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Módulo II
Tópico 4: Ferramentas
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EXCEL
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Excel e a Monitoria
Excel é um software extremamente útil, mas
para algumas pessoas pode parecer um pouco
"assustador" para quem não está acostumado com
planilhas e tabelas.
As fórmulas do Excel permitem aos usuários
tirar o máximo de documentos, desde funções básicas
como fórmulas de porcentagem, soma e subtração, até
recursos mais avançados, como localizar dados em
planilhas.
O programa é tão extenso e completo que até
usuários frequentes não aproveitam de todas as
funcionalidades oferecidas.
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Excel e a Monitoria
Dentro da rotina do monitor de qualidade
surgem diversas situações onde se faz necessário
utilizar o Excel. Por exemplo para tabulação de
monitorias.
Pensando nisso, separamos algumas dicas com
atalhos básicos e algumas funções que todos os que
estão nesse universo deveriam conhecer.
Pasta de Trabalho
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Excel
Ao abrir o Excel, você estará abrindo uma
pasta de trabalho, na qual pode incluir
varias planilhas.
Na parte inferior, você verá que e
possível acrescentar quantas planilhas
desejar na mesma pasta de trabalho, Insira o print da tela
para isso, basta clicar no +, como mostra
a imagem. Aqui!
Por exemplo, se você for usar a pasta de
trabalho para um controle de monitoria
anual, pode criar uma planilha para cada
mês no ano, ou seja, 12 planilhas no
total.
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Células
As células são os espaços nos quais você
colocará os dados. Cada combinação de
número (linha) e letra (coluna) forma
uma célula e, no canto superior
esquerdo, você consegue ver qual é.
No exemplo abaixo, selecionei a célula C5
(coluna C, linha 5). Dentro das células,
Insira o print da tela
você pode inserir textos, números e Aqui!
fórmulas.
Às vezes, pode acontecer de você inserir
números e o Excel achar que se trata de
um texto e isso pode ser um problema,
pois caso você queira fazer uma soma,
por exemplo, ele não conseguirá executá-
la.
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Formatar células
Para evitar que isso aconteça, basta
selecionar os dados desejados e
formatá-los da forma correta. Para
isso, é só clicar com o botão direito e
usar a opção “Formatar células”.
Insira o print da tela
Aqui!
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Células
Selecione a opção desejada, e pronto!
Aqui, é possível formatar as células como
número, moeda, contábil, data, texto e Insira o print da tela
muitas outras opções. Aqui!
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Linhas e Colunas
Para inserir uma linha ou coluna, é só
clicar com o botão direito do mouse e
selecionar a opção “Inserir”.
No caso da coluna, a nova será inserida à
direita da que você clicou e, no caso da
linha, ela será inserida embaixo. Insira o print da tela
Por exemplo, se você selecionar a coluna Aqui!
C, clicar com o botão direito e apertar
“Inserir”, estará inserindo uma nova
coluna à direita da C, que será a D.
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Seleção
Se quiser selecionar tudo de uma vez,
basta clicar no botão de seleção no canto
superior esquerdo, conforme imagem ao
lado. Insira o print da tela
Aqui!
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Ocultar
Você também pode ocultar partes da sua
planilha, clicando com o botão direito e
selecionando a opção “Ocultar”.
No exemplo, vamos ocultar as colunas D,
E e F: Insira o print da tela
Aqui!
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Re - exibir
Caso queira reexibir o que ocultou, basta
selecionar o item e clicar na opção “Re-
exibir”:
Insira o print da tela
Aqui!
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Alternar Planilhas
Caso queira alternar entre planilhas com
Ctrl + Page Up ou Ctrl + Page Down
Insira o print da tela
Aqui!
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Copiar fórmula
Clique duplo para copiar: Não é preciso
ir colando de célula em célula. Basta dar
um clique duplo no canto inferior direito
da célula a ser duplicada. Insira o print da tela
Aqui!
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Localizar ou substituir
Ctrl+L / Ctrl+U: Abre a opção de
Localizar e Substituir
Insira o print da tela
Aqui!
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Selecionar a coluna
Shift para selecionar: Ao pressionar Ctrl
+ Shift + seta direcional, é possível
estender a seleção até a última célula
com informação naquela direção. Insira o print da tela
Aqui!
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Formatação
No menu superior da esquerda, você
verá a opção “Página Inicial”. Lá você
consegue formatar sua planilha de várias
formas (cores, fonte, bordas e tudo
mais!).
Essa parte é bem intuitiva, você pode Insira o print da tela
ficar à vontade para mexer e ir Aqui!
descobrindo as diversas possibilidades
que o Excel oferece para personalizar e
embelezar seus dados.
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Tabela
Temos também a opção de formatar
como tabela, uma dica muito importante
é selecionar o intervalo que você irá
utilizar e formatá-lo como tabela.
Assim, você garante que o Excel entenda
que se trata de uma tabela, e isso facilita Insira o print da tela
bastante na hora de mexer com os Aqui!
dados, além de ficar visualmente melhor.
FILTROS
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Filtros
Os filtros são uma das funcionalidades
mais legais do Excel e uma das que eu
mais uso por aqui!
Para exemplificar, vamos supor que você
tem uma loja e possui uma planilha com
a relação de todas as vendas feitas no Insira o print da tela
último ano. Aqui!
Para cada venda, você tem alguns dados,
como data, nome do produto, vendedor
e preço.
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Filtros
Agora, vamos supor que você quer ver
tudo o que o Pedro vendeu, se forem
muitos itens, você iria gastar horas para
fazer isso manualmente, mas, com o
filtro do Excel, fica muito fácil.
Se você tiver formatado o intervalo como
tabela, assim como sugeri lá na seção de Insira o print da tela
formatação, a opção de filtros já Aqui!
aparecerá automaticamente (é essa
setinha que aparece ao lado de “Data”,
“Produto”, “Vendedor” e “Preço”).
Caso contrário, você deverá selecionar a
linha ou coluna que quer filtrar e dar um
clique em “Classificar e Filtrar”. Depois,
clique na opção “Filtro”.
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Filtros
Voltando ao exemplo, para filtrar tudo o
que o Pedro vendeu, basta clicar na
setinha ao lado da coluna de “Vendedor”.
Você verá que aparecerá uma lista com
todos os vendedores.
Clique em “Selecionar Tudo” e depois, Insira o print da tela
marque apenas a caixinha do Pedro. Aqui!
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Filtros
O Excel ocultará todos os outros dados e
te mostrará apenas as informações
referentes às vendas dele.
Você pode ficar à vontade para usar os
filtros da forma que quiser. Neste caso, Insira o print da tela
por exemplo, você poderia fazer filtros
para saber tudo o que foi vendido no dia Aqui!
12/10/2018.
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Classificação
Ah Talvez você queira ordenar os valores
dos produtos do maior ao menor! Para
isso, basta ir na setinha da coluna de
“Preço” e clicar em “Classificar do Maior
para o Menor”. Insira o print da tela
Aqui!
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Limpar Filtros
Caso queira limpar os filtros feitos,
selecione sua planilha, vá em “Classificar
e Filtrar” e clique em “Limpar”:
Insira o print da tela
Aqui!
GRÁFICOS
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Gráficos
Ter dados para analisar é ótimo, mas vê-
los em gráficos é ainda melhor!
E inserir um gráfico no Excel é, com
certeza, muito mais fácil do que você
imagina.
Voltando ao exemplo da loja que usamos Insira o print da tela
na seção de filtros, imagine que você Aqui!
quer um gráfico que mostre os
vendedores e os valores que cada um
vendeu.
Para isso, bastaria selecionar as colunas
de “Vendedor” e “Preço” e ir em “Inserir”,
no menu superior.
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Gráficos
Depois, clique em gráficos recomendados
e selecione a opção desejada.
Insira o print da tela
Aqui!
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Gráficos
O próprio Excel fará o resto do trabalho!
Ah e caso queira formatar seu gráfico,
clique nele e selecione a opção
“Formatar”, no menu superior.
Insira o print da tela
Aqui!
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Hora do Vídeo....
Como fazer um gráfico?
Fórmulas Básicas
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Fórmulas Básicas
Existem muitíssimas fórmulas que você
pode aplicar no Excel.
Mas o mais importante aqui é você
entender como aplicar as fórmulas, pois
muita gente tem dúvidas nisso.
Voltando ao exemplo da loja que usei na
seção de “Filtros”, vamos supor que Insira o print da tela
queremos saber o valor total de vendas Aqui!
feitas no mês.
Para isso, podemos aplicar uma fórmula
de soma, de maneira simples. Selecione a
célula ao final da lista de valores e insira
o símbolo = para começar. :
SOMA
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Soma
Depois, escreva “soma” e o próprio Excel
dará as opções de fórmulas disponíveis:
Insira o print da tela
Aqui!
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Soma
Para selecionar a primeira opção, utilize a
tecla tab.
Depois, você deverá selecionar o
intervalo que quer que o Excel utilize
para fazer a soma.
Segure o botão de clique no primeiro
Insira o print da tela
valor que você quer somar (sem soltar) e Aqui!
arraste o mouse até o último valor. A
seguir, aperte o enter do seu teclado.
Pronto! O Excel fará a soma de todos os
números da coluna de preço. Caso você
altere algum valor da coluna, o valor total
será atualizado automaticamente.
PROCV
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PROCV – Quando utilizar?
Vamos utilizar o PROCV sempre que
precisarmos encontrar uma informação
relacionada a algum dado que temos
inicialmente.
Como no exemplo ao lado, temos um Insira o print da tela
controle interno de todos os dados, mas Aqui!
precisamos levantar somente alguns
funcionários específicos, então utilizamos
o PROCV, que já traz as informações
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Como usar o PROCV?
Digitamos o comando na cédula que
desejamos a informação. =procv e
separamos cada informação com “;”.
•Valor_procurado – Esse argumento é o
valor que será procurado na tabela.
•Matriz_tabela – Aqui vamos colocar
toda a tabela que contém as informações Insira o print da tela
que vamos procurar. Aqui!
•Núm_índice_coluna – É o número da
coluna que queremos retornar o dado.
•Procurar_intervalo – Faz referência ao
tipo de procura que será feita, pode ser
uma busca com correspondência
exata (FALSO ou 0) ou pode ser com
uma correspondência
aproximada (VERDADEIRO ou 1).
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Como usar o PROCV?
Digitamos o comando na cédula que
desejamos a informação. =procv e
separamos cada informação com “;”.
•Valor_procurado – neste caso, o valor
procurado esta na cédula E3, que é a
referencia que utilizaremos.
•Matriz_tabela – Aqui iremos selecionar Insira o print da tela
toda a tabela que contém as informações Aqui!
que iremos procurar.
•Núm_índice_coluna – Vamos colocar o
numero 3, que a terceira coluna, onde o
que procuramos “venda”.
•Procurar_intervalo – Neste caso, vamos
buscar uma correspondência Exata,
digitaremos o número 0 ou Falso.
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Como usar o PROCV?
Após incluído todas as informações
necessárias, dar “Enter” e
automaticamente apresentará o valor,
feito isso, podemos arrastar, para as Insira o print da tela
demais cédulas na sequências, que os Aqui!
valores virão.
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Hora do Vídeo....
Como fazer PROCV?
Na prática...
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Observe a planilha disponibilizada e
realize as atividades propostas.
Considerações Finais
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Considerações finais
Através deste material, pode-se notar que a ferramenta Excel é de extrema importância no
dia-a-dia dos monitores de qualidade. Neste treinamento você viu as formulas e comandos mais
relevantes para sua área. Vale ressaltar que é muito válido se aprimore ainda mais esses
conhecimentos, buscando cursos e novas fórmulas, já que o Excel é uma ferramenta muito completa e
versátil, que permite fazer diversos comandos que não forram citados nesse treinamento .
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Obrigado!