O que é?
Qual a finalizade?
Quando utilizar?
Qual a estrutura?
* Ensinar a elaborar esse documento.
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- O que é?
A ata é um instrumento utilizado para que empresas, instituições, congressos,
ONG, entre outros, possam fazer um registro expositivo de fatos e decisões tomadas
em uma reunião, assembleia ou sessão.
Ela é um documento de grande importância porque é responsável por registrar
todas as informações e decisões tomadas, servindo para consulta sempre que
necessário. O documento precisa ter a anuência de todos os participantes e, sendo
assim, ele é assinado por todos os que estão presentes.
A ata possui alguns mecanismos para evitar fraudes, como não deixar espaços
em branco para que informações sejam preenchidas e não escrever números em
algarismos arábicos ou romanos. Em caso de erros, não se pode rasurar, mas existem
algumas recomendações específicas a serem tomadas que explicaremos mais adiante.
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- Qual a finalizade?
A ata é um texto expositivo e, por isso, ela tem como principal objetivo
transmitir da maneira mais clara possível a sua mensagem. Para que se possa atingir
esse fim, a ata precisa ser clara e objetiva, sem rodeios. Além disso, é preciso
estarmos atentos aos elementos de coesão e coerência, que influenciam na melhor
compreensão do texto.
Assim, a ata deve apresentar uma ordem sequencial dos fatos quando eles forem
apresentados. É muito comum ocorrerem enumerações, como “Em primeiro lugar… Em
segundo lugar”, que ajudam na construção lógica e sequencial dos acontecimentos.
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- Quando utilizar?
Ata ou Ata de Reunião é um registro dos eventos importantes que ocorreram em
uma reunião deliberativa. São tradicionalmente feitos por meio de escrita e durante
o andamento da própria reunião, simultaneamente à ocorrência desses eventos.
Uma ATA serve como prova documental do que foi discutido durante o encontro e
serve como arquivo de conferência pós-evento para quem precisou ausentar-se no dia.
Por esse motivo, precisa ser detalhada e deve incluir nomes das pessoas
participantes, os tópicos abordados e as resoluções.
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- Qual a estrutura?
A ata possui uma forma fixa, isto é, ela não admite abertura de parágrafo.
Essa medida é utilizada para evitar que a ata possa ser alterada ou falsificada.
Ela também precisa conter dados sobre a data e o local da reunião.
Na ata, evita-se a utilização de algarismos arábicos ou romanos devido à
facilidade em alterá-los. Dessa forma, os números são expressos por extenso. Assim,
ela pode ser classificada em ata de reunião formal e ata de reunião informal.
Ata de reunião formal
É extremamente formal e deve ser assinada por todos os integrantes e
registrada em cartório como um documento oficial. Possui cinco partes:
1) Abertura: consta data, local, horário e nome da instituição.
2) Legalidade: autenticação de legalidade da reunião, de acordo com os devidos
estatutos.
3) Expediente registro informativo: apresentação dos nomes presentes e ausentes e
devidas justificativas, caso hajam.
4) Ordem do dia: é o corpo do texto propriamente dito com todas as discussões a
serem feitas ou mesmo as decisões tomadas durante a reunião.
5) Encerramento e desfecho: feitos após o registro de todos os acontecimentos.
Ata de reunião informal
Ela é informal e tem como característica o registro das informações
consideradas mais relevantes ou importantes durante a reunião. Seus principais
tópicos são:
1) Abertura: assim como na ata formal, essa parte é reservada para informações como
a data, o local, o horário e o nome da instituição.
2) Participantes e seus cargos: registro da situação de cada participante na
reunião.
3) Discussão: exposição dos principais assuntos abordados na reunião.
4) Fecho: encerramento da reunião com as decisões tomadas ou a serem tomadas.
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- Como corrigir uma ata?
A ata não pode ser rasurada, mas, como todo texto, ela pode estar suscetível
a falhas humanas. Quando algum erro ocorrer, deve-se utilizar o termo “digo”
seguido da informação correta durante o processo de redação.
Caso o texto já tenha sido concluído e os erros sejam identificados
posteriormente, usa-se a expressão “em tempo”, ao fim da ata, seguida do registro
da informação correta.
