Tema ׃Aplicação do Controlo Interno aos Inventários
Curso ׃Gestão Empresarial
GEN2A 3º Grupo
2º Ano
Discentes:
Aida Leong
Arestid Pedro
Jaime Comé
Leandro Sales
Micaela Sitoe
Docente ׃Belchior Cole
Maputo
2018
INDICE
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................. 1
2. CONTROLO INTERNO.................................................................................................................. 2
2.1 Conceito de Controlo Interno .................................................................................................... 2
2.2 Importância de Controlo Interno .............................................................................................. 2
2.3 Tipos de Controlo Interno .......................................................................................................... 3
3. APLICAÇÃO DO CONTROLO INTERNO AOS INVENTÁRIOS ........................................... 4
3.1 Controlo Físico dos Inventários ................................................................................................. 4
3.2 “Cut-off” ou Operações de Corte dos inventários ................................................................... 6
3.3 Os métodos mais utilizados do controlo interno................................................................. 6
3.4 Imparidade de Inventários ................................................................................................... 7
4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES ....................................................................................... 8
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................... 9
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1. INTRODUÇÃO
A competitividade que as empresas enfrentam no dia-a-dia obrigam a buscar ferramentas que
facilitem e garantam a eficiência operacional das suas actividades, com isso, as discussões
sobre um bom controlo interno e riscos operacionais tornam-se cada vez mais frequentes. Surge
então a necessidade de avaliação dos controlos internos existentes na entidade, para o
aperfeiçoamento e adequação dos mesmos, caso não estejam de acordo com as necessidades
da empresa, pois um sistema de controlo interno eficaz pode trazer muitos benefícios para a
empresa além de fornecer segurança no mínimo razoável para cumprir os objectivos propostos
pela mesma, sendo que uma das áreas especificas que se mostram pertinentes é o controlo
interno dos inventários.
Nos últimos anos tem crescido a noção do impacto que as alterações nos inventários podem
provocar nas organizações, os gestores estão cada vez mais despertos para isso: as dificuldades
económicas, a pressão dos clientes, dos fornecedores, dos investidores para que se obtenham
resultados tem contribuído para aperfeiçoar métodos de controlo, o que torna deverás
importante a análise do controlo interno dos inventários. Neste contexto, o presente trabalho
pretende apresentar os principais procedimentos de controlo interno a desenvolver na área de
inventários.
Quanto a metodologia da pesquisa, a mesma consiste essencialmente em pesquisa bibliografica
e documental sobre literatura relacionada a área de controlo interno e no caso específico da
área de inventários.
O objectivo deste trabalho é introduzir nos estudantes uma faceta de controlo interno que
consiste na aplicação da mesma na área de inventários dos bens patrimoniais empresariais.
Em relação à estrutura do trabalho, o mesmo é constituido por 4 secções, incluindo a presente
secção introdutória. Na segunda secção faz-se uma breve abordagem sobre controlo interno,
na terceira secção sobre a aplicação do controlo interno nos inventários. E , finalmente, na
última secção apresenta as conclusões e recomendações do trabalho.
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2. CONTROLO INTERNO
A presente secção consta alguns aspectos relacionados com o enquadramento teórico do
controlo interno, onde far-se-á a definição, importância e divisão dos tipos de controlo interno.
2.1 Conceito de Controlo Interno
Suárez (1990) define, controlo interno, como o conjunto de elementos materiais e humanos
interrelacionados com vista a assegurar a veracidade da informação, a qual serve de suporte à
tomada de decisões que dão conteúdo à política da empresa e assegurar que a política
empresarial desenhada pela direção é executada corretamente pelos diferentes departamentos
e nos distintos níveis hierárquicos da entidade.
Assim, o controlo interno é um processo concebido, implementado e mantido pelos
encarregados da governação, gerência e outro pessoal para proporcionar segurança razoável
acerca da consecução dos objetivos de uma entidade com respeito à fiabilidade do relato
financeiro, eficácia e eficiência das operações e cumprimento das leis e regulamentos
aplicáveis.
Daqui se depreende que a existência de procedimentos de controlo não é suficiente para aferir
se o controlo existe mesmo, é preciso testar se é adequado e se foi posto em prática, mesmo
que passe todo este processo teremos ainda que admitir que o controlo interno pode falhar, é o
risco de controlo. É do interesse da gestão que seja criado um ambiente de controlo, uma cultura
de controlo.
2.2 Importância de Controlo Interno
A importância do controlo interno se reflecte no objectivo de cumprir todos os procedimentos
de modo a que o relato financeiro seja fiável, apesar de existirem limitações, ao nível, da
dimensão da empresa, custo/benefício, erros e utilização/manipulação do sistema informático
(Gomes, 2010). Este autor conclui que nenhuma empresa, por mais pequena que seja, pode
exercer a sua actividade sem ter instituído um sistema de controlo interno, ainda que seja de
modo menos formal.
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Por seu turno Floriano (2008) ressalta a importância dos instrumentos de controlo interno na
gestão das entidades empresariais e verifica que, para se obter bons resultados, tem de existir
um aperfeiçoamento da mentalidade e da cultura empresarial, nomeadamente, a ética e
credibilidade. Nesse sentido o sistema de controlo interno contribui para atingir excelentes
desempenhos empresariais.
Já Lehmann (2010) salientou a importância de um sistema de controlo interno forte, o qual
conduz ao cumprimento dos objetivos da empresa e minimiza a possibilidade de atividades
fraudulentas;
Alves e Reis (2002) realçaram o papel da auditoria interna no setor público, no qual
descreveram as normas, os métodos e destacaram o papel do controlo interno como instrumento
fundamental de modo a garantir a precisão dos registos e a veracidade dos documentos e das
informações. Acrescentaram ainda que é uma ferramenta de controlo social formada por um
conjunto de procedimentos e técnicas que têm como objectivo examinar a adequação, a eficácia
e a legitimidade dos actos e das informações financeiras e operacionais dos serviços públicos.
2.3 Tipos de Controlo Interno
A abrangência do controlo interno é muito ampla, uma vez que compreende dois tipos de
controlo, segundo o Statement on Auditing Procedure 54 (SAP 54): o controlo interno
administrativo e o controlo interno contabilístico.
Costa (2010, p. 224) considera que o controlo interno administrativo contempla o “plano de
organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e
que conduzem à autorização das transações pelo órgão de gestão”.
Em contraposição, o controlo interno contabilístico corresponde ao “plano da organização e os
registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda de activos e com a confiança
que inspiram os registos contabilísticos de modo a que, consequentemente, proporcionem uma
razoável certeza”.
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3. APLICAÇÃO DO CONTROLO INTERNO AOS INVENTÁRIOS
O desenvolvimento das actividades de controlo caem normalmente em cinco tipos específicos
de componentes:
Adequada segregação de funções, que envolve separação da custódia dos bens, da
contabilidade (Separação entre quem autoriza e quem tem a custódia dos bens;
Separação entre quem tem a responsabilidade operacional e de guarda dos bens);
Autorização apropriada de transacções e actividades, no geral, e em cada transacção;
Documentos de registo adequados;
Controlo físico sobre activos e registos;
Averiguações independentes sobre o desempenho.
3.1 Controlo Físico dos Inventários
O controlo físico dos inventários pode ser efectuado cíclica ou anualmente, dependendo em
grande medida do tipo de sistema de inventário que utilizamos. Se for utilizado o sistema de
inventário periódico deve ser efectuada uma contagem física anual que vai permitir determinar
o inventário final que irá permitir determinar o inventário final e custo das mercadorias e
matérias consumidas e da variação da produção.
A contagem física do inventário periódico e muito importante pois sem ela não se pode apurar
os resultados.
A contagem cíclica são muito importantes para a verrificação dos valores já reconhecidos
contabilisticamente e também para o controlo que permite validar a fiabilidade do sistema de
inventariação em utilização.
Vantagens da aplicação da contagem ciclíca:
Menor interrupção – A contagem cíclica como parte dos processos contínuos da
logística diminuem a interrupção das operações de armazém. Em verificações anuais,
toda a estrutura é paralisada para focar no processo. Uma contagem de cargas menores
de inventário possibilita uma precisão maior da atividade, interrompe menos os
processos diários e aumenta a comunicação entre a equipe.
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É beneficiado por processos básicos de melhoras do armazém – Processos simples,
como separação e descarte de caixas assim que os produtos chegam ao armazém irão
garantir um ambiente mais organizado e de melhor locomoção. O esforço do descarte
já garante, imediatamente, uma grande economia de tempo para as contagens.
Maior convicção nas decisões de compra – Ao implementar contagens cíclicas, a
empresa passa a acessar o inventário continuamente. Tendo informações de pequenos
segmentos do armazém, as decisões de compra têm suporte de informações mais
precisas. Essas informações possibilitam um melhor planeamento de compras para o
stock.
Diminuir discrepâncias – Com a diminuição do tempo entre as contagens, a empresa
diminui a quantidade de tempo entre erros que possam ter sido cometidos. Contagens
menores e mais frequentes possibilitam a identificação mais rápida de erros. Uma outra
dica é checar os produtos de maior movimentação juntos.
Manter inventário como uma prioridade da empresa – O inventário de produtos
pode ser uma das atividades mais trabalhosas dentro de um armazém. Implementar
contagens menores pode diminuir o estresse do processo e possibilita a equipe de
operações enxergar a precisão das informações do estoque como parte vital do negócio,
possibilitando gerar informações valiosas para o empresário.
Contagens anuais consomem mais tempo e recursos – Se verificar o estoque no fim
de ano parece ser um planeamento interessante, para iniciar o novo ciclo com a “casa
em ordem”, eles consomem um tempo de trabalho muito grande, além de envolver uma
porcentagem alta da equipe no processo.
A produtividade do armazém é optimizada com contagens cíclicas, que propiciam velocidade
de processos, dedicação e maior comunicação entre as equipes.
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3.2 “Cut-off” ou Operações de Corte dos inventários
Existem alguns procedimentos que podem ser adoptados na inventariação como as operações
de corte.
Os procedimentos de contagem devem estabelecer normas que permitam “cortes” na
receção de compras e vendas, que garantam a contabilização das transações no período
contabilístico a que respeitam.
A equipa de auditoria deve confirmar que todas as encomendas recebidas até à data da
contagem foram incluídas no inventário físico e que as correspondentes facturas foram
contabilizadas.
Deve também assegurar-se que todos os inventários respeitantes a encomendas de
clientes, até à data do inventário, foram dele excluídas e as facturas emitidas e
contabilizadas.
Tranferências entre seccões ou fases da produção não apropriadamente documentadas
e controladas podendo originar uma dupla inserção ou omissão nas listas de contagem.
3.3 Os métodos mais utilizados do controlo interno
Existem vários métodos de controlo interno:
Narrativa: com as seguintes características: origem e disposição dos documentos,
descrição dos procedimentos, registo no sistema e indicação dos controlos relevantes
(para avaliação do risco de controlo);
Fluxogramas: é uma representação simbólica dos documentos do cliente e o seu fluxo
sequencial na organização;
Questionários ou check list de controlo interno.
O risco de controlo resulta dos sistemas contabilísticos e do controlo interno adoptado pela
entidade, não depende de trabalho efectuado.
O revisor apenas procede à sua avaliação. A existência de controlos e o seu cumprimento
ajudam-o a determinar a profundidade e extensão dos procedimentos a usar.
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3.4 Imparidade de Inventários
Os inventários excessivos, com pouca rotação, defeituosos ou deteriorados e obsoletos devem
estar cobertos por imparidade adequada.
Os auditores devem ter em atenção certas indicações assinaladas durante outras fases da
auditoria, que podem ser:
Deteção durante o inventário físico de artigos, naquelas situações;
Baixa rotação de stocks detetada durante o teste à valorização;
Prováveis mudanças nos pedidos de venda atendendo ao desenvolvimento de novos
produtos e processos de fabrico;
Análise das devoluções de clientes;
Análise da antiguidade dos artigos sem saída.
Genericamente, o trabalho pode passar pela seleção de uma amostra de inventários, por
indicação de quem fez a contagem ou pela baixa rotação detetada durante os testes à
valorização.
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4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
O presente trabalho tinha como objectivo fazer uma análise sobre a aplicação do controlo
interno na área de inventários como um mecanismo de melhoramento e eficácia do processo
de auditoria dentro das organizações que resolvem adopta-lá, considerando que todas empresas
tem sempre um sistema de controlo interno, formal ou não.
Da análise sobre a aplicação do controlo interno na área de inventários chegou-se a algumas
conclusões. Primeiro, dentro das organizações um dos mecanismos para a garantia do seu
sucesso e desenvolvimento passa pelo impelementação de um sistema eficiente e eficaz de
controle interno.
Segundo, o controlo interno divide-se em administrativo e contabilístico e visa aferir o grau
de cumprimento dos planos e actividades dentro da empresa.
Terceiro, uma das aplicação do controlo interno passa pela área de inventários que pode ser
feita através de uma contagem fisica periódico ou ciclíca de forma a avaliar a posição
patrimonial de uma empresa num dado período de tempo.
Quarto, independentemente de que forma é feita a inventariação não se pode descurar a questão
de imparidade de inventários, pois os inventários excessivos, com pouca rotação, defeituosos
ou deteriorados e obsoletos devem estar cobertos por imparidade adequada. Assim, pode-se
observar que a aplicação do controlo interno aos inventários requer um planeamento cuidadoso
e investimento de tempo, custo e empenho, pois os stocks, para algumas empresas, representam
o activo mais valioso.
E, por fim, estamos crentes que um trabalho de qualidade por parte da auditoria, contribuirá
não só para reunir as provas necessárias à formulação da opinião, mas também como mais valia
na credibilização das demonstrações financeiras e do trabalho do órgão de gestão. Deste modo,
recomenda-se que todas as organizações, públicas ou privadas, devem adoptar um sistema de
controlo interno incluindo na área de inventários, para um melhor avaliação da sua situação
patrimonial e financeira.
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BIBLIOGRAFIA
Alves, Ana L. Z. Sousa e Reis, Jorge A. G. (2002): ”Auditoria interna no setor público”, V
Encontro Latino-Americano de Pós-Graduação, Universidade do Vale da Paraíba.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA 1972): “The Auditor’s Study on
Evaluation of Internal Control”, Statement on Auditing Procedure 54 (SAP 54).
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA 1988): “Consideration of Internal
Control in a Financial Statement Audit”, Statement Auditing Standards 55 (SAS 55).
Barata, Alberto S. (1999): Contabilidade, Auditoria e Ética nos Negócios, Lisboa, Noticias
Editora.
Floriano, José C. (2008): “A importância dos instrumentos de controlo interno para a gestão
empresarial”, Unicentro, nº 5, p. 1-8.
Georgina, Morais e Martins, Isabel (2007): Auditoria Interna, Coleção Auditoria, 3ª edição,
Áreas Editora.
Gomes, Emília R. (2010): “A importância do controlo interno”, Auditoria e Controlo Interno
na AP, Interface Jornadas, Lisboa.
Institute of Internal Auditors (IIA 2013): International Professional Practices. Colar Editora,
controlo interno
