NAMA : SIMON SAPAN SAMPEBUA, S.

Kom
ASAL : TORAJA
PEKERJAAN : KARYAWAN AIRNAV CABANG SENTANI
DATA, INFORMASI,
PENGETAHUAN
 PERTEMUAN 1&2
 Data:
 Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun
demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk
tunggal maupun bentuk jamak.
 Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih
mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik
atau suatu transaksi bisnis.
 Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku”
yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk”
berupa informasi .
 Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses
“penambahan-nilai”
 ( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana :
 Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan
dikembangkan
 Isi nya dianalisa dan dievaluasi
 Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai
bagi seorang pemakai.
DATA

 Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol

yang dibentuk dan diolah menjadi informasi
(Scott)
 Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti
bagi si penerima (Davis)
 Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi
yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh
manusia atau peralatan yang digunakan
JENIS DATA
 DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK
BERUBAH.(identitas nama,tempat, kode-kode
nomor)
 DATADINAMIS: JENIS DT YG SELALU
BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI
MAHASISWA, DT KUNJUNGAN RS,DLL
SUMBER DT :
 DTINTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM
ORGN/RS)
 DTEKSTERNAL (DT YG BERASAL DR
SUMBER2 DI LUAR ORGS).

INFORMASI
Informasi :
 Informasi dapat digambarkan sebagai data yang telah
diubah menjadi suatu bentuk spesifik(konteks) yang
bermanfaat dan berarti bagi pemakainya.
 Informasi harus dipandang sebagai data yang telah
diproses, yang disajikan dalam suatu bentuk
spesifik(konteks) yang memberi nilai bagi pemakai.
 Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima
dan bermanfaat bagi pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang
(Gordon)
• Informasi adalah hasil pembentukan
penyusunan, pengorganisasian atau
pengubahan data yang menambah tingkat
pengetahuan (Burch)
• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang (Roymond)
• Jenis-jenis informasi
–  Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi
–  Informal : yang berasal dari luar organisasi
Fungsi-fungsi Informasi
 Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai
 Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan
keputusan pemakai
 Mengurangi resiko kegagalan
 Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal
 Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan
 Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan keputusan-
keputusan yang menentukan pencapaian sasaran atau tujuan
Nilai informasi
• Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah didasarkan
pada 10 sifat berikut :
 Kemudahan dalam memperoleh
 Lengkap
 Ketelitian
 Kecocokan dengan pengguna
 Ketetapan waktu
 Kejelasan
 Fleksibilitas / keluwesannya
 Dapat dibuktikan
 Tidak ada prasangka
 Dapat diukur
 Mutu informasi
• Informasi berbeda mutunya disebabkan
oleh penyimpangan atau kesalahan.
• Kesalahan informasi antara lain disebabkan
oleh hal- hal sbb:
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data
yang tidak tepat
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan
yang benar
3. Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data
4. Pemeriksaan / pencatatan data yang salah
5. Dokumen induk yang salah
 Mutu Informasi
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan
(missal : kesalahan program )
7. Kesalahan yang dilkukan secara sengaja
Penyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara
sbb:
• Kontrol system untuk menemukan kesalahan
• Pemeriksaan internal dan eksternal
• Penambahan batas ketelitian data
• Instruksi- instruksi dari pemakai yang
terprogram secara baik dan dapat menilai
adanya kesalahan- kesalahan yang mungkin
terjadi
 Atribut Informasi Yang Berkualitas:
1. Dimensi Waktu:
 Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan
 Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date)
ketika disajikan
 Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi
tersebut diperlukan.
 Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa
kini, dan periode waktu masa yang akan datang.
2 Dimensi Isi (content):
 Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan
 Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan
dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang
spesifik pula.
 Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang
diperlukan.
 Kepadatan : Hanya menyajikan informasi yang diperlukan
saja
 Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus
kepada informasi eksternal atau internal
Atribut Informasi Yang
Berkualitas:
 Kinerja/Performance :Informasi dapat
mengungkapkan kinerja dengan mengukur
penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai
, atau sumber daya yang terkumpulkan.
3. Dimensi Bentuk(Format):
 Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam
bentuk atau format yang mudah untuk difahami
 Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara
detil/rinci atau dalam format ringkasan
 Order : Informasi dapat diatur dalam suatu
urutan tertentu.
 Presentasi : Informasi dapat ditampilkan
dalam bentuk narasi, angka, gambar/grafis,
atau bentuk lain
 Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud
catatan dokumen atau kertas yang tercetak,
tayangan video, atau media lainnya.
 ELEMEN DATA LOGIS
 Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data
dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir
untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan
penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam
kategori berikut:
 Field. Field adalah sekelompok karakter yang
menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal,
atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang
adalah merupakan suatu field.
 Record. Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling
berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar nilai
mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah
 File. File adalah suatu kumpulan dari record yang saling
berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi
record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT.
 Database. Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari
file yang saling berhubungan.
 Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file
gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.
Hirarkhi Data
Database sistems

Database

File

Record
Data Agregat

Data item/field

Byte

Bit
 Bit
 sistem biner  0 & 1
 dasar komunikasi atr manusia (bhs
manusia) & mesin (bhs mesin)
 Byte
 bag terkecil yg dialamatkan dlm memori
 sekumpulan bit yg scr konvensional
terdiri dari kombinasi 8 bit yg
menyatakan 1 karakter dlm memori
 1 byte = 1 karakter
 Field / atribut / data item
 unit terkecil yg disebut data
 sekumpulan byte yg mpy makna
 Jenis
 Fixed length field
 memiliki ukr yg tetap  hrs
disediakan ukr terbesar
 Variable length field
 memiliki ukr berbeda  hemat,
pemrog rumit
 Data agregate
 sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt & diberi
nama
 Contoh:
 Tempat-TanggalLahir
 Tempat lahir Char
 Tanggal lahir  Date
 Record
 sekumpulan field / atribut / data item yg saling berhub thd
obyek ttt
 Jenis
 Fixed length record
 semua field dlm record memiliki ukr
yg tetap
 Contoh: linked list dgn array
 Variable length record
 field-field dlm record dpt memiliki
ukr berbeda
 metode penandaan: end of record
marker, indikator pjg, & tabel posisi
record
 File
 sekumpulan record sejenis scr relasi yg tersimpan dlm
memory sekunder

 Basis data
 sekumpulan dr bermacam2 tipe record yg memiliki hub
antar record & rinci data thd obyek ttt
FAKTA KEG:
-pelaporan
-Komunikasi
-transaksi
dll

Direkam/catat

ARSIP
DATA OTENTIK
disimpan

disimpan
diproses

INFORMASI
KOMPUTER
keluaran
 Siklus Pengolahan Data


Sama dgn model umum sistem

Input

Processing

Output

INPUT PROSES OUTPUT


Siklus Pengolahan Data Yg
Diperluas

ORIGINATI PROCES DISTRIBUTI

INPUT OUTPUT
ON ON
SING

Memory

Origination

Proses pengumpulan data yang berupa proses
pencatatan data ke dokumen dasar


Distribution

Proses dari distribusi output kepada pihak
yang berhak dan membutuhkan informasi

Pertimbangan metode pengolahan
data

Volume data

Kompleksitas

Batasan waktu

Tuntutan perhitungan
Pengolahan Data (data processing
• Pengolahan data adalah serangkaian operasi
atas informasi yang direncanakan guna
mencapai tujuan
• Unsur- unsur pengolahan data meliputi:
1. Pengumumpulan data (data capturing)
2. Pembacaan (reading)
3. Pemeriksaan (verifying)
4. Perekaman(recording)
5. Penggolongan (classifying)
6. Pengurutan (sorting)
7. Pengurutan (sorting)
8. Peringkasan (summarizing)
9. Perhitungan (calculating)
10. Perbangdingan (comparing)
11. Pemindahan (transmiting)
13. Penampilan kembali (retriving)
14. Penggandaan (reproducing)
15. Penyebarluasan (distribution)

Pengolahan data :
1. Sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Terdistribusi
• Dalam sistem pengolahan data
tersentralisasi,operasi- operasi pengolahan
data dilaksanakan oleh suatu bagian yang
terpisah dalam struktur organisasi yang
sering disebut bagian pengolahan data
elektronik (Elektronic Data Processing/
EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh:
1. Suatu biro jasa yang terpisah di luar
organisasi dan memberikan bermacam-
macam pelayanan pengolahan data.
2. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama
(timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu
perusahaan.
• Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur
organisasi mempunyai faktor pendukung antara lain :
1. Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan
personalia
2. Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem
yang ganda
3. Manfaat karena standarisasi
4. Manfaat karena sistem yang seragam
 Dalam sistem pengolahan data
terdesentralisasi, kegiatan- kegiatan
pengolahan data dilakukan dalam bidang
organisasi fungsional otonom/ yang
merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh
fungsi organisasi yang bersifat fungsional
otonom adalah akuntansi, keuangan,
personalia, riset dan pengembangan
(Research and Development), dan lain-
lain.
• Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan
data dalam struktur organisasi antara lain adalah :
1. Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap
kondisi lokasi
2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
3. Kelangkaan kesamaan di antara fungsi diantara unit- unit
organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem
 Dalam sistem pengolahan data terdistribusi data- data yang
akan diolah disebar ke bagian- bagian, namun bagian-
bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara
logic dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat
lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
Keuntungan- keuntungan
dalam pengolahan data
terdistribusi
1. Dapat memenimalkan biaya- biaya
2. Mempersingkat waktu respon untuk
memperoleh data- data
3. Pengontrolan pada data- data kritis secara
lebih cermat
4. Kemampuan back up data yang efektif
 Pengetahuan
 Tda informasi yg sdh diorganisasikan & diproses u/
memperoleh/ pemahaman, pengalaman, pembelajaran yg
terakumulasi, shg dp diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis
ttt
 Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi kritis &
merefleksikan pengalaman masa lampau, menyediakan
pengetahuan yg terorganisasi dg nilai yg tinggi u/ pemakai
 Siklus Hidup Informasi
Manajer

Manual
Elektromekanik
SI Pelaksana
Elektronik

Database
 Manajemen
 Proses/fungsi manajemen
 Perencanaan
 Pengendalian
 Pengorganisasian
 Penggerakan
 Koordinasi
 Pengambilan keputusan
 Tktan kegiatan manajemen
 Perencanaan strategis
 Perencanaan taktis & pengendalian manajemen
 Perencanaan & pengendalian operasional
 Fungsi organisatoris
 Keuangan & akuntansi
 belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc
 HRD
 Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc
 Logistik
 pembelian, persediaan, distribusi, etc
 Produksi
 kegiatan produksi, produk keteknikan, etc
 Pemasaran
 riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc
 Etc
Level manajemen

Strategic planning level

Management Control Level

Operational Control
Level
Keuangan HRD Logistik Produksi Pemasaran

Fungsi Organisatoris
 Kebutuhan
informasi u/ kegiatan
manajemen
 tgt pd faktor

1. Fungsi operasional
2. Kegiatan manajemen
3. Pembuatan keputusan
 Perbedaan kebutuhan informasi
terletak pd
 isi
 Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi
 Contoh:
 isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/
personalia
 ciri informasi yg dibutuhkan
 Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan
manajemen
 Informasi u/:
top management<>middle management<>lower
management
 Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan

Perencanaan Perencanaan Perencanaa

Ciri Informasi & pengendalian taktis n
operasional & pengendalian strategis
manajemen
Sumber Sebagian besar  Eksternal
internal
Luasnya Sangat jelas,  Sangat luas
sempit
Tingkat Sangat terinci  Agregat
agregasi
Horison Historis  Masa depan
waktu
Keadaan Sangat baru  Agak lama
waktu
Kecermatan Tinggi  Rendah
Frek. Sangat tinggi  Jarang
pemakaian
 Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen

Tingkat Catatan
Perencanaan Penetapan tujuan, definisi
strategis sasaran, kebijakan, pedoman
umum, yg mengarahkan alur u/
org
Misal: bidang usaha, strategi
pasar.
Perencanaan taktis Perolehan sumber daya, taktik
& perolehan, lokasi, produk baru,
pengendalian pemakaian anggaran, laporan
manajemen perbedaan (variance)
Perencanaan & Pendayagunaan fasilitas & SD yg
pengendalian ada u/ menyelenggarakan
operasional kegiatan
Karakteristik kebutuhan informasi
 Definisi Sistem Informasi
 sekumpulan subsistem yg slg berhub
 berkumpul ber-sm2 & membentuk 1 kesatuan
 Sehingga berinteraksi & bekerjasama atr bag 1 &
yg lain, dg cara2 ttt
 u/ melakukan fungsi pengolahan data
 menerima I berupa data2
 Processing
 menghasilkan O berupa informasi
 sbg dsr pengambilan keputusan yg berguna & mpy nilai
nyata yg dp dirasakan akibatnya (lgs/tdk lgs)
 mendukung kegiatan operasional, manajerial, &
strategis
 dg memanfaatkan berbagai SD yg ada & tersedia
bg fungsi tsb guna mencapai tujuan
 Kegiatan manajerial

Titik berat perhat manaj puncak

1. perenc stratg & jangka

panjang
2. analisis alterntif&alokasi
Manj Sumber daya
puncak 3. Perumusan kebijak
4. review&evaluasi kseluruha
5. maslah2 kritis
6. kepemimpinan & kegiatan
seremonial
Manaj /lap tengah

1. Penyeliaan langsung
2. Review rinci keg
3. Pengendalian operasi
4. Menyelesaikan mash personal
Manaj/lini bawah

Lapisan manajemen Titik berat perhatian pd lap manj bwh

 Orientasi waktu&informasi manaj

Orientasi
Waktu ke
Manaj Masa depan
puncak

Orientasi
Waktu ke
Manaj Masa kini&
Madya/tengah lampau

Manaj bawah

organisasi Orientasi waktu

 Jenis keputusan & kebutuhan informasi

Titik perhat manaj

Puncak:
1. Tdk berulang
2. Tak terstruktur
Lapisan 3. Kep tdk dpt di
atas perkirakan
4. Informasi belum
tersedia

Lapisan tengah
1. Berulang
2. Terstruktur
3. Informasinya
biasanya telah
tersedia
Lapisan bawah

Struktur organisasi Jenis keputusan yg dibuat

 Jenis – jenis informasi yg diperlukan

1. rutin,sangat ringkas
gabungan dr berba
gai transaksi
2. Lap ringkas rutin
Manajer
puncak

1. Informa 1. Perkiraan ke
si rinci depan
faktual 2. Informasi non
2. Lap perke faktual
Manajer madya cualian

Manajer muda

Struktur organisasi Informasi yang diperlukan