BASIC WAREHOUSE
MANAGEMENT
Training document –
PERGESARAN MAKNA GUDANG
DAHULU SEKARANG
Menyimpan barang Mempermudah aliran
barang
Bisnis meningkat gudang Bisnis meningkat aliran
diperluas barang dipercepat
Gudang = beban biaya Gudang = faktor sukses
Bukan orang penting Menjadi orang penting
|
FUNGSI ORGANISASI
Warehouse merupakan tempat
Melakukan Proses penerimaan ,
penyimpanan , dan Distribusi
Spare parts ke seluruh cabang
dan customer .
Konsep dasar :
Mampu melayani customer
secara cepat , tepat dan terjamin
dengan biaya terendah .
|
DEFINISI WAREHOUSE DAN STORAGE
Warehouse :
Adalah sebuah bangunan
yang didalamnya terdapat
barang/material yang tertata
rapi yang perlu dirancang
dengan cermat dan
pemakaiannya harus
seoptimal mungkin.
Storage :
Adalah tempat penyimpanan
barang
|
FUNGSI WAREHOUSE
Fungsi warehouse adalah :
Sebagai pengaman asset atau stock barang/material
milik suatu perusahaan agar terhindar dari kemungkinan
terjadinya kerusakan akibat dua unsur, yaitu :
1. Destruktif :
seperti cuaca, suhu, benturan, kebakaran
2. Kehilangan :
akibat disengaja ataupun kelalaian
|
WAREHOUSE OPERATION
Purchasing
INCOMING HOUSE KEEPING OUT GOING
User/
Customer
• Picking
• Receiving
• QA/QI • Stock taking • Packing
Warehouse • Binning
• Relocation • QA/QC
• Distribusi
Tujuan :
- Lead Time tercepat
- Discrepancy kecil >>> 0
- Man Power optimal
|
1.1 Receiving
Proses penerimaan parts/material di warehouse dari
hasil purchasing ke supplier, baik parts tsb untuk
stock maupun ex Emergency Order.
Objective :
• Parts dari supplier dapat dijamin kesesuaiannya
dengan dokumen PO dan Invoicenya
• Status On the way/intransit menjadi Under binning
• Lead time proses parts menjadi Stock On Hand bisa
terjamin ketepatannya.
Yang harus dilakukan saat proses receiving adalah :
• Menerima barang dalam bentuk case yg disertai dokumen
• Mengecek kesesuaian case dengan dokumen, jumlah dan nomer case
• Memeriksa kondisi case yang diterima dan apabila ditemukan
kejanggalan harus didokumentasikan.
• Proses updating di system (itemize)
• Checking itemize phisik parts yang diterima, baik PN, jumlah barang
maupun kondisi barang.
| 7
1.2 QA / QI
Adalah beragam aktivitas dalam proses
pemantauan kualitas barang melalui
metode pemeriksaan visual.
Proses QA / QI dilakukan dengan cara :
1. Pemeriksaan kondisi Case
Dalam proses ini harus dipastikan bahwa
casenya sesuai dng dokumen/po dan
kondisinya tidak rusak.
2. Pemeriksaan kondisi fisik barang/parts
Dalam proses ini kondisi fisik parts harus
sesuai dng jumlah di PO dan kondisi fisik
tidak cacat.
| 8
1.3 Binning
Adalah aktivitas penyimpanan
barang di warehouse dan sekaligus
mengkonfirmasikan/entry ke system.
Objective :
• Parts dilokasikan sesuai dengan
karakteristik dan sesuai dengan
nomer lokasinya.
• Status parts under binning
disystem berubah menjadi On
Hand
Procedure :
• Satu lokasi harus untuk satu item
• Lokasi parts harus sesuai dengan karakteristik parts
• System lokasi harus standard dan tercatat di system
| 9
1.4 Sistem Lokasi Parts
Tujuan :
Mempermudah pengambilan parts dari
lokasi, mendistribusikan parts yang
akan dilokasikan dan mempermudah
didalam kontrol stock parts.
Objective :
• Lokasi parts tersistematis dan urut
berdasarkan moving parts
• Semua parts punya lokasi yang jelas
• Mudah dalam penempatan dan
pengambilan parts
Prosedure penomoran lokasi
Dalam penomoran lokasi parts, pada umumnya diberikan kode
huruf dan angka yang berurutan berdasarkan standard aturan
sistem yang ada.
| 10
1.4.1 Sistem pengelompokan lokasi
Sistem penomoran lokasi dapat dikelompokan
menjadi empat group sbb : Lajur/Section
• Group I Baris rak didalam area
• Group II Code level didalam gudang
• Group III Lajur/section dari rak
• Goup IV Nomor kotak didalam tingkat rak
Nomor lokasi parts biasanya menggunakan kode huruf
dan angka yang berurutan, sbb :
• Alphabet : A, B, C, D dst
• Angka : 0 , 1 , 2 , 3 dst
Contoh : 101A0103 Nomor Kotak Code Level Baris rak
Group I Group II Group III Group IV
1 0 1 A 0 1 0 3
| 11
1.5 House Keeping
Adalah segala activitas yang ada di Warehouse untuk menjaga
parts yang ada di dalam warehouse agar :
1. Selalu dalam kondisi siap pakai
2. Bisa mendukung operasional di Warehouse
menjadi lebih effisien.
House Keeping dibedakan menjadi sbb :
1. Stock Taking
2. Relokasi
|
1.5.1 Relokasi
Proses pemindahan parts dari suatu
nomor lokasi ke nomor lokasi yang lain.
Latar belakang dari proses ini adalah :
1. Karena over kapasitas dalam 1 lokasi
2. Karena terjadi pengurangan stock
(Down Sizing)
3. Perpindahan warehouse
Objective :
1. Agar parts tersimpan pada lokasi yang
semestinya
2. Mendukung operational di warehouse
menjadi lebih effisien.
|
1.5.2 Stock Taking
Adalah aktivitas pencocokan jumlah phisik parts di
warehouse dengan jumlah parts yang ada di
system.
Proses Stock Taking dibedakan menjadi 2 macam,
yaitu :
[Link] Stock Taking :
proses stock taking berdasarkan rank parts/frekwensi pemakaian parts dalam
satu tahun.
Frekwensi Schedule Stock Taking sbb :
Frekwensi 12= Stock Taking dilakukan tiap bulan
Frekwensi 4 = Stock Taking dilakukan 3 bulanan
Frekwensi 2 = Stock Taking dilakukan 6 bulanan
Frekwensi 1 = Stock Taking dilakukan 1 tahun sekali
[Link] Stock Taking,
adalah proses stock taking yang dilakukan atas dasar kebutuhan, berdasarkan :
a. Lokasi Parts
b. Part Number
|
1.6 Out going
Outgoing adalah :
Segala activitas dalam proses
pengeluaran barang dari warehouse
berdasarkan PO NO yang ada.
Prosedur Outgoing :
• First in first out (FIFO sistem)
• Setiap pergerakan parts harus sesuai
dengan dokumen
• Setiap pergerakan parts harus dicatat
di Bin Card
• Setiap parts yg keluar harus lolos QC
dulu
|
1.7 Distribusi
Adalah proses pengiriman parts dari suatu
warehouse ke customer ataupun ke cabang
cabang .
Latar belakang dari proses distribusi adalah :
1. Adanya permintaan yang bersifat
emergency dari cabang
2. Mutasi parts untuk memenuhi stock
cabang
3. Ada order dari customer .
Objective :
1. Agar leadtime pengiriman sesuai dengan yang dijanjikan
2. Agar warehouse shipping expenses (biaya pengiriman) dapat
terkendali .
|
FRGT TY AIR SEA FREIGHT LAND
ORD TY FREIGHT REGULAR CEPAT TRANSIT REGULAR CEPAT
U/C, GET
PILIH YANG LEBIH EFEKTIF & EFISIEN
ACCU, FILTER OPTIONAL
NISSAN
83XXXXXXXX OPTIONAL
W < 60 Kg
Non: UC, GET OPTIONAL
84XXXXXXXX ACCU, FILTER,
NISSAN
98XXXXXXXX OPTIONAL
|
WHAT TO DO ABOUT THE WAREHOUSE ?
• Too many people
• Excessive material handling
• Inventory inaccuracies
• No space !!! Need to Expand !!!
| 18
Lima hal yang bisa dilakukan dalam mengelola warehouse excellent
1. OPERATION 2. PEOPLE
5.
INFRASTRUCTU 3. TOOLS
RE
4. COUNTINOUS
IMPROVEMENT
| 19
1 Operations
Apa itu operations?
▪ Seluruh proses yang terkait dari menerima order customer hingga order dikirim
ke customer
Apa saja elemen dari operations?
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Receiving: QI: Binning: Picking: QC: Shipping: PST:
▪ Menerima ▪ Memeriksa ▪ Menyimpan ▪ Mengambil ▪ Memeriksa ▪ Mengepak ▪ Melakukan
barang dari dan barang barang dari dan barang dan PST secara
kendaraan konfirmasi yang bin mengkonfir- serah rutin
delivery kualitas dan diterima ke berdasar- masi terima ▪ Menjalankan
▪ Memeriksa kuantitas bin yang kan request kualitas dan barang ke audit binning
dan barang yang sesuai dari kuantitas truk delivery dan picking
konfirmasi datang (QI) customer/ barang ▪ Memonitor dan
memberikan
kualitas dan cabang lain yang di-
tanda pada bin
kuantitas case picking
yang telah
(QC)
kosong
Mengapa operations itu penting?
▪ Operations mencakup proses end-to-end atas fulfillment order customer, sehingga improvement pada operations akan dirasakan
langsung oleh customer
| 20
2 People
Apa itu people?
▪ Seluruh aspek yang memastikan setiap karyawan mengetahui dan mampu melakukan tugas
mereka
Apa saja elemen dari people?
2.1 Roles and responsibility:
▪ Mengetahui posisi tiap karyawan dalam organisasi
▪ Memahami bagaimana setiap posisi berfungsi dan
berinteraksi dengan posisi lainnya
2.2 Manning:
▪ Menentukan angka minimal staf yang diperlukan
2.3 Capability building:
▪ Memetakan kompetensi tiap karyawan dan
selanjutnya menutup celah kompetensi yang
ditemukan
Mengapa people itu penting?
▪ Pendorong implementasi frontline operations excellence
adalah orang yang memahami pekerjaan mereka dan
mampu melaksanakannya dengan baik
| 21
3 Tools
Apa yang dimaksud dengan tools?
▪ Perlengkapan fisik/ tools yang digunakan operator untuk melakukan pekerjaan secara
efektif
What are the elements of tools?
Standarisasi tools:
▪ Daftar tools yang distandarisasi dalam berbagai proses
operasional Warehouse
Mengapa tool menjadi penting?
▪ Penggunaan tools yang tepat untuk pekerjaan dan
tersedia pada waktu yang tepat akan membantu
mempermudah pelaksanaan tugas.
| 22
4 Continuous improvement
Apa yang dimaksud dengan continuous improvement?
▪ Suatu sistem manajemen kinerja yang bertujuan meningkatkan kinerja operasional secara
berkelanjutan
Apa saja elemen dari continuous improvement?
4.1 Dashboard KPI:
▪ Memahami kinerja saat ini melalui dashboard KPI dan
rencana kerja ke depan
▪ Menyelaraskan persepsi perusahaan dan customer
mengenai kinerja perusahaan mengenai service level
4.2 Weekly parts meeting:
▪ Mereview kinerja parts operations, menganalisis
penyebab-penyebab utama tidak tercapainya target
kinerja dan menyelesaikan masalah serta menetapkan
target baru yang lebih baik
Mengapa continuous improvement menjadi penting?
▪ Dimensi continuous improvement menjamin seluruh individu
memahami kinerjanya saat ini berikut penyebab-penyebab
utama tidak tercapainya target kinerja kemudian
menyelesaikan masalah-masalah kinerja yang ada
| 23
5 Infrastructure
Apa itu infrastruktur?
▪ Aspek dari rancangan warehouse yang mempengaruhi bagaimana sebuah warehouse
dioperasikan
Apa saja elemen dari infrastruktur?
5.1 Warehouse area:
▪ Menentukan area warehouse yang diperlukan
5.2 Layout / configurations:
▪ Rancangan tata ruang warehouse untuk mempromosikan
efisiensi kerja yang lebih tinggi
5.3 Facilities:
▪ Fasilitas yang diperlukan untuk memastikan operasi yang
aman dan efisien dari sebuah warehouse
Mengapa infrastruktur itu penting?
▪ Memiliki infrastruktur yang bagus memungkinkan operasi
warehouse yang lancar dan efisien
| 24
TERIMA KASIH
| 25