MASTER
29 aprile 2014
Budget, Iva, ECM
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Cos’è il budget
è il documento finanziario che quantifica i costi da sostenere
per realizzare un evento.
nel documento si traducono in termini monetari le scelte
strategico-operative dell’organizzazione.
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Cos’è il budget
il budget plan contiene l’elenco di tutte le uscite (costi) e le
entrate (ricavi) previste.
permette quindi di determinare il BREAK EVEN POINT e il
risultato economico dell’evento
POSITIVO NEGATIVO EQUILIBRIO
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Cos’è il budget
Sul budget si costruiscono i processi di pianificazione, controllo,
verifica
Pianificazione
mira a diminuire il margine di rischio e incertezza
consentendo di affrontare in modo migliore eventuali
imprevisti.
Controllo
una volta completato il budget, esso dovrà
rappresentare un riferimento per prendere le decisioni
logistico-organizzative.
Verifica
il budget è uno strumento preciso di verifica e
misurazione dell’andamento economico e dei risultati
economici di un evento
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La costruzione del budget
PUNTO DI PARTENZA PER LA COSTRUZIONE
DEL BUDGET
BRIEFING DEL CLIENTE
Bando di gara
Indagine di mercato
Email
Comunicazione verbale
STUDIO E ANALISI DEL BRIEFING
PRODUZIONE DEL BUDGET
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La costruzione del budget
L’IMPORTANZA DEL BRIEFING AI FINI DELLA COSTRUZIONE DEL BUDGET
Ricevere un briefing chiaro, completo e corretto…. UN SOGNO!!!
Il briefing sarà la nostra bibbia nella compilazione del budget
Deve contenere tutte le informazioni necessarie alla progettazione economica e logistica,
affinchè l’offerta tecnica ed economica sia aderente alle reali esigenze del cliente.
Background Obiettivo
di riferimento dell’evento
Esigenze IL Target di
specifiche BRIEFING riferimento
Servizi Sede Programma di
richiesti massima
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La costruzione del budget
L’IMPORTANZA DEL BRIEFING AI FINI DELLA COSTRUZIONE DEL BUDGET
LA GARA
Procedura mediante la quale una società privata o un ente pubblico
(stazione appaltante) affida un lavoro, servizio o fornitura di beni ad un
operatore economico (appaltatore) a seguito della pubblicazione di un
bando e sulla base di una graduatoria risultante dall'assegnazione di
un punteggio alle varie offerte presentate. L'assegnazione del punteggio
viene fatta con criteri trasparenti ed univoci, con possibilità per
l'operatore economico di ricorso e/o accesso agli atti per verifica della
correttezza della procedura di gara.
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La costruzione del budget
L’IMPORTANZA DEL BRIEFING AI FINI DELLA COSTRUZIONE DEL BUDGET
INDAGINE DI MERCATO
Procedura mediante la quale una società privata affida un lavoro, servizio o
fornitura di beni ad un operatore economico a seguito di richiesta via mail,
cartacea o tramite portali di e-procurement a due o più fornitori, definendo
un termine preciso per la consegna delle offerte e sulla base di criteri
discrezionali interni non contestabili dai partecipanti all'indagine di
mercato.
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La costruzione del budget
L’IMPORTANZA DEL BRIEFING AI FINI DELLA COSTRUZIONE DEL BUDGET
EMAIL – COMUNICAZIONE VERBALE:
Richiesta informale da parte di un qualsiasi soggetto (persona fisica o
giuridica) per la stesura di un budget economico relativo ad un qualsiasi
evento che esso voglia organizzare .
In questo caso le possibilità che il briefing sia completo e chiaro sono
davvero scarse ed entra in gioco tutta la nostra esperienza nel
comprendere le esigenze inespresse del cliente.
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La costruzione del budget
2 TIPOLOGIE DI BUDGET
BUDGET BUDGET
MONOSPONSOR MULTISPONSOR
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La costruzione del budget
budget monosponsor: budget multisponsor:
la copertura dei costi è a carico del è relativo ad un evento in cui si
soggetto promotore/organizzatore. Non prevedono sia delle uscite (costi) che
si hanno entrate da sponsor, iscrizioni dei ricavi (tipicamente quote di
o altro. In questo caso il budget è iscrizione e sponsorizzazione) che
composto dall’elencazione delle sole andranno a coprire, totalmente o
voci di costo. Il costo totale dell’evento, parzialmente, le spese. Il documento
così determinato, verrà interamente finanziario in questo caso comprenderà
fatturato al cliente. accanto alle voci di costo, anche le
Esempio tipico: convention aziendale. voci di entrata, determinando il break
La natura propria dell’evento prevede even point – punto in cui i costi
che i partecipanti siano invitati e non eguagliano i ricavi. Esempio tipico:
paghino alcuna iscrizione e non è congresso medico.E’ sempre prevista
previsto il contributo di sponsor, la una quota d’iscrizione per i medici e le
sola “protagonista” è l’azienda che aziende farmaceutiche sono
organizza la convention. interessate a sponsorizzare
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La costruzione del budget
un budget è composto da:
non variano al variare del
numero di partecipanti
costi fissi
variano al variare del numero di
USCITE costi variabili
partecipanti
costi indiretti
spese generali non
direttamente collegabili ad un
evento specifico
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La costruzione del budget
quote iscrizione a evento
stabilite con il cliente
quote iscrizione
ENTRATE sponsorizzazioni spazi espositivi, fornitura di
materiale logato, inserimento
logo azienda nelle slide ecc
altri contributi
Contributi da enti collegati
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La costruzione del budget
_
USCITE ENTRATE
=
DELTA
FONDAMENTALE LA DETERMINAZIONE DEL BREAK EVENT POINT :
PUNTO DI EQUILIBRIO TRA ENTRATE E USCITE
DETERMINA LA FATTIBILITA’ ECONOMICA DELL’EVENTO
FA CAPIRE AL CLIENTE QUAL’è L’OBIETTIVO DI INCASSO DA RAGGIUNGERE
PER POTER SVOLGERE L’EVENTO SENZA PERDITE ECONOMICHE
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La costruzione del budget
I PARAMETRI
costruire le voci dettagliate di budget partendo
dal brief del cliente e quindi dalle sue esigenze e
dagli obiettivi dell’evento
definire con chiarezza l’allocazione delle voci
all’interno del budget
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La costruzione del budget
I PARAMETRI
richiedere preventivi ad almeno 3 fornitori per
ciascun servizio in modo da operare la miglior
scelta economica
predisporre un documento chiaro e dettagliato
che non dia modo al cliente di fraintendere cosa è
incluso e cosa non è incluso nella quotazione
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La costruzione del budget
I PARAMETRI
considerare sempre una percentuale di
imprevisti (es. 8% del totale a seconda della fase
dell’evento in cui ci si trova), in modo da non
avere sorprese nel consuntivo finale
quantificare realisticamente le entrate
partendo se possibile dallo storico dell’evento. Se
lo storico non esiste o non è disponibile, simulare
le entrate necessarie al raggiungimento del BEP e
verificare fattibilità
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La costruzione del budget
I PARAMETRI
Tenersi costantemente in contatto con il cliente
durante la preparazione del budget per essere certi
che il documento che stiamo preparando sia
condiviso
Chiarire sempre la tassazione cui sono
sottoposte le voci di budget. L’iva. IVA 22% sui
servizi congressuali IVA 10% su catering,
trasporti, hotel esente IVA è ad esempio la
navigazione e i servizi offerti da agenzie di
viaggio (es. biglietteria)
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La costruzione del budget
I PARAMETRI
Calcolare l’importo delle quote di iscrizione
(early, regular, on site) considerando: costi fissi
diviso numero partecipanti e aggiungendo al
risultato i costi variabili- otteniamo così il “costo”
effettivo di ciascun partecipante – ci aiuterà a
determinare la quota di iscrizione per persona.
Calcolare l’importo delle sponsorizzazioni
considerando le diverse forme possibili
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
SEDE
Importante indicare sempre con precisione quali saranno gli spazi a nostra disposizione a
fronte del prezzo che indichiamo e per quanti giorni – allestimento,
evento,disallestimento. Indichiamo sempre i servizi inclusi nel canone di affitto con
chiarezza ( es. pulizie, vigilanza per quanto tempo ecc)
ALLESTIMENTI
Progetto di allestimenti deve includere: esterno location (banner e ingressi
personalizzati), interno (allestimento sale con fondali/totem personalizzati), segnaletica
generale, area espositiva e poster (se previsto), eventuali allestimenti particolari dovute
alla location ( tunnenl di collegamento, tensostrutture esterne)
IMPIANTI TECNICI
Se possibile e rientra in budget, proporre al cliente soluzioni tecnologiche il più possibile
avanzate. Considerare sempre il costo di trasporto, montaggio smontaggio e assistenza
tecnica.
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
TIPOGRAFIA
Ricordarsi di includere sempre la voce si costo relativa all’impaginazione grafica con X
giri di bozze oltre al costo della produzione vera e propria del materiale.
Il costo unitario delle produzioni diminuisce con l’aumentare delle quantità
RISTORAZIONE
Attenzione ai numeri minimi garantiti espressi nei preventivi dei fornitori – andranno nella
stessa maniera esplicitati nel budget al cliente. Se il numero dei nostri partecipanti si
abbassa al di sotto del minimo garantito, il costo unitario potrebbe cambiare.
SITO WEB
Inserire costi relativi a web design e registrazione dominio
Attenzione all’update sempre difficile da quantificare quindi teniamoci larghi!
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
PUBBLICAZIONE ATTI (congressi medici)
la pubblicazione può essere cartacea o in elettronico (CD ROM)
OSPITALITA’ RELATORI
E’ difficile in fase di formulazione offerta sapere già da dove verranno i relatori o per
quante notti soggiorneranno. Si considera quindi una media di viaggio aereo e ferroviario,
a seconda che si tratti di un evento nazionale o internazionale, e il maggior numero di
notti nell’albergo più vicino alla sede congressuale.
TRANSFER
considerare sempre imputazione IVA ( 10% o esente se si tratta di navigazione)
inserire costi relativi a pasti autisti e ZTL
Per i transfer da apt evidenziare costi di attesa
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
EVENTI SOCIALI
Mettere a costo la soluzione più economica e inserire come “opzionale” quella più
costosa ma più affascinante
Attenzione ai costi “supplementari” delle location
PERSONALE DI SUPPORTO
Un piano hostess ben studiato ci permetterà di risparmiare molte risorse fisiche ed
economiche.
Evidenziare sempre le diverse tariffe: hostess con e senza patentino (ove previsto),
hostess lingua inglese o altre lingue, tariffa per serata, ecc..
Briefing e preparazione kit congressuali
Descrivere la tipologia di personale fornito e definire costo ore di straordinario 8 da
conteggiare a consuntivo)
La ritenuta d’acconto è un costo per l’agenzia ricordarsi di inserirla!
Attenzione a non dimenticare facchini/magazzino
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
INTERPRETI
le interpreti comportano dei costi collaterali oltre alla loro parcella (catering, soggiorno,
spostamenti)
KIT CONGRESSUALE
provare a inserire in budget kit congressuali ecocompatibili anche se più costosi,
specificando la valenza “green”
SPEDIZIONI
In questa voce va inserita un’ipotesi di costo per tutte le spedizioni relative all’evento
(spedizione materiale ai partecipanti e agli ospiti,spedizione materiale evento per /da sede
congressuale) specificando che poi la reale somma verrà definita “a consuntivo”
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
PROMOZIONE
Questa voce comprende tutte le possibili attività di promozione dell’evento che
intendiamo implementare ( newsletter, promozione presso eventi collegati, produzione
flyer/locandine, pubblicità su riviste di settore ecc)
SOPRALLUOGHI
Comprende le spese previste per sopralluoghi e incontri con il cliente. Nel caso in cui
l’evento si svolga in città diversa dalla sede dell’agenzia, la voce sarà più consistente.
Nel calcolo andrà inserita anche una stima delle spese on site
GESTIONE ISCRIZIONI ON LINE
Le iscrizioni on line hanno un costo non solo per la/le persona/e che le dovrà gestire ma
anche un costo “amministrativo” di pagamenti con carta di credito
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
SEGRETERIA ORGANIZZATIVA
In questa voce vanno dettagliate tutte le attività comprese nella segreteria organizzativa:
dall’assegnazione del CPR e team di progetto alla gestione sponsor, abstract, iscrizioni,
booking alberghiero per i singoli partecipanti, segreteria amministrativa, report economici
ecc.
Per l’agenzia, il costo della segreteria è rappresentato dai costi fissi d’ufficio e personale
quindi non può essere considerato un vero e proprio guadagno.
VARIE
Qui possiamo inserire tutti quegli items che non possono essere ricomprese in macrovoci
ad esempio: assicurazione per i partecipanti, omaggi per ospiti VIP, servizio fotografico
dell’evento, ufficio stampa
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La costruzione del budget
Le voci di budget – hints
IMPREVISTI
Inserire una percentuale, calcolata sul totale delle uscite, per costi aggiuntivi relativi ad
esigenze che si possono manifestare nel corso dell’organizzazione dell’evento, anche in
sede.
Gli importi relativi a queste spese vanno sempre fatti approvare al cliente tramite
comunicazione scritta, altrimenti possono essere contestati.
FEE AGENZIA
Può trattarsi di:
Fee percentuale sulle entrate dell’evento → budget multisponsor
Fee percentuale sul totale delle uscite → budget monosponsor
La percentuale del fee d’agenzia è determinata dal management aziendale, non è una
decisione autonoma del CPR e del responsabile dell’offerta economica in quanto comprta
scelte prettamente strategiche e non operative.
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La presentazione del budget
al cliente
modalità arrivo briefing modalità presentazione budget
Gara - indagine di mercato offerta economica, offerta tecnica, piano
temporale + documentazione completa di tutto
quanto richiesto nel bando (documentazione fiscale,
DURC, certificato CAMCOM ecc)
posta certificata entro la data di scadenza indicata
sul bando/invito ad offrire
Email – comunicazione verbale email diretta al cliente o ad altro indirizzo da lui
indicato contenente: offerta economica, offerta
tecnica, piano temporale
entro una data concordata con il cliente stesso
informalmente
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La presentazione del budget
al cliente
Può essere richiesto dal cliente un incontro o dall’agenzia stessa
un incontro per presentare il budget
L’agenzia presenta offerta economica e tecnica motivando le
scelte
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La costruzione del budget
PROVIAMO A COSTRUIRE UN BUDGET
PARTENDO DA UN MODELLO REALE:
RIEMPIAMO LE DESCRIZIONI DELLE
VOCI DI BUDGET E IMMAGINIAMO I
COSTI FISSI E I COSTI VARIABILI
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La gestione del budget
Una volta costruito il budget diventa un
documento dinamico che va tenuto
costantemente sotto controllo per tutta
la durata dell’evento.
Ma cosa significa gestire il budget ???
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La gestione del budget
controllare e aggiornare costantemente le
uscite in base alle esigenze che si sviluppano nel
corso dell’organizzazione dell’evento
Annotare sempre le spese più Utilizzare il brogliaccio
piccole riferite a sopralluoghi, amministrativo per il controllo
spedizioni ecc in un apposito dei costi effettivamente registrati
foglio excel collegato al
nostro budget
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La gestione del budget
aggiornare le entrate in tempo reale!
Questo ci permetterà di capire quanto abbiamo a
nostra disposizione , di incrementare o tagliare
alcuni servizi
fondamentale aiuto di un
sistema informatico
(gestionale) in grado di fornire
dati in tempo reale
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La gestione del budget
il controllo costante permette di gestire al
meglio le risorse economiche
Migliore riuscita dell’evento
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La gestione del budget
aggiornare sempre la situazione finanziaria/
flusso di cassa
Stima accurata delle tempistiche dei Tempistiche incasso proventi
pagamenti ai fornitori (sponsorizzazioni e iscrizioni)
Differenza entrate/uscite nel breve
periodo e organizzazione
amministrativa dell’azienda
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
L’ultima sfida:
far approvare il consuntivo al cliente
Il consuntivo costituisce il documento economico finale dell’evento
Permette di misurare con certezza il risultato economico
Deve essere un documento chiaro e dettagliato
COME PROCEDERE?
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
Verifica e controllo uscite:
In questa fase è assolutamente necessario un controllo molto accurato dei costi; una
volta presentato il consuntivo al cliente, infatti, non sarà più possibile modificarlo.
USCITE
BROGLIACCIO
NOTE SPESE RICEVUTE
DIPENDENTI PREST. OCC.
FATTURE DEI
SINGOLI FORNITORI
BUONI
D’ORDINE
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
Verifica e controllo uscite - hints:
Verificare la corrispondenza dei costi rispetto all’ultimo preventivo inviato al
cliente. Se ci sono state integrazioni, modifiche o cancellazioni è sempre bene
segnalarlo per permettere al cliente una lettura più agevole del documento.
Oltre a controllare le fatture passive dei fornitori, dobbiamo verificare di aver
emesso tutte le eventuali anche le fatture attive per commissione .
Attenzione a non dimenticare tutte le spese effettuate on site!
Controllare gli straordinari del personale di supporto tramite l’apposito foglio
firme.
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
Verifica e controllo entrate:
ENTRATE
BROGLIACCIO
FATTURE A SINGOLI E FATTURE PER ALTRI
AZIENDE PER ISCRIZIONI, CONTRIBUTI
TOUR, EVENTI SOCIALI
FATTURE AD
AZIENDE SPONSOR
SERVIZI AGGIUNTIVI IMPORTI
SPONSORIZZAZIONE
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
Verifica e controllo entrate - hints:
Produrre un documento che dettagli tutte le entrate da allegare al consuntivo,
sia relativamente alle entrate per sponsorizzazioni che per le quote d’iscrizione.
In questo modo garantiremo al nostro cliente una rintracciabilità certa dei dati.
Controllare accuratamente che tutte le fatture agli sponsor per servizi
aggiuntivi anche richiesti on site siano state emesse correttamente.
Controllare con il registration department che tutte le fatture relative a
iscrizioni o servizi acquistati on site siano state emesse correttamente.
Una volta che CPR e RAM hanno effettuato tutte le verifiche
necessarie l’evento si può finalmente chiudere contabilmente
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La chiusura: il consuntivo
economico di progetto
Riassumendo…
Conteggi finali
Chiusura contabile Evento concluso
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ECM
PROGRAMMA ECM
L'ECM è un sistema di aggiornamento grazie al quale il professionista
sanitario si aggiorna per rispondere ai bisogni dei pazienti, alle esigenze
organizzative e operative del Servizio sanitario e del proprio sviluppo
professionale. La formazione continua in medicina comprende l’acquisizione
di nuove conoscenze, abilità e attitudini utili a una pratica competente ed
esperta. Per poter acquisire queste conoscenze è necessario
l'aggiornamento continuo. L’obiettivo è quello di realizzare un sistema in
grado di verificare e di promuovere su scala nazionale la qualità della
formazione continua, anche attraverso l’opera di osservatori indipendenti e
con criteri e modalità condivisi. Gli operatori della salute hanno l'obbligo
deontologico di mettere in pratica le nuove conoscenze e competenze per
offrire una assistenza qualitativamente utile. Prendersi, quindi, cura dei
propri pazienti con competenze aggiornate, senza conflitti di interesse, in
modo da poter essere un buon professionista della sanità.
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.
ECM
Procedura di predisposizione
accredito
scheda raccolta dati compilata dal cliente
programma preliminare dell’evento
70 gg prima dell’evento
Il CPR inserisce l’AIFA (se multi sponsor) in modo da permettere alle aziende di
compilare la loro parte entro i 60 gg precedenti l’evento.
60 gg prima dell’evento
Il CPR fornisce al provider ECM che a sua volta fornirà al Comitato Tecnico Scientifico:
•Programma definitivo •
•Quiz
•CV Resp. Scientifici /Relatori/Tutor
•CV Moderatori (non obbligatorio)
•Autocertificazioni conflitto d’interesse
• Conferimento incarico di docenza con/senza retribuito
• Elenco degli sponsor, contratti
• Elenco delle ditte partner (fornitori, soc. scientifiche, co-organizzatori , Patrocini) (.
• Per quanto riguarda la SEDE (sale, impianti tecnici, attrezzature, etc..) contratti/accordi (completo di dichiarazione
conformità locali e attrezzature).
Qualora fosse pubblica e non rilascia dichiarazioni (sala di un ospedale ad es.), sarà il cliente/professore a fornire
una lettera firmata che indica la disponibilità della struttura ad ospitare l’evento nelle date x (se possibile con elenco
delle attrezzature fornite all’interno).
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ECM
Procedura di predisposizione
30 gg prima dell’evento accredito
Dopo valutazione del Comitato Tecnico Scientifico, tutta la documentazione viene inserita
online sul sito dell’Agenas dal provider ECM. L’AGENAS non può togliere i crediti
assegnati all’evento dal CTS ma può sollevare incongruenze e applicare sanzioni
amministrative (e penali) nei confronti del Provider e del Responsabile Scientifico.
Il File dei Quiz non viene richiesto dall’AGENAS.
Evento
Preparare schede per prova pratica e/o i file dei quiz per l’apprendimento e schede
valutazione di gradimento, i partecipanti compileranno on-site. Nel caso di eventi accreditati
di più di 200 persone NON FAD (ad esempio la plenaria del congresso) scelta due opzioni:
1) va preparato il file dei quiz (crediti 0,50 ora) 2)non va preparato il file dei quiz (crediti 0,20
ora ) il medico dovrà invece rilasciare una “Dichiarazione scritta del professionista di aver
seguito le attività del congresso o convegno”.
•
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ECM
Procedura di predisposizione
accredito
Post Evento
Entro 90gg data evento, il provider ECM prepara la documentazione finale e assegna i
crediti ai partecipanti che hanno risposto alle domande in modo corretto.
•Il Responsabile Scientifico deve fornire un rapporto di chiusura che il CPR provvede ad
inoltrare al Provider.
Il Provider ECM provvede a pagare gli oneri ministeriali in base ai crediti: circa 259 euro
fino a 10 crediti + 31 euro per ogni credito in più. Questo avviene per ogni singolo corso
accreditato. Non si pagano più invece i bollettini separati per professione.
Il Relatore / Moderatore
Deve ricevere da parte della Segreteria:
Lettera di incarico (retribuito/non retribuito)
Deve inviare alla Segreteria quanto prima e al massimo entro 90 gg prima
dell’evento: Cv in formato europeo in word (se possibile con firma scannerizzata).
Autocertificazione firmata
Per il moderatore, è necessaria solo per la parte privacy.
Abs e Quiz della/delle relazioni – ovviamente non valido per i moderatori.
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ECM
Modalità di sponsorizzazione
ISCRIZIONI:
Ogni medico dovrà ottenere 150 crediti nel triennio 2014-2016, 50 crediti l’anno.
Ogni sponsor può sponsorizzare un medico solo fino al raggiungimento di 50 crediti nel
triennio (circa 16 crediti/anno/pax)
.
RECLUTAMENTO DIRETTO lo sponsor indica nome cognome e ente di appartenenza
dei partecipanti che vuole iscrivere. Questi dati saranno inseriti nel contratto.
Provvederà inoltre a fornire al provider l’autorizzazione da parte di ogni ente di
appartenenza sia esso pubblico o privato. Soltanto i liberi professionisti non hanno bisogno
di autorizzazione.
RECLUTAMENTO INDIRETTO lo sponsor decide di contribuire con un importo “x” che
corrisponde a “x” iscrizioni. Sarà il Provider/Responsabile Scientifico (società scientifica,
presidente, ecc..) che decideranno quali medici iscrivere.
Lo sponsor non potrà avere notizie/nominativi né prima né dopo l’evento dei medici così
sponsorizzati.
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ECM
Modalità di sponsorizzazione
SIMPOSIO SPONSORIZZATO:
Lo sponsor può dare un contributo per organizzare un simposio. Questo non farà parte
dell’offerta formativa ECM, sarà un evento NON ACCREDITATO ECM.
Non potrà svolgersi in parallelo di attività formative ECM quindi dovrà svolgersi prima o
dopo l’orario di apertura/chiusura del congresso
SUPPORTO OSPITALITA’/VIAGGIO DEI RELATORI:
Lo sponsor può dare un contributo ma senza indicare i beneficiari. Nel contratto si
scriverà “supporto ospitalità/viaggio relatori” senza nome/cognome.
Nel caso il supporto sia destinato a relatori di simposi NON ECM, lo sponsor può indicare
i beneficiari.
FEE/GRANT:
Lo sponsor può dare un contributo ma senza indicare i beneficiari. Nel contratto si
scriverà “supporto fee per relatori” senza nome/cognome.
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ECM
Modalità di sponsorizzazione
SITO INTERNET DEL CONGRESSO:
Lo sponsor può dare un contributo ed ottenere il posizionamento del suo logo (senza link) sulla
homepage e il logo con link nella pagina dedicata agli sponsor.
NEWSLETTER PRE-EVENTO:
Lo sponsor può sponsorizzare la/le newsletter pre-evento che segnalano informazioni sul
Congresso.
ON SITE - AREA ESPOSITIVA:
Lo sponsor può acquistare uno stand nel quale potrà distribuire il suo materiale logato.
Lo sponsor può acquistare la proiezione del suo logo su eventuali display informativi
posizionati nelle aree comuni.
NON può distribuire materiale informativo (anche riguardante simposio da svolgersi in altra
sede) all’ingresso delle sale dei lavori ECM.
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ECM
Modalità di sponsorizzazione
ON SITE - AREA CATERING:
Lo sponsor può dare un contributo alla realizzazione dei coffee break/lunch. Il suo logo può
essere segnalato su pannelli “si ringrazia” posizionati sui tavoli da buffet.
ON SITE - AREA POSTER:
Il logo dello sponsor può essere applicato sui pannelli portaposter.
ON SITE - AREA CENTRO SLIDE:
Il logo dello sponsor può essere applicato sui screensaver e desktop.
ON SITE - AREA INTERNET POINT:
Il logo dello sponsor può essere applicato sui screensaver e desktop dei PC
ON SITE – SALE DEDICATE A [Link] E POSTER:
Il logo dello sponsor può essere proiettato sullo schermo come “walk in” prima e dopo le sessioni.
ON SITE – SEGNALETICA:
Il logo dello sponsor può essere applicato sui totem e paline segnaletiche del Congresso. NON
può esser e applicato sulle paline posizionate davanti alle sale dei lavori ECM.
STAMPATI – PROGRAMMA PRELIMINARE E FINALE:
Tutti gli sponsor saranno menzionati nella pagina dei ringraziamenti a fine programma. Gli
sponsor saranno elencati in ordine alfabetico e/o per categoria di impegno
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ECM
Modalità di sponsorizzazione
STAMPATI – ABSTRACT BOOK ([Link]/poster) cartaceo o su CD o scaricabile
Lo sponsor può acquistare lo spazio per applicare il suo logo in seconda/terza/quarta di
copertina o all’interno del volume.
STAMPATI – ABSTRACT BOOK (relazioni) cartaceo o su CD o scaricabile
Lo sponsor NON può apparire in tale volume.
GADGET – borsa, penna, blocco, laccetto, badge
Lo sponsor può dare un contributo alla realizzazione di questi oggetti ma gli stessi non
possono essere logati con il logo dello sponsor.
SCHEDA IN CARTELLA
Lo sponsor NON può dare nessun materiale né schede da inserire in cartella.
HOTEL – WELCOME DESK:
Lo sponsor può dare un contributo per il Welcome Desk da posizionare in hotel. Il suo
logo può essere segnalato con un pannello “si ringrazia” posizionato sullo stesso desk.
EVENTI SOCIALI:
Lo sponsor può dare un contributo alla realizzazione degli eventi sociali. Il suo logo può
essere segnalato su pannelli “si ringrazia” posizionati sui tavoli da buffet, sugli inviti agli eventi
sociali, sui programmi delle serate, su proiezioni eventuali durante gli eventi sociali ecc…
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IVA
Iva o IVA s.f.
• Imposta indiretta che si applica sulla vendita di beni o servizi
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IVA
Fatture Attive:
fatture emesse verso i propri Clienti per i lavori svolti.
Le fatture sono così composte:
IMPONIBILE è il costo del servizio
+ IVA 22% o 10%
= totale fattura da incassare
Fatture Passive:
fatture ricevute dai Fornitori per i servizi forniti
Le fatture sono così composte:
IMPONIBILE è il costo del servizio
+ IVA 22% o 10%
= totale fattura da pagare
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IVA
DEFINIZIONE DI IVA Detraibile / Indetraibile
Per i costi
•noleggio auto con conducente
•ristorazione
•hotel
IVA (per questi servizi è del 10%) può essere detraibile o indetraibile a seconda dei casi
I COSTI sono al netto di IVA (senza IVA) quando vengono rifatturati alle aziende/cliente così come sono
stati comprati (cioè riportano la stessa dicitura in fattura).
I COSTI sono inclusivi di IVA quando non vengono rifatturati direttamente al cliente oppure quando
vengono rifatturati con una dicitura diversa da quella con la quale sono stati acquistati.
CASI IN CUI L’IVA E’ DETRAIBILE:
Quando si eroga un servizio a un Cliente unico
(ad es. un convegno per un Istituto di Credito), non ci sono sponsorizzazioni, in questo caso il servizio verrà
rifatturato a quel cliente, elencando nella fattura le macrovoci erogate per quel servizio. l’IVA è
DETRAIBILE, in quanto si rifattura il servizio al Cliente con la stessa dicitura di come lo ha acquistato.
Quando si fattura le quote di iscrizione ai Congressi
Se la fattura include la ristorazione (coffee break e/o il lunch )
in questo caso l’IVA riguardante tali servizi è DETRAIBILE
CASI IN CUI L’IVA E’ INDETRAIBILE:
L'iva è indetraibile nel caso in cui il partecipante non paghi l’iscrizione (es i relatori).
In questo caso il costo del coffee break dovrà essere riaddebitato al congresso IVA incluso, poiché non è
possibile rifatturarlo
FATTURAZIONE CAMERE
l’IVA è DETRAIBILE quando le camere vengono fatturate direttamente alle aziende che le prenotano
(sono quelle di competenza del booking)
Al contrario l’IVA è INDETRAIBILE per quelle camere che restano a costo del congresso (cioè quelle
indicate nella voce Ospitalità Relatori).
(nella colonna costo a noi quindi il costo delle camere sarà sempre inserito con IVA)
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