I vademecum di LT42, The Legal Tech
community.
SMART WORKING
Una breve guida per muoversi nel panorama
normativo italiano.
LT42 : Il Legal Tech d'eccellenza per l'innovazione
tecnologica dei servizi legali.
SMART WORKING: "IL LAVORO AGILE"
Il lavoro Agile è un istituto disciplinato dal capo II, artt. 18-24, L. n. 81/2017,
definito quale “modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro
subordinato allo scopo di incrementarne la produttività e agevolare la
conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.
• Non è un nuovo tipo di contratto di lavoro;
• è una modalità di esecuzione del rapporto subordinato in parte all’interno dei
locali aziendali e in parte all’esterno (senza una postazione fissa ed entro i
limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti
dalla legge e dalla contrattazione collettiva).
ELEMENTI CARATTERISTICI
Vediamo ora quali devono essere gli elementi caratteristici del:"Lavoro Agile":
• prestazione lavorativa in parte all’interno ed in parte all’esterno dei locali
aziendali;
• accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore ai fini della regolarità
amministrativa e della prova. Regola anche: (i) l’esercizio del potere di
controllo e disciplinare del datore di lavoro, (ii) gli strumenti utilizzati dal
lavoratore per lo svolgimento dell’attività, (iii) i tempi di riposo del lavoratore
nonché (iv) le misure tecniche e organizzative necessari,e per assicurare la
disconnessione del lavoratore dagli strumenti tecnologici lavorativi;
• invio dell’accordo (con indicazione dei dati del datore di lavoro, del lavoratore,
della tipologia di lavoro agile - a tempo indeterminato o determinato - e della
durata) mediante la piattaforma informatica sul portale dei servizi del Ministero
del Lavoro e delle Politiche Sociali.
N.B. L’accesso è subordinato al possesso di credenziali SPID (Sistema Pubblico di
Identità Digitale) o clic-lavoro (rilasciate dal portale [Link]);
• diritto dello smart worker alla parità di trattamento economicoenormativo
rispetto ai lavoratori svolgenti le medesime mansioni esclusivamente nei locali
aziendali;
• obbligo del datore di lavoro di garantire la salute e la sicurezza dello smart worker
(obbligo di consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la
sicurezza di un’informativa scritta indicante i rischi generali e specifici correlati
all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali);
• obbligo dello smart worker di cooperare all’attuazione delle misure di
prevenzione predisposte dal datore di lavoro;
PROCEDURA SEMPLIFICATA
L’emergenza Covid-19 ha comportato l’introduzione di una procedura
semplificata - rispetto a quella prevista dalla L. n. 81/2017 - per l’instaurazione
dello smart working. Ai sensi dell’art. 7 DPCM 11 marzo 2020, con riferimento
alle attività produttive e professionali, è raccomandato “il massimo utilizzo da
parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere
svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”
NO all'accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore (è sufficiente
una comunicazione via email, con eventuale riferimento al DPCM 1° marzo 2020 e
successivi)
ADEMPIMENTO in via telematica degli obblighi informativi sulla sicurezza del
lavoro (art. 22 L. n. 81/2017). Il datore di lavoro può inviare al lavoratore via email
l’informativa sulla sicurezza e salute (scaricabile il facsimile pubblicato dall’INAIL
[Link] coronavirus-informativa-allegato-
[Link])
DICHIARAZIONE AUTOCERTIFICAZIONE del lavoratore
CARICAMENTO MASSIVO delle comunicazioni di smart working sul portale
[Link]. (con indicazione dei dati anagrafici dell’azienda), a cui
devono allegarsi l’autocertificazione aziendale in formato PDF/A e l’elenco, in
formato EXCEL, dei lavoratori per i quali si richiede lo smart working
([Link]
omunicazioneSmartWorking/Content/Guida/GuidaUtente_ [Link])
N.B. Per le attuali motivazioni di forza maggiore, il lavoratore è obbligato ad
accettare lo smart working mentre il datore di lavoro può rifiutarsi di
concederlo, se richiesto dal lavoratore (ma è comunque richiesto al datore di
lavoro, anche in relazione agli obblighi di sicurezza e tutela della salute ex art.
2087 c.c., di valutare attentamente il numero di lavoratori che necessitano di
recarsi fisicamente sul luogo di lavoro per garantire le esigenze organizzative e
produttive).
PRIVACY E SICUREZZA INFORMATICA
GLI ASPETTI DA CONSIDERARE riguardano le misure di protezione che il datore
di lavoro deve adottare ai sensi dell’art. 32 del GDPR per proteggere i dati
personali del lavoratore e al contempo il patrimonio aziendale, nonché il potere
di controllo che il datore di lavoro può esercitare nell’adozione di tali misure di
protezione.
ATTIVITA’ PRELIMINARI DI COMPLIANCE
Il datore di lavoro deve svolgere un assessment in materia di privacy e
sicurezza informatica per comprendere esattamente i rischi operativi sottesi a
tale modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.
ASSESTMENT i rischi operativi dipendono dal fatto che il datore di lavoro abbia
dotato o meno il lavoratore di dispositivi, di proprietà dell’azienda,
appositamente predisposti per una funzionalità remota. Nel primo caso, il livello
di sicurezza può essere determinato a priori dall’IT manager (CIO, CISO) in
accordo con l’eventuale DPO dell’azienda. Nel secondo caso, ossia qualora il
lavoratore utilizzi, dispositivi di sua proprietà è necessario adottare una policy
BYOD.
La policy BYOD Bring Your Own Device (traducibile approssimativamente come
“utilizza il tuo dispositivo personale”) deve contenere le seguenti
raccomandazioni:
• Fare quanto necessario per garantire l'adeguata sicurezza fisica del
dispositivo;
• Accertarsi di aver cambiato la password di default della connessione di rete
(ADSL e WI-FI) con una scelta dall’utente così come di aver cambiato la
password di default dell’utente amministratore del router;
• Mantenere la configurazione software del dispositivo mobile - sia del sistema
operativo che delle applicazioni installate;
• Verificare la presenza di sistemi antivirus e anti-malware e il loro costante
aggiornamento;
• Aggiornare regolarmente il sistema operativo e le applicazioni
dell'apparecchio mobile;
• Vietare la memorizzazione dei dati aziendali in applicazioni non approvate
sul dispositivo mobile;
• Vietare che i controlli di sicurezza del dispositivo mobile vengano sovvertiti
da hack, jailbreak, root, modifiche al software di sicurezza e/o alle
impostazioni di sicurezza;
• Effettuare un backup di tutti i dati, le impostazioni, i supporti e le applicazioni;
• Segnalare immediatamente un dispositivo mobile smarrito o rubato all’IT
Manager;
• Comunicare prontamente all’IT Manager ogni tipo di altra violazione dei dati
che il dispositivo dovesse subire a causa di un evento di sicurezza;
• Accettare controlli casuali a campione della configurazione dei dispositivi
mobili per garantire la conformità alla presente policy;
• Custodire i dispositivi mobili personali con la diligenza necessaria sia durante
gli spostamenti, sia durante l’utilizzo nel luogo di lavoro, adottando tutti gli
accorgimenti che le circostanze rendano necessari per evitare danni o
sottrazioni di dati, ad esempio non lasciando incustoditi i dispositivi portatili
in auto, su treni o aerei. In particolare, i dispositivi devono sempre essere
protetti da sistemi di autenticazione e da altre misure di sicurezza come
antivirus e screensaver;
• Tenere distinti, ove possibile, i dati aziendali da quelli privati, in particolare
adottando partizionamenti dei dispositivi mobili.
Queste prescrizioni per quanto compatibili sono applicabili anche all’utilizzo di
dispositivi di memoria esterna (Cd-Rom, DVD, penne USB, chiavi o schede di
memoria, riproduttori MP3, fotocamere digitali, dischi rigidi esterni, etc.) , tutti
i dispositivi di memoria esterna contenenti dati sensibili o giudiziari, nonché
informazioni riservate ed altre informazioni costituenti know-how aziendale,
devono essere trattati con particolare cautela, onde evitare che il loro
contenuto possa essere trafugato o alterato e/o distrutto o, successivamente
alla cancellazione, recuperato.
ASPETTI TECNICI
1. ATTIVAZIONE DI UNA CONNESSIONE VPN ovvero quel canale di
comunicazione “sicuro” tra il dispositivo remoto e l’azienda, attraverso il quale
si accede direttamente agli applicativi ed ai dati aziendali
2. ove possibile, predisposizione di un SISTEMA DI GESTIONE REMOTA DEL
DISPOSITIVO, con il quale i colleghi tecnici possano monitorare e gestire
eventuali problemi (come ad esempio piattaforme Teamviewer, Kaseya,
Solarwind, ManageEngine).
ASPETTI ORGANIZZATIVI
In aggiunta al regolamento relativo allo smart working il datore di lavoro
dovrebbe:
• Fornire tecnologie e formazione per condividere in modo sicuro i documenti
aziendali;
• Prevedere un responsabile per coordinare il lavoratori che operano in smart
working;
• Favorire l’utilizzo di piattaforme collaborative che consentano in modo chiaro
di comprendere il flusso delle attività. Si possono ipotizzare strumenti come
Skype o Teams, fino ad arrivare a strumenti più evoluti come Slack, Trello o
Wunderlist;
• Individuare una modalità che faciliti la rendicontazione delle attività in smart
working.
POTERI DEL DATORE DI LAVORO SOTTO IL PROFILO PRIVACY
Il tema della privacy e controllo dei lavoratori è trattato all'art. 21 della
L.81/2017 che rinvia all’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.
Il comma 3 dell’art. 4 St. Lav. prevede che, sia che si tratti di impianti audiovisivi
o altri strumenti di potenziale controllo a distanza sia che si tratti di strumenti
di lavoro, i dati da questi raccolti sono utilizzabili a tutti i fini connessi al
rapporto di lavoro (quindi, anche a quelli disciplinari) a due condizioni:
a) ADEGUATA INFORMAZIONE DEI LAVORATORI, attraverso una policy
aziendale che spieghi le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione
dei controlli
b) RISPETTO DELLA NORMATIVA SULLA PRIVACY - ciò significa che in
mancanza di una policy aziendale adeguata e in caso di raccolta e
trattamento dei dati secondo modalità contrarie alla legge sulla privacy, i
dati personali non possono essere utilizzati.
SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO
COMPORTAMENTI DI PREVENZIONE GENERALE RICHIESTI ALLO SMART
WORKER
In base alle esigenze connesse alla prestazione lavorativa ed per fare sì che le
esigenze di vita del lavoratore si concilino con quelle lavorative, adottando
principi di ragionevolezza, vanno individuati i luoghi di lavoro per l’esecuzione
della prestazione lavorativa in smart working; evitando luoghi, ambienti,
situazioni e circostanze da cui possa derivare un pericolo per la propria salute
e sicurezza o per quella dei terzi.
ATTIVITA’ OUTDOOR
All’aperto è opportuno non lavorare con dispositivi elettronici come tablet e
smartphone. Pertanto, le attività praticabili sono essenzialmente quelle di
lettura di documenti cartacei o comunicazioni telefoniche o tramite servizi VOIP
INDICAZIONI PER SVOLGERE IL LAVORO IN LUOGHI PRIVATI
• L’attività non può essere svolta in locali tecnici o locali non abitabili (ad es.
soffitte, seminterrati, rustici, box);
• Vi deve essere un’adeguata disponibilità di servizi igienici e acqua potabile e
presenza di impianti a norma;
• Le superfici interne delle pareti non devono presentare tracce di
condensazione permanente (muffe);
• I locali debbono fruire di illuminazione naturale diretta, adeguata alla
destinazione d'usi e devono altresì essere muniti di impianti di illuminazione
artificiale, generale e localizzata;
• Devono essere collocate le lampade in modo tale da evitare abbagliamenti
diretti e/o riflessi e la proiezione di ombre che ostacolino il compito visivo
mentre si svolge l’attività lavorativa;
• Deve essere garantito il ricambio dell’aria naturale o con ventilazione
meccanica.
I DISPOSITIVI
In caso di impiego di tablet e smartphone si raccomanda di:
• Effettuare frequenti pause, limitando il tempo di digitazione continuata;
• Evitare di utilizzare questi dispositivi per scrivere o leggere lunghi testi;
• Effettuare periodicamente esercizi di allungamento dei muscoli della mano e
del pollice (stretching);
• Utilizzare l’auricolare durante le chiamate, evitando di tenere il volume su
livelli elevati.
I REQUISITI DELL’ABITAZIONE
• abitabilità dei locali (divieto d'uso di locali interrati e divieto d'uso di
sottotetti/ammezzati che non hanno i requisiti di abitabilità);
• conformità dell'impianto elettrico;
• conformità dell'impianto termico;
• disponibilità di un locale che abbia uno spazio di circa 10 mq, che sia
mantenuto in condizioni di igiene adeguata e che abbia un idoneo ricambio
d'aria (finestre apribili, ventilazione forzata, ecc.);
• temperatura dei locali adeguata alle esigenze dell'organismo umano;
• luminosità naturale e/o artificiale adeguata, evitando riflessi sullo schermo;
• disponibilità di un piano di lavoro con dimensioni sufficienti ad accogliere un
laptop e l'eventuale documentazione cartacea e di una seduta che consenta
di ottenere una postura corretta.
COMPLIANCE EX [Link]. 231/01
Il datore di lavoro e l’azienda possono rispondere del reato di lesioni (art. 590
c.p.) omicidio (589 c.p.) commesso con violazione delle norme sulla tutela
della salute e sicurezza sul lavoro. Per PREVENIRE QUESTI RISCHI è necessario
un COORDINAMENTO costante CON IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO
PREVENZIONE E PROTEZIONE al fine di valutare il corretto adempimento degli
obblighi di legge previsti dal [Link]. 81/08. In secondo luogo, qualora la Società
sia dotata di un MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO ai
sensi del [Link]. 231/01 dovranno essere valutati i rischi sia sotto il profilo della
responsabilità in tema di salute e sicurezza sul luogo di lavoro che sotto il
profilo dei reati informatici.
IL DVR (DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEL RISCHIO) NON È NECESSARIO, in
quanto non va confusa la disciplina dello smart working con quella del
telelavoro che è una normativa molto più ampia e che è stata ipotizzata in un
periodo storico completamente diverso (legge n. 191 del 1998 e successive
modifiche).
PROPOSTE DI FACILITATING
ACTIVITIES IN RISPOSTA
ALL’EMERGENZA CORONAVIRUS
Nel giro di pochi giorni l’emergenza coronavirus ha spinto decine di aziende
italiane a prendere provvedimenti immediati per permettere ai lavoratori di
svolgere la propria prestazione tra le mura di casa, al riparo dal rischio di
contagio da Covid-19.
Lavorare da casa oltre a mettere al riparo dal virus un maggior numero di
persone, ha anche molti vantaggi per la gestione famigliare e personale;
tuttavia il rischio di cedere alla distrazione e ad una potenziale
disorganizzazione è altissimo, con effetti negativi sull’aumento dello stress che
già mette tutti a dura prova in questo periodo.
A far tempo dalla seconda settimana di emergenza Covid-19 sono cambiate le
abitudini di tutti.
SMART WORKING: AREE DI ATTENZIONE
Relazioni
Sociali
Post Work-Life
Emergenza Balance
Gestione Benessere
degli Errori Psicofisico
Time
Management
RELAZIONI SOCIALI
“In un ambiente virtuale si tende a concentrarsi troppo sulle attività e troppo
poco sulle relazioni… Con maggiore enfasi sulle scadenze e le informazioni di
routine, i lavoratori da remoto potrebbero sentirsi trattati come un ingranaggio
nella macchina, invece che “una parte essenziale del team”, “un tale approccio
di leadership può peggiorare il senso di isolamento che deriva naturalmente
dal lavorare in remoto e può contribuire allo stress virtuale sul posto di lavoro”
WORK – LIFE BALANCE
Può nascere la difficoltà di SEPARARE VITA LAVORATIVA E VITA DOMESTICA.
Ad es. molti genitori si sono trovati a lavorare ed a dover contemporaneamente
occuparsi dei figli oppure le persone possono sentirsi caricate di aspettative
da altri membri della famiglia che non consentono di lavorare con serenità.
Un rischio ulteriore è dato dalla POSSIBILE ECCESSIVA INVADENZA DI
RICHIESTE LAVORATIVE durante la giornata cosa che impedisce di gestire al
meglio il tempo dedicato a sé o alla famiglia.
BENESSERE PSICOFISICO
Lavorare da casa rischia di aumentare la sedentarietà, ma anche incrementare
cattive abitudini come il fumo e un’alimentazione non equilibrata. La gestione
del lavoro attraverso modalità e in situazioni non abituali ed il contesto di
incertezza generale può, inoltre, generare stress e affaticamento
psicoemotivo.
TIME MANAGEMENT
Il tempo e le priorità proprie se poste in relazione rispetto al processo, alle
esigenze degli altri colleghi e dei collaboratori possono essere difficili da
gestire perché è necessaria una maggior capacità di autorganizzazione e
collaborazione. Il rischio è quello di procrastinare e di non coordinarsi con gli
altri.
GESTIONE DEGLI ERRORI
La possibilità che si generino errori in una situazione di smart working in
emergenza è maggiore e richiede alte competenze di ERROR MANAGEMENT.
Da un lato è necessario prevenire con un monitoraggio concordato, dall’altro
è fondamentale avere un atteggiamento NO BLAME che faciliti l’emersione
IL POST EMERGENZA
Una volta superata l’emergenza sarebbe opportuno poter fare tesoro
dell’esperienza acquisita, tuttavia si va in contro ad un DUPLICE RISCHIO: il
primo è dato dalla PERDITA DEL KNOW-HOW acquisito durante il periodo di
emergenza su ciò che ha funzionato il secondo è lo SMARRIMENTO DELLE
PERSONE che faticano a rientrare nella normale routine pre-emergenza. È
importante prepararsi a fare un post-audit su come è stata affrontata la crisi
quali le best practices e quali i punti di miglioramento.
PROPOSTE
THEMATIC COACHING A DISTANZA
Business coaching che tratta un tema specifico all’interno del quale coach e
manager lavorano per il raggiungimento di un obiettivo personalizzato,
individuato sulla base delle esigenze del singolo coachee. Il manager viene
guidato da un professionista qualificato nell’individuazione della competenza e
dei comportamenti target su cui lavorare e supporta l’attuazione di azioni
finalizzate al raggiungimento dell’obiettivo concordato.
Stimati tre incontri di 1,5 ore per ogni area tematica, a distanza.
CONSULENZA INDIVIDUALE A DISTANZA
Proposta finalizzata a trovare strategie d'intervento più adeguate per gestire
al meglio necessità e criticità nell’area di attenzione considerata. Un consulente
esperto aiuterà il lavoratore a mettere a fuoco le difficoltà ed i bisogni specifici
e suggerirà possibili soluzioni e azioni per gestirle al meglio.
Stimati tre incontri di consulenza 1,5 ore per ogni area tematica, tramite chat
dedicata o colloquio telefonico.
FORMAZIONE A DISTANZA
Fornisce contenuti specifici e indicazioni di salutogenesi e di gestione dello
stress relativi alle aree maggiormente legate al benessere (work-life balance e
salute psicofisica) e indicazioni operative rispetto alle aree legate alle
competenze realizzative (time manager, gestione dell’errore e post
emergenza). Ogni area di attenzione prevede una sessione di training.
Prevista la possibilità per ogni lavoratore di porre fino ad un numero di 4
quesiti o approfondimenti per ogni sessione di training.
GROUP COACHING
È una modalità formativa che permette di lavorare su temi specifici attraverso
l’analisi di autocasi. Si svolge in piccoli gruppi eterogenei per provenienza
organizzativa, ha la finalità di analizzare una situazione problematica o di
successo, individuare soluzioni o condividere best practices con una modalità
predefinita sia negli obiettivi, sia nei tempi che nei risultati attesi.
Può essere svolto a distanza con un max di 6 persone.
NORME CITATE
• artt. 18-24, L. n. 81/2017;
• Circolare INPS n. 48/2017 [Link]
documenti/note-e-provvedimenti/circolari/circolare-n- 48-del-2-novembre-
[Link];
• dell’art. 7 DPCM 11 marzo 2020;
• art. 2087 c.c.;
• art. 32 GDPR;
• art. 4 Statuto dei lavoratori;
• DPCM 1° marzo 2020;
• [Link]. 231/01.