PROBLEM SOLVING

&
DECISION MAKING
PT. PANARUB INDUSTRY
FEB 2011
TUJUAN PELATIHAN
Peserta dapat:
• Memahami konsep & metodologi problem solving
• Mampu melakukan problem solving untuk
memecahkan masalah secara efektif

2
CONTENTS
• Definisi & Tujuan Problem Solving
• Metodologi Problem Solving & Decision Making

3
 Could you
find the
solution?
Hubungkan 9 titik ini dengan menggunakan 4 garis lurus.
Syarat :
1. Semua titik harus dilalui oleh garis
2. Alat tulis yang digunakan tidak boleh terangkat dari kertas selama
membuat garis
3. Garis yang dibuat tidak boleh tumpang tindih (hanya boleh bersilangan).

4
5
6
 Suatu metodologi untuk
A menemukan jalan
PR
OB
L EM
keluar
SO
LV
IN
G
agar
B kita dapat beranjak dari
suatu kondisi yang kita
hadapi ke suatu kondisi
yang kita inginkan.

7
DEFINISI PROBLEM

???
B PROBLEM A

Gap antara Situasi Sekarang

(A) dengan Situasi Lain yang
Ingin Kita Capai (B)
8
BOSS & BEO

9
Why Problem Solving

• Memecahkan masalah secara efektif :

o Memecahkan masalah sampai ke akarnya
o Pengambilan keputusan berdasarkan data & fakta.
• Menghindari terjadinya masalah yang sama
secara berulang-ulang.
• Mendorong “perbaikan berlanjut”

10
 Jika Anda terperangkap dalam sebuah lubang,
Hal pertama yang harus dilakukan adalah berhentilah
membuat lubang itu menjadi lebih dalam lagi.

Jika Anda sedang menghadapi suatu masalah, hal yang

pertama harus dilakukan adalah berhentilah
membuat masalah itu menjadi lebih rumit lagi.
Kemudian ….

berpikirlah & selesaikanlah problemnya

secara bijaksana.

11
12
 Plan

DELAPAN LANGKAH PROBLEM SOLVING Act

Do

Study

8. R
enc
7.
S

ana
tan
da

B
ris 1. Menemukan persoalan

erik
as
i / tema

ut
6. M
em
Damp eriksa H
ak Pe as
rbaika il &
n

5. Melaksanakan rencana 2. Menemukan

perbaikan Penyebab
3. ng
Me Pa
ya
n
ne ling
ka kan
ntu D
na i
ca erba
ka om
n
n P ina
ere h P
en n
M a
4. ngk
ye
ba
La
b

13
1. Checksheet
2. Flow Chart
3. Diagram Pareto
4. Cause and Effect Diagram (Fish Bone)
5. 5 Whys
6. 5W + 2H
7. Graph & Control Chart

14
 8 Langkah 7 Alat (Delta):
Langkah : Alat :
1. Menemukan Persoalan / Tema -Checksheet
-Diagram Pareto
-Graph & Control Chart

2. Menemukan Penyebab -Flow Chart

-Diagram Tulang Ikan (Fish Bone)
-5 Whys
3. Menentukan Penyebab yang Paling Dominan / - Diagram Pareto
Berpengaruh
4. Merencanakan Langkah Perbaikan - 5W + 2H
5. Melaksanakan Penanggulangan
6. Memeriksa hasil & dampak perbaikan - Checksheet
-Diagram Pareto
-Graph & Control Chart
7. Standarisasi - SOP

8. Rencana Berikut - Diagram Pareto

15
16
Langkah 1. MENEMUKAN PERSOALAN / TEMA

• Identifikasi problem utama yang dihadapi, Definisikan

secara singkat dan jelas
(Gunakan alat bantu seperti : checksheet, pareto, graph & control
chart).
• Tentukan Target Perbaikan
Specific (Spesifik)
Measurable (Dapat diukur)
Achievable (Dapat dicapai)
Responsibilities Assigned (PIC yg jelas)
Timescales defined (Ada target waktu).

17
Langkah 1. MENEMUKAN PERSOALAN / TEMA

Note :
• Data yang digunakan sebagai dasar penentuan & analisa
masalah harus benar.
• Perhatikan konteks / situasi yang terjadi, jangan asal
menafsirkan data, gunakan akal sehat.

18
Langkah 1. MENEMUKAN PERSOALAN / TEMA

PERNYATAAN MASALAH
HARUS….
 Mendeskripsikan issue / gap / kesempatan
 Mengidentifikasi Seberapa Besar Efek dari Masalah
 Spesifik ( rentang waktu, baseline)

TIDAK SEHARUSNYA ….
X Mendeskripsikan Penyebab
X Mengandung Unsur Menuduh / Menyalahkan
X Mengandung Ide Solusi

19
Langkah 1. MENEMUKAN PERSOALAN / TEMA

Mana yang benar, A atau B?

Pada periode Jan – Feb 2010, reject outsole yang lolos input ke
stockfit sebesar 10%. Hal ini mengakibatkan hilangnya kapasitas
stockfit 15%.

Pada periode Jan – Feb 2010, Reject Outsole yang lolos ke stockfit
besar diakibatkan oleh kurang telitinya QC hotpress.

20
Langkah 2. MENEMUKAN PENYEBAB

• Gali berbagai kemungkinan penyebab

• Gali sampai mendapatkan akar permasalahan.
• Gunakan alat bantu, seperti Fish Bone / CEDAC, 5
Whys.

21
Langkah 3. MENENTUKAN PENYEBAB YANG PALING DOMINAN

• Tentukan manakah akar permasalahan yang

paling berpengaruh .
• Gunakan diagram pareto sebagai alat bantu

22
Langkah 4. MERENCANAKAN LANGKAH PERBAIKAN

• Gunakan Matrix 5W + 2H
Why What Where When Who How How Much

(Akar (Apa yang (Dimana (Kapan Akan (PIC) (Bagaimana (Berapa

Masalah) akan Akan Dilakukan) Hal tsb akan biayanya)
dilakukan) Dilakukan) dilakukan)

23
Note :
- Kembangkan terlebih dahulu berbagai alternatif solusi.
- Kemudian, pilih solusi yang akan diterapkan, dengan
mempertimbangkan :
 Keefektifan solusi :
Alternatif mana yang paling dapat menyelesaikan masalah untuk jangka
panjang?
 Kemungkinan untuk berhasil :
Seberapa besar kemungkian berhasil dalam penerapannya?
 Mudah dalam penerapan :
Sejauh mana solusi berada dalam jangkauan kemampuan team?
 Relatif kecil dalam penolakan & resiko :
Seberapa besar kemungkinan penolakan dan resiko yang harus dihadapi?

24
Langkah 5. MELAKSANAKAN PENANGGULANGAN

Langkah 6. MEMERIKSA HASIL

• Gunakan alat bantu seperti :
 Check sheet
 Diagram Pareto
 Graphic & Control Chart
• Perhatikan / Review hasil yang diperoleh.
• Bila ternyata solusi yang dijalankan tidak terlihat
pengaruhnya, maka :
– telusuri kembali akar permasalahannya,
– rencanakan ulang langkah perbaikan,
– terapkan, kontrol, sampai memperoleh hasil / pengaruh yang
berarti.

25
Langkah 7. STANDARISASI

• Bila solusi yang diterapkan memberikan hasil yang

baik / memuaskan, maka standarisasikan.
• Kemudian sosialisasikan “standard” tersebut. (Training,
informasikan, libatkan setiap individu/bagian terkait).
• Alat bantu berupa SOP dapat digunakan untuk
standarisasi.

Note :
Standarisasi bertujuan untuk mencegah
terulangnya kembali problem yang sama.

26
 Plan

Act

Langkah 8. RENCANA BERIKUT Do

Study

• Ulangi kembali langkah-langkah problem solving

untuk menyelesaikan masalah-masalah lain yang
masih ada.
• Gunakan “Diagram Pareto” sebagai alat bantu untuk
menentukan prioritas masalah.

27
Checksheet
• Tujuan : Mencatat frekuensi suatu kejadian &
membantu mendeteksi pola kejadian.
• Langkah pembuatan :
1. Putuskan mengenai kategori/jenis data yang diperlukan.
2. Kembangkan format checksheet yang mudah digunakan.
3. Tentukan siapa, kapan, dimana & bagaimana data akan
dikumpulkan.
4. Kumpulkan data dengan menggunakan checksheet yang
telah dirancang tsb.
• Note :
Pastikan bahwa “si pengumpul data” benar-benar mengerti data
apa yang harus dikumpulkan & mengapa data tsb hrs dikumpulkan.

28
 Checksheet
GUDANG TENGAH – Ketidaksesuaian Data Input (barang vs
aktual)
Periode : Mg II Jan’11

6 Jan 7 Jan 8 Jan 9 Jan Total

Press 1A 7

Press 1 B 3

Press …. 8

29
Flow Chart
• Tujuan : Mengidentifikasi alur proses sehingga dapat
melihat potensi timbulnya masalah dalam proses.

• Langkah pembuatan :
1. Kenali langkah awal & akhir sesuai proses yg akan dipetakan
(ruang lingkup)
2. Petakan semua langkah pada proses
- gunakan format “aksi” (kata kerja aktif)
- Identifikasi PIC dari proses (fungsi/ dept, bukan nama
orang) & dok. yg digunakan.
- Masukkan titik-titik keputusan.
3. Atur dalam urutan/alur & tambahkan anak panah

30
Flow Chart
Start / End

Tugas / Aktivitas

Keputusan

Arah flow proses

31
 Diagram Pareto
• Tujuan : Untuk mengidentifikasi problem ataupun
penyebab yang paling dominan.

• Langkah Pembuatan :
1. Urutkan data dari yang frekuensinya paling besar ke paling kecil.
2. Hitung persentase frekuensi untuk masing-masing variable.
3. Kumulatifkan frekuensi masing-masing variable.
4. Buat diagram batang, dengan sb. x menyatakan variable (mis:
jenis problem) dan sb. y (kiri) menyatakan frekuensi dan sb. y
(kanan) menyatakan persentase kumulatif.
5. Gambarkan pula kurva kumulatif pada diagram tsb.
6. Lakukan Analisa terhadap Diagram Pareto (untuk menentukan
manakah problem / penyebab dominan).

32
 Diagram Pareto
• Hukum Pareto :
Dikenal sebagai hukum 80/20, yang menyatakan bahwa :
80% “hasil” disebabkan oleh 20% “penyebab”.

• Note :
Gunakan akal sehat --- tidak semua hal yang frekuensinya paling
tinggi merupakan hal yang paling penting. Contoh : 2 x kecelakaan
parah (misal : tangan ter-splitting) jauh lebih penting dibanding 100 x
kecelakaan kecil (misal : tergores cutter).
Prinsip utama --- mendapatkan problem / penyebab yang paling
berpengaruh.

33
Diagram Pareto

Variable Frekuensi Persentase Kumulatif 35 120%

A 20 65% 65% 30 100%

B 4 13% 77% 25
80%
20
C 3 10% 87% 60%
15
D 2 6% 94% 10
40%

E 1 3% 97% 5 20%

F 1 3% 100% 0 0%
A B C D E F
Total 31 100%

34
 Diagram Tulang Ikan ~ Fish Bone (CEDAC)

• Tujuan : untuk menganalisa berbagai kemungkinan penyebab dari

suatu problem.
• Langkah Pembuatan :
1. Nyatakan problem / efek secara jelas (tuliskan dalam kotak di ujung
kanan diagram).
2. Tentukan kategori penyebab mayor (tuliskan dalam kotak-kotak pada
ujung atas / bawah garis)  umumnya : 5M (Man, Material, Machine,
Methode, Mother Nature)*
3. Brainstorming penyebab-penyebab minor untuk setiap penyebab
mayor tersebut.
4. Identifikasi akar penyebab yang paling mungkin dan dapat
ditindaklanjuti.

* Untuk aplikasi di PRB : Man, Material, Machine, Method, Mother Nature, Measurement
35
 Kartu warna kuning : penyebab masalah.
Kartu warna biru : usulan solusi Format CEDAC

6 2
7

3
8
4

36
5
Sistem DOT

37
5 Whys
• Tujuan : untuk membantu mengidentifikasi akar masalah.
• Langkah Pembuatan :
1. Definisikan secara jelas problem / gejala yang akan dicari akar
masalahnya.
2. Tanyakan mengapa problem/gejala tsb terjadi.
3. Kemudian tanyakan lagi “mengapa” untuk setiap jawaban
yang diperoleh sampai mendapatkan akar masalah.

38
 5 Whys
Material Non Moving dalam jumlah besar
Why?
Karena pembelian material berlebih
Why?
Karena allowance berlebih untuk loss material
Why?
Karena tidak punya dasar penentuan loss

Karena tidak memperkirakan jumlah stock yang ada

Why?
Karena tidak memperhitungkan jumlah stock yang ada
Why?
Karena tidak ada catatan stock
39
 5 W + 2H
• Tujuan : untuk mengembangkan rencana perbaikan.
• Langkah Pembuatan :
1. Brainstorming / gali berbagai alternatif solusi yang mungkin
2. Pilih alternatif solusi yang akan diterapkan
3. Kembangkan rencana pelaksanaan solusi tersebut dengan tabel
5W + 2H :
o Why : Akar Masalah
o What : Solusi / apa yang akan dilakukan
o Where : Di mana akan diterapkan
o When : Kapan akan diterapkan
o Who : Siapa yang bertanggung jawab dalam penerapan solusi
o How : Bagaimana cara pelaksanaannya
o How Much: Berapa cost / biaya yang diperlukan

40
 5 W + 2H
Why What Where When Who How How Much

(Akar (Apa yang (Dimana Akan (Kapan Akan (PIC) (Bagaimana Hal (Berapa
Masalah) akan Dilakukan) Dilakukan) tsb akan biayanya)
dilakukan) dilakukan)

Kurangnya Mentraining Cutting 8 Mar’11 – Anton (Sec. -Tentukan -

pengetahuan unit head & 10 Mar’11 Head T & D) materi,
dasar staff cutting bentuk, tempat
tentang training
material -Tentukan
siapa yang
akan
ditraining
-Buat jadwal
training &
informasikan
ke peserta
training

41
Graph and Control Chart
• Tujuan : untuk menunjukkan variasi proses dan trend /
kecenderungan data.

42
Brainstorming
• Tujuan : untuk membangkitkan ide-ide sebanyak mungkin dalam
waktu sesingkat mungkin

• Pedoman dasar :
o Nyatakan issue yang akan dibahas secara jelas
o Tunjuk 1 orang untuk mencatat semua ide pada “white board /
flipchart”.
o Jumlah optimal anggota = 4 – 10 orang
o Jangan mengkritik / menghakimi ide-ide yang dilontarkan (baik
secara verbal maupun non-verbal).
o Jangan mendiskusikan atau mengevaluasi ide selama proses
brainstorming berlangsung
o Dorong setiap anggota untuk membangun ide diatas ide orang
lain.
o Gali ide sebanyak mungkin
o Setiap anggota harus diberi kesempatan yang sama

43
Brainstorming

• Note : setelah proses penggalian ide selesai, baru

lakukan klarifikasi, pengelompokan ataupun
penyortiran untuk mendapatkan suatu kesimpulan /
ide-ide pokok yang berarti.

44
10 PRINSIP
IMPROVEMENT

45
N
H
A
K
T

Y OU

46