1. Documentos de que se serve a empresa em seu âmbito interno.

 Convocações
 Atas
 Autorizações
 Avisos e anúncios
 Boletins e revistas
 Memórias
 Nota interior
 Pedido.
2. Convocações.

Em uma primeira acepção é um documento pró o qual se cita de forma oficial a um

grupo de pessoas para tratar em um local determinado os temas figuram na própria
convocação, e em uma segunda, é a publicação ou difusão de notas informativas de
interesse geral que fazem as empresas. Podem ser dado na própria empresa ou ter
projeção para o exterior.

3. Atas.

É um documento pelo que se dá fé dos fatos ou do acontecido nas reuniões, bem como
dos acordos tomados nas mesmas e que previamente foram convocadas com caráter
oficial. O secretário dá fé deste documento mediante sua assinatura, e a dos restantes
membros que conformam o órgão reitor que convoca a reunião. As atas ficam refletidas
ou escritas no Livro de Atas.

Ata

As atas podem ser elaboradas de diversas formas, não existindo regras de padronização
aplicadas a todos. Por isso, é importante entender a distinção entre dois modelos
básicos:

 Atas informais

 Atas formais

Da ata informal ou ata simples

A ata informal, também conhecida pelo nome de ata simples, segue um padrão
conciso, caracterizado pelo registro resumido das informações mais relevantes. Trata-se
de um modelo muito comum em reuniões departamentais, reuniões com clientes ou
aquelas realizadas sem estrutura formal. Por exemplo, se você já fez uma ata em um
trabalho de grupo da faculdade, você fez precisamente a espécie informal.

Como não há regras fechadas para esse modelo, a ata informal deverá apresentar apenas
as informações necessárias para a individualização do encontro., tais como:
  a data;

 o local;

 o horário de início e término da reunião;

 as pessoas presentes, identificadas pelos nomes e respectivos cargos;

 a pauta do assunto discutido, contendo as principais informações;

 um resumo das discussões; e

 um registro das decisões tomadas.

Caso haja a assunção de algum compromisso por algum dos participantes, isso deverá
também constar no documento, com indicação das tarefas e dos prazos atribuídos a cada
uma delas.

Da ata formal ou oficial

Na ata formal ou oficial, como era de se esperar, é exigida uma maior formalidade,
sendo esse o traço distintivo. Essa é uma espécie de ata normalmente utilizada em
situações juridicamente reguladas, a exemplo da modificação contratual, das mudanças
estatutárias, da alteração de diretoria de empresa ou órgão, entre outros casos.

A ata formal será constituída por cinco partes essenciais:

 a abertura (data, horário, local e nome da organização);

 o cumprimento de requisito legal, se houver (e.g. atendimento ao quórum de

abertura);

 o expediente, que registra os membros presentes e os ausentes;

 a ordem do dia, correspondente à parte central do texto, em que se expõem, em

ordem cronológica, as discussões e as decisões tomadas durante a reunião, assim
como a forma de cada votação e o respectivo resultado; e

 o encerramento, seção essa responsável por fechar o documento.

Além disso, como se trata de um documento formal, todos os integrantes da reunião

deverão, ao fim da reunião, assinar a ata, a qual será lavrada em cartório.

Características da ata

Como dito, a ata é uma forma de comunicação com possibilidade de geração de efeitos
obrigacionais às pessoas nela mencionadas. Por essa razão, a ata deve seguir algumas
recomendações em sua elaboração, a fim de evitar quaisquer interpretações equivocadas
ou problemas judiciais futuros.

Nesse sentido, a ata deverá:

 Seguir padrões de formalidade, tais como padronização em sua diagramação;

 Apresentar uma linguagem correta, com respeito às regras da norma culta;

 Ser redigida com impessoalidade e objetividade;

 Trazer as informações de forma clara, sem qualquer obscuridade, omissão ou

confusão.

Vamos ver cada uma dessas características individualmente.

A) Formalidade

A formalidade diz respeito aos aspectos de formatação do texto. Nesse sentido, as atas
devem seguir as padronizações estabelecidas pelos órgãos produtores do documento,
tais como espécie e tamanho da fonte, espaçamento do texto, uso de marca d’água,
cabeçalho, entre outros elementos exigidos.

A formalidade é importante por contribuir tanto para a construção da identidade visual

do órgão ou da empresa, como também por facilitar o reconhecimento do documento
por todos os participantes. Imagine a situação de você estar analisando milhões
documentos diferentes. Poder identificar vários deles apenas com o olhar é uma grande
vantagem, não é mesmo?

B) Respeito à norma culta

A ata corresponde a um documento e, ainda que algumas vezes seja redigido com certo
grau de informalidade, deve seguir as prescrições da norma culta. Como a ata tem por
objetivo transmitir uma informação para outros interlocutores, essa deve se mostrar de
fácil compreensão, o que é garantido, em termos gerais, pelo respeito às regras da
gramática formal.

C) Impessoalidade e objetividade

A ata, tal como explicado, deve trazer uma descrição concisa e objetiva dos principais
fatos ocorridos na reunião. Nesse sentido, quer-se dizer que sua elaboração deve ser
pautada pela objetividade, de maneira que não é recomendado ao redator imprimir suas
opiniões pessoais sobre determinados eventos ou empregar linguagem subjetiva.

O uso de coloquialismos ou de juízos de valor prejudicam essa impessoalidade, pois

abrem margem para interpretação dos termos e condiciona a representação do evento
aos valores emitidos pelo redator da ata.

D) Clareza
A clareza é um atributo do texto que é inteligível de forma fácil, ou seja, que não
apresenta rebuscamento linguístico ou coloquialismo de tribo, nem estruturas sintáticas
complexas e truncadas. Por isso, recomenda-se, para a elaboração de um texto claro,
que sejam as informações estruturadas em frases simples, sem ocorrência de orações
intercaladas ou de termos ambíguos.

É bom ainda deixar claro que, sobretudo para a ata, não é necessário o recurso de
deslocamento de termos e expressões de suas posições originais, já que as informações
se encontrarão topcalizadas no texto.

Exemplos de atas

E então, ficaram claras as principais características que devem constar em uma ata?
Vamos ver um exemplo, para que não restem dúvidas de como será estruturado esse
documento!

Nome da empresa/departamento

Atas da reunião

Data

I.                  Abrir sessão

Nome do responsável pela abertura da sessão ou da reunião regular

Nome da Organização/Comitê

Horário em data no local.

II.               Chamada

Nome da Secretária responsável pela chamada.

Nome das pessoas que estavam presentes na reuinão.

III.           Aprovação de atas da última reunião

Nome da Secretária leu as atas da última reunião.

As atas foram aprovadas após a leitura.

IV.            Questões abertas

Problema aberto/resumo da discussão 01:

Problema aberto/resumo da discussão 02:

Problema aberto/resumo da discussão 03:

 V.               Novos assuntos

Novos assuntos/resumo da discussão 01

Novos assuntos/resumo da discussão 02

Novos assuntos/resumo da discussão 03

VI.            Adiamento

Nome do responsável pelo adiamento da reunião às horário.

VI.            (ou) Fechamento

Seção responsável por fechar o documento.

(Deve constar das assinaturas dos presentes, quando necessárias)

4. Partes em que se divide uma ata.

 Início: que a sua vez consta de três blocos:

 Citando a localidade onde se celebra a reunião, a data, hora e nome da empresa.
 Relacionam os assistentes e ausentes (se #há); indicando seu cargo na empresa
que representam. Começa-se pelo maior cargo e vai-se decrescendo. Este
relacionamento figura na margem esquerda da folha, separada por uma linha se
faz à mão. Se pelo contrário, faz-se por médio informático, faz parte do corpo da
ata.
 Figura a “Ordem do dia”, que é o relacionamento ordenado dos temas que se vão
tratar ou deliberar. Estes temas colocam-se em ordem de maior a menos
importância.
 Conteúdo: recolhem-se de forma ordenada as deliberaciones e acordos tomados
no desenvolvimento da sessão ou reunião.
 Final: começa com “Não tendo mais assuntos que tratar se levanta a sessão
às [Link] horas do dia da data”. A seguir figuram as antefirmas e assinaturas do
secretário, ou bem, a do cargo que convoca a reunião, bem como a dos demais
cargos diretivos. Se há presidente, este dará o Vº Bº à ata com sua assinatura à
margem esquerda da mesma.
5. Autorização.

Costumam surgir como resposta à petição que faz um empregado/à seu chefe/a. A
autorização pode obedecer a diversos motivos e, ademais, não tem um formato ou estilo
padrão. Tem que expressar clareza, brevidade,concisión e racionalização para cumprir
seu objetivo.
6. Avisos e Anúncios.
São informações ou notícias de caráter geral que afetam à organização e, por tanto, ao
pessoal da empresa. Colocam-se no quadro de avisos e não têm um modelo concreto
(clareza, brevidade, concisión e racionalização).
7. Boletins e revistas.

Costumam obedecer a atividades e informações referentes ao lazer e à cultura unidas

diretamente com a empresa que edita a publicação. Sua confecção realiza-se
em imprentas. Sua publicação é própria de médias e grande empresas.
8. Memórias.

São documentos que refletem os dados e atividades principais levadas a cabo pela
sociedade ou organização durante um determinado tempo, que costuma ser um ano.

Seu conteúdo ou partes varia dependendo da atividade empresarial ou econômica que

desenvolva a organização, embora costumam começar com “um saúdo” do presidente,
diretor geral ou máximo mandatário, para depois realizar uma exposição dividida por
capítulos.

9. Que é uma nota interior?

Sua finalidade é que os diferentes departamentos, seções ou negociados pertencentes a

uma empresa se comuniquem entre si.

10. Partes de que consta uma nota interior.

 Início: nome ou razão social, data de confecção em formato longo ou curto,

palavra DE para escrever o cargo da pessoa e departamento ou seção do que
emite a nota, a palavra A para escrever o cargo da pessoa e departamento ou
seção do que recebe a comunicação e a palavra Assunto onde se redigirá um
resumo do motivo da comunicação.
 Conteúdo: especifica-se o motivo pelo que se escreve a nota interior, de forma
breve e concisa.
 Final: assinatura da pessoa que envia a mensagem, não aparece a antefirma pois
aparece em DE.
11. Pedido.

Obedece ao modelo de impresso utilizado pelo pessoal da empresa para solicitar ou

realizar determinadas petições a seus superiores. Não têm modelo predefinido e a cada
empresa desenha seu modelo próprio. Os motivos pelos que se utiliza este documento
são múltiplos: período de férias, mudança de destino, casal…..