WAREHOUSE MANAGEMENT

Muthia Rahma Dianti, SE, BBA Hons, MM

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Memahami peran gudang dalam rantai pasok/logistik

2. Menjelaskan fungsi & aktivitas utama dalam manajemen
gudang
3. Mengenal sistem & teknologi pergudangan modern
4. Mengetahui strategi efisiensi dan pengendalian gudang
 PENGERTIAN GUDANG
Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk mem-
bantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling
rendah. Atau suatu system logistic dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk meny-
impan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk
yang disimpan dalam gudang sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi.
PERGUDANGAN
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, peny-
impanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelapo-
ran dan peralatan agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
 PENGERTIAN WAREHOUSE
MANAGEMENT

Manajemen pergudangan adalah

proses perencanaan,
pengorganisasian, dan
pengendalian aktivitas
penyimpanan barang dan material
dalam suatu gudang, untuk
memastikan aliran barang yang
efisien, akurat, dan tepat waktu.
Proses Manajemen Pergudangan
Jenis Gudang
1. Gudang Bahan Baku (Raw Material Warehouse) - Menyimpan bahan
mentah yang akan digunakan dalam proses produksi. Contoh: Kayu,
baja, bahan kimia, kain, plastik mentah.
2. Gudang Barang Jadi (Finished Goods Warehouse)- Menyimpan pro-
duk yang sudah selesai diproduksi sebelum dikirim ke distributor atau
konsumen akhir. Fungsinya untuk menstabilkan permintaan pasar dan
menjaga ketersediaan stok
3. Gudang Distribusi (Distribution Center / DC)- Tempat transit utama
sebelum barang dikirim ke berbagai titik tujuan (retail, cabang, pelang-
gan). Fokus pada kecepatan perputaran barang, bukan penyimpanan
jangka panjang.
Jenis Gudang
4. Gudang Pendingin (Cold Storage)- Menyimpan barang yang memer-
lukan suhu rendah (segar atau beku). Dilengkapi dengan pengontrol suhu
& kelembaban khusus.
5. Gudang Transit / Cross-Dock- Tempat pemindahan barang dari
kendaraan pengangkut besar ke kendaraan pengangkut kecil tanpa
proses penyimpanan lama. Tujuan: Mempercepat pengiriman dan
menghemat biaya logistik.
 FUNGSI DASAR
MANAJEMEN GUDANG

Receiving
Menerima barang.
Inspection and quality control
Melakukan pemeriksaan kebenaran barang
yang diterima, kesesuaian dengan pesanan
dan pemeriksaan spesifikasi barang
(pemeriksaan Qualitas barang).
Repackaging
Pengepakan ulang.
Put away
Menempatkan barang yang baru datang di rak
atau lokasi penempatan barang.
Storage
Menyimpan dan menjaga barang hingga diper-
 Order picking
Mengambil barang dari rak penempatan sesuai dengan permintaan
yang diterima.
Postponement
Mengepak barang di dalam box untuk kemudahan
FUNGSI DASAR dalam material handlingnya.
MANAJEMEN Packing and shipping
Melakukan pengecekan kebenaran dan kelengkapan pesanan.
GUDANG Melakukan pengepakkan barang dan membuat dokumen packing list.
Menyiapkan container untuk shipping. Menyiapkan dokumen yang
diperlukan untuk timbang dan muat kedalam truk container.
Cross-docking
Melakukan pengiriman langsung kepada pelanggan.
Replenishing
Pemesanan kembali jika stock sudah sampai batas minimum
yang ditetapkan.
PRINSIP DASAR WAREHOUSE
MANAGEMENT
1. Kualitas barang dapat diperta-
hankan
2. Barang terhindar dari kerusakan
fisik
3. Pencarian barang mudah dan
cepat
4. Barang terhindar dari pencurian
 TEKNOLOGI DALAM MANAJEMEN GUDANG
(WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM / WMS)
MANFAAT
PERGUDANGAN
1. Terjaganya kualitas dan kuantitas
2. logistik dan peralatan.
3. Tertatanya logistik dan peralatan.
4. Peningkatan
pelayanan
pendistribusian.
5. Tersedianya data dan informasi
yang lebih akurat dan aktual.
6. Kemudahan akses dalam
pengendalian dan
pengawasan.
7. Tertib administrasi.
OPERASI
PERGUDANGAN
Operasi gudang adalah kegiatan
yang
terdiri dari penerimaan barang,
penyimpanan barang dan
pengeluaran barang.
 PENERIMAAN MU-
ATAN DI GUDANG
(RECEIVING)

Bertujuan untuk
Pengadaan Penerimaan Pemeriksaan
mendapatkan
barang di gudang barang
barang

sesuai dengan pe-

sanan atau kontrak
Penyimpan Persetujuan
an barang Pembayaran
Menerima
PENYIMPANAN BARANG
barang dari
pemasok
(STORAGE)
Menyimpan
Bertujuan untuk menghindarkan barang dari kerusakan
barang siap diberikan kepada pe-
dan kehilangan sehingga
makainya jika diperlukan.

Memberikan
barangkepada
pemakai
 Nota permintaan
barang dicocokan
dengan status
persediaan
PENYERAHAN BARANG (DELIVERY)
Bertujuan untuk menjamin pengeluaran
Transaksi barang sesuai dengan permintaan
pengeluaran
pemakainya (user) baik jenis maupun
barang
jumlahnya.

Barang siap dikirim

 4 ALASAN PENTINGNYA PERGUDANGAN

1. Transportation-Pruduction Cost
2. Coordination of
Reduction
supply and demand
Gudang mempunyai peranan penting
Gudang berfungsi salah satunya adalah
di dalam proses pengendalian dan
sebagai unsur koordinasi antara
pengurangan biaya transportasi dan
penawaran dan permintaan.
produksi.

3. Production considerations
4. Marketing considerations
Proses produksi untuk barang-barang dengan
klasifikasi dan karakterisik tertentu Barang dengan tipe, klasifikasi dan
membutuhkan gudang untuk menekan biaya karakteristik tertentu menuntut
produksi. harus siap tersedia dipasar.
 CARA UNTUK MEMAKSI-
MALKAN PRODUKTIFITAS
DAN MEMINIMALKAN BIAYA
1. Penggunaan ruang secara maksi-
mum.
2. Penggunaan tenaga kerja dan per-
alatan yang efektif. Dalam manaje-
men pergudangan dibutuhkan
untuk :
a. Memilih gabungan terbaik antara
tenaga kerja dan peralatan untuk
memaksimalkan keseluruhan
pelaksanaan produktifitas.
b. Menyediakan kesiapan akses untuk
semua SKU.
c. Memindahkan barang secara efisien.
Tata Ruang Gudang
beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut :
1. Asas Jarak Terpendek- Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik
mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam
gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2. Asas Mengalirnya Kegiatan-Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang
diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang
lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu
pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan
pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni
pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama
kali dikeluarkan dari gudang.
3. Asas Memudahkan Pengawasan-Penataan ruang haruslah dapat
membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan
barang.
Tata Ruang Gudang

4. Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga
bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan
kebutuhan.

5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai
seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan
dengan pihak luar.
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang
1. Denah gudang

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak

Gudang adalah sebagai berikut :

a. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika

diperlukan.
b. Berdasarkan arah arus penerimaan, pengeluaran dan peralatan, tata
letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan
sistem:
Arus garis lurus Arus huruf U Arus huruf L
c. Pengaturan sirkulasi udara adanya sirkulasi udara yang cukup didalam
ruangantermasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan
pencahayaan.
d. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi
udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban
dan efisiensi penanganan.
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang

e. Penyimpanan khusus
• Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari
pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.
• Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari
gudang induk.
• Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup un-
tuk penyimpanan dan pemeliharaannya

2. Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudan-
gan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan
pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan
didistribusikan bila terjadi bencana
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang

3. Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang
perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana
(misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
b. Pencegahan Kebakaran
• Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
• Dipasang alat alarm kebakaran.
• Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir,
tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
c. Keamanan Gudang
• Dipagar keliling
• Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
• Petugas keamanan
Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam

kegiatan penggudangan penting dilakukan administrasi pergudangan se-
cara tertib dan benar.
Sehubungan dengan administrasi pergudangan tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada :

[Link] Penerimaan Gudang

[Link] Pengeluaran Gudang
[Link] Persediaan/Stock
[Link] permintaan Barang
[Link] Penyerahan Barang
Monitoring dan Evaluasi Gudang
1. Pemantauan, Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan
pengelolaan dan penggunaan dan peralatan untuk melihat
keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang
ditetapkan.
2. Supervisi, Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk
perbaikan serta peningkatan pelaksanaan pengelolaan dan peralatan.
3. Evaluasi, Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan
untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan,
aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan
membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.
THANK YOU