ERP

ERP
Travis Anderegg
ERP is a complete enterprise wide business
software solution. The ERP system
consists of software support modules,
such as marketing and sales, field service,
product design and development,
production and inventory control,
procurement, distribution, etc.
 ERP
Daniel O’Leary
ERP systems are computer based systems
designed to process an organization’s
transactions and facilitate integrated and
real-time planning, production, and
customer response.
 ERP
Wikipedia
ERP integrates all data and process of an
organization into single unified system. A
typical ERP system will use multiple
components of computer software and
hardware to achieve the integration. A key
ingredient of most ERP systems is the use
of a single, unified database to store data
for the various modules.
 ERP
Keywords:
Planning, integration, and cross-functional.

Secara sederhana, ERP adalah sekumpulan

paket sistem informasi yang dibangun dan
diimplementasikan sebagai fasilitator
terwujudnya konsep ERP di suatu
organisasi.
 ERP
Keywords:
Enterprise berbeda dengan company atau
organization. What are the differences?
1. Subsystem vs Individual unit.
2. Access to information.
3. Information transparency.
 ERP
1. MRP
2. Close loop MRP
3. MRP 2
4. ERP
 BUSINESS PLANNING

SALES PLANNING

PRODUCTION PLANNING

RESOURCE NO
OK?

YES

MASTER SCHEDULING
Close loop MRP

MRP MATERIAL PLANNING

CAPACITY PLANNING

NO
PLANNING OK

YES

PURCHASING

SHOP FLOOR CONTROL

PERFORMANCE MEASUREMENT
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
• Sistem ERP didukung oleh seperangkat
infrastruktur dan software.
• Tujuan sistem ERP = meningkatkan kerja
sama antar departemen dan fungsi dalam
perusahaan.
• Sistem ERP → Modul-modul ERP =
material planning, keuangan, human
resource management dll.
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
• Supaya manfaat ERP tercapai → perlu
perencanaan yang cermat untuk
implementasi ERP.
• Salah dalam strategi implementasi =
perusahaan telah gagal.
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Mekanisme Pengambilan Keputusan untuk
memilih paket ERP
1. Identifikasi dan perumusan masalah.
2. Koleksi Informasi.
3. Defenisikan alternatif.
4. Evaluasi dan perbandingan alternatif.
5. Pilih salah satu solusi.
6. Implementasi.
7. Evaluasi implementasi solusi.
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Tahap Seleksi Paket ERP

Analyses of the Pre-selection: only

Analyses of the ERP packages packages that support
firm’s process concept companies process

Implementation Selection:After
Effort vs benefits Re-engineering vs workshops and
customization evaluation of several
factors
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Tahap Implementasi Paket
ERP
Business process re-engineering

Initiative Evaluation Selection Modification Training Go live

Data Conversion
Termination

Incremental or Rolled
Exploitation & Development
Out
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Implementasi:
1. Inisiasi: rencana strategis, request vendor, pergerakan kompetitor
dll.
2. Evaluasi: proses bisnis, analisis kebutuhan, pencarian vendor
yang potensial, evaluasi berbagai produk yg berbeda. Metode
evaluasi: scoring method.
3. Seleksi: seleksi vendor, persetujuan dengan vendor.
4. Pelaksanaan: (i) dilakukan modifikasi atau customization,
adjustment, misal: bahasa, currency, date and time system. (ii)
Training para pengguna, (iii) Sistem dijalankan sepenuhnya (Go
live).
5. Terminating: kontrak dengan vendor berakhir, konsumen
mendapat banyak pelajaran dari proses implementasi. Tim
dibubarkan dan dikembalikan ke tugas semula.
6. Eksploitasi atau pengembangan: memotivasi karyawan untuk
menggunakan sistem dan meningkatkan pemanfaatan sistem.
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Implementasi
Proses antara dalam tahap implementasi,
“business process reengineering dan data
conversion”

Data conversion: mengumpulkan data-data

yang terpisah dilokasi yang berbeda-beda
pada satu database terpusat. Data-data
yang ada pada masing-masing komputer
dikumpulkan jadi satu database.
 Strategi Evaluasi dan Pemilihan
Sistem ERP
Implementasi ERP dilakukan dengan cara
incremental atau rolled out =
implementasi dilakukan secara
bertahap dan dibagi-bagi menjadi
beberapa subproyek.
 Manfaat dan Alasan Implementasi
ERP
Persepsi umum yang belum tepat: implementasi
ERP pasti akan meningkatkan fungsionalisasi
perusahaan dengan cepat.
Penghematan biaya dan efisiensi sangat
bergantung pada (1) ketepatan dalam memilih
sistem ERP yang sesuai (2) seberapa optimal
modifikasi dilakukan sehingga proses-proses
yang ada pada sistem sesuai dengan kultur
bisnis, strategi, dan struktur organisasi.
 Manfaat dan Alasan Implementasi
ERP
1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam
perusahaan sehingga proses dan pengambilan
keputusan dapat dilakukan lebih efektif.
2. ERP memungkinkan dilakukannya integrasi secara
global. Perbedaan mata uang, bahasa dapat
dijembatani secara otomatis.
3. ERP menghilangkan keperluan pemutakhiran data dan
koreksi pada banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi,
tidak hanya sekedar memonitor.
5. ERP mendukung pelaksanaan manajemen supply
chain.
 Kendala Implementasi ERP
Kendala Cara mengatasi

Memakan waktu Minimasi politik internal

Mahal Pilih paket sesui kemampuan

keuangan
Kesesuaian modul Modul yang dipilih harys sesuai
dengan proses bisnis perusahaan.
Kebergantungan pada vendor Single vs multiple vendor; komitmen
vendor dalam jangka panjang
Fitur dan kompleksitas Pilih modul yang benar-benar sesuai

Skalabilitas dan kompabilitas global Perhatikan komitmen, dan investasi

vendor untuk research.
Pengembangan kemampuan Research
 Indikator pengembalian investasi
atas implementasi ERP
1. Penghematan biaya operasi. 33%
perusahaan mengatakan ada
penghematan dalam manajemen
penjualan; 34% perusahaan mengatakan
penghematan tenaga kerja.
2. ERP dapat membangun arus barang dan
jasa lebih cepat sehingga jumlah
penjualan meningkat.
3. Daya saing meningkat.
 Indikator pengembalian investasi
atas implementasi ERP
Rasio keuntungan investasi ERP bisa
dihitung melalui Rate of Investment
(ROI).
Pitney Bowes, perusahaan yang membuat
mesin fax dan fotokopi, pengembalian
biaya investasi ERP berupa: 28%
pengurangan biaya operasi; 4%
kenaikan penjualan; 41% kenaikan
akurasi agen penjualan.
 METODE IMPLEMENTASI ERP
Metode Kelebihan Kekurangan

Buat sendiri (in-house) Sesui kebutuhan Sulit, mahal, lama

Buat sendiri dg tambahan dari Menggabungkan manfaat Sulit, mahal, lama

vendor komersial dg kebutuhan
perusahaan
Best-of-breed (kombinasi dari Secara teoritis akan hasilkan Sulit menggabungkan antar
beberapa tawaran vendor) sistem yang lebih baik modul, lama, berpotensi tidak
efisien
Modifikasi sistem dari vendor Flexsibel, manfaatkan Lama
pengalaman vendor
Pilih modul tertentu dari vendor Cepat, murah Kalau nanti sistem
dikembangkan waktu
implementasi akan lebih lama
dan mahal
Terapkan sistem vendor dengan Cepat, murah, efisien Tidak fleksibel
lengkap
Menyerahkan implementasi Murah, cepat, sistem tidak Kalau tidak ada kendali biaya
pada perusahaan penyedia jasa banyak berubah akan meningkat diluar perkiraan
 METODE IMPLEMENTASI ERP
Apabila harus mengimplementasikan modul ERP,
pertimbangan yang dibuat meliputi:
1. Modul = dibuat sendiri atau dari vendor. Yang
terpenting kesesuaian antara modul dengan
kebutuhan perusahaan.
2. Fleksibelitas = kemungkinan dilakukan
penambahan mada modul ERP sehinggan sesuai
dengan kebutuhan dan hemat biaya integrasi.
3. Metode implementasi = adopsi modul,
customization sesuai dengan kebutuhan.
 METODE IMPLEMENTASI ERP
KRITERIA EVALUASI PAKET ERP
Functionality Support
Infrastructure
Training
Documentation

Flexibility Continuity

Customization Project structure

Upgrade Community activity
Easy to use Transparency
Etc Update frequency
Maturity
Development status
Reference
 METODE IMPLEMENTASI ERP
Functionality fits = kesesuaian dengan proses
bisnis perusahaan
Flexibility = kesenjangan fungsional antara paket
ERP dengan kondisi perusahaan.
Sistem dikatakan flexible bila: (1) level kostumisasi
tinggi, (2) upgrade fleksibel, (3)
internasionalisasi, misal: sistem mampu
melayani berbagai lokasi yang menerapkan
sistem yang menggunakan skema akuntansi
dan biaya yang berbeda dalam satu sistem
yang terintegrasi.
 METODE IMPLEMENTASI ERP
…easy to use, (5) Architecture, (6)Scalibility, (7) Security…

Support: Infrastructure (konsultasi, dukungan modul

tambahan, solusi atas kebutuhan lokal, dll); pelatihan
(teknis dan konseptual); dokumentasi (pemeliharaan
dokumen).

Kontinuitas: menjamin anggaran yg sudah dikeluarkan

untuk sistem ERP dapat dipertanggungjawabkan.

Maturity: berkaitan dengan kualitas software.