MANUAL DE CONFIGURAÇÕES
MÓDULO CONTABIL I
SUMÁRIO
COMO CADASTRAR UM PLANO DE CONTAS ....................................................................... 3
COMO CADASTRAR CENTROS DE CUSTO ............................................................................. 7
CADASTRO DE HISTÓRICOS PADRÕES .................................................................................. 9
COMO CADASTRAR LANÇAMENTOS PADRÕES .................................................................12
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL ...................................................................................................14
CONCILIAÇÃO DE CONTAS ...................................................................................................19
COMO CADASTRAR UM PLANO DE CONTAS
Para cadastrar um plano de contas no Athenas, dever-se-á ser feito um cadastro
do que se pode denominar “MODELO DO PLANO DE CONTAS”. Este modelo
descriminará toda a estrutura do plano de contas, desde a ordem classificatória das
contas, até o código que atenderá a este plano. Para cadastrar a máscara do plano de
contas, basta seguir o caminho:
CONTÁBIL / CADASTROS / MODELO DE PLANO DE CONTAS
Na tela de cadastro do modelo de plano de contas deve-se clicar na opção
INCLUIR para cadastrar um novo modelo para o plano de contas a ser criado. Vale
ressaltar mesmo gerado automaticamente, o CÓDIGO do plano de contas pode ser
definido pelo usuário, assim como seu NOME;
Após o cadastro do modelo de plano de contas, para que este seja manuseado
e sejam incluídas as contas do novo plano deverá ser alterado no cadastro da empresa
o plano de contas;
CADASTROS / EMPRESAS / PARAMETROS / CONTABILIDADE 1
Ao acessar o novo plano, note que a tela estará em branco, pois, não existe
nenhuma conta cadastrada no novo plano. Para cadastrar nova conta no campo para
inclusões selecione a opção conta, assim serão cadastradas todas as contas no mesmo
nível do plano de contas ex: ATIVO, PASSIVO, CUSTO, DESPESA, RECEITA. Para que
sejam criadas contas em nível abaixo das citadas no exemplo, clique na opção
SUBCONTA dentro do campo para inclusões, e assim sucessivamente, para uma conta
no mesmo nível pode-se utilizar a opção conta, ou sub conta para uma conta de nível
inferior a que esteja selecionada. Vale ressaltar a importância de seguir a sequência
correta nos níveis de contas, pois, o sistema Athenas 3000 gera alguns relatórios como
BALANÇO PATRIMONIAL a partir de tais níveis;
CADASTROS / PLANO DE CONTAS
Para visualizar o nível das contas basta acessar a aba TABELA e nela será
possível visualizar o nível das contas;
O sistema Athenas 3000 permite que seja copiado outro plano de contas,
suponhamos que exista um plano de contas já cadastrado e devidamente estruturado
que possa ser tido como base para gerar outro plano, basta um clique com o botão
direito do mouse, selecionar a opção copiar outro plano de contas e selecionar o plano
a ser copiado. Para copiar outro plano de contas E, não pode haver nenhuma conta
criada no novo plano;
Seguindo estes passos o plano de contas será cadastrado sem problemas.
COMO CADASTRAR CENTROS DE CUSTO
Para que sejam cadastrados os centros de custo no sistema Athenas 3000, o
primeiro passo é definir no cadastro da empresa que a empresa utiliza centros de
custo;
CADASTROS / EMPRESA / PARAMETROS / CONTABILIDADE 1
Após definir que a empresa utilizará centros de custo, deve ser criado o formato
do centro de custo, o formato será como o código classificador de contas de um plano
de contas;
CADASTOS / EMPRESAS /PARAMETROS / FINANCEIRO
A estrutura dos centros de custo será parecida com a estrutura de um plano de
contas, de forma que existirão contas SINTÉTICAS e ANALÍTICAS, serão criadas então
contas e sub contas. O sistema gerará um código reduzido para cada conta e este será
utilizado na escrituração contábil.
O código reduzido gerado no cadastro do centro de custo será lançado neste campo
abaixo na tela de lançamentos contábeis.
CADASTRO DE HISTÓRICOS PADRÕES
O sistema Athenas 3000 possui a opção de utilização de históricos padrões
durante a escrituração contábil. Estes históricos consistem em históricos pré-
determinados que atendem a um código, evitando que o usuário tenha o trabalho de
digitá-lo várias vezes.
CADASTROS / HISTÓRICOS PADRÕES
Existem dois tipos de históricos padrões, os que permitem complemento e
precisam que seu texto seja completado com alguma informação e, os que não
necessitam de tal complemento. Para os históricos que necessitam de complemento,
o sistema possui algumas variáveis que permitem a importação de informações
automaticamente, para o caso de lançamentos convertidos de outros módulos. Estas
variáveis se fazem através do símbolo @ (arroba) que será associado a determinados
códigos ou será utilizado sozinho.
A variável @ será utilizada sozinha, quando se tratar de alguma informação
adicional que deverá ser DIGITADA e, as demais variáveis serão utilizadas sempre que
as informações forem importadas. Para verificar a lista de variáveis disponíveis para a
automatização das informações basta um duplo clique na barra onde se digita o texto
do histórico padrão a ser cadastrado.
Todas as variáveis informam qual o tipo de informação será importado caso
seja cadastrada junto ao histórico padrão como podemos verificar na figura acima.
Os históricos padrões que não necessitem de complemento deverão ser
cadastrados sem nenhuma variável como no exemplo abaixo.
Na tela de lançamentos contábeis, será digitado apenas o código gerado no
cadastro do histórico padrão.
COMO CADASTRAR LANÇAMENTOS PADRÕES
O cadastro de lançamentos padrões, é uma ferramenta do Athenas 3000 para
definir lançamentos previamente e no momento da escrituração contábil apenas
digitar o código do lançamento e o valor do mesmo. Com o cadastro dos lançamentos
padrões o usuário evita fazer várias vezes o mesmo lançamento, uma vez que este
atende por um código.
CONTÁBIL – CADASTROS / LANÇAMENTO PADRÃO
Para incluir um novo lançamento padrão basta clicar em incluir e cadastrar as
contas contábeis para débito e crédito com seus respectivos históricos padrões ou
não.
Após o cadastro do lançamento padrão, basta que seja utilizado o código
gerado pelo sistema na tela de lançamentos contábeis para que este seja ativado.
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
O sistema Athenas3000 agrupa os lançamentos contábeis por lotes. O
agrupamento por lotes facilita a integração de informações. O sistema opera com três
tipos de lote:
A – LOTE INICIAL: lote gerado para gerar os saldos iniciais das contas contábeis;
B – LOTE DE ENCERRAMENTO: lote gerado para encerrar exercícios ( não precisa ser
necessariamente ao término do exercício, existem empresas que fazem apuração
trimestral por exemplo), zerando as contas de resultado e apurando o resultado do
período desejado;
C – LOTE NORMAL: lote gerado para receber toda a escrituração durante o exercício
contábil ex: lotes de contabilização fiscal, lançamentos de movimento de caixa,
depreciação etc. Neste lote serão efetuados todos os lançamentos integrados ou
manualmente.
Para iniciar-se a escrituração contábil o primeiro passo é criar um lote. Vale
ressaltar que a quantidade de lotes é indeterminada e varia de acordo com a
necessidade de cada usuário e que não é necessária a criação de um lote toda vez que
o usuário sair do sistema e retomar a escrituração.
MOVIMENTAÇÃO / LANÇAMENTOS
Na primeira linha do lançamento contábil será definida a data seguida da opção
para lançamento padrão e histórico padrão. No campo histórico será digitado o
histórico do lançamento e caso não seja definido outro histórico para as linhas do
lançamento (um histórico exclusivo para determinado débito ou crédito) o sistema
considerará o histórico definido na linha cabeçalho do lançamento.
O sistema mostra ao usuário os saldos do lote, e dos lançamentos e, caso exista,
o sistema mostra também as diferenças no lançamento e no lote.
Uma das grandes vantagens na escrituração contábil do Athenas3000, é que o
sistema atualiza o saldo dos lançamentos nas linhas subseqüentes automaticamente
até que o lançamento tenha sua diferença zerada.
Para excluir um lote contábil basta um clique com o botão direito do mouse
seguido da opção exclusões, selecione a opção ativar exclusão de registro e em
seguida a opção excluir para excluir efetivamente o lote contábil.
Para restaurar um lote excluído caso haja necessidade, basta seguir o mesmo
caminho: botão direito do mouse, operações e clicar em procurar lote excluído, em
seguida será aberta uma tela de procura semelhante as demais telas de procura do
Athenas, mas a diferença é que ao executar a procura só serão visualizados os lotes
excluídos.
Para restaurar o lote excluído basta clicar com o botão direito do mouse ,
exclusões, restaurar lote excluído.
A tela de lançamentos contábeis do sistema Athenas3000 possui inúmeras
funcionalidades, sendo que boa parte delas podem ser visualizadas com um clique
com o botão direito do mouse e a seleção de opções.
ESTA É A RELAÇÃO DE OPÇÕES QUE É ABERTA AO SEGUIR O CAMINHO
DESCRITRO ACIMA
Verificando as opções oferecidas na tela de escrituração e adequando-as
da melhor forma possível a suas necessidades, o usuário otimiza seu trabalho.
CONCILIAÇÃO DE CONTAS
O sistema Athenas3000 possui uma tela exclusiva para conciliação das contas.
Nesta tela é possível listar todos os lançamentos de uma conta e marcá-los como
conciliados facilitando a identificação de diferenças entre contas e lançamentos em
contas erradas.
MOVIMENTAÇÃO / CONCILIAÇÃO DE CONTAS
A conciliação será feita sempre apenas de uma conta dentro de um exercício
selecionado, ou seja, seleciona-se o período e a conta contábil a ser conciliada.
Os lançamentos podem ser listados de três formas, a primeira opção “Todos”
listará todos os lançamentos conciliados e não conciliados; a segunda opção
“Conciliados” listará todos os lançamentos já conciliados e a terceira opção “Não
Conciliados”, listará somente os lançamentos que ainda não tenham sido conciliados.
Além desta opção, os lançamentos podem ser listados por partidas, ou seja,
somente os lançamentos a débito, a crédito, ou ambos os lançamentos (todos os
débitos e todos os créditos).
O sistema permite também, que os lançamentos sejam pesquisados por
histórico ou valor.
Após selecionar os filtros dos lançamentos, basta selecionar a opção lista para
que os lançamentos sejam listados na tela.
O sistema Athenas3000, trabalha de forma integrada, possibilitando que o
usuário acesse os lançamentos da tela de conciliação direto a tela de lançamentos pelo
atalho no teclado alt+R ou com um clique na opção abaixo grifada.
Para marcar o lançamento como conciliado basta teclar Enter ou clicar como
mouse na opção grifada, note que a caixa será preenchida.