PROJECT
SCOPE
M A N AG E M E N T
KELOMPOK 2 : BLACK HORSE
ELLA ZALIAN
BAHIRA DEAN RAMADHAN
MUHAMMAD FADLAN
RIKO FERNANDO
REZKY PURNAMA SARTA
Apa itu Manajemen
Lingkup Proyek?
Banyak faktor yang terkait dengan keberhasilan
proyek, seperti keterlibatan pengguna, sudah
jelas tujuan bisnis, dan cakupan yang
dioptimalkan, adalah elemen manajemen
cakupan proyek.
CONTINUE
Manajemen ruang lingkup proyek mencakup
definisi dan pengendalian pekerjaan yang masuk
atau tidak masuk dalam proyek. Ini memastikan
pemahaman yang sama antara tim proyek dan
pemangku kepentingan tentang produk yang akan
dihasilkan dan proses yang akan digunakan. Enam
proses utamanya adalah:
CONTINUE
[Link]
01 Perencanaan
lingkup:
manajemen
Menetapkan
ruang
bagaimana
ruang lingkup dan persyaratan
proyek akan dikelola.
Pengumpulan persyaratan:
02 Mendefinisikan dan
mendokumentasikan fitur, fungsi
produk, dan proses yang digunakan.
04 Pembuatan WBS: Memecah hasil
Definisi ruang lingkup: Melibatkan tinjauan terhadap
03 rencana pengelolaan ruang lingkup, piagam proyek,
dokumen persyaratan, dan aset proses organisasi
untuk membuat pernyataan ruang lingkup. Informasi
utama proyek menjadi komponen
yang lebih kecil dan mudah dikelola.
tambahan ditambahkan seiring dengan
perkembangan persyaratan dan persetujuan
perubahan.
05 06
Validasi ruang lingkup melibatkan Pengendalian ruang lingkup melibatkan
formalisasi penerimaan hasil proyek. pengendalian perubahan terhadap lingkup
Pemangku kepentingan proyek utama, proyek secara keseluruhan
seperti pelanggan dan sponsor proyek, umur proyek—sebuah tantangan pada
memeriksa dan kemudian secara resmi banyak proyek TI.
menerima kiriman selama proses ini
[Link]
Rencana manajemen ruang lingkup
adalah bagian penting dari rencana
manajemen proyek, yang bisa berupa
informal atau formal tergantung pada
kebutuhan proyek. Ini mencakup:
• Persiapan pernyataan ruang lingkup proyek secara
rinci.
• Pembuatan WBS dengan saran, contoh, dan
sumber daya.
• Pemeliharaan dan persetujuan WBS.
• Mendapatkan penerimaan formal atas hasil proyek
yang telah selesai.
[Link]
Rencana manajemen persyaratan
mendokumentasikan bagaimana persyaratan
proyek nantinya dianalisis,
didokumentasikan, dan dikelola. Rencana
manajemen persyaratan dapat mencakup
informasi berikut:
• Bagaimana merencanakan, melacak, dan
melaporkan aktivitas persyaratan
• Bagaimana melakukan aktivitas manajemen
konfigurasi
• Bagaimana memprioritaskan persyaratan
• Cara menggunakan metrik produk
• Bagaimana melacak dan menangkap atribut
persyaratan
[Link]
Persyaratan
Pengumpulan
Langkah kedua dalam manajemen lingkup
proyek, yaitu pengumpulan persyaratan,
seringkali merupakan tahap yang paling sulit.
Konsekuensi dari ketidakdefinisian persyaratan
dengan baik adalah risiko perlu melakukan
pekerjaan ulang, yang bisa menghabiskan hingga
separuh biaya proyek, terutama pada proyek
pengembangan perangkat lunak.
CONTINUE
[Link]
Langkah selanjutnya dalam manajemen lingkup proyek
Mendefinisikan adalah memberikan definisi rinci tentang
pekerjaan yang diperlukan untuk proyek tersebut.
Ruang Lingkup Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk
keberhasilan proyek karena membantu meningkatkan
keakuratan perkiraan waktu, biaya, dan sumber daya
[Link]
Membuat Struktur
Perincian Kerja
Setelah mengumpulkan persyaratan dan menentukan
ruang lingkup, langkah selanjutnya dalam ruang
lingkup proyek manajemen adalah menciptakan
struktur rincian kerja.
Struktur rincian kerja (WBS)
adalah pengelompokan pekerjaan yang terlibat dalam suatu
proyek yang berorientasi pada penyampaian dan
menentukan totalnya cakupan.
Pendekatan untuk
Mengembangkan Struktur
Perincian Kerja
Anda dapat menggunakan
beberapa pendekatan untuk
mengembangkan WBS:
• Menggunakan pedoman • Pendekatan dari bawah ke atas
• Pendekatan analogi • Pendekatan pemetaan pikiran
• Pendekatan top-down
[Link]
Pendekatan
Analogi
Metode lain untuk membuat WBS adalah dengan
menggunakan pendekatan analogi. Dalam hal ini,
Anda memanfaatkan WBS dari proyek serupa
sebagai titik awal. Misalnya, Kim Nguyen dapat
meminta pemasok yang pernah melakukan
proyek serupa untuk membagikan WBS mereka
sebagai dasar untuk proyeknya sendiri.
CONTINUE
Ingoude Company
Pendekatan
Pemetaan
Top-Down dan
pikiran
Bottom-Up
Beberapa manajer proyek suka menggunakan pemetaan
Dua metode lain dalam menciptakan WBS adalah pikiran untuk membantu mengembangkan WBS. Seperti
pendekatan top-down dan bottom-up. yang dijelaskan dalam Bab 4 Pada pembahasan analisis
Kebanyakan manajer proyek menganggap SWOT, mind map merupakan salah satu teknik yang
pendekatan konstruksi WBS bersifat top-down digunakan cabang-cabang yang memancar dari suatu
konvensional. gagasan inti ke struktur pemikiran dan gagasan.
[Link]
Ingoude Company
Saran untuk membuat WBS • WBS harus sesuai dengan cara sebenarnya
dan kamus WBS adalah pelaksanaan proyek akan dilakukan, dengan
memberikan prioritas pada kebutuhan tim proyek.
sebagai berikut: • Melibatkan anggota tim proyek dalam
• Pastikan bahwa setiap unit kerja hanya muncul pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi
dalam satu bagian WBS. dan dukungan.
• Isi pekerjaan dari setiap item WBS adalah hasil • Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam
dari item-item WBS di bawahnya. kamus WBS untuk memastikan pemahaman yang
• Setiap unit tugas dalam WBS hanya menjadi akurat tentang ruang lingkup pekerjaan.
tanggung jawab satu orang, meskipun bisa • WBS harus fleksibel untuk mengakomodasi
melibatkan banyak orang. perubahan yang tidak terhindarkan dan tetap
mengendalikan konten pekerjaan sesuai pernyataan
ruang lingkup.
CONTINUE
[Link]
Ingoude Company
Memvalidasi Ruang Lingkup
Lingkup Pengendalian
Lingkup pengendalian melibatkan manajemen perubahan
Sulit untuk membuat pernyataan lingkup proyek pada ruang lingkup proyek, sambil mempertahankan
dan WBS yang baik untuk sebuah proyek. Bahkan tujuan dan strategi bisnis proyek. Perubahan pada ruang
lingkup proyek TI sering tidak terhindarkan dan melibatkan
lebih sulit, terutama pada proyek TI, untuk
koordinasi antara pengguna dan pengembang. Pengguna
memverifikasi ruang lingkup proyek dan
mungkin tidak pasti tentang kebutuhan layar atau
meminimalkan ruang lingkup fungsionalitas yang diperlukan, sementara pengembang
perubahan harus menafsirkan kebutuhan pengguna dan menangani
perubahan teknologi secara berkelanjutan.
Ingoude Company
Saran untuk
Meningkatkan Input
Pengguna
• Pastikan setiap proyek memiliki sponsor dari
organisasi pengguna.
• Libatkan anggota tim proyek yang berasal dari
penggunaan.
• Adakan pertemuan rutin dengan agenda yang telah
ditetapkan.
• Kirimkan produk kepada pengguna secara teratur
dan pastikan produk tersebut berfungsi dengan
baik.
• Tetap realistis dalam janji dan pastikan jadwal
proyek memberikan cukup waktu untuk
menghasilkan hasil yang berkualitas.
• Temukan pengguna dengan pengembang.
Saran untuk Mengurangi
Persyaratan yang Tidak
Lengkap dan Berubah
• Gunakan teknik seperti pembuatan prototipe dan
pemodelan kasus penggunaan untuk memahami
kebutuhan pengguna.
• Tulis semua persyaratan dengan jelas dan gunakan alat
manajemen persyaratan yang tepat.
• Buat database manajemen persyaratan untuk
mendokumentasikan dan mengendalikan persyaratan.
• Lakukan pengujian yang memadai sepanjang siklus
hidup proyek.
• Gunakan proses untuk meninjau dan menyetujui
perubahan persyaratan.
Menggunakan Perangkat
Lunak untuk Membantu
Proyek
Manajemen Lingkup
Manajer proyek dan timnya dapat menggunakan beberapa jenis perangkat
lunak untuk membantu proyek
manajemen ruang lingkup. Seperti yang ditunjukkan pada beberapa
gambar dan tabel dalam bab ini, Anda
dapat menggunakan perangkat lunak pengolah kata untuk membuat
dokumen terkait ruang lingkup, dan kebanyakan orang
menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak presentasi untuk
mengembangkan berbagai bagan, grafik, dan matriks
terkait dengan manajemen ruang lingkup. Perangkat lunak pemetaan
pikiran dapat berguna dalam mengembangkan WBS.
[Link]
Kontribusi Saya Untuk Tim
Pada Chapter 5 ini saya bertugas untuk membuat meringkas materi ,
materi ini berasal dari terjemahan dari PDF Information Technology
Project Management Kathy Schwalbe.
a. Ella Zalian
TERIMA
KASIH