Mata Kuliah

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

MINGGU KE 12
Pemodelan Proses, Peningkatan
Proses, dan Implementasi ERP
 Tujuan Mata Kuliah
Setelah menyelesaikan bab ini, Mahasiswa akan mampu:
• Menggunakan teknik diagram alur dasar untuk memetakan proses
bisnis
• Mengembangkan diagram rantai proses peristiwa (EPC) dari proses
bisnis dasar
• mengevaluasi nilai tambah oleh setiap langkah dalam proses bisnis
• mengembangkan saran perbaikan proses
• Menjelaskan beberapa alat utama yang digunakan dalam mengelola
proyek implementasi ERP
 Pengantar
• Alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan
proses bisnis
– Diagram alir, rantai proses peristiwa
– Tidak khusus untuk ERP
– Dapat membantu manajer mengidentifikasi elemen
proses yang dapat ditingkatkan
• Peran alat pemodelan proses dalam proyek
implementasi ERP
 Pemodelan Proses
• Proses bisnis bisa sangat kompleks
• Model proses: representasi abstrak dari suatu proses
• Alat pemodelan proses memberikan cara untuk
menggambarkan proses bisnis sehingga semua peserta
dapat memahami proses tersebut
 Pemodelan Proses

• Keuntungan model proses

– Representasi grafis biasanya lebih mudah dipahami
daripada deskripsi tertulis
– Memberikan titik awal yang baik untuk menganalisis proses
• Peserta dapat merancang dan melaksanakan perbaikan
– Mendokumentasikan proses bisnis
• Lebih mudah melatih karyawan untuk mendukung proses
bisnis
 Model Proses Flowchart
• Flow chart
– Representasi grafis dari gerakan atau aliran benda
konkret atau abstrak
– Representasi grafis yang jelas dari suatu proses dari
awal hingga akhir
– Menggunakan seperangkat simbol standar
• Proses pemetaan
– Sering digunakan secara bergantian dengan
diagram alur
– Secara khusus mengacu pada aktivitas yang terjadi
dalam ada proses bisnis
Model Proses Flowchart (lanjutan)

Gambar Simbol diagram alur dasar

 Batas Proses
• Batasan proses menetapkan:
– Aktivitas mana yang akan dimasukkan dalam proses
– Aktivitas mana yang dianggap sebagai bagian dari
lingkungan — di luar proses
• Semua proses seharusnya hanya memiliki satu titik
awal dan satu titik akhir
• Decision diamond mengajukan pertanyaan yang
bisa dijawab dengan “ya” atau “tidak”
 Perluasan Pemetaan Proses
• Pemodelan hierarki: kemampuan untuk
mendeskripsikan proses bisnis secara fleksibel
dalam detail yang lebih besar atau kurang,
tergantung pada tugas yang ada
• Perangkat lunak pemodelan yang mendukung
pemodelan hierarki
– Memberi pengguna fleksibilitas untuk berpindah
dengan mudah dari tampilan tingkat yang lebih tinggi
dan kurang mendetail ke tampilan tingkat yang lebih
rendah dan lebih mendetail
Gambar Pemodelan hierarki
 Ekstensi Pemetaan Proses (lanjutan)
• Diagram alur penerapan
– Diagram alur swimlane
– Menggambarkan anggota tim di atas
– Setiap langkah disejajarkan secara vertikal di bawah
karyawan atau tim yang sesuai
– Mengidentifikasi dengan jelas tugas setiap orang
dalam prosesnya
Gambar Penerapan, atau swimlane, diagram alir proses laporan biaya FS
Diagram Rantai Proses Acara / event-
driven process chain (EPC)
• Rantai proses peristiwa
– Hanya menggunakan dua simbol untuk mewakili
proses bisnis
– Cocok dengan logika dan struktur desain perangkat
lunak ERP SAP
– Dua struktur: acara dan fungsi
• Peristiwa: keadaan atau status dalam proses
• Fungsi: bagian dari proses di mana perubahan terjadi
Diagram Rantai Proses Acara (EPC)
(lanjutan)

Gambar Komponen EPC

 Diagram Rantai Proses Acara (EPC)
(lanjutan)
• Perangkat lunak EPC
– Menerapkan struktur acara-fungsi-acara
– Konvensi penamaan standar untuk fungsi dan acara
• Tiga jenis konektor percabangan
– DAN
– ATAU
– Eksklusif ATAU (XOR)
• Diagram EPC dasar dapat ditambah dengan
informasi tambahan
Gambar Tata letak EPC Gambar Konektor OR
dasar
Diagram Rantai Proses Acara (EPC)
(lanjutan)

Gambar Konektor AND Gambar Konektor XOR

Gambar Diagram EPC dengan elemen organisasi dan data
 Peningkatan proses
• Analisis nilai
– Setiap aktivitas dalam proses dianalisis untuk nilai
yang ditambahkannya ke produk atau layanan
– Nilai ditambahkan ditentukan dari perspektif
pelanggan
– Nilai sesungguhnya: nilai yang bersedia dibayar
pelanggan
– Nilai bisnis: nilai yang membantu perusahaan
menjalankan bisnisnya
– Tidak bernilai: aktivitas yang harus dihilangkan
 Mengevaluasi Peningkatan Proses
• Pemodelan proses dinamis mengambil diagram
alur proses dasar dan menjalankannya
– Menggunakan teknik simulasi komputer untuk
memfasilitasi evaluasi perubahan proses yang
diusulkan
• Simulasi komputer
– Menggunakan generasi berulang dari variabel acak
yang berinteraksi dengan model logis dari proses
tersebut
– Memprediksi kinerja sistem yang sebenarnya
 Alat Alur Kerja ERP
• Alur Kerja alat
– Program perangkat lunak yang mengotomatiskan pelaksanaan
proses bisnis dan menangani semua aspek proses, termasuk:
• Alur proses (langkah logis dalam proses bisnis)
• Orang yang terlibat (organisasi)
• Efek (proses informasi)
• Perangkat lunak ERP menyediakan sistem manajemen alur
kerja
– Mendukung dan mempercepat proses bisnis
 Alat Alur Kerja ERP
• Tugas alur kerja: tautan yang dapat menyertakan informasi
dasar, catatan, dokumen, dan tautan langsung ke transaksi
bisnis
• Sistem SAP dapat:
– Pantau tugas alur kerja
– Jika tugas tidak selesai tepat waktu, otomatis bisa melakukan
berbagai tindakan
Gambar Layar SAP ERP Workflow Builder
Gambar Tempat Kerja Bisnis Manajer dengan tugas alur kerja
 Alat Alur Kerja ERP (lanjutan)
• Alur kerja menyediakan sejumlah fitur yang
berguna
– Karyawan dapat melacak kemajuan tugas alur kerja
– Sistem dapat diprogram untuk mengirimkan
pengingat kepada karyawan yang bertanggung
jawab atas suatu tugas
– Untuk proses sporadis, alat alur kerja adalah cara
yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas proses
 Biaya dan Manfaat Sistem ERP
• Implementasi ERP itu mahal
• Biaya implementasi ERP
– Biaya lisensi perangkat lunak
– Biaya konsultasi
– Waktu anggota tim proyek
– Pelatihan karyawan
– Kehilangan produktivitas
 Biaya dan Manfaat Sistem ERP
(lanjutan)
• Perusahaan harus mengidentifikasi keuntungan
finansial yang signifikan yang akan dihasilkan oleh
sistem ERP
• Satu-satunya cara perusahaan dapat menghemat
uang dengan sistem ERP adalah dengan
menggunakannya untuk mendukung proses bisnis
yang lebih efisien dan efektif
• Perusahaan harus mengelola transfer data dari
sistem komputer lama ke sistem ERP baru
 Implementasi dan Manajemen
Perubahan
• Tantangan utama bukanlah dalam mengelola
teknologi, tetapi dalam mengelola manusia
• Sistem ERP mengubah cara orang bekerja
– Agar efektif, perubahan mungkin harus dramatis
– Proses bisnis yang lebih efektif membutuhkan lebih
sedikit orang
– Beberapa karyawan mungkin dieliminasi dari
pekerjaan mereka saat ini
 Implementasi dan Manajemen
Perubahan (lanjutan)
Manajemen perubahan organisasi
• mengelola aspek perilaku manusia dari perubahan
organisasi
• Jika implementasi ERP adalah proyek yang
dipaksakan pada karyawan, mereka akan
menolaknya
• Ketika karyawan berkontribusi pada perubahan
proses, mereka memiliki rasa kepemilikan dan
kemungkinan besar akan mendukung perubahan
tersebut
 Alat Implementasi
• Banyak alat tersedia untuk membantu mengelola
proyek implementasi
– Contoh: pemetaan proses
• SAP menyediakan alat Manajer Solusi
– Membantu perusahaan mengelola implementasi SAP
ERP
• Di Solution Manager, proyek implementasi ERP
disajikan dalam Roadmap Implementasi lima fase:
– Persiapan Proyek (15 hingga 20 hari)
– Cetak Biru Bisnis (25 hingga 40 hari)
– Realisasi (55 hingga 80 hari)
– Persiapan Akhir (35 hingga 55 hari)
– Go Live dan Dukungan (20 hingga 24 hari)
Gambar Roadmap Implementasi di Solution Manager
 Alat Implementasi (lanjutan)
• Persiapan Proyek
– Mengorganisir tim teknis
– Mendefinisikan lanskap sistem
– Memilih vendor hardware dan database
– Mendefinisikan ruang lingkup proyek
• Cetak Biru Bisnis
– Menghasilkan dokumentasi terperinci dari
persyaratan proses bisnis perusahaan
 Alat Implementasi (lanjutan)
• Realisasi
– Anggota tim proyek bekerja dengan konsultan untuk
mengkonfigurasi perangkat lunak ERP dalam sistem
pengembangan
• Persiapan Akhir
– Menguji hasil sistem untuk proses bisnis penting
– Menyiapkan meja bantuan untuk pengguna akhir
– Menyiapkan pengoperasian sistem Produksi dan
mentransfer data dari sistem lama
– Melakukan pelatihan pengguna akhir
– Mengatur tanggal Go Live
 Alat Implementasi (lanjutan)
• Siarkan Langsung dan Dukung
– Perusahaan mulai menggunakan sistem ERP baru
– Pemantauan sistem sangat penting agar perubahan
dapat dilakukan dengan cepat jika kinerja sistem
tidak memuaskan
– Penting untuk menetapkan tanggal penyelesaian
proyek
 Konsep Lansekap Sistem
• SAP merekomendasikan lanskap sistem untuk
implementasi
– Tiga sistem SAP yang sepenuhnya terpisah:
• Pengembangan
• Jaminan Kualitas
• Produksi
– Direktori transportasi: lokasi file data khusus di
server
Konsep Lansekap Sistem (lanjutan)

Gambar Lansekap sistem untuk implementasi SAP ERP

 Konsep Lansekap Sistem (lanjutan)
• Development (DEV) system digunakan untuk
mengembangkan pengaturan konfigurasi dan
peningkatan khusus menggunakan kode ABAP
• Perubahan dicatat dalam direktori transport
• Perubahan diimpor ke sistem QAS
• Sistem QAS: perubahan diuji
• Semua pengaturan, program, dan perubahan yang
lulus pengujian diangkut ke sistem PROD
• Sistem PROD: digunakan oleh perusahaan untuk
menjalankan proses bisnisnya
 LINK DAN LATIHAN SOAL
• [Link]
• [Link]

• Jelaskan bagaimana penerapan teknik diagram alur

dasar untuk memetakan proses bisnis
• Jelaskan bagaimana mengembangkan diagram rantai
proses peristiwa (EPC) dari proses bisnis dasar