Executive Project

Management
( Tugas seorang Project Manager dan Perangkatnya dalam fungsi
control penerapan S Curve dan simulasi software MS Project )

Oleh : Dr. Ir. Pawenary, M.T.,IPM.,MPM.

Konsultan / Praktisi Project Management

Motto : 1 Hari Mengenal Dunia Project Management

Mengenal Project Management ???

Tujuan :
 [Link] konsep dasar project management dan contoh
penerapannya.
 [Link] tentang scheduling untukkebutuhan project & time
planning
 [Link] tentang Work Breakdown Strukture ( WBS ) & Kasus
Penerapannya.
 4. Mengerti tentang Tools yang digunakan di project management
 [Link] penerapan S-Curve.
 6. Contoh Aplikasi di Dunia Industri ( Software MS Project )
Ikhtisar Manajemen Proyek

Apa itu Proyek?

“Sebuah proyek adalah usaha yang dilakukan yang

memiliki awal dan akhir yang pasti untuk membuat
output yang unik”

Karakteristik Proyek:

Output yang Penguraian

Temporer secara progresif
Unik

Sebuah Sebuah
Sebuah layanan
layanan atau
Sebuah produk
produk atau Perbaikan
Perbaikan dalam
dalam Hasilnya,
Hasilnya, seperti
seperti
yang kemampuan untuk
kemampuan untuk
yang dapat berupa
dapat berupa melakukan
produk
produk atau layanan
atau layanan hasil atau dokumen
hasil atau dokumen
komponen melakukan layanan
layanan
komponen item item (misalnya,
yang
yang ada
ada (misalnya,
(misalnya, (misalnya,
(misalnya, sebuah
sebuah
lain, sebuah (misalnya, fungsi
fungsi Sebuah
lain, sebuah bisnis yang Sebuah proyek
proyek Six
Six proyek
proyek penelitian
penelitian
peningkatan bisnis yang
peningkatan daridari mendukung
mendukung produksi
produksi
Sigma
Sigma dilakukan
dilakukan yang
yang
item,
item, atau
atau item
item untuk
untuk mengurangi
mengurangi mengembangkan
mengembangkan
atau
atau
akhir; cacat);
cacat); pengetahuan
pengetahuan
akhir; distribusi);
distribusi);
 Project Management adalah BMW

BIAYA, MUTU, WAKTU

 Seperti apa proyek itu ?

 Saya bertanggung jawab dalam pembangunan pertokoan retail dipusat kota

Surabaya. Ada30 toko retail dan supermarket di kompleks tersebut. Tanggung
jawab saya adalah mengkoordinasikan pekerjaan dari berbagai kontraktor
untuk menjaga proyek selesai sesuai spesifikasi, dalam budget yang
disediakan, serta tepat waktu.

 Saya ditugaskan untuk mengepalai satu tim peneliti farmasi. Kami melakukan
trial terhadap satu obat analgesik baru untuk sebuah perusahaan farmasi.
Tanggung jawab saya adalah merancang DOE (design of experiments) dan
memastikan prosedur yang ilmiah dan legal dilaksanakan, supaya memberikan
hasil analisa statistik yang independen.

 Suatu lembaga bantuan internasional yang mempekerjakan saya, mengirim

saya ke Kamboja untuk mengorganisir pengenalan sumber-sumber multimedia
pada perguruan tinggi yang mendidik tenaga guru disana. Peranan saya cukup
kompleks. Saya harus memastikan bahwa pengadaan pembelian semua
peralatan dilaksanakan, dan dipasang ditempat tersebut. Saya juga harus
meyakinkan penerimaan dari peralatan tersebut oleh dosen dan mahasiswa
pada perguruan tinggi tersebut.
Inti dari Proyek

portofolio
Perusahaan

Program A Program B Program C

Proyek Proyek Proyek

Proyek Proyek Proyek

Proyek Proyek Proyek

Operasional
Project Manager
Tugas dan Tanggungjawab:
◦ Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul agar dapat diantisipasi secara dini.
◦ Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan keluar
◦ Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek, meliputi aspek teknis, waktu,
administrasi dan keuangan proyek
◦ Melaksanakan dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan
rencana (on track)
◦ Mengkomunikasikan dalam bentuk lisan dan tertulis (Laporan Kemajuan Pekerjaan).
◦ Seorang Project Manager harus mengontrol proyek yang ditanganinya. Proyek harus selesai sesuai dengan
budget, sesuai dengan spesifikasi, dan waktu.
◦ Proyek yang ditangani harus mempunyai return yang nyata terhadap organisasi. Taat kepada setiap
kebijakan yang di keluarkan organisasi, harus mengambil keputusan dengan wewenang yang terbatas dari
organisasi.
Construction Manager/Site Manager

Tugas dan tanggung jawab :

◦ Membuat perencanaan kegiatan operasional
pelaksanaan proyek
◦ Mengatur kegiatan operasional pelaksanaan
proyek
◦ Melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan
proyek
◦ Mengontrol pelaksanaan operasional
pelaksanaan proyek
PPIC Manager
• Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana produksi sesuai
dengan pesanan marketing.
• Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan serta melakukan
pemantauan dalam proses pembuatan contoh produk ke tangan konsumen langganan.
• Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari marketing melalui
pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi.
• Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi, penyimpanan barang di
gudang maupun yang akan didatangkan pada perusahaan sehingga saat proses produksi
yang membutuhkan bahan dasar bisa berjalan dengan lancar dan seimbang.
• Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah produksi yang
tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada konsumen bisa dilakukan secara
optimal dan cepat.
• Menjaga keseimbangan penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada mesin produksi
yang overload atau malah jarang digunakan oleh perusahaan produksi.
• Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan penyelesaian masalah
produksi.
• Memberikan informasi yang akurat dana terpercaya pada seluruh bagian karyawan
perusahaan
Procurement Manager
Tanggung jawab:

Mengembangkan dan mengelola hubungan pemasok strategis. Menetapkan sasaran / sasaran kinerja
pemasok dan memimpin proses peningkatan pemasok berkelanjutan dengan menggunakan kartu skor
standar global dan tinjauan bisnis triwulanan
Pengembangan dan implementasi strategi rantai pasokan yang mendukung tujuan unit bisnis di
bidang kualitas pemasok, ketepatan waktu pengiriman, pengurangan biaya, inventaris, dan hutang.
Memimpin kegiatan identifikasi dan seleksi pemasok baru, termasuk persyaratan penataan; ulasan
proposal; analisis nilai biaya produk dan / atau layanan pemasok; dan komunikasi hasil komparatif ke
organisasi.
Mengelola kegiatan pengadaan di seluruh siklus hidup produk lengkap mulai dari konsepsi dan
pengembangan produk hingga akhir masa pakainya. Menerapkan dan mengelola strategi yang
fleksibel dan perjanjian pertanggungjawaban material dengan pemasok untuk mendukung persyaratan
pengiriman pelanggan. Menerapkan peningkatan produktivitas melalui standardisasi, otomatisasi, dan
solusi e-procurement.
Memantau ketersediaan material dan komitmen pemasok vs. permintaan MRP, dan pastikan
keselarasan. Secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan kinerja
pemasok.
Membuat dan memelihara proses sertifikasi pemasok yang digerakkan oleh metrik yang memotivasi
pemasok untuk terus meningkatkan.
Enggineering Manager
Tugas

Bekerja sama dengan manajer lainnya untuk merencanakan serta

meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan
umum keuangan perusahaan.
Menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan se-efisien
dan se-efektif mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer
lainnya.
Mengambil keputusan penting dalam investasi dan berbagai pembiayaan
serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut.
Menghubungkan perusahaan dengan pasar keuangan, di mana perusahaan
dapat memperoleh dana dan surat berharga perusahaan dapat
diperdagangkan.
QC Manager
Tugas:

◦ Membuat perencanaan kegiatan operasional

Quality Control.
◦ Mengatur kegiatan operasional Quality Control.
◦ Melaksanakan kegiatan operasional Quality
Control.
◦ Mengontrol pelaksanaan operasional Quality
Control.
HSE Manager
Tugas:

HSE Manager harus memastikan bahwa perusahaan secara efektif melaksanakan program K3. Karena itulah, dalam prakteknya, manajer
harus mengecek prinsip plan, do, check, dan act berjalan secara efektif. Selain itu, manajer juga harus mengintegrasikan prinsip K3 ini ke
dalam praktek manajemen standar perusahaan.
Tujuan utama pelaksanaan semua program K3 dalam perushaan adalah untuk memastikan bahwa sistem K3 bekerja dengan baik.
Sehingga kerugian yang diakibatkan kecelakaan kerja dapat dihindari.
HSE Manager bukan hanya memastikan kontrol yang tepat untuk tindakan pencegahan kecelakaan di tempat kerja, namun juga
mengeluarkan kebijakan yang tepat, proses yang efektif, orang yang kompeten, budaya kerja yang benar. Sehingga semuanya
berkontribusi dalam penciptaan lingkungan kerja yang aman.
Untuk mengelola program K3 secara efektif, manajer harus melibatkan semua unsur dalam perusahaan. Penting diingat, bahwa
kesuksesan pelaksanaan program K3 ini hanya dapat dilakukan bersama semua orang. Melibatkannya secara efektif akan membuat proses
pelaksanaannya menjadi lebih dinamis dan konstruktif.
Mematuhi hukum penting, namun tetap lebih dari itu program K3 perlu dilihat sebagai bagian kinerja bisnis utama, bukan hanya tambahan
atau sekedar mematuhi peraturan yang dikeluarkan pemerintah. Untuk itu, tugas HSE manajer serta manajer lainnya perlu mengelolanya
seperti hasil bisnis lainnya, dengan melakukan langkah-langkah yang mendukung peningkatan kinerja, dengan menciptakan.
 sistem
 budaya
 praktek kerja yang aman
 evaluasi proses K3
 Faktor Dominan dalam Manajemen Proyek :
 [Link] lama proyek ini akan selesai?
 [Link] saja kegiatan-kegiatan yang kritis?
 [Link] kegiatan yang non-kritis?
 [Link] pengerjaan proyek tepat waktu, terlambat, atau lebih
cepat?
 [Link] biaya aktual yang di keluarkan sama, kurang, atau
lebih rencana budget?
 [Link] sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
mencukupi?
 [Link] proyek harus di selesaikan dalam waktu yang lebih pendek,
bagaimana mencapai nya dengan biaya yang termurah?
 Karakteristik proyek Proyek memiliki ciri-ciri:
 •Unik.
 Biasanya untuk tugas-tugas organisasi yang
tidak lazim dilihat dari ‘business as usual’. Suatu
proyek menciptakan deliverable yang unik,
berupa produk, services, ataupun hasil.
 •Spesifik.
 Proyek memiliki ‘deliverables’ yang spesifik,
serta‘due date’(bataswaktu) yang spesifik.
 •Multidisipliner.
 Proyek membutuhkan input dari orang-orang
dari keahlian yang berbeda-beda.
Mengapa di sebut proyek?

Proyek memberikan tanggung jawab

(responsibility) dan kewenangan(authority)
yang penuh bagi pencapaian tujuan
organisasi.

Tersedianya cara yang lebih baik untuk

pengelolaan proyek

Tersedianyasoftware yang dapat membantu

dalam membuat jadwal dan penyusunan
anggaran proyek
Siklus Manajemen Proyek Hidup

Sebuah siklus hidup proyek adalah serangkaian fase bahwa

proyek melewati dari tahap initiation ke tahap closure.
Siklus Manajemen Proyek Hidup

Harold - Kerzner Project Phases

Siklus Manajemen Proyek Hidup

Tahapan PMI Proyek

Siklus Manajemen Proyek Hidup

Mendapatkan Perencanaa Pengujian pasar Manajemen Dokumentasi

semua kasus n operasi risiko proyek
bisnis bersama prototyping
Perencanaan Manajemen
Mendefinisikan Sumber Daya perubahan
masalah saat ini Manusia
Manajemen
Mengapa Proyek pengelolaan operasional
dilakukan?
arus kas
Perbaikan
Riset pasar sistem
Manajemen
waktu
Studi kelayakan
 Tools Manajemen Proyek

 [Link] Chart
 [Link] Chart
 [Link] Chart
 4. Diagram Network
 5. Work Break Down Structure ( WBS )
 6. S Curve Plan
 7. S Curve Actual
 8. Progress Cost Control
1. Gantt Chart
2. Load Chart
3. Milestone Chart
4. Diagram Network
 Work Breakdown Structure (WBS) yang baik
 Memungkinkan kegiatan-kegiatan bekerja secara
independen.
 Membuat kegiatan-kegiatan dalam ukuran yang mudah
dikelola (manageable).
 Memberikan otoritas untuk melaksanakan proyek.
 Memudahkan dalam monitoring dan mengukur program.
 Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.
 Critical Path Method

Dalam melakukan proyek jarang proyek tersebut berjalan sesuai yang direncanakan. Dapat
terjadi penundaan, perubahan lingkup, dan permintaan klien yang akan memaksa untuk
mempercepat atau menunda beberap aktivitas.

1. Fast Tracking
Fast Tracking adalah proses dalam menjalankan aktivitas dalam secara pararel untuk
mengurangi waktu proyek secara keseluruhan.

2. Crashing
Mengalokasikan penambahan pekerja atau overtime untuk membuat proyek berjalan
lebih cepat.
 Critical Path Method
Forward Pass
Early Start (ES):
Waktu paling awal dari kegiatan yang akan dimulai
ES = Maximum (or Highest) EF value from immediate Predecessor(s)

Early Finish (EF):

Waktu paling awal dimana kegiatan dapat selesai
Early Finish = ES + Duration
 Critical Path Method
Backward Pass
Late Finish (LF):
Waktu terlama dimana aktivitas dapat selesai tanpa mengakibatkan penundaan pada
proyek.
LF = Minimum (or Lowest) LS value from immediate Successor(s)

Late Start (LS):

Waktu terlama dimana aktivitas dapat dimulai tanpa mengakibatkan penundaan pada
proyek.
Late Start = LF – Duration
 Critical Path Method
Free Float (FF):
Jumlah maksimum hari dari aktivitas yang dapat ditunda tanpa menunda aktifvitas lainnya.
FF = Lowest ES of successors – EF

Total Float (TF):

Jumlah maksimum hari dari aktivitas yang dapat dintunda tanpa menunda waktu proyek.
TF = LS – ES (it is also calculated by LF – EF)
 Predecessor
Predecessor adalah hubungan antar tugas/aktifitas dalam satu proyek, yang artinya jika
satu tugas/aktifitas mengalami perubahan waktu maka otomatis tugas/aktifitas yang
lainnya juga akan ikut berubah.

Hubungan Antar Tugas

Finish to Start
==> Pekerjaan '2' bisa dimula i setelah pekerjaan '1' selesai

Finish to Finish
==> Pekerjaan '1' dan '2' selesai secara bersamaan.

Start to Start
==> Pekerjaan '1' dan '2' dimulai secara bersamaan.

Start to Finish
.==> Pekerjaan '1' baru bisa selesai jika pekerjaan '2' sudah dimulai.
 Predecessor

Lag & Lead Time

Dalam pengerjaan sebuah proyek terkadang ada jeda waktu antar satu tugas ke
tugas berikutnya, bisa jadi jeda waktu atau overlap

Lag Time Lead Time

Jeda waktu antara pekerjaan Overlap waktu antara

A dengan pekerjaan B pekerjaan A dengan
pekerjaan B.
S-Curve

S-curve adalah sebuah grafik

matematikal yang menggambarkan
data kumulatif dari sebuah proyek
seperti biaya atau jam kerja yang
digambarkan terhadap

• Karena pada tahap perkembangan

proyek pada fase awal berjalan pelan.
• Lalu, ketika semakin banyak kemajuan
yang dibuat, maka perkembanga
pryek akan meningkat dengan cepat
Kenapa “S”

?
yang menciptakan kemiringan garis
keatas yang menjadi bentuk tengah
pada bagian “S”
• Lalu perkembagannya akan
membentuk dataran tinggi yang
menjadi bentuk atas pada “S”
 S-Curve (Time Cost Performance Chart)

• S Curve biasa digunakan sebagai alat pengendalian proyek guna

menjaga pelaksanaan proyek tidak menyimpang dari jadwal,
biaya, serta kemajuan prestasi fisik yang sudah direncanakan.

•S Curve atau Kurva S ini menggambarkan secara grafis kemajuan

kerja (bobot%) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap periode
waktu (minggu) pada sumbu horisontal.

•Dengan membandingkan S Curve rencana dengan S Curve aktual

akan dapat diketahui kemajuan dari pelaksanaan proyek apakah
sudah sesuai rencana, terlambat, ataupun mendahului rencana.
PRAKTEK EXCEL DAN S CURVE MANUAL
10.00 SD 12.00
CONTOH PENERAPAN

BARCHART, WBS, RAB,

BOBOT
DAN S CURVE
IMPLEMENTASI
Jam 13.00 sd 15.30

MEMBUAT MS PROJECT
HASIL MS PROJECT ( GANTT CHAT )
HASIL MS PROJECT NETWORK DIAGRAM
HASILMS PROJECT MAN POWER DAN
MATERIAL
S CURVE COST TERHADAP WAKTU
TERIMA KASIH.