Sistema ifPonto:

Registro Eletrônico de Ponto

Manual básico para chefias

Atualizado em 17/10/2019
Outubro/2019 -1-
 Universidade de São Paulo
Sistema Marteweb - Ponto eletrônico / Frequência (Chefias)
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Este Manual é destinado aos chefes imediatos da Universidade de São Paulo, como item de
ajuda sobre as frequências registradas no Sistema de Registro Eletrônico de Ponto. Abrange de
forma básica as ações que devem ser tomadas pelos servidores que possuem designação de
chefia. Eventuais dúvidas que possam surgir devem ser sanadas nos documentos de apoio ou
diretamente na área de pessoal de sua Unidade/Órgão.

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Sumário

1 - O que é o Ponto Eletrônico? .................................................................................................... 3

2 - Acessando o sistema ................................................................................................................ 4
3 - Funcionamento ........................................................................................................................ 4
4 - Analisando a frequência diariamente ...................................................................................... 5
5 - Frequência diária com ocorrência ............................................................................................ 6
6 - Ocorrências que precisam de comprovantes .......................................................................... 8
7 – Banco de Horas do acordo coletivo - compensações.............................................................. 9
8 – Entrega do Espelho de Ponto ................................................................................................ 11
9 – Escalas de trabalho ................................................................................................................ 12
10 – Alteração de horários de trabalho ...................................................................................... 13
11 - Considerações finais ............................................................................................................. 13
Tabela de Justificativas ................................................................................................................ 14

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1 - O que é o Ponto Eletrônico?

A Universidade de São Paulo está implantando um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto

(SREP) a fim de uniformizar os procedimentos de controle da frequência dos funcionários.

A implantação do SREP altera apenas o método de registro que passa a ser realizado com o uso
de equipamentos e um sistema informatizado que se integrará ao sistema corporativo da USP -
Marteweb.

Alguns tópicos importantes a destacar sobre a utilização do registro eletrônico de ponto são:

Transparência – os servidores poderão acompanhar no sistema, diariamente, informações

referentes aos registros efetuados, à compensação já realizada e às solicitações de
regularização de ocorrências;

Confiabilidade - o sistema registra todas as anotações realizadas pelos usuários, permitindo a

identificação do responsável por qualquer alteração feita no sistema, garantindo assim a
confiabilidade dos dados;

Diminuição da ocorrência de erros no registro – não haverá problemas com rasuras ou

esquecimento da rubrica diária, já que o espelho será assinado apenas uma vez.

O equipamento a ser utilizado para a marcação é o “Registrador Eletrônico de Ponto” (REP),

conforme abaixo:

Equipamento de Registro Eletrônico de Ponto (REP)

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2 - Acessando o sistema

Os registros efetuados pelos funcionários no equipamento Registrador Eletrônico de Ponto

(REP) são enviados para o sistema (software) que gerencia os dados - o ifPonto.

É nesse sistema que as chefias imediatas analisarão os dados dos funcionários e registrarão
ações, quando necessário. O sistema deve ser acessado em [Link].

Sistemas USP - Link para ifPonto

Ao entrar no sistema ifPonto você visualizará os seguintes menus na tela principal:

3 - Funcionamento

Todo funcionário deve registrar sua frequência nos Registradores Eletrônicos de Ponto (REPs)
instalados em sua Unidade/Órgão. Quando o funcionário registra sua entrada ou saída, o
equipamento emite o respectivo comprovante.

Esse procedimento deve ser feito diariamente, na entrada e saída do expediente. Nas Unidades
onde foi definido, também deve ser feito o registro no início e fim do intervalo de
descanso/refeição.

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O funcionário que, por qualquer eventualidade, não registrar sua frequência ou registrar com
atrasos, saídas antecipadas ou horas excedentes cadastrará, quando for o caso, uma
Justificativa no sistema ifPonto.

Sempre que isso ocorrer, o chefe imediato tem o dever de analisar a justificativa e registrar a
ação (Abonar ou Não Abonar), o que é feito sempre dentro do mesmo sistema.

Os dados inseridos no ifPonto são transferidos para o sistema Marteweb, no qual são
efetuados processamentos que refletem em desconto ou não no salário do funcionário.

Ao final do período de apuração da frequência, os Espelhos de Ponto devem ser impressos,

assinados pela chefia e pelo funcionário e encaminhados para a área de pessoal de sua
Unidade/Órgão. Isso deverá ser feito ao final do período de apuração da frequência, por volta
do dia 21 de cada mês.

4 - Analisando a frequência diariamente

Assim como no boletim de frequência impresso, a chefia imediata deve verificar diariamente o
ponto de seus funcionários. Esse processo é feito no sistema do ifPonto por meio dos menus
Ponto > Espelho ou Ponto > Ponto do dia.

As marcações registradas no REP (Registrador Eletrônico de Ponto) são carregadas para o

sistema ifPonto em questão de minutos, mas somente no dia seguinte é que o sistema
consolida as ocorrências e calcula as horas excedentes ou a menos.

Durante a validade do Acordo Coletivo de Trabalho, as ocorrências serão tratadas da seguinte

forma:

a) Nos casos de atrasos, saídas antecipadas e horas excedentes, o sistema ifPonto enviará as
horas em crédito ou em débito diretamente para o Banco de Horas, no dia seguinte à
ocorrência:

- O total de horas enviado para o Banco de Horas pode ser visualizado habilitando-se a
coluna Controle de compensação (ver como habilitar colunas no item 4.1, a seguir)

- Caso os atrasos ou saídas antecipadas tenham sido para comparecimento ou

acompanhamento de parentes a consultas e exames médicos, nos termos da Cláusula
13ª do Acordo Coletivo, o servidor deverá cadastrar uma justificativa e solicitar o
estorno das horas à chefia imediata, bem como o correspondente abono da ocorrência
(ver como inserir uma justificativa no item 5.6).

b) Nos casos de ausência no dia de trabalho (dia inteiro), o sistema ifPonto não enviará as
horas em débito diretamente para o Banco de Horas. O envio das horas para o Banco de
Horas dependerá de ação da chefia imediata no sistema.

- Nestes casos de ausência no dia de trabalho (dia inteiro), o servidor deve,

obrigatoriamente, cadastrar a justificativa no sistema ifPonto (ver como inserir uma
justificativa no item 5.4).

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4.1 - Habilitar colunas na tela do Espelho de Ponto.

Na tela Espelho é possível habilitar colunas para acompanhar as horas enviadas para o
Banco de Horas.

Para habilitar a coluna Controle de compensação:

1º) Clique com o botão direito do mouse sobre o título de qualquer coluna;

2º) Posicione o ponteiro do mouse sobre o item Colunas (não clique, pois esta ação
fechará a caixa de opções);

3º) Localize e marque a opção Controle de compensação e clique com o ponteiro do

mouse sobre o item Colunas para fechar a caixa de opções.

5 - Frequência diária com ocorrência

Ao entrar nos menus Ponto > Espelho ou Ponto > Ponto do dia, o chefe imediato pode
visualizar justificativas incluídas pelo funcionário (com o ícone - Não avaliado), faltas e
horas/minutos do Controle de Compensação (dependendo de habilitação de colunas
específicas no sistema, conforme item 4.1).

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Ações da chefia para Faltas:

5.1 – Enviar horas correspondentes a uma falta para Banco de Horas quando o funcionário
cadastrou justificativa solicitando compensação – o funcionário deve obrigatoriamente
ter preenchido, no espelho, com “Horas a compensar (-)”:

1º) clicar uma vez sobre a célula da Justificativa para iluminar a linha do dia ocorrência;

2º) clicar sobre o número de horas na coluna Desconto para abrir a caixa Envio de horas;

3º) selecione a justificativa Horas a compensar (-) e preencha o campo Descrição com a
devida explicação, se for o caso. Clique em Enviar e confirme;

4º) Clicar, então, no botão Abonar para validar a justificativa do funcionário –

Atenção: verifique sempre se está na linha correspondente ao dia que está sendo
avaliado.

5.2 – Enviar horas correspondentes a uma falta para Banco de Horas quando o funcionário
não cadastrou justificativa e houve conversa com ele combinando a compensação:

1º) clicar sobre o número de horas na coluna Desconto para abrir a caixa Envio de horas;

2º) Selecione obrigatoriamente a justificativa Horas a compensar (-) e preencha o campo

Descrição com a devida explicação. Clique em Enviar e confirme.

5.3 – Faltas abonada, justificada, injustificada, licenças ou outras ausências que não serão
enviadas para o Banco de Horas quando o funcionário cadastrou a justificativa:

1º) clicar uma vez sobre a célula da Justificativa para iluminar a linha do dia ocorrência;

2º) Clicar, então, no botão Abonar ou Não Abonar, de acordo com a Tabela de
Justificativas que consta ao final deste manual – Atenção: verifique sempre se está na
linha correspondente ao dia que está sendo avaliada.

5.4 – Faltas abonada, justificada, injustificada, licenças ou outras ausências que não serão
enviadas para o Banco de Horas quando o funcionário não cadastrou a justificativa:

1º) dar um duplo-clique na coluna Justificativa do dia da ocorrência;

2º) selecione a justificativa correspondente, preencha o campo Descrição com a devida

explicação, se for o caso, e clique em Salvar;

3º) clicar, então, no botão Abonar ou Não Abonar, de acordo com a Tabela de
Justificativas que consta ao final deste manual – Atenção: verifique sempre se está na
linha correspondente ao dia que está sendo avaliada.

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Ações da chefia para Atrasos, Saídas Antecipadas ou Horas

Excedentes:
5.5 – Enviar horas excedidas ou negativas para Banco de Horas referentes a compensações

Não é necessária nenhuma ação, uma vez que o procedimento é automático no dia
seguinte à ocorrência.

5.6 – Atrasos ou saídas antecipadas para comparecimento ou acompanhamento de parentes

a consultas e exames médicos, nos termos da Cláusula 13ª do Acordo Coletivo:

Uma vez que o envio de horas a mais ou a menos para o Banco de Horas é automático, é
necessário primeiramente estornar estas horas.

1º) O servidor deve ter preenchido o campo Justificativa indicando a ocorrência;

2º) Se a justificativa já estiver avaliada com Abonar, é preciso marcá-la como não
avaliado. Para isso, dê duplo clique na informação da coluna Justificativa e clique em
Sim, para confirmar – o campo Justificativa ficará marcado com o ícone (Não
avaliado);

3º) A coluna Controle de compensação deve estar habilitada (ver como habilitar as
colunas no item 4.1). Clique uma vez sobre o número de horas do registro e confirme
que deseja estornar as horas;

4º) Clicar no botão Abonar, conforme Tabela de Justificativas que consta ao final
deste manual.

ATENÇÃO:

As ações “ Abonar” e “ Não abonar” não estão relacionadas à concordância da chefia com
a justificativa e sim à comunicação do ifPonto com o sistema Marteweb. Cada justificativa
inserida necessita uma ação determinada, que está descrita na Tabela de Justificativas que
consta ao final deste manual.

Para visualizar e acessar somente os registros em que os servidores preencheram uma

justificativa e estão marcados com o ícone (Não avaliado), o chefe pode utilizar o menu
Ponto > Abono de justificativa.

6 - Ocorrências que precisam de comprovantes

Caso a justificativa cadastrada pelo funcionário no sistema necessite de documentos

comprobatórios, como as licenças médicas, comparecimento a consultas ou exames médicos,
gala etc., o chefe deve aprovar a justificativa no momento em que receber os documentos, e

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por sua vez encaminhá-los o mais rápido possível para a área de pessoal (consulte a Tabela de
Justificativas ao final deste Manual).

7 – Banco de Horas do acordo coletivo - compensações

O sistema ifPonto possui um mecanismo para o controle de compensações, por meio do qual
são gerenciadas internamente as horas excedentes e as horas decorrentes de atrasos ou
ausências totalizadas em extrato de horas já compensadas ou a compensar.

A compensação de horas pode ser realizada pelos funcionários para reposição de horas
correspondentes aos recessos e emendas de feriados ou em virtude de ausências/atrasos
ocorridos durante o expediente (vide Manual de Frequência da USP).

O sistema calcula automaticamente o número de horas a mais ou a menos a partir da jornada

diária cadastrada. As horas que o servidor faz a mais no início ou no final do expediente são
mostradas na coluna Horas excedidas. As horas que o funcionário não cumprir em sua jornada
diária integralmente (no caso de faltas) ou parcialmente (nos casos de atrasos ou saídas
antecipadas) são mostradas na coluna Desconto do Espelho de ponto ou Ponto do dia.

Durante a validade do Acordo Coletivo de Trabalho, as horas a mais e as horas não cumpridas
por atraso ou saída antecipada são automaticamente enviadas para o Banco de Horas, já as
ausências/faltas dependem de ação da chefia.

O passo a passo de como tratar estas horas e/ou ausências consta do item 5 deste manual.

O Banco de Horas na USP possui um limite que corresponde ao dobro da jornada semanal do
funcionário, por exemplo, o funcionário que cumpre jornada semanal de trabalho de 40 horas
não pode acumular mais do que 80 horas seja em crédito (a USP deve horas) ou em débito (o
funcionário deve horas).

Sempre que o funcionário acumular mais horas do que este limite, o chefe deve, obrigatória e
imediatamente no dia seguinte, conceder-lhe a folga correspondente ao número de horas
excedentes.

Da mesma forma, sempre que o funcionário ficar devendo mais horas do que o limite
permitido, o chefe deve orientar o servidor a compensar as horas evitando o desconto na folha
de pagamentos.

Atenção:
Os saldos das horas que o servidor tenha em crédito devem ser solvidos, preferencialmente na
seguinte ordem (Item 5.1 da Cláusula 5ª do Acordo Coletivo):

a) com supressão de trabalho em dias de emenda de feriado (dia útil existente entre um
feriado e o final de semana) e em dias de recesso de final de ano nos termos da cláusula 6ª;

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b) com a redução da jornada diária;

c) com a concessão de folga;

d) com a imediata concessão de folgas ou de redução da jornada diária, conforme o volume de

horas creditado, quando o crédito de horas ultrapassar o limite do dobro da jornada semanal
do servidor, devendo as folgas ou redução da jornada diária equivaler, no mínimo, ao excesso a
este limite;

e) pagamento do saldo de horas de crédito, nos seguintes casos:

e.1) ao final do período de apuração anual, havendo saldo credor em favor do servidor;

e.2) na hipótese de rescisão do contrato de trabalho sem que tenha havido a compensação ou
o pagamento das horas, o servidor fará jus ao pagamento destas, calculadas sobre o valor do
salário base na data da rescisão.

Os saldos das horas em débito do servidor devem ser solvidos, preferencialmente na seguinte
ordem (Item 5.2 da Cláusula 5ª do Acordo Coletivo):

a) extensão da jornada diária;

b) trabalho aos sábados (para o servidor que trabalha de segunda a sexta-feira);

c) desconto na sua remuneração:

c.1) ao final do período de apuração mensal, quando o saldo negativo ultrapassar o limite do
dobro da jornada semanal do servidor, contratualmente definida, devendo o desconto
equivaler ao excesso a este limite;

c.2) ao final do período de apuração anual, havendo saldo devedor, na sua totalidade;

c.3) na hipótese de rescisão do contrato de trabalho de servidor com saldo negativo, a

Universidade efetuará o correspondente desconto no pagamento das verbas rescisórias.

As horas excedentes trabalhadas nos dias do Descanso Semanal Remunerado e nos Feriados
são creditadas em dobro no Banco de Horas.

As horas correspondentes às pontes entre feriados e finais de semana e ao recesso de final de

ano estabelecidas na Claúsula 6ª do Acordo Coletivo são devidas pelo funcionário somente
após o usufruto da folga, mas pode ser previamente compensada.

A chefia imediata não pode impedir o funcionário de realizar trabalho excedente para
compensar horas que esteja devendo ou para usufruir de pontes e do recesso, portanto deve
orientar previamente o funcionário quanto aos dias e horários que melhor atenderão à
organização do serviço.

A compensação de horas pode ser realizada antes do início ou após o término do expediente,
nunca no horário para refeição ou descanso, e não deve ultrapassar o limite de 2 (duas) horas
diárias, sendo da responsabilidade do chefe imediato garantir que seja realizada de forma
correta pelo funcionário.

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Nos casos em que a extensão da jornada de trabalho diária tenha que exceder de duas horas,
por necessidade imperiosa de trabalho, o chefe deverá justificar essa necessidade no sistema
ifPonto antes de enviar para o Banco de Horas.

O chefe é o principal agente de supervisão do cumprimento dos termos previstos no Acordo

Coletivo de Trabalho.

Além disso, a compensação de horas somente pode ser cumprida dentro do horário estipulado
para funcionamento do local de trabalho, sendo proibida a permanência nos prédios, serviços
ou seções fora do horário normal de funcionamento, sem autorização prévia.

Para visualizar as horas/minutos da compensação:

No sistema ifPonto, a chefia deve acessar:

Menu Ponto > Extrato da compensação ou Menu Ponto -> Espelho (habilitando a coluna
Controle de Compensação na respectiva tela, conforme item 4.1 deste Manual). As horas serão
apresentadas, cabendo ao chefe imediato controlar cada período compensado.

O saldo total a compensar ou compensado do servidor também aparecerá nos quadros de

informação na parte inferior da tela Espelho, de acordo com o período informado.

8 – Entrega do Espelho de Ponto

Os registros de todos os horários e ocorrências do funcionário são apresentados no Espelho de

Ponto. Ele pode ser acessado e impresso por meio do menu Ponto > Espelho.

Ao final do período de apuração da frequência os chefes devem:

- informar o período de apuração da frequência;

- conferir se não ficaram horas pendentes nas colunas “horas excedidas” ou

“descontos”; se não ficaram justificativas sem avaliar; se as justificativas incluídas
estão corretas etc.;

- imprimir e assinar os Espelhos de Ponto e, em seguida, solicitar a assinatura do

servidor;

- encaminhar os Espelhos de Ponto para a área de pessoal de sua Unidade/Órgão. Isso

deverá ser feito ao final do período de apuração da frequência, por volta do dia 21 de
cada mês.

Para imprimir o Espelho de Ponto:

1. Clique em Opções e Restaurar posição das colunas;

2. Habilite a coluna “Controle de compensação” (clique com o botão direito sobre o título de
qualquer coluna, escolha “Colunas” e marque a caixa de seleção “Controle de compensação”);

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3. Selecione o funcionário e preencha os campos de datas com o período de 21 do mês anterior

a 20 do mês corrente e clique em Pesquisar;

4. Selecionados os dados, clique, então, em Opções e Imprimir.

Sistema ifPonto – Espelho de ponto para impressão

Dica: para imprimir todos os Espelhos de Ponto dos seus funcionários por lote, clique em
Opções e Restaurar posição das colunas. Selecione apenas as datas com o período de 21
do mês anterior a 20 do mês corrente e clique em Pesquisar. Por fim, clique em Opções
e Imprimir.

ATENÇÃO: Todas as divergências existentes na marcação do ponto devem ser resolvidas antes
do fechamento do período de frequência, ou seja, antes da impressão do Espelho de Ponto. A
área de pessoal não receberá Espelho de Ponto com rasuras, justificativas não avaliadas ou
correções posteriores à impressão.

9 – Escalas de trabalho

Para os funcionários que trabalham em escala, estas devem ser encaminhadas pela chefia
imediata à área de pessoal da Unidade/Órgão, que efetuará o cadastro das jornadas de
trabalho no sistema ifPonto.

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Quaisquer alterações nas informações prestadas devem ser encaminhadas formalmente à área
de pessoal, sempre com a devida justificativa e respeito à legislação trabalhista e as normas
vigentes na Universidade.

Para maiores informações sobre o funcionamento de escalas de trabalho, entre em contato

com a área de pessoal de sua Unidade/Órgão.

10 – Alteração de horários de trabalho

A alteração do horário padrão de trabalho do funcionário (campo jornada do sistema ifPonto)

deve ser informada, para a área de pessoal, por meio quadro específico de horário,
devidamente preenchido e assinado.

Lembramos que as alterações eventuais para atender uma situação em um dia específico não
necessitam de preenchimento desse quadro. Por exemplo: o horário padrão do funcionário é
das 08h às 17h e não será alterado, mas em um dia específico, entrará às 10h e sairá às 19h.

11 - Considerações finais

O sistema pode ser acessado de qualquer computador, laptop, smartphone ou tablet, sendo
necessário apenas um navegador comum, como Firefox ou Chrome.

O pedido de correção dos registros com informações erradas ou sem as devidas anotações,
após o pagamento, pode causar a necessidade de revisão dos valores pagos, gerando prejuízo à
administração, devido ao retrabalho a ser realizado e ao pagamento de multas e encargos,
além da possibilidade de responsabilização.

A responsabilidade pelo registro da frequência e suas ocorrências é tanto do funcionário

quanto de sua chefia imediata. Ambos devem relatar os acontecimentos diários de maneira fiel
ao ocorrido, conforme as normas vigentes.

No impedimento do chefe imediato, e inexistindo designação de seu substituto, suas

obrigações ficam atribuídas ao superior mediato do funcionário.

A solicitação pelo funcionário e autorização da chefia de Férias, Afastamentos e Licença

prêmio continuam a ser realizadas no Sistema Marteweb.

Em caso de dúvidas com relação às normas ou sobre a operacionalização dos procedimentos e

problemas com a utilização de equipamento de Registro Eletrônico de Ponto, entre em contato
com a área de pessoal de sua Unidade/Órgão.

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Tabela de Justificativas

Sempre verifique a tabela de justificativas atualizada no sistema MarteWeb > Frequência > Ajuda.

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