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ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
2. DOSSIER PERMANENTE
3. DOSSIER CORRENTE
4. DOSSIER FISCAL
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
1.1 ETAPAS DO PROCESSO CONTABILÍSTICO
Diagnóstico dos processos
(provenientes de diversas fontes de informação)
Estruturação do Plano de Contas de acordo com a
natureza das operações da empresa
Análise e Classificação da Informação
(através da lista de contas)
Elaboração de Documentos de Divulgação
(Ex: Demonstrações Financeiras – Relato Financeiro)
Preparação de Informação Específica
(Ex: análise económico-financeira e Fiscal)
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
1.2 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
Em contabilidade os documentos organizam-se em três
pastas distintas:
- DOSSIER PERMANENTE
- DOSSIER CORRENTE
- DOSSIER FISCAL
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
2 DOSSIER PERMANENTE
Engloba todas as informações que o contabilista
considera importantes e que tenham de ser
consultadas ao longo de vários períodos
contabilísticos, presentes e futuros.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
2.1 DOSSIER PERMANENTE
Contém:
❖ Informações sobre a empresa
❖ Legislação aplicável à empresa
❖ Contratos e documentos importantes
❖ Alvará
❖ Registo estatístico
❖ Relatórios e Contas da Empresa e Demonstrações
Financeiras (dossier fiscal)
❖ Sistema de Controlo interno
❖ Sistemas de Informação e políticas contabilísticas
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
2.1 DOSSIER PERMANENTE
Documentos Obrigatórios:
❖ Escritura de constituição da entidade
❖ Escrituras de alteração do pacto social
❖ Publicação da escritura no Diário da República
❖ Alvará Comercial / Licença de exercício da actividade
❖ Número de Identificação Fiscal
❖ Certidão de Inicio da actividade
❖ Registo no Instituto de Segurança social
❖ Registo Estatístico
❖ Licença de Habitabilidade
❖ Certidão da Conservatória do Registo Comercial actualizada
❖ Declaração de Rendimento Mod. 1 e B;
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3 DOSSIER CORRENTE
Engloba todas os documentos contabilísticos e
fiscais que serão utilizados durante o ano
contabilístico corrente.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.1 ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER CORRENTE
Contém:
❖ Facturas, Notas de crédito e de débito e outros
documentos equivalentes.
❖ Recibos e Vendas a Dinheiro
❖ Extractos bancários e talões de depósito e levantamento
❖ Folhas de Caixa
❖ Documentos fiscais (DLI, Documentos do INSS)
respeitantes ao período corrente.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.1 ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER CORRENTE
O dossier corrente está organizado em diários que podem
variar de empresa para empresa.
Dentro de cada diário, a organização é geralmente feita
pelo critério de antiguidade.
NOTA: não é obrigatória esta organização em diários, mas
faz parte das boas práticas contabilísticas geralmente
aceites.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.1 ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER CORRENTE
DIÁRIO DE CAIXA
(Entradas e saídas)
DIÁRIO DE
DIÁRIO DE BANCOS
VENDAS CONSTITUIÇÃO
DE PASTAS
(ARQUIVOS)
DIÁRIO DE
DIÁRIO DE OPERAÇÕES DE
COMPRAS DIVERSAS
O diário é o documento ou arquivo onde estão registadas as entradas e saídas
de bens, direitos e obrigações.
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1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.2 DOSSIER CORRENTE – CONTEÚDOS DOS DIÁRIOS
DIÁRIO DE CAIXA
- Utilizado para guardar todos os documentos relacionados com
entradas e saídas de caixa:
- Folhas de caixa
- Documentos de saída e entrada de caixa
- Documentos de suporte (despesas e receitas)
- DLI’s
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.2 DOSSIER CORRENTE – CONTEÚDOS DOS DIÁRIOS
DIÁRIO DE BANCOS
- Utilizado para guardar todos os documentos relacionados com
entradas e saídas de dinheiro efectuadas por via bancária:
- Recebimentos e pagamentos por cheque
- Talões de depósito e levantamento
- Comprovativos de transferências bancárias
- Notas de pagamento
- Recibos de despesas bancárias
- Extractos bancários
- Relatórios de reconciliação bancária
- DLI’s
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.2 DOSSIER CORRENTE – CONTEÚDOS DOS DIÁRIOS
DIÁRIO DE COMPRAS ou FORNECEDORES
- Utilizado para guardar todos os documentos relacionados com
compras de bens e serviços:
- Facturas e Notas de Crédito
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.2 DOSSIER CORRENTE – CONTEÚDOS DOS DIÁRIOS
DIÁRIO DE VENDAS ou CLIENTES
- Utilizado para guardar todos os documentos relacionados com
vendas de mercadorias e prestações de serviços efectuadas pela
empresa:
- Facturas e Notas de Crédito
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
3.2 DOSSIER CORRENTE – CONTEÚDOS DOS DIÁRIOS
DIÁRIO DE OPERAÇÕES DIVERSAS:
- Utilizado para guardar todos os documentos que não se
enquadrem nos diários anteriores:
- Processamento de salários (excepto parte do pagamento)
- Operações de capital (excepto parte dos pagamentos e
recebimentos)
- Mapas de Amortizações
- Apuramento dos diversos impostos
- Regularizações internas
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
4 FACTURAS E DOCUMENTOS EQUIVALENTES
Facturas:
Documento comercial, portador
dos elementos informativos
definidos no diploma que Documentos Equivalentes
comprovam a realização das ❑ Recibos
transmissões de bens ❑ Notas de Crédito e de Débito
(corpóreos ou incorpóreos) ou ❑ Despachos Aduaneiros
prestações de serviços. ❑ Talões de vendas
RJFDE – Decreto Presidencial nº147/13 de 1 de Outubro – É obrigatório a emissão de
facturas ou documentos equivalentes em todas as transmissões onerosas de bens e
prestação de serviços.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
4.1 FACTURAS E DOCUMENTOS EQUIVALENTES
As facturas devem…
… ser emitidas no momento do pagamento ou
até ao quinto dia útil a seguir à data da operação
… ser emitidas em duplicado, com o original
destinado ao cliente.
…. Ser devidamente datadas, sequencialmente
numeradas e conter:
Nome, firma ou denominação social e sede ou
domicilio do fornecedor de bens ou prestador
de serviços e do destinatário, bem como os
números de identificação fiscal
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
4.1 FACTURAS E DOCUMENTOS EQUIVALENTES
As facturas devem…
…. Ser devidamente datada, sequencialmente
numeradas e conter:
❑ Numeração sequencial por anos económicos;
❑ Discriminação dos bens ou serviços prestados,
com indicação das quantidades;
❑ Preço final em moeda nacional;
❑ Taxas de imposto aplicáveis e montante de
imposto devido;
❑ Data em que os bens foram colocados à
disposição;
❑ Todo o texto em língua portuguesa;
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
5 DOSSIER FISCAL
Engloba todas as informações que os auditores e
fiscais das finanças exigem de uma empresa, no
fecho de contas e apuramento do Imposto
Industrial a pagar.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
5.1 ORGANIZAÇÃO DO DOSSIER FISCAL
Contém:
❖ Cópias de todos os documentos relevantes da
contabilidade do ano que se pretende fechar e apurar o
Imposto Industrial a pagar.
❖ Documentos de Liquidação de Impostos
❖ Documentos de Arrecadação de Receitas
❖ Relatório e Contas da Empresa
❖ Fecho de Contas e respectivos balancetes
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
6 DOSSIER PERMANENTE + FISCAL
DOSSIER FISCAL + DOSSIER PERMANENTE:
❖ Por questões de simplificação e porque a maior parte dos
documentos do dossier permanente são necessários para
questões de auditoria e fiscalização, pode-se considerar
adequado englobar os dossier permanente e fiscal num único
dossier.
❖ Nesse sentido teremos um DOSSIER FISCAL cuja primeira parte
será composta pelos documentos do dossier permanente da
empresa.
1. O ARQUIVO EM CONTABILIDADE
A FAZER NA SESSÃO:
- Organizar os dossiers de arquivo
- Escolha do objecto social da empresa
- Preenchimento dos documentos de criação da
empresa.