Guia
prático
do
Entenda o programa de gestão de qualidade
que vem transformando ambientes de
trabalho em todo o mundo.
Bônus: Checklist 5S
O 5S é um conjunto de ferramentas para
gestão de qualidade, que foi desenvolvido no
Japão em meados de 1950 - após a Segunda
Guerra Mundial - para ajudar as empresas a se
reorganizarem após a crise.
O objetivo é provocar mudanças comporta-
mentais nas organizações a fim de melhorar
a qualidade do trabalho, eliminando desperdí-
cios, esforços excessivos, problemas com
higiene, limpeza e produtividade baixa.
Por que as empresas utilizam o 5S?
Para muitas empresas que buscam o avanço contínuo, investir
no 5S é um dos primeiros passos para manter o ambiente de
trabalho eficiente e apresentar melhorias destinadas à qualidade
total, como organização, limpeza e padronização.
A ferramenta é simples, objetiva e fácil de ser compreendida. Ela
pode ser aplicada em empresas de vários segmentos e estrutu-
ras, do setor privado ao público.
De origem japonesa, o programa 5S, também conhecido como
Housekeeping, gera simplicidade e eficiência no ambiente de
trabalho e para todos os envolvidos, desde chão de fábrica até
departamentos criativos e administrativos.
Apesar de ter sido desenvolvida há vários anos, esta ferramenta
é muito utilizada para promover melhores desempenhos
e resultados corporativos por meio de processos mais enxutos,
simplificados e organizados.
Focada na melhoria contínua, é uma ferramenta educacional,
simples e efetiva, dentro e fora do ambiente de trabalho.
O 5S oferece melhorias a médio e longo prazo, além de
beneficiar a qualidade de vida de todos, gerando mais
resultados para organização.
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Desdobrando
o 5s
A denominação 5S vem de cinco palavras
japonesas e é traduzida como “sensos”,
que - no latim - significam órgão do sentido,
faculdade de sentir, sensação e pensamento.
São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
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SEIRI
Começando pelo Seiri, o senso de utilização, o
primeiro S. Ele é usado para referir-se ao uso
mais eficiente de recursos e materiais.
Nas empresas, isso exige uma reflexão sobre o que é
realmente necessário. Neste momento, é possível fazer
um levantamento de todos os documentos,
equipamentos e estoque da empresa.
O Seiri significa senso de organização e descarte, e tem
por objetivo tornar o ambiente de trabalho mais útil e
menos tumultuado, somente com objetos, ferramentas,
documentos e materiais que realmente são utilizados.
Para isso, é preciso fazer um levantamento do que não
é usado com frequência e liberar o devido espaço,
assim tornará o ambiente de trabalho mais organizado
de acordo com as necessidades fundamentais.
Essa etapa serve para otimizar ambientes físicos,
evitar o desperdício, reduzir custos e facilitar
a limpeza ou manutenção desses materiais.
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2 SEITON
O segundo passo é o Seiton, que visa dar
um senso maior de organização,
recolocando os objetos que são menos
utilizados devidamente em seus lugares e em local
que fiquem etiquetados.
Esses objetos podem ser desde mesas a documentos
antigos, arquivo morto etc.
Não é muito difícil encontrarmos dentro de uma
empresa mesas desorganizadas, salas bagunçadas e
estoques onde ninguém encontra nada. Com o Seiton,
tudo deve estar no seu devido lugar.
A organização é fundamental para o sucesso de
qualquer projeto e, portanto, nessa fase do 5S, uma
detalhada classificação dos objetos é bastante útil.
Na prática, o segundo “S” facilita a localização de
qualquer objetivo, arquivo ou material na companhia
e traz uma enorme economia de tempo.
Uma boa ideia é identificar e classificar os objetos a
serem reorganizados, com etiquetas ou post-its.
A sinalização correta do ambiente de trabalho também
é uma das propostas do Seiton, afinal, a premissa aqui
é: “o que não está classificado não está organizado”.
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3 SEISO
O terceiro S é o Seiso e está ligado às
atividades de limpeza como um todo,
desde as estações de trabalho
ao pátio da organização.
Neste senso é necessário fazer um levantamento cauteloso
do local de trabalho em busca de atividades que geram
sujeira ou qualquer elemento que possa causar algum dis-
túrbio ou desconforto (como cheiro ruim, falhas ou baru-
lhos).
O resultado é um local limpo e arrumado que proporciona
maior bem-estar e sensação de satisfação aos colabora-
dores. Um ambiente organizado precisa estar limpo, e, por
isso, nessa etapa do 5S, é responsabilidade de cada cola-
borador da empresa manter seu próprio espaço e objetos
de trabalho organizados.
Esse S é responsável por criar a consciência de que a lim-
peza cabe a todos. Assim, cada colaborador deve manter a
higiene dos seus objetos de trabalho, cuidando pela boa
utilização e manutenção dos espaços comuns.
Já nesta etapa, a possibilidade de acidentes é reduzida, os
equipamentos tornam-se mais conservados e os relacio-
namentos interpessoais melhoram significativamente.
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4 SEIKETSU
O Seiketsu é o quarto conceito da
metodologia 5S e consiste em realizar a
manutenção dos três primeiros sensos,
proporcionando melhorias constantes.
Nessa etapa, é preciso definir os responsáveis pela
continuidade das ações das etapas iniciais e, então,
transformar isso em uma rotina, estabelecendo normas
sempre que necessário.
Os três primeiros princípios promovem uma verdadeira
limpeza na empresa, mudando a percepção da
organização, seja interna ou externa, perceptível aos
“olhos” dos clientes.
O Seiketsu traz o conceito de normalização, de tornar
rotina esses novos valores e padrões. Nesta fase,
acontece o estabelecimento de rotinas e normas
que manterão o novo modelo.
Com esse S, é possível criar um senso de prevenção e
cuidados de todos os colaboradores com a limpeza,
fixando padrões que mantenham a organização, como
o uso de etiquetas e painéis de controle, por exemplo.
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5
SHITSUKE
E o quinto e último S é o Sheitsuke,
que é o princípio sobre cada um dos
colaboradores, exigindo autodisciplina
e um nível de comprometimento maior.
Provavelmente, esse senso seja uma das mais difíceis
etapas do 5S por estar relacionado à permanência das
melhorias realizadas na empresa. Para isso, ele deve
ser compreendido como uma filosofia de vida
e de trabalho.
A ideia do senso de disciplina é permitir um monitora-
mento eficaz dos 5 sensos, trazendo resultados positi-
vos para a gestão, segurança no trabalho e qualidade
nas entregas.
É interessante investir em capacitação contínua e esti-
mular os novos valores, para que todos da organização
passem a fazer parte dessa cultura organizacional.
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Benefícios
do 5S
Aplicado corretamente, o 5S tem o poder de melhorar o
aproveitamento profissional de todos os colaboradores,
que desfrutarão de um ambiente organizado, limpo e
propício para o desenvolvimento produtivo e a prática
da melhoria contínua.
Outros benefícios:
Aumento da previsibilidade das operações;
Maior facilidade no gerenciamento de crises;
Melhor distribuição de tarefas;
Melhor comunicação e confiança na relação
entre líderes e times.
A adoção do programa 5S resulta em processos mais
previsíveis e eficientes, colaboradores mais confiantes
e motivados e produtos mais competitivos, com alto
valor agregado.
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Vamos começar?
Antes de implementar a metodologia 5S na empresa, o gestor
precisa entender e acreditar no poder de mudança que ela possui.
Selecione alguns colaboradores para a implantação, acompa-
nhamento e retorno de resultados e responsáveis pelo controle
de qualidade e auxílio ao restante da equipe na melhoria contínua
das estratégias utilizadas em cada um dos 5S.
O primeiro passo desta comissão é listar os principais problemas
do dia a dia, destacando quais pontos precisam de mais atenção.
Muitas vezes, por exemplo, a falta de organização não é causada
pelos colaboradores, mas pela falta de equipamentos adequados
ou pelo excesso de objetos no espaço de trabalho.
Após essa identificação, é importante implantar os 5S na ordem,
seguindo um roteiro coeso -que consiste em avaliar e organizar o
que é útil, limpar e remover os excessos, normalizar a prática e
disciplinar o time. Mesmo existindo uma comissão, todos os
funcionários precisam estar envolvidos e cientes dos processos.
Ao final, com todos os sensos aplicados, é necessário o acompa-
nhamento contínuo, estabelecendo um mecanismo de monitora-
mento para que todos reflitam sobre os hábitos e sejam
motivados a melhorá-los.
Confira na próxima página um checklist para implantar a
ferramenta 5S na sua empresa!
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