Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Índice
1. DEFINIÇÕES (pág. 3)
 Acessos à aplicação (pág. 3)

2. GENERALIDADES (pág. 5)
 Teclas de Função (pág. 5)
 Verificação dos dados (pág. 6)
 Ecrãs de Critérios de Selecção de Documentos (pág. 6)

3. MANUTENÇÃO DE CLIENTES (pág. 8)

 Inclusões (pág. 8)
 Visualização (pág. 8)
 Modificação (pág. 9)
 Exclusões (pág. 9)
 Imprimir (pág. 10)

4. MANUTENÇÃO DE FORNECEDORES (pág. 12)

 Inclusões (pág. 12)
 Visualização (pág. 12)
 Modificación (pág. 13)
 Exclusões (pág. 13)

5. RELAÇÃO DE FATURAS (pág. 15)

 Inclusão de uma Relação de Facturas (cabeçalho da relação) (pág. 16)
 Inclusão de documentos (lista de faturas) (pág. 18)
 Criar Ficheiro de Lotes (pág. 19)
 Modificação de Relações de Faturas (pág. 20)
 Modificação dos dados de cabeceira (pág. 21)
 Modificação de Documentos (lista de faturas) (pág. 22)
 Eliminação de Relações de Facturas (linhas de fatura) (pág. 23)
 Visualização de uma Relação de Faturas (pág. 24)
 Eliminação de Documentos (pág. 25)
 Impressão de Relações de Faturas (pág. 27)

6. ADMINISTRAÇÃO DA APLICAÇÃO (pág. 28)

 Cópias de Segurança (pág. 28)
 Reorganizar as bases de dados (pág. 29)
 Rota do ficheiro de lotes (pág. 29)
 Configuração e-mail (pág. 30)

7. INTEGRAÇÃO SII (pág. 31)

 Descrição do ficheiro [Link] (pág. 31)
 Formato do ficheiro [Link] (pág. 32)

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1. Definições
O programa de RELAÇÃO DE FATURAS cujas características são descritas neste
manual foi concebido basicamente para criar, trocar e processar o documento COACSU.
Esta mensagem permite a transmissão de dados referentes a pagamentos e relações
comerciais. Esta aplicação gerará um ficheiro de lotes (*.lot) que poderá ser enviado, por
disquete, EDI … com toda a relação ou relações de facturas.

As diferentes funções da aplicação são:

a. Manutenção de Clientes: A fim de fazer a manutenção dos pontos operacionais

e dos códigos de cada cliente.

b. Manutenção de Fornecedores: A fim de fazer a manutenção dos pontos

operacionais e dos códigos de cada fornecedor.

c. Relação de Faturas: Desta opção nós faremos toda a gerência das relações da
fatura, incluído anexações, modificações e saídas.

d. Integração SII: Desta opção nós integramos um arquivo externo com as

relações das faturas geradas já para não ter que incorporá-las manualmente.

e. Administração do Sistema: As funções da gerência do sistema como a copiam

de seguridade da base de dados interna ou os diretórios com quem a aplicação
trabalha.

ACESSO À APLICAÇÃO

A seguir, pode-se ver o Menu Geral da aplicação:

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A fim de introduzir-se na aplicação terá que fazê-la através do menu: Início  Todos os
programas  Euromadi  Euromadi

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2. Generalidades

Teclas de função

Descrição dos ícones mais gerais da aplicação:

Ícone “Verificar” as seleções realizadas no ecrã, equivale a pulsar Intro.

Botão “Novo”. Entrada manual de documentos (linhas de Faturas)

Botão “Procurar” (visualiza os pontos operacionais, códigos etc..)

“Refrescar ecrã”. Permite actualizar a visualização dos dados existentes

na base de dados em função de critérios estabelecidos, bem como anular
a selecção de documentos.
“Ajuda” no ecrã.

“Borrar” Para eliminar dados previamente seleccionados com um "X".

“Mais dados”, Permite visualizar o conteúdo de uma Relação de

Facturas.

“Impressão”, imprime as Relações de Faturas ou os diretórios de

provedores ou clientes, etc…

“Guardar” dados do ecrã / visualiza dados que já estão gravuras.

Tecla de “Ajuda” Mostra a lista de pontos operacionais dos clientes e

fornecedores registados.

“Sair” Volta à ecrã anterior. (equivale a pulsar ESC) Se nos achamos no

menu principal sai da aplicação.

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Verificação dos dados

Nos processos interactivos, quando se prime INTRO o al facer clic ou o ícone de

Verificar, verifica-se a verosimilhança dos dados inseridos. Se for detectado algum erro,
aparecerá na parte inferior do ecrã um texto indicando o facto.

Para passar de um campo a outro usaremos o mouse, fazendo clic sobre o campo ou
bem usaremos a tecla TAB.

Ecrãs de critérios de selecção de documentos

Estes ecrãs aparecem nos processos de manutenção. A sua finalidade é realizar

pesquisas parciais nas bases de dados, em função dos campos que forem preenchidos.
Se não se introduz nenhum critério de seleção, aparecerão todos os documentos que
estejam em gravuras.

Existem outros critérios de classificação nos ecrãs:

Se clicar sobre os diferentes campos, os dados serão classificados de acordo com o

critério seleccionado.

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Para mover-nos pelo ecrã usaremos a barra de deslocamento, como se indica na figura
anterior.

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3. Manutenção de clientes

Inclusão (Inserir)

Com esta opção poderá incluir pontos operacionais dos clientes. Ao entrar, verá o ecrã
abaixo, no qual poderá realizar o processo de inclusão.

Dados do ecrã

Punto operacional del cliente.: Ponto operacional atribuído ao cliente.

Nome do cliente.: Nome do cliente
Código Interno do cliente.: Código Interno

Depois fincaremos no ícone de “Guardar”

Para retornar ao menu inicial, clique no ícone “Sair”.

Visualização

Para visualizar os clientes que já temos cadastrados fincaremos em qualquer dos ícones
de ajuda que temos:

“Procurar” com esta opção poderemos realizar buscas entre os

clientes. Se deixamos todos os campos de seleção em alvo, nos
aparecerão todos os clientes.

“Setas de buscas” nos visualizará os registos uno a um,

permitindo-nos chegar até o que desejemos.

Mostra o seguinte ecrã, no qual dispõe de critérios de pesquisa parcial por Nome do
cliente. Para efectuar a pesquisa, clique no ícone “Refrescar”

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Para selecionar um cliente dispomos do ícone de “Verificar”, para obter a relação de

clientes dispomos do ícone de “Impressão“.

Se fincamos no ícone “Sair” voltamos ao ecrã anterior.

Modificação (Atualiza)

Para modificar os dados de um cliente, primeiro selecionaremos o cliente segundo

explicamos no apartado de Visualizar. Depois faremos clic no ícone de “Verificar”, nos
permitirá modificar os dados desejados. A seguir fincaremos no ícone de “Gravar” para
a atualização dos dados.

Exclusão

Para modificar os dados de um cliente, primeiro selecionaremos o cliente segundo

explicamos no apartado de Visualizar. Depois faremos clic no ícone de “Verificar”. A
seguir fincaremos no ícone de “Apagar” para a eliminação deste registo.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Se à pergunta Realmente deseja eliminar estes dados? contestamos “SE”, os dados se

eliminarão.

Impressão

Para a impressão da relação de clientes, devemos fincar no ícone de “Impressão”, se nos

mostrará o seguinte ecrã:

Temos opção a::

 Listar:
o Todos os clientes
o Os que dispõem de Código Interno: Só se imprimirão aqueles que
tenham associados códigos internos
 Ordenar por
o Nome do Cliente
o Ponto operacional
o Código Interno

Exemplo de listagem por tela, ordenado por nome do cliente:

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4. Manutenção de Fornecedores

Inclusão (Inserir)

Desde esta opção cadastraremos os pontos operacionais dos provedores. Ao entrar

vemos o seguinte ecrã, no qual poderemos realizar o processo de alta.

Dados do ecrã

 Ponto operacional do fornecedor.: Ponto operacional atribuído ao fornecedor

 Nome do fornecedor.: Nome do fornecedor
 Código Interno del proveedor.: Código interno do fornecedor

Depois fincaremos no ícone de “Guardar”

Para retornar ao menu inicial, clique no ícone “Sair”.

Visualização

Para visualizar os fornecedores que já temos cadastrados fincaremos em qualquer dos

ícones de ajuda que temos:

“Procurar” com esta opção poderemos realizar buscas entre os

fornecedores. Se deixamos todos os campos de seleção em
alvo, nos aparecerão todos os fornecedores.

“Setas de buscas” nos visualizará os registos uno a um,

permitindo-nos chegar até o que desejemos

Mostra o seguinte ecrã, no qual dispõe de critérios de pesquisa parcial por Nome do
fornecedor. Para efectuar a pesquisa, clique no ícone “Refrescar”.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Para selecionar um fornecedor dispomos do ícone de “Verificar”.

Se fincamos no ícone “Sair” voltamos ao ecrã anterior.

Modificação (Atualiza)

Para modificar os dados de um fornecedor, primeiro selecionaremos o fornecedor

segundo explicamos no apartado de Visualizar. Depois faremos clic no ícone de
“Verificar”, nos permitirá modificar os dados desejados. A seguir fincaremos no ícone
de “Gravar” para a atualização dos dados.

Exclusão

Para modificar os dados de um fornecedor, primeiro selecionaremos o fornecedor

segundo explicamos no apartado de Visualizar. Depois faremos clic no ícone de
“Verificar”. A seguir fincaremos no ícone de “Apagar” para a eliminação deste registo.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Se à pergunta Realmente deseja eliminar estes dados? contestamos “SE”, os dados se

eliminarão.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

5. Relação de faturas
Desde esta opção, realizaremos a manutenção dos documentos a enviar a Euromadi
(Relações de Faturas).

Poderemos cadastrar, modificar, visualizar e eliminar Relações de faturas, bem como

gerar um ficheiro (ficheiro de lote) para enviar a Euromadi.

Temos um ecrã de Critérios de Busca para selecionar a relação a

visualizar/modificar/imprimir/eliminar.

Ao entrar aparece este ecrã:

Dados do ecrã

 Nº de Relação : É o número da Relação de faturas.

 P.O. fornecedor: Ponto Operacional do fornecedor
 Nome: Nome do fornecedor
 Data: Data de criação do documento
 Vencimento: Data de vencimento da relação de faturas
 Valor Total: Valor total da relação
 Env: Indica se a relação esta enviada. Se já foi enviada, nesta coluna aparecerá
um indicador *

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Inclusão de uma relação de faturas (cabeceira da relação)

Para cadastrar uma relação de faturas, primeiro deveremos cadastrar a “cabeceira da

relação” e depois, as faturas (linhas) que se incluem na mesma. Neste apartado veremos
como cadastrar a cabeceira da relação.

Inserção da
cabeceira da relação
de faturas

Desde o ecrã anterior e para cadastrar uma nova relação de faturas fincaremos sobre o
ícone

Aparecerá, o ecrã de cabeceira da Relação de Faturas.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Descrição do ecrã

 Número de Relação: Nos indica o número de relação, que por defeito será
seqüencial, salvo que nós o modifiquemos
 Cód. Interno Forne.: Código interno do fornecedor
 Data da Relação: Data de criação da relação
 Moeda: Moeda que se utiliza (Euro)
 P.O. do Fornecedor: Ponto operacional do fornecedor
 Nome do Fornecedor: Nome do fornecedor
 Data de Vencimento: Data de vencimento
 Forma Pagamento: Forma de pagamento da relação (Reposição)

Uma vez cumprimentados todos os dados, gravaremos a cabeceira. Automaticamente,

aparecerá o ecrã para introduzir as linhas da relação de faturas, com suas referências,
sua data e custo total.

Inserção das linhas de

faturas

Fincaremos sobre o botão de inclusão de linhas da relação de faturas.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Inclusão de documentos (lista de faturas)

Para cadastrar os dados das faturas fincaremos no ícone indicado, aparecerá o ecrã em
alvo seguinte para introduzir dados.

Descrição do ecrã

 Número de Documento : Indicaremos el número de fatura

 P.O. do Cliente: Ponto operacional do cliente.
 Data do Documento: Data da fatura (dd/mm/aaaa)
 Custo do documento: Custo da fatura

Uma vez cumprimentados os dados gravaremos esta linha. Automaticamente aparecerá

um novo ecrã em alvo, onde poderemos seguir introduzindo outra fatura. Quando
tenhamos terminado de introduzir faturas, pulsando sobre o botão “sair”, voltaremos ao
ecrã anterior, onde poderemos ver as relações de faturas.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Gerar Lote

Este processo criará um ficheiro com as relações de faturas que tenhamos marcadas com
“X” e que queiramos enviar a Euromadi.

Aparecerá o ecrã que vemos, na qual lhe podemos indicar onde gravar este ficheiro: por
e-mail, ou bem à rota por defeito (esta rota se define desde o apartado “administração”).

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Enquanto se está executando o processo aparece na parte inferior a mensagem:

Gerando ficheiro de lotes.......................

Quando finaliza nos informa do nome do ficheiro que gerou.

As relações de faturas selecionadas aparecerão marcadas no campo Env com um *.

Modificação de uma relação de faturas

O processo de modificação consiste em realizar mudanças na informação que contém

um documento previamente armazenado.

Modificação da
cabeceira da relação

Ao entrar na gestão de relações de faturas veremos este ecrã com as relações que estão
cadastradas, para modificar uma, nos posicionarenos nela, a marcaremos com “X” e
fincaremos sobre “Verificar”.

Poderemos modificar dados da cabeceira ou bem os dados das linhas de faturas

(documentos)

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Modificação dos dados de cabeceira.

Depois de selecionar a Relação de faturas, veremos, o ecrã de cabeceira, aqui

poderemos modificar qualquer de seus campos, depois gravaremos.

Descrição do ecrã

 Número de Relação: Nos indica o número de relação, que por defeito será
seqüencial, salvo que nós o modifiquemos
 Cód. Interno Forne.: Código interno do fornecedor
 Data da Relação: Data de criação da relação
 Moeda: Moeda que se utiliza (Euro)
 P.O. do Fornecedor: Ponto operacional do fornecedor
 Nome do Fornecedor: Nome do fornecedor
 Data de Vencimento: Data de vencimento
 Forma Pagamento: Forma de pagamento da relação (Reposição)

Se o que queremos é modificar dados das linhas de faturas da relação, fincaremos

diretamente sobre Gravar no ecrã da cabeceira.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Modificação de documentos (linhas de faturas)

Neste ecrã, vemos todas as linhas que contém a relação selecionada.

Descrição do ecrã

 Número de Documento : Indicaremos el número de fatura

 P.O. do Cliente: Ponto operacional do cliente.
 Data do Documento: Data da fatura (dd/mm/aaaa)
 Custo do documento: Custo da fatura

Para modificar qualquer linha nos posicionaremos nela e fincaremos, aparecerá o ecrã
seguinte que nos permitirá modificar dados.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Uma vez modificados os dados, gravaremos esta linha. Quando não queiramos
introduzir mas faturas sairemos com Esc ou o botão “sair” ao ecrã anterior, onde
poderemos ver a relação de faturas.

Eliminação de Relações de Faturas

O processo de eliminação consiste em eliminar a relação de facturas, com todos os

documentos que contém.

Eliminação da relação de
faturas

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Ao entrar vemos o ecrã anterior com as relações que estiverem incluídas, para eliminar:

 Una / varias relación/es de faturas, a marcaremos com X e fincaremos no botão

de “eliminar”.

 Todas as relações de faturas, podemos marcar todas as relações de faturas que

temos, usando o ícone de “seleção”

Se deixar os dois campos de data em branco e clicar em () serão assinaladas com um
"X" todas as relações incluídas. A seguir, clique no ícone "eliminar". Será pedida a sua
confirmação para eliminar os dados definitivamente.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Eliminação de documentos (linhas de faturas)

Para eliminar um linha de factura, seleccione a relação conforme indicado no processo de

e, quando aparecer o ecrã com os dados do cabeçalho, clique em "Gravar". Aparecerá o
seguinte ecrã, no qual verá todas as linhas contidas na relação.

Para eliminar qualquer linha nos posicionaremos nela, faremos clic no ícone de
“verificar” e aparecerá a tela seguinte que nos permitirá eliminar a linha selecionada.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Visualização de uma Relação de Faturas

Com o processo de visualização pode-se ver as relações de facturas incluídas, bem

como o conteúdo destas linhas

Ao entrar verá o ecrã que mostra as relações incluídas com o seu valor total.

Visualização das faturas

da relação

Para visualizar uma relação, posicione-se nela e clique no ícone da lupa.

Aparecerá um ecrã com todas as linhas contidas nessa relação, no qual poderá:

a) Modificar qualquer dos seus campos e depois guardar as alterações.

b) Inserir novas linhas fincando no botão “novo”

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Impressão de uma Relação de Faturas

A partir do ecrã principal é possível imprimir as relações de facturas incluídas. Para tanto,
assinale com um “X” as relações de facturas e active o ícone “imprimir”. Aparecerá a
seguinte mensagem:

....... Imprimindo

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

6. Administração da Aplicação

Cópia de segurannça

Esta opção permite realizar cópias de segurança das bases de dados da aplicação.
Pode indicar a unidade em que pretende realizar a cópia. Se escolher a unidade A: ou
B:, ser-lhe-á pedido que ponha uma disquete formatada e sem protecção contra escritura
na unidade correspondente.

Se escolher a opção de Disco Rígido será criado no directório onde a aplicação está
instalada o ficheiro *.bak, que contém uma cópia de segurança de todas as bases de
dados da aplicação.

Se a cópia de segurança for concluída correctamente, aparecerá o seguinte mensagem:

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Reorganizar as bases de dados

Realiza a reindexação das bases de dados da aplicação. Quando o processo estiver

concluído, aparecerá a seguinte mensagem.

Parâmetros do ficheiro de lotes

Nesta opção poderemos parametrizar a rota onde será copiado o ficheiro de lote que será
criado. Se tiver Estação EDI, aqui podemos estabelecer a rota que tenhamos na estação
de Edi para estes ficheiros. (Gestão de Parâmetros) Também desde esta opção podemos
estabelecer o ponto operacional que viajará no ficheiro. Tanto Euromadi Ibérica como
Euromadi Port têm pontos operacionais diferentes. Num princípio, o programa
pressupõe (em função do LocaleID de Windows) de que instalação se trata adjudicando
um valor ou outro a esta opção. No entanto, poderia dar-se o caso de ter na empresa
uma estação de trabalho num idioma diferente ao da região em cujo caso deveríamos
indicar através desta opção a empresa na que nos achamos pára deste modo atribuir o
ponto operacional correto.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Configuração e-mail

Nesta opção pode parametrizar os diversos dados referentes à configuração do seu

correio electrónico.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

7. INTEGRAÇÃO SII
Por meio desta opção nós integramos um arquivo externo gerado por meio de um outro
programa de modo que a aplicação da Classificação das Faturas Euromadi gere o
arquivo LOT que deve emitir-se.

A fim de gerar este arquivo devem considerar-se diversas coisas:

 Nós devemos ter anexados na aplicação da Euromadi os códigos internos dos

Clientes e dos Fornecedores assim como foi explicada nas seções
correspondentes. De modo que o programa possa relacionar o seu código interno
ao usado pela Euromadi

 Todas as faturas incluídas dentro de uma classificação da faturas devem cumprir

os seguintes critérios (em caso de não cumprir algum, deve-se gerar outra
classificação):

o Devem ter o mesmo fornecedor.

o Devem ter a mesma data de vencimento
o Devem ter a mesma data da classificação
o Devem ter o mesmo código da moeda
o Devem ter a mesma modalidade do pagamento

 O arquivo da transmissão deve chamar-se [Link] e será depositado em

C:\EUROMADI\INTEGRA (sendo C:\EUROMADI a trajetória da instalação
por defeito).

 O arquivo [Link] deve ser um arquivo seqüencial no formato ASCII

(texto liso) sem caracteres da separação dos campos.

Descrição do ficheiro [Link]

Todos os campos do arquivo são alfanuméricos exceto os que correspondem às datas e

às quantidades que serão estabelecidas exclusivamente com campos numéricos.

Os campos alfanuméricos terão que ser alinhados ao esquerdo com espaços no alvo até
a terminação do campo.

Os campos da data devem ser incluídos no formato AAAAMMDD. Ano com quatro
dígitos, mês com dois e dia com dois.

O campo da importe da fatura é do tipo numérico. Admite 9 números inteiros e 3

decimais, separados por um ponto: 123456789.123. Este campo deve ir nivelado a
direita e enche-se com zeros às posições restantes à esquerda (a fim de escrever 1.001
nos escreveremos 000000001.001).

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

Formato do ficheiro [Link]

Este é o formato do arquivo [Link]:

Ponto
Campo Tamanho Tipo Descrição
Inicial
Código interno do
CodPro 8 Alfanumérico 1
fornecedor
Número da
NumRel 17 Alfanumérico 9
Relação
Data de
FecVto 8 AAAAMMDD 26 Vencimento da
Relação
FecRel 8 AAAAMMDD 34 Data da Relação
Código da
CodMon 3 Alf. (ESP/EUR/PTE) 42
Moeda
Modalidade do
ForPag 1 Alfanumérico 45
pagamento
Código interno do
CodAso 8 Alfanumérico 46
Associado
Número da
NumFac 17 Alfanumérico 54
Fatura
FecFac 8 AAAAMMDD 71 Data da Fatura
Signo do importe
Signo 1 Alfanumérico (+/-) 79
da Fatura
Import 13 Numérico 80 Importe da Fatura

CODPRO: Código interno do fornecedor que emite a classificação. Na aplicação terá

que ser relacionada ao Ponto Operacional do fornecedor antes de poder carregar o
arquivo assim como foi descrito previamente.

NUMREL: Número correlativo atribuído a cada classificação.

FECVTO: Data da expiração da classificação no formato AAAAMMDD.

FECREL: Indicar a data em que a classificação das faturas é gerada, no formato

AAAAMMDD

CODMON: Código da moeda que faz a referência às quantidades. Só “EUR” (Euros).

FORPAG: Modalidade do pagamento da quantidade total da classificação. Só “R”

(Reposição).

CODASO: Código interno que identifica ao associado da Euromadi titular da fatura. Na

aplicação terá ser relacionado ao Ponto Operacional do associado antes de poder
carregar o arquivo assim como foi descrito previamente.

NUMFAC: Número da Fatura.

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 Manual do utilizador RELAÇÃO DE FACTURAS

FECFAC: Data da fatura no formato AAAAMMDD.

SIGNO: Signo correspondiente al informe de la factura, para las positivas rellenar con
un espacio en blanco o el signo “+” y para las negativas “-“.

IMPORTE: Quantidade a pagar da fatura. Campo numérico de até nove números

inteiros e três decimais separados por um ponto: 123456789.123

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