Time Management

1
 Waktu

• Anda bisa menjadi bintang satu jam jika

Anda membuat setiap menit berharga

2
 Time Management

1. Hadiah (The Present)

2. 86,400
3. Apakah saya bekerja berdasarkan prioritas ?
4. Melawan kecenderungan menunda
5. Berlomba
6. Jalankan profesionalisme Anda dengan
menggunakan sebuah Agenda
7. Realistis dengan harapan
8. Apakah toples terisi penuh?
9. Keseimbangan
10. Penutup

3
1. Hadiah (The Present)
MASA LALU adalah
SEJARAH,

MASA DEPAN
merupakan MISTERI,

dan MASA SAAT INI

adalah KARUNIA.

Itulah kenapa dalam

bahasa Inggris, saat ini
disebut "The Present".
4
 Waktu adalah
Sumber Daya yang Tak Bisa
Diperbaharui
Sekali dia lewat, dia akan lewat
selamanya.
Anda tidak akan pernah
menemuinya lagi.
“We all have time to either spend or waste and it is our
decision what to do with it. But once passed, it is gone
forever.”
-- Bruce Lee
from “Zen in the Martial Arts” by Joe Hyams
5
 Bagaimana “LQ” Anda?
Leisure Quotient (Kecerdasan Kenyamanan) ?

• Kadang-kadang kita • Ini beberapa

tidak percaya bahwa contohnya:
ada banyak waktu – Melamun
– Nonton tv
kita terbuang untuk – Berpangku tangan
hal-hal yang tidak
• Apa lagi yang lain
produktif.
yang sering Anda
lakukan?

6
 2. Delapan Puluh Enam Ribu
Empat Ratus
• Anda bayangkan:
– Setiap hari uang tabungan
Anda $86,400 di
account bank Anda.
– Ada sesuatu di balik uang
tersebut.
– Anda harus menghabiskan
semuanya dalam waktu 1
hari.
– Anda tidak bisa menyisakan
uang tersebut untuk hari
esok.

7
Apa yang akan Anda
lakukan?
• Bingung?

• Anda harus pakai

semuanya, betul ?!

8
 24 jam per hari
X
60 menit per jam
X
60 detik per menit
=

86,400 Detik!
9
 Setiap Detiknya Dihitung

• Gunakan setiap detiknya di jalan yang

efisien dan produktif

• Jika Anda gagal untuk menggunakan

tabungan harian Anda, maka kerugian
adalah milik Anda.

10
 Untuk menyatakan betapa
berartinya nilai dari:
 SATU TAHUN, tanyakan pada seorang siswa yang tidak naik
kelas.
 SATU BULAN, tanyakan pada seorang ibu yang melahirkan bayi
prematur.
 SATU MINGGU, tanyakan pada seorang editor majalah mingguan.
 SATU HARI, tanyakan pada seorang pekerja harian lepas yang
harus memberi makan anaknya.
 SATU JAM, tanyakan pada seseorang yang menunggu
kedatangan kekasihnya.
 SATU MENIT, tanyakan pada seseorang yang ketinggalan kereta.
 SATU DETIK, tanyakan pada seseorang yang baru saja terhindar
dari sebuah kecelakaan.
 SATU SEPERSEPULUH DETIK, tanyakan pada seseorang yang
hanya mendapatkan medali perak di Olimpiade.

11
 3. Apakah saya bekerja
berdasarkan prioritas ?
• Seorang pakar ilmu ekonomi
Vilfredo Pareto menemukan
teori yang kemudian dikenal
sebagai Hukum 80/20
(Pareto).
– Di dalam daftar tugas,
80% tugas yang penting
terdapat pada 20% dari
seluruh daftar.

12
 Hukum Pareto

80% 20%

80%

20%

jumlah tugas kontribusi masalah

13
Bagaimana Anda memberikan prioritas atas
tugas-tugas harian berikut ini?
Tuliskan di setiap kalimat dengan memperhatikan kata-kata yang
digarisbawahi dengan pilihan :
“A” jika tugas itu merupakan prioritas utama Anda
“B” jika tugas itu merupakan prioritas kedua Anda
“C” jika tugas itu merupakan prioritas ketiga Anda

• Membeli sabun cuci.

• Membuat tugas meringkas materi training.
• Menyiapkan baju kaos untuk senam pagi besok.
• Membersihkan debu yang menempel di kaca jendela.
• Mempelajari materi training yang berkontribusi lebih dari
50% kelulusan.
• Menyiapkan janji pertemuan dengan mentor.
• Menyelesaikan laporan kunjungan ke anak perusahaan.
• Mengirim e-mail ke sahabat pena.
• Membeli sepatu olahraga.
• Membersihkan kap lampu taman.
14
 Demam “C”

• Apakah Anda pernah perhatikan:

– Bahwa Anda harus mencari-cari dimana materi-materi
training Anda terserak atau tersimpan sebelum Anda
membaca dan mempelajarinya?
– Bahwa Anda harus mengobrak-abrik almari pakaian
Anda sebelum Anda menemukan kaos yang Anda mau
pakai untuk senam pagi besok?

• Kalau ya, Anda mungkin sedang terkena

demam “C”

15
 4. Menaklukkan
Kecenderungan Menunda

• Mengapa demam “C” sering menjadi

kebiasaan umum?
– Tugas “A” mungkin :
• Harus dilakukan dengan konsentrasi
• Memerlukan waktu rutin dan lama
• Agak sulit untuk dibiasakan
• Sering muncul keraguan atau ketakutan akan gagal
• Mungkin akan menambah beban kerja dan
tanggungjawab lebih berat jika berhasil
melakukannya

16
 Itu semua karena adanya Endorphins -
hormon perasaan nyaman

• Tumbuhkan semangat untuk melakukan kegiatan, mulailah

dengan menyenangi kegiatan tersebut
• Tetapkan target untuk menyelesaikannya
• Setelah selesai menyelesaikan tugas, bahagiakan diri Anda
dengan sesuatu yang menyenangkan

• Tubuh kita memproduksi endorphins – hormon perasaan

nyaman
• Sekali Anda merasa nyaman, maka yang muncul adalah
virus kemalasan
• Tetapi jika Anda bisa melawan kemalasan, maka akan
muncul tonikum motivasi
17
 Memilah prioritas dan melawan
kecenderungan menunda
Seorang ayah memberikan sebuah sapu lidi kepada
anaknya dan memintanya untuk mematahkannya. Setelah
anaknya merasakan beratnya usaha yang dilakukan, maka
sang ayah membuka ikatan sapu, kemudian mematahkan
lidi dengan sangat mudah.

• Kita punya kecenderungan suka menunda pekerjaan

karena banyak hal, bisa karena terlalu mudah juga
karena terlalu sulit atau lama untuk dikerjakan
• Bagi-bagilah sebuah pekerjaan berat menjadi
pekerjaan-pekerjaan kecil yang lebih mudah untuk
bisa dikerjakan.
Hargai dan syukuri saat Anda telah menyelesaikan
bagian per bagian
18
 Ketakutan karena Kesuksesan dan
Kegagalan

• Kita suka menunda karena kita takut akan

KEGAGALAN.
– Adalah lebih mudah untuk menerima kegagalan pada saat baru
mengerjakan di awal tugas dibandingkan dengan menerima
kegagalan saat telah selesai mengerjakan tugas.

• Kita suka menunda karena kita takut akan

KESUKSESAN.
– Kalau saya berhasil mendapatkan nilai prestasi yang bagus di
tempat saya tugas ini, maka semua orang akan mengharapkan
saya juga mendapatkan prestasi yang sama di tempat lain.
– Jika saya berhasil masuk ke customer yang susah bayar ini,
atasan saya pasti akan memberikan banyak pekerjaan lagi
kepada saya.

19
 Jika Anda sudah terbiasa menunda suatu
pekerjaan, maka Anda sering akan cari
alasan

Anda ke PDH Anda…

“Saya belum bisa mengantarkan
tagihan invoice ke customer
karena mesin fotocopy kita
sedang rusak…”

“Saya belum bisa mengantarkan

tagihan invoice ke customer
karena tidak ada kendaraan…”

“Saya sebetulnya mau

menemani customer saya
makan malam, tapi dia call
saya sudah jam 10 malam,
saya tolak karena ganggu
tidur saya…”

20
 3M Motivasi
Manajemen Qolbu

• Mulai dari hal-

hal yang kecil
• Mulai dari diri
sendiri
• Mulai dari
sekarang
(Aa Gym)
21
 5. Berlomba
Para atlit sadar akan
fenomena bahwa
berlomba dengan
seseorang yang lebih
jago bisa meningkatkan
kemampuannya.
Efek yang sama bisa
dilakukan di dunia
belajar dan bekerja.
Anda bisa meminta
mentor Anda sebagai
‘sparring partner’
22
 Perlombaan di Ufuk Mentari Pagi
Setiap hari di belantara hutan Afrika mengawali pagi,
seekor rusa bangun. Tahu bahwa ia harus berlari lebih
cepat dari seekor singa yang tercepat, atau ia akan
terbunuh.

Setiap pagi seekor singa bangun. Tahu

bahwa ia harus mencari rusa yang paling
lambat, atau ia akan mati kelaparan.

Tidak masalah apakah Anda

seekor singa atau seekor rusa;
ketika matahari terbit, lebih baik
Anda mulai berlari.

23
 6. Jalankan profesionalisme Anda
dengan menggunakan sebuah
AGENDA
• Sebuah agenda akan September
menolong Anda dalam
hal:
– Melihat kegiatan secara
keseluruhan (whole
picture)
– Melakukan
perencanaan lebih baik
– Membuat waktu Anda
akan lebih efisien

24
 Menggunakan sebuah Agenda
secara Efektif
 Pilihlah sebuah agenda yang
Anda sukai untuk selalu Anda
bawa.
 Pada awal periode
(hari/minggu/bulan), lakukan
perencanaan rutin Anda untuk
mengetahui keseluruhan
kegiatan yang akan Anda
lakukan pada periode tersebut.
 Cukup gunakan pensil karena
sering terjadi adanya perubahan
rencana kegiatan Anda.
 Usahakan agenda Anda selalu
melekat di tangan Anda.

25
 7. Realistik (Lihat Kenyataan)

• Uji jadual Anda.

• Realistis tentang apa
yang sanggup Anda
kerjakan.
• Jangan pernah
mencoba segala
sesuatu dengan gaya
‘menyulap’
• Jangan pernah
menyerah akan gagal

26
 Aturan Main Dua ke Satu
• Untuk setiap jam yang Anda ikuti di kelas,
Anda harus paling tidak mempelajarinya
kembali selama 2 jam.

=
Perlu diketahui bahwa seorang pelatih perlu mempelajari
40 pertandingan untuk bisa mengajarkan teknik-teknik
permainan kepada timnya untuk memenangkan 1
pertandingan.
27
8. Apakah toples ini penuh?

Sesuatu hal yang penting:

…………….
……………..
....………….
…..………...
28
 Matriks Mengelola
Waktu & Tugas
Urgent Not Urgent
I II
Masalah yang Perencanaan
mendesak Pencegahan
Important Dikejar deadline Membangun hubungan
Projek Riset
Krisis
III IV
Interupsi Kegiatan yang
Not Telepon call menyenangkan
Important Meeting Buang waktu
E-mail

29
 Keseimbangan

keluarga
keluarga

belajar
belajar seimbang
seimbang pribadi
pribadi

bekerja
bekerja

30
 Jadilah “Bunny”
atau jadilah
“Kartu As”
Tetap bertahan
Terus
dan terus
dan terus
dan terus
dan terus …

31
 Tantanglah Masa Depanmu!

• Jadikan segala
sesuatu itu
sebagai
tantangan!
• Buktikan bahwa
rasa takut itu
bukan merupakan
bagian dari Anda!

32
Disiplin Waktu!
• Sarasate, seorang pemain biola
terbesar di abad XIX dari
Spanyol pernah digelari pemain
jenius oleh para kritikus musik.
• Menanggapinya, Sarasate
menjawab, “Saya jenius?
Selama tiga puluh tujuh tahun
saya berlatih empat belas jam
sehari, dan baru sekarang
mereka mengatakan saya
jenius?”
John C. Maxwell

33
This time, like all times, is
a very good one, if we but
know what to do with it.

- Ralph Waldo Emerson

34
 Aturan #1
Jika Anda tidak ambil
kesempatan di depan Anda,
maka orang lain yang akan
mengambilnya
35
 Aturan II

• Carilah putaran arah dan segera balik

arah ngak peduli sudah sejauh apapun
jalan yang telah di tempuh……… kalau
anda mau berubah

36
 Menuju Tujuan Pribadi
dan Tujuan Bersama

Team developing

Individu 2

Individu 1

Time consuming

Scope tanggungjawab Scope teamwork

Forming – Storming – Normalising – Performing

37