MENGATUR
RAPAT/PERTEMUAN
N.821100.013.01
Oleh : Ririn Komaria, [Link]
TUJUAN
• Mempersiapkan Rapat / Pertemuan
• Melaksanakan Rapat / Pertemuan
• Membuat Laporan
2
PENGERTIAN
RAPAT
• Pengertian rapat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis.
• Sedangkan pengertian rapat yang lain adalah salah satu
bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan yang ada untuk
memperoleh hasil yang disepakati bersama
3
FUNGSI
a. RAPAT
Memecahkan
Masalah
b. Menyampaikan
Informasi
c. Sebagai Forum
Demokrasi
d. Sebagai Sarana
Negoisasi
e. Sebagai sarana
penetapan Regulasi
4
PERMASALAHAN YANG TERJADI DALAM
RAPAT
a. Beberapa orang menganggap bahwa rapat itu tidak
urang penting
b. Masing – masing peserta memiliki sifat dan karakter
yang berbeda
– beda
c. Dalam membahas permasalahan terkadang bertele –
tele sehingga
tidak dapat segera diambil keputusan
d. Kurangnya persiapan dalam penyelenggaraan rapat
5
SYARAT AGAR RAPAT BERJALAN LANCAR
a. Suasana terbuka
b. Berpartisipasi penuh
c. Bimbingan dan kontrol
d. Ada argumentasi
e. Pernyataan singkat
f. Menghindari “klik” kelompok
g. Ada kesimpulan
6
PEDOMAN DALAM MEMPERSIAPKAN
RAPAT
a. WHY ? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini
untuk menentukan urgensi dari rapat tsb.
b. WHAT ? Masalah apa yang akan dibicarakan dalam
rapat. Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
c. WHO ? Siapa yang akan diundang dalam rapat? Hal ini
untuk menentukan peserta yang akan diundang.
d. WHERE ? Dimana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini
untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
e. WHEN ? Kapan rapat akan diselenggarakan ? Hal ini
untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat
7
diselenggarakan
AGENDA RAPAT
1. Tanggal, tempat dan waktu
2. Tujuan rapat
3. Nama dan jabatan yang hadir
4. Pokok bahasan rapat
5. Durasi waktu setiap pokok bahasan rapat
6. Menyebutkan tugas bacaan/informasi yang harus
dibaca/dipersiapkan dari pokok bahasan tsb
7. Agenda rapat dikirim bersama undangan rapat 7 hari
sebelum rapat dimulai
8
UNDANGAN RAPAT
1. Menggunakan tata Bahasa yang baik dan benar
2. Mengetahui permasalahan dan latar belakang
penyusunan undangan
3. Memahami aturan-aturan pembuatan surat
SYARAT UNDANGAN (RESMI) RAPAT
1. Menggunakan kop surat
2. Mencantumkan hari, tgl, dan tempat rapat serta pokok
bahasan rapat /agenda
3. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang
rapat
4. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab
9
HAL – HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGATURAN RUANG
RAPAT
Cahaya
penerangan
Ventilasi Udara
Pengaturan tempat
duduk
10
PENGATURAN TEMPAT DUDUK
1. BENTUK KONFERENSI
11
12
13
14
KONSUMSI RAPAT
• Disajikan sebelum peserta rapat duduk
• Disajikan selama rapat berlangsung
• Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil
sendiri
• Disajikan secara kombinasi
Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat
istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan
dan minuman di tempat yang telah tersedia
15
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RAPAT
• White board beserta spidol dan penghapus
• Flip Chart dengan spidol
• LCD Projector
• Sound system
• Map atau tas
• Block note dan bolpoin
• Name tag untuk peserta
• Laptop atau komputer
16
TENAGA AHLI / NARA SUMBER
Dalam rapat terkadang diperlukan tenaga ahli Dimana tenaga ahli
tersebut dipilih yang memahami tentang permasalahan yang
dihadapi perusahaan / organisasi sehingga dapat memberikan
masukan / solusi terhadap masalah yang dihadapi perusahaan /
organisasi.
17
MENGATUR BIAYA PERTEMUAN
• Biaya konsumsi, biaya sewa tempat rapat, akomodasi, transport,
honor dll
• Biaya – biaya tersebut harus dianggarkan sebelum pelaksanaan
rapat dan pimpinan Perusahaan telah menyetujuinya
• Anggaran biaya tersebut nantinya harus dipertanggungjawabkan
dengan membuat laporan disertai bukti kwitansi
18
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN
H-1 Sekretaris wajib memeriksa ulang
• Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
• Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap
peserta rapat?
• Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam
ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
• Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan
dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
• Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah
disiapkan?
• Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
19
MEMBUAT LAPORAN PERTEMUAN : 1.
•NOTULEN
Laporan pertemuan (notulen rapat) adalah : catatan tertulis ttg
pembicaraan dalam rapat
• Dengan membaca notelen diharapkan akan tergambar jalannya
rapat yg berlangsung, permasalahan-permasalahan yg dibahas
serta keputusan yg diambil.
• Notulen dapat juga sebagai acuan untuk rapat selanjutnya dalam
pemecahan masalah atau pengambilan Keputusan.
20
FUNGSI NOTULEN RAPAT
1. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya
2. Sebagai dokumen
3. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat
4. Sebagai sumber informasi bagi peserta yang absen
21
MEMBUAT LAPORAN PERTEMUAN : 2.
•LAPORAN BIAYA
Pelaksanaan rapat di dalam maupun di luar kantor, sehingga
menimbulkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan
• Biaya –biaya yg timbul tsb dilaporkan secara terperinci (dengan
melampirkan bukti kwitansi)
• Laporan penggunaan biaya ditandatangani oleh pimpinan rapat
sebagai penanggung jawab kegiatan
22
23
24