13.

10Lo scorso anno la Diamond Manufacturing Company ha acquistato oltre 10 milioni di dollari in
attrezzature per ufficio sotto il suo sistema di "ordini speciali", con ordini individuali che variano da
da $5.000 a $30.000. Gli ordini speciali sono per articoli a bassa domanda che sono stati inclusi in un
budget del responsabile di dipartimento. Il budget, che limita i tipi e gli importi in dollari di
la fornitura di attrezzature per ufficio che un capo dipartimento può richiedere, è approvata all'inizio del
anno dal consiglio di amministrazione. Il sistema di ordinazione speciale funziona come segue:

Acquisti Un modulo di richiesta di acquisto viene preparato e inviato all'acquisto

department. Upon receiving a purchase requisition, one of the five purchasing agents
(i compratori) verificano che il richiedente sia davvero un capo dipartimento. Il compratore poi seleziona
il fornitore appropriato cercando nei vari cataloghi in archivio. L'acquirente poi telefona
il fornitore, richiede un preventivo e effettua un ordine verbale. Un acquisto prenumerato
order is processed, with the original sent to the supplier and copies to the department
testa, ricezione e contabilità fornitori. Una copia è anche archiviata nel file delle richieste aperte.
Quando il dipartimento di ricezione informa verbalmente l'acquirente che l'articolo è stato
ricevuto, l'ordine di acquisto viene trasferito dal file aperto a quello compilato. Una volta al mese,
l'acquirente esamina il file non compilato per seguire gli ordini aperti.

Ricevere Il dipartimento di ricezione riceve una copia di ogni ordine di acquisto. Quando
l'attrezzatura è ricevuta, quella copia dell'ordine di acquisto è timbrata con la data e, se
applicabili, eventuali differenze tra la quantità ordinata e la quantità ricevuta sono
annotato in inchiostro rosso. L'impiegato ricevente poi inoltra l'ordine d'acquisto timbrato e
attrezzature al responsabile del dipartimento degli approvvigionamenti e informa verbalmente l'ufficio acquisti
reparto in cui sono stati ricevuti i beni.

Contabilità fornitori Al ricevimento di un ordine di acquisto, l'addetto alla contabilità fornitori lo archivia in
il file degli ordini di acquisto aperti. Quando viene ricevuta una fattura del fornitore, viene abbinata con il
ordine d'acquisto applicabile, e un debito viene creato addebitando la richiesta
conto attrezzature del dipartimento. Le fatture non pagate vengono archiviate in base alla data di scadenza. Alla data di scadenza,
un assegno viene preparato e inviato al tesoriere per la firma. La fattura e
Gli ordini di acquisto vengono quindi archiviati per numero di ordine di acquisto nel file delle fatture pagate.

Tesoriere I controlli ricevuti quotidianamente dal dipartimento contabilità fornitori vengono ordinati in
due gruppi: quelli sopra e quelli sotto i 10.000 $. I controlli per meno di 10.000 $ sono elaborati da una macchina
firmato. Il cassiere conserva la chiave della macchina per le firme degli assegni e la piastra per le firme e
monitora il suo utilizzo. Sia il cassiere che il tesoriere firmano tutti gli assegni superiori a $10.000.

a. Descrivi le debolezze relative agli acquisti e ai pagamenti degli "ordini speciali" da parte di
Azienda di Produzione Diamanti.
b. Raccomandare procedure di controllo che devono essere aggiunte per superare le debolezze identificate
nella parte a.
c. Descrivi come le procedure di controllo che hai raccomandato nella parte b dovrebbero essere modificate se
Diamond ha riqualificato le sue attività del ciclo di spesa per massimizzare l'utilizzo di
IT attuale (ad es., EDI, EFT, scansione dei codici a barre e moduli elettronici al posto della carta)
documenti). (Esame CPA, adattato)

Debolezza Control Effetto del nuovo IT

1. L'acquirente non verifica che Confronta gli importi richiesti Il sistema può confrontare automaticamente il
la richiesta del responsabile del dipartimento al budget totale e all'anno fino ad oggi importo richiesto al rimanente
è entro il budget. spese. budget.
2. Nessuna procedura stabilita Richiedi preventivi/offerte per grandi EDI e Internet possono essere utilizzati per sollecitare
per garantire il miglior prezzo è ordini. offerte.
ottenuto.
3. L'acquirente non controlla Preparare una valutazione delle prestazioni del fornitore Le valutazioni delle prestazioni del fornitore possono essere
prestazioni passate del fornitore. riporta e usalo quando aggiornato automaticamente e fatto
selezionare fornitori. disponibile per l'acquirente.

4. Conteggi alla cieca non effettuati da Quantità ordinate in nero Non consentire ai commessi di ricezione di accedere
ricezione. in copia dell'Ordine di Acquisto quantità sugli ordini di acquisto.
inviato a ricezione Richiedi la codifica a barre o l'etichettatura RFID di
Fornisci incentivi se tutti gli articoli e utilizzare i lettori per controllare tutto

discrepanze tra consegne.

bolla di consegna e reale Continua a fornire incentivi per rilevare
le consegne sono rilevate. discrepanze.
5. Notifica scritta di Inviare un avviso scritto di Ricezione di dati e commenti inseriti
equipment receipt not sent to ricevuta dell'attrezzatura a tramite terminali online e instradati a
acquisto. acquisto. acquisto.
6. Notifica scritta di Inviare un avviso scritto di Configura il sistema per notificare i conti
ricevuta dell'attrezzatura non inviata a ricezione attrezzature automaticamente nel conto fornitori delle attrezzature
conti da pagare pagabile ricevuta.
7. Accuratezza matematica di Verifica dell'accuratezza matematica Verifica automatica della matematica
la fattura del fornitore non è verificata. della fattura del fornitore. accuracy of vendor invoice.
8. Quantità della fattura non Confronta/verifica la fattura Il sistema verifica la quantità della fattura con
rispetto alla ricezione del rapporto quantità con quantità quantità ricevuta.
quantità. ricevuto.
9. Notifica di Ottieni conferma da Configurare il sistema per richiedere conferma
accettabilità dell'attrezzatura richiedente del di accettabilità dell'attrezzatura prima di
dal dipartimento richiedente accettabilità dell'attrezzatura approvazione della fattura per il pagamento.
non ottenuto prima di ordinato prima della registrazione
registrazione dei debiti pagabile.
10. Pacchetto voucher non inviato Invia pacchetto voucher Configura il sistema per abbinare le fatture
al Tesoriere. (ordine d'acquisto e ricezione automatici con supporto
rapporto) al Tesoriere lungo documenti.
con fattura approvata.
11. Pacchetto voucher non Il tesoriere dovrebbe contrassegnare Configurare il sistema per contrassegnare il supporto
annullato una volta che la fattura è stata [Link] voucher come PAGATO documenti utilizzati quando la fattura è pagata.
quando l'assegno è firmato.
12. Nessun riferimento alla banca Il conto bancario dovrebbe essere Il conto bancario dovrebbe essere riconciliato da
riconciliazione. riconciliato da qualcun altro qualcun altro oltre al Conto da Pagare o
rispetto ai Crediti verso fornitori o il il tesoriere.
tesoriere.
10.8 (Esame CMA, adattato)

a. O'Brien Corporation: Debolezze nel controllo interno e miglioramenti raccomandati:

Debolezze e potenziali problemi Raccomandazione(i) per correggere le debolezze

1. Gli ordini ricevuti per telefono sono Richiedere un ordine d'acquisto scritto del cliente
non confermato dai clienti per iscritto. come conferma degli ordini telefonici.
Questo potrebbe comportare errori o nel completamento
ordini fasulli.

2. Le storie di credito dei clienti non sono Il credito dei clienti dovrebbe essere verificato e
controllato prima di approvare gli ordini. Questo è non devono essere effettuate vendite a coloro che lo fanno
che porta a ritardi eccessivi nelle riscossioni e non soddisfa gli standard di credito.
crediti inesigibili.

3. Gli ordini di vendita sono archiviati per data nel Stabilire file clienti e file vendite
Dipartimento Marketing. Questo porta a ordini da parte dei clienti.
difficoltà nella gestione delle domande dei clienti
e reclami.

4. Solo due copie degli ordini di vendita sono Prepara, almeno, una vendita in tre parti
preparato. Questo non è sufficiente per garantire un ordine, inviando uno a Spedizione e uno a
corrispondenza corretta nel Dipartimento Fatturazione. Fatturazione. La fatturazione dovrebbe abbinare la sua copia con
una copia firmata da Shipping prima
preparazione di una fattura di vendita.

5. Gli articoli esauriti sono semplicemente Stabilire procedure per pianificare

annotato. L'inazione in questi casi potrebbe causare produzione per ordini arretrati e per spedire e
vendite perse. fatturare il prodotto non appena sarà disponibile.

6. Non c'è riconciliazione dell'inventario I registri di fatturazione e spedizione devono essere

importi spediti con fatturazioni. Questo potrebbe integrato nel sistema informatico per
risultare in una fatturazione non rilevata. fornire la riconciliazione dell'inventario
importi spediti e fatturati.
7. Il Dipartimento Ricezione e il Ogni dipartimento dovrebbe avere il proprio
Il dipartimento di spedizione condivide un computer
terminale e i terminali dovrebbero essere per
terminale. Inoltre, il personale è dedicato esclusivamente a scopi di indagine. Il fisico
i dipartimenti hanno accesso al fisico custody and recordkeeping of inventory
inventario e può aggiornare il perpetuo dovrebbero essere separati (registri perpetui
registrazioni di inventario tramite il terminale. dovrebbe essere aggiornato sul computer entro
Questo potrebbe portare al furto dell'inventario con Acquisti/Contabilità fornitori e Fatturazione.
nessun mezzo per rintracciare il furto. L'accesso all'inventario fisico dovrebbe essere
limitato a Ricezione; aggiungerebbe
merci in arrivo nell'inventario fisico
e selezionare le merci dal magazzino
per la spedizione.

8. Il Dipartimento Ricevimenti non Copie degli ordini di acquisto senza quantità

confronta le consegne in arrivo con l'acquisto le informazioni devono essere inviate al ricevimento.
ordini. Questo può portare all'accettazione di La ricezione dovrebbe corrispondere alla spedizione.
merce non ordinata. ordine di acquisto e indica la quantità
ricevuto.

9. Un elenco completo dell'inventario viene stampato Le liste dell'inventario devono essere stampate
solo una volta all'anno. Errori nel perpetuo periodicamente durante l'anno, e
i registri dell'inventario possono rimanere non rilevati conteggi fisici rispetto all'elenco su
per un periodo di tempo troppo lungo. una base ciclica.

b. Come O'Brien Corporation potrebbe utilizzare il suo nuovo sistema informatico per migliorare il controllo e
efficiency:
Mantenere un file master online per i dati del conto cliente e del credito oltre a
dati di inventario.
Utilizza terminali online per inserire i dati degli ordini di vendita nel sistema man mano che gli ordini vengono ricevuti.

Fai controllare al sistema la disponibilità dell'inventario mentre i dati dell'ordine vengono inseriti; se il cliente è
al telefono a quest'ora, la disponibilità dell'inventario può essere confermata direttamente al
cliente.
Fai eseguire un controllo creditizio dal sistema man mano che i dati dell'ordine vengono inseriti e rifiuta gli ordini da
clienti che non sono affidabili per il credito.

Subito dopo l'approvazione di un ordine di vendita, fare in modo che il sistema (1) stampi o visualizzi un
ordine di spedizione per uso del Dipartimento di Spedizione, (2) stampare una bolla di confezionamento e un'etichetta di spedizione
per l'uso nella spedizione della merce al cliente.
Once the order has been shipped, the system should generate a customer invoice.
Mantieni i dati sugli ordini online per facilitare la risposta alle richieste dei clienti riguardo allo stato degli ordini.

Utilizza controlli di accesso con password per limitare l'accesso ai file dei clienti e all'inventario, e il
operazioni che possono essere eseguite su questi file, al personale appropriato.
O’Brien Corporation è un produttore mid-size di strumenti industriali a proprietà privata.
fornendo attrezzature di precisione ai produttori del Midwest. La corporazione è 10
anni e utilizza un sistema ERP integrato. Gli uffici amministrativi si trovano in un
l'edificio del centro e i reparti produzione, spedizione e ricezione sono ospitati
in un magazzino ristrutturato a pochi isolati di distanza.

I clienti effettuano ordini sul sito web dell'azienda, via fax o telefono. Tutte le vendite sono su
credito, FOB destinazione. Durante l'anno passato le vendite sono aumentate drammaticamente, ma del 15%
le vendite a credito sono state dovute ad essere cancellate come irrecuperabili, inclusi diversi grandi online
ordini ai nuovi clienti che hanno negato di ordinare o ricevere la merce.

Gli ordini dei clienti vengono prelevati e inviati al magazzino, dove vengono posizionati vicino al
banchina di carico in sequenza alfabetica per nome del cliente. La banchina di carico è utilizzata sia
per le spedizioni in uscita ai clienti e per ricevere le consegne in arrivo. Ce ne sono dieci a
venti consegne in arrivo ogni giorno, da una varietà di fonti.

L'aumento del volume delle vendite ha comportato una serie di errori in cui i clienti erano
inviato gli articoli sbagliati. Ci sono stati anche dei ritardi nella spedizione a causa di articoli che
suppostamente erano in magazzino non potevano essere trovati nel magazzino. Sebbene un perpetuo
L'inventario è mantenuto, non è stata effettuata una conta fisica dell'inventario da due anni.
Quando un articolo è mancante, il personale del magazzino annota le informazioni nel registro.
Una volta alla settimana, il personale del magazzino utilizza il registro per aggiornare i registri dell'inventario.

Il sistema è configurato per preparare la fattura di vendita solo dopo che gli impiegati della spedizione inseriscono
le effettive quantità inviate a un cliente, garantendo così che i clienti vengano fatturati solo
per gli articoli effettivamente inviati e non per nulla in ordine arretrato.
 Identifica almeno tre debolezze nelle attività del ciclo di entrate della O’Brien Corporation.
Descrivi il problema risultante da ciascuna debolezza. Raccomanda procedure di controllo che
dovrebbe essere aggiunto al sistema per correggere la debolezza.
(Esame CMA, adattato)

Debolezze e Potenziali Problemi Raccomandazione(e) per correggere le debolezze

1. Ordini da nuovi clienti non Richiedere firme digitali su tutto online

richiedere qualsiasi forma di validazione, risultando in ordini da nuovi clienti.
diverse grandi spedizioni in partenza e Richiedere un ordine d'acquisto scritto da parte del cliente
mai pagato per. come conferma di telefono e fax
ordini.
2. Le storie di credito dei clienti non sono Il credito dei clienti dovrebbe essere controllato e
verificato prima di approvare gli ordini, risultando non si dovrebbero fare vendite a coloro che lo fanno
in conti non esigibili eccessivi. non soddisfa gli standard di credito.

3. Le spedizioni in uscita sono collocate vicino al Separare i dock di spedizione e ricezione.

porta di carico senza alcun fisico Limitare fisicamente l'accesso al caricamento
sicurezza. Il molo di carico è utilizzato anche per area di carico dove si trovano gli ordini dei clienti
ricevere consegne in arrivo. Questo aumenta collocato.
il rischio di furto, che potrebbe rappresentare il
carenze inspiegabili nell'inventario.
4. I conteggi fisici dell'inventario non sono I conteggi fisici dell'inventario dovrebbero essere
fatto almeno annualmente. Questo probabilmente fatto almeno una volta all'anno.
spiega le imprecisioni nel Le discrepanze nei registri di inventario devono essere
registri di inventario perpetuo e possono anche
prevenire il tempestivo rilevamento del furto.
corretto e investigato.

5. Le spedizioni non sono riconciliate con le vendite Il sistema dovrebbe essere configurato per corrispondere
ordini, che portano all'invio ai clienti del informazioni di spedizione agli ordini di vendita e
wrong items. avvisa i dipendenti della spedizione di qualsiasi
discrepanze.
6. I registri dell'inventario perpetuo sono solo il personale del magazzino dovrebbe inserire
aggiornato settimanalmente. Questo contribuisce a informazioni sulle carenze non appena
carenze inaspettate che portano a vengono scoperti.
ritardi nell'evasione degli ordini dei clienti.