aco? Tenode, esse plano de | ° F220 de acéo ser
s importancia. | Ouquala Pao? ‘acio? Gao? executado?
dele? duragao dele?
Objetivo: Causa : Estimativa de
riorieada, Justificativa Cronograma de Aco: Plano de Trabalho @
Pontos vitais para aplicagao
V
Ago (0 qué?)
Prazo (Quando?)
» Responsdvel (Quem?)
Status (Como esta o andamento do plano?)
y
V
Alguns cuidados a serem tomados quando for aplicar um plano de agao:
» N&o coloque nome dos outros sem alinhar antes;
> Nao coloque data para os outros sem alinhar antes
29Voitto
Ligao 7: Execugao dos Planos
Dera) Pace ty
eternity crete
Divulgar as agdes, certificando-se que todos os envolvidos entenderam e capacitar os
executores sempre que necessario. Nessa etapa iremos trabalhar os seguintes pontos:
> Divulgagdo do plano;
> Medigao dos prazos;
> Acompanhamento;
> Reuniées participativas;
Y
Apresentagdo das tarefas razbes para a execugao;
Compreensao das medidas propostas.
v
Exemplo de uma Gestdo a Vista:
Status
Capacitar a equipe do turno da tarde no os
cadastro de clientes
Bloquear os cadastros incompletos Concluida
Emitir notas fiscais automaticamente Atrasada
Concluida 33%
Em Andamento {338 [1 33% 1 ™Concluida mt Em Andamento
Cancelada 0%. 0 mAtrasada Cancelada
Ligdo 8: Verificagao da Efetividade dos Planos
Objetivo:
> Verificar se 0 bloqueio foi efetivo e certificar-se que nao havera novas ocorréncias.
Tarefas:
> Comparagdo dos resultados;
> Listagem dos efeitos secundarios;
> Verificagao da continuidade do problema.
Ferramentas:
» Grafico de Pareto, Histograma e Graficos de Controle/Sequencial.
30Voitto
Emu Tct
cry
Cee
Persea
2. Listagem
Cts TT
eur uted
ieee)
Perc loony
Realizar a coleta de dados antes e apés, a acdo de bloqueio para verificar a efetividade da
agdo e a reducdo dos resultados indesejaveis. Nessa etapa iremos verificar os seguintes
Pontos:
> Eficacia das acées executadas;
> Grau de redugao dos resultados indesejaveis.
> Verificar se as agées foram implementadas conforme foram planejadas.
> Identificar se as alteragées provocaram efeitos secundarios positives ou negatives
Ferramentas Utilizadas: Gréfico de Pareto e Gréfico de Controle
Grafico Sequencial
Comparagao dos dados apés aplicagao dos planos de acao:
Gravidade dos Acidentes
Grafico de Pareto
Comparagao dos dados apés aplicagao dos planos de agao:
Melhoria dos
Tempo de espera Tempo de espera
rVbitto
Grafico de Controle
Comparagao dos dados apés aplicagao dos planos de agdo:
Lig&o 9: Padronizando o Processo
omrorete cy
Pert)
Perit)
Esclarecer se as agdes implantadas necessitam de criagao de padrdo ou alteragées antes de
serem padronizados. Nessa etapa iremos avaliar os seguintes pontos:
» Analise do padrao antigo/novo;
> Quais procedimentos precisam ser alterados antes da padronizagao;
> Elaboragao do novo modelo de procedimento.
Ferramentas Utilizadas: Procedimento Operacional Padrao.
Procedimento Operacional Padrao
© Procedimento Operacional Padrao (POP) € a forma como a padronizagdo &
registrada. Seu objetivo ¢ a utilizacdo nas operagées da empresa, facilitando a execugdo e
também o treinamento de operadores e supervisores. O POP traz em seu contetido a
descrigdéo de todas as atividades e como elas devem realizadas, passo a passo, como uma
=,
‘G
Quer conhecer um pouco mais sobre Procedimento Operacional Padréo? Leia nosso artigo sobre
espécie de manual de instrugdes.
isso no nosso blog, basta clicar aqui
32Voitto
Modelo para padronizagao de uma tarefa:
TAREFA
(Coenen)
Registrar formas| Identificar os
ividuais discrepancias
Consensar |+| — Esbocar
Treinar os
Executor |¢ ‘envolvides
ee ee as
Formatar <> POP
Resultado KF >S™
UCC «een Pw er
BELT} aus
Pees
Ee ee
Divulgar, treinar e acompanhar a nova sistematica nas areas que serdo afetadas para que a
aplicagao do novo padrao ocorra dentro da conformidade. Nessa etapa iremos desenvolver as
seguintes atividades:
Divulgagao do novo padrao;
Disponibilizagao do novo padrao para os envolvidos;
Treinamento no trabalho;
Substituigao pelos novos documentos;
Gerenciamento das etapas;
Acompanhamento das equipes pelo lider;
Estabelecimento do sistema de medigées periédicas.
Q2Q2
33Voitto
Ligao 10: Conclusao e Analise Geral
Objetivo:
> Avaliar todo 0 processo de solugéo de problemas para aproveitar potenciais situagdes
futuras.
Tarefas:
> Reflexdo e aprendizado;
> Implementar melhorias;
> Avaliar Performance do time.
Ferramentas:
> Montar um Relatério.
Rio cry 2. Melhorias
ote) implementadas
Identificar o que e quando ndo foi realizado. Mostrar também quais resultados que superaram
as expectativas, pois sao indicadores que podem ter resultados potencializados posteriormente.
Nessa etapa iremos avaliar os seguintes pontos:
> Quais foram os aprendizados? O que nao foi realizado?
> Quais foram as melhorias implementadas?
> Quais foram os ganhos?
> Houveram problemas que nao foram atacados?
> Por que nao foram atacados?
3. Avaliar
Tr
do time
Avalie as etapas aplicadas no MASP e verifique os pontos abaixo:
> Qual foi a performance do time?
> As reuniées ocorreram sem problemas?
> Houveram atrasos na elaboragao do cronograma? Por que?
> Houveram divergéncias entre o planejamento?
> Houve participagao de toda a equipe?
> O grupo utilizou o método e suas ferramentas?
34foitto
Ligao 11: 5 passos praticos para aplicar o que vocé aprendeu
1) Busque criar metas para gerar mais motivacao \
2) Foque sempre na melhoria continua ¥
3) Mostre os resultados alcangados e lacunas de performance para a sua equipe \
4) Seja critico do seu processo
5) Tenha criatividade e receptividade nas andlises V
35fitto
Modulo 3
Apresentagao Executiva de CasesVoitto
Ligdo 1: Case — Prestagao de Servigo em Hotelaria
Identificagao do Problema
‘A rede Feeling at Home S.A administra hotéis ¢ terceiriza parte de seus servigos, em
busca de manter a satisfagdo dos clientes e fidelizagdo dos clientes acima de 80% em
ambos. Os processos de Transfer de clientes e limpeza so terceirizados e as empresas
contratadas para esses servigos sao: My way transfer e Let's Clean, respectivamente.
No ano de 2035 tiveram os seguintes resultados:
> Indicadores de satisfagao: sofreu redugao para 39% (Lacuna de 41%)
> Indicadores de fidelizaco: sofreu redugo para 37% (Lacuda de 43%)
Processos com suas subetapas:
oe
lientes*
ere
Por
Limpeza*
Ere
Cay
Pry
Crd
Cae!
eee Teorey
Observagao do Problema
Para que fossem analisados os principais motivos da queda na satisfagéo dos
clientes, foi contratada a empresa Voitto Consultoria. O primeiro passo foi compilar os dados da
pesquisa de satisfagao e o percentual de clientes fidelizados do no ano de 2035.
Compilagao de dados do NPS:
eC Ca Ce Frc ame a sd
er)
86% 80% 70% 66% 64% 60% 56% | 55% | 54% | 46% | 45% | 45%
ud
Rone 5% 5% 5% 5% 5% 6% 6% | 6% | 6% 6% | 6% 6%
80% 75% 65% 61% 59% 54% 50% | 48% | 48% | 39% | 39% | 39%
NPS
PEPE 20% 77% 75% 70% 65% 60% 56% | 579% |55% 50% 43% 37%
37Voitto
Estratificagdo dos dados:
Jan Fev Mar
Mai Jun Jul Ago Set Out Nov ez
motores Detratores Passivo
Logo, a taxa de redugao dos promotores fez com que a fidelizagao reduzisse, pelo fato
dos clientes nao voltarem mais e nao indicarem para os amigos o servigo, que também
conta para a fidelizacdo.
Analise das Causas
Sendo assim, a Voitto Consultoria, focando na cadeia dos processos chave investigaram
os prin
gargalos. A concluséo é de que o principal gargalo do processo da gestao
interna da rede Feeling at Home S.A é a empresa terceirizada My way transfer.
Coleta de dados:
Deter) Frequéncia % Breer
Atraso nas viagens 34 39,08% 39,08%
Fila de espera dos automéveis 31 35,63% T471%
Atraso na arrumaco dos quartos 5 5,75% 80,46%
Dependéncias em baixo estado de conservacéo 5 5,75% 86,21%
Baixa atratividade dos locais de lazer 3 3,45% 89,66%
Alto preco 3 3,45% 93,10%
Atraso no preparo das refeicdes 2 2,30% 95,40%
Café da manha com pouca variedade 2 2,30% 97,70%
Roupas manchadas 1 1,15% 98,85%
Atraso na entrega das roupas 1 1,15% 100%
Total 87
38Voitto
Grafico de Pareto:
700%"
3 3
i i ee ee
age aoe oe nee gt
Vogens|dosaviomaves arrunacio des em bao sade aan ds prepare ds compouca—manchadas even das
‘tars decanseragio leas ear efegbes_voriance reunas
CConversar com a terceirizada sobre os motorstas,
\Verificar com a terceirizada a possiilidade de fazer uma escala
de carros que estardo disponiveis.
Reclamar junto & terceirizada com relacio & manutencéo dos
Fazer reclamacdo relacionada ao servico prestado pela
terceirizada,
Treinamento dos envolvidos no processo.
39Matriz GUT:
ey
Empresa responsavel pela transfer 5 5 5 125
dos clientes.
Atraso na arrumacao dos quartos. 4 3 3 36
Dependéncias em baixo estado de 3 3 3 5
conservacao.
Planos de Acao e Execugao
Os planos de ago foram criados e colocados em pratica e chegamos a outra conclusdo, de
que ambas as reclamagées: atraso e fila na utilizagéo dos automéveis estéo altamente
relacionados, pois 0 atraso das viagens reduz o niimero de carros disponiveis para o transfer,
resultando em filas.
A Voitto Consultoria fez um mapeamento do processo da empresa My way transfer e
identificou os principais indicadores de controle deles:
> Absenteismo = 20%
> Manutengao preventiva da frota = nulo
> Taxa de ocupagao da frota = 100%
are Ua irae
Feeling atBuscando capacitacdes para
Home | _ esse ramo de transfer
Treinar pessoas Porque o processo nao atende
envolvidas as necessidades dos clientes. At@ 30/06 Gerencia
Status
™Concluida mt Em Andamento
mAtrasada Cancelada
40Vbitto
Na etapa de verificagdo, foi realizada uma checagem para analisar se o treinamento que a
geréncia aplicou para todos envolvidos nesse processo, durante a etapa de execucao, foi eficaz.
Verificagao da efetividade dos planos
Tiveram sucesso no mesmo e, consequentemente, melhores resultados de satisfagao dos
clientes para a empresa nos meses seguintes.
om
Jul Ago Set out Nov Dez
Promotores = Detrators Passo
Padronizagao do Processo
Como a nova empresa nao conhece a dinamica de trabalho da rede hoteleira e apresenta
um formato de operagées diferentes da empresa anterior, deve ser padronizado o tipo de
servigo. Foi elaborado um POP para padronizar 0 servigo de fornecimento dos automéveis
aos clientes:
Terminar
cadastroe Agradecer Contato
pagamento
Nio
Cliente
precisa de
servico de
tansfer?
Cliente faz
Hote!
cs)
Solicitar junto 8 Marcar horério para
terceirizada 0 buscar e levar cliente
carro para servigo 40 aeroparto/hotel
4Voitto
Nesse case, concluiu-se que o processo de Trasnfer de clientes contribuia muito para o
Conclus&o e Andlise Geral
atraso das viagens e formago de filas dos clientes. O treinamento das partes envolvidas foi
fundamental para a busca de melhores resultados nos indicadores de satisfacao.
Gestao a Vista:
it
Treinar pessoas Porque o processo ndo atende are 300g (Geranciaeelng t Buscando capacitacbes para
envolvidas as necessidades dos clientes.
Status
Oxon
™ Concluida ™ Em Andamento
m Atrasada Cancelada
42Vbitto
Lig&o 2: Case — Area da Satide
Identificagao do Problema
A Clinica Médica Voitto, nos Ultimos meses, esta enfrentando um problema: uma grande
porcentagem dos clientes ndo esta conseguindo marcar exames, através do call center. Foi
contratada uma equipe de consultoria para tratar o problema, que realizou um levantamento de
todas as ligagdes de clientes que ndo conseguiram marcar exames nos tiltimos 5 meses.
Através do conceito da Voz do Cliente, os profissionais puderam entender o ponto de vista dos
donos da clinica em relagao ao problema:
Tempo de fempo médio
— de espera
Marcacéo
de
Consultas
Tempo de ‘Atendimento. Tempe médio
eee iia atendimento
Quer conhecer um pouco mais sobre Voz do cliente? Leia nosso artigo sobre isso no
nosso blog, basta clicar aqui
Histdrico de ligagées de clientes que nao conseguiram marcar exames nos ultimos 5
meses:
12000
2) 9728
cco roe
6589 eae
00
000
2000
°
Fevereiro Margo. Abril Maio
> Meta: Reduzir as ligagdes abandonadas em 50%, no prazo maximo de 6 meses.
aBVbitto
Nessa fase, foi observado todo 0 proceso realizado no Call Center, a fim de entender qual
oestado atualdo problema, se os dados informados sao realmente confidveis e qual
© comportamento dos dados histéricos.
Observagao do Problema
Coleta de dados:
Muitas ligacdes/tempo 9329 65%|
Pontos fora da curva 2378 8234
N° inadequado de operadores 1670] 9394
Paciente sem tempo 678| 98%
Desisténcia do paciente 287 100%|
Diagrama de Pareto:
Diagrama de Pareto
10000, 100%
9000 90%
+8000 80%
7000 70%
6000 60%
5000 50%
4000 40%
3000 30%
2000 20%
1000 10%
0
Muitas igagdes Pontos fora N® inadequado Paciente sem Desisténcia
Jtempo dacurva. de operadores tempo —_do paciente
Assim, através da observagdo, ficou nitido que o fator mais relevante ao percentual de
ligagdes abandonadas 6 0 alto volume de clientes na linha ao mesmo tempo
2)Voitto
Para essa etapa, foram utilizadas ferramentas qualitativas e quantitativas. Nesse case foi
Andlise das Causas
utiizado 0 Diagrama de Ishikawa como qualitativa. J as ferramentas quantitativas que foram
utilizadas nesse processo foram o Grafico de Dispersao e o de Controle. Através de estudos,
percebeu-se que o nlimero de ligagdes nao ¢ regular durante todo o dia e foi possivel chegar a
conclusdo que o Tempo Médio de Espera é 0 fator que mais contribui para as ligagées
abandonadas.
Diagrama de Ishikawa:
Cy
Tempo de atendimento maior que 0
necessério por falta de treinamento
do operador
Linha congestionada
Pd
Se ee
Seed
Sistema indisponivel
‘Maior tempo de atendimento por no
obedecer 0 método
Empacotadora
Gréfico de Dispersao:
Grdfico de dispersio de ABANDONADAS versus TME (segundos)
300
4sfitto
Grafico ou Carta de Controle:
Gréfico de intervalos RECEBIDAS versus HORA
IC de 95% para Média
BEBE Ba
(0 cleo pach combine fo usa para calcula os interalos
Planos de Agao e Execugao
0 objetivo destas fases ¢ propor, planejar, priorizar e executar as agées para solucionar
© problema da Clinica Médica Voitto. Logo apés, poderemos ver os resultados obtides com a
melhoria implementada.
Nessa etapa, foi realizada uma priorizagao de quais agdes seriam tomadas através da
Matriz de Priorizagao e aplicagao do 5W2H.
© Mapa de Priorizacao ¢ utilizado para definir quais as solugées que vao gerar o
melhor resultado e se elas sdo vidveis de serem executadas
Treinar e capacitar 0s operadores 8 7 3 12
‘Aumentar a quantidade de operadoes em horarios de pico 1 7 8 143
Influenciar a demanda 8 8 8 200
Tomar o sistema mais rapido 4 4 5 110
Tomato sistema mais efciente em levantamento de dados 4 3 5 102
aay
oll
46sw2i
What a How
Influenciara Definirhorérios diferentes para
Influences | demanda para outubro de EquiPe Gonsult@S ” especilidades médicas
vongeg |reduziro problema OVS de ons lis diferentes baseado nos indices) -
Hgacoes | do alto nimerode Gestio Siuexy | de procurae comunicar
ligagdes recebidas pacientes da mudanca
Aumentara Para que a equipe Equipe hinneneedel Fazer uma escala para as
quantidade de |possa dar contado| Outubrode | de (“¥simes hare, aret uma scala para 2s .
Gperadoesem ""atonimerode 2022 Gestao, anode equipesqueatuarso no
horarios de pico ligacées p
Hturos | estelapreparada | Setembrode | de | Salade | pronaradeoteinomento; | R$ 60000
capacitar os para lidar com 2022 Gestdo Treinamentos_ TeParando o treinamento;
operadores eee ee creas Promovendo treinamento
eae para a equipe.
Gestao a Vista:
Influenciar os horarios de li
Aumentar a quantidade de operadoes em
horarios de pico
Treinar e capacitar os operadores
Status
= Concluida ml Em Andamento
mAtrasada Cancelada
47Vbitto
Logo apés a execucdo, a equipe elaborou um Gréfico de Controle para verificar a
estabilidade dos dados analisados em relacdo as ligagées abandonadas.
> © numero de ligagées abandonadas por hora caiu de 62,9% para 22,9%. O projeto
alcangou uma melhoria de 63,4% (Meta era de 50%).
> A Clinica Médica Voitto consegue fazer 40 atendimentos a mais por hora. Como 40%
destas ligagées resultam em marcagées de exames ou consultas, a empresa passou a
ganhar R$ 3,50 a mais por marcagao.
Verificagao da efetividade dos Planos
Novo Grafico de Controle:
Gréfico de intervalos RECEBIDAS versus HORA.
1C de 95% para Média
rp Y\A
ee
nono as
HORA
(0 ceo patio combinado fe usado para claro ntnalos
Padronizagao do Processo
Neste caso, o responsavel por garantir a sustentagao do resultado deste projeto foi o
Gerente de Operagdes da empresa. Logo, foram distribuidas algumas responsabilidades e foi
construido um Procedimento Operacional Padrao (POP).
Tarefas da equipe:
PEmubcnk anced
especialidades médicas diferentes
Pence ers
tie eee eater)
ctr
Pere corer
Prose eed
48Voitto
Procedimento Operacional Padrao (POP):
Informar a data
@ >=
fet
para novas
(Operador) (Operador) vagas
(Operador)
sim
Confirmar informacées |__| Realizar o agendamento
da consulta (Operador) do cliente (Operador) Registrar no
sistema a
demanda
reprimida
(Operador)
A aplicagéo do MASP neste caso possibilitou a melhoria do problema em 63,4%, por meio
de agées simples com gastos minimos em relagdo ao retorno do investimento, o que gerou
uma redugao de perdas no processo. A empresa passou a sempre buscar melhorias em seus
Conclusao e Andlise Geral
processos ¢ trazer servigos de melhor qualidade
Gestao a Vista:
Influenciar os hordarios de ligacoes
Aumentar a quantidade de operadoes em
hordrios de pico
Treinar e capacitar os operadores
Concluida
Status
™Concluida = Em Andamento
mAtrasada Cancelada
49Vbitto
Ligao 3: 5 passos praticos para aplicar o que vocé aprendeu
1) Esteja aberto a oportunidades
2) Saiba priorizar V
3) Use a metodologia, mas com agilidade e liberdade V
4) Estabelega aliangas estratégicas \
5) Nao fuja do problema, encontre uma solucao para ele
50fitto
Referéncias
Veja quais sao as 7 Ferramentas da Qualidade Blog Voitto. Disponivel em < Veja quais so as 7
Ferramentas da Qualidade — Blog Voitto > Acesso em: 14 set. 22.
Metodologia Masp: o que é e como funciona? Blog Voitto, Disponivel em < Metodologia Masp: 0
que é e como funciona? - Blog Voitto > Acesso em: 14 set. 22
Método de Andlise e Solugdo de Problemas (MASP): 0 que 6 e como funcionam seus 8 passos?
Blog Voitto. Disponivel em < Método de Analise e Solu¢o de Problemas (MASP): 0 que é e
como funcionam seus 8 passos? — Blog Voitto > Acesso em: 14 set. 22.
Descubra o que é POP e os beneficios que o Procedimento Operacional Padrao traz para sua
empresa. Blog Voitto. Disponivel em < Descubra o que é POP e os beneficios que o
Procedimento Operacional Padrdo traz para sua empresa, — Blog Voitto > Acesso em: 16 set. 22.
sl