Software ERP
Apriyani, ST., MT.
Jenis-Jenis Pengembangan ERP Software
Ada beberapa jenis pengembangan ERP
yang sedang tren di pasaran saat ini.
• On Premise ERP
• Cloud ERP
• Hybrid ERP
On Premise ERP
• Ini disebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang secara lokal
di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Jadi, perusahaan mengelola
sistem ERP ini secara in-house.
• Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli
perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus
mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem
tersebut. Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak upaya, karena
tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai
penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.
• Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional masih banyak diminati
karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri sehingga
memastikan keamanan. Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk penyesuaian
dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP konvensional
biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.
Cloud ERP
• Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang memungkinkan
perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor ERP
bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend.
Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari
browser.
• Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya investasi ERP
konvensional. Akan tetapi, penggunanya dikenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang
harus dibayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP ini lebih populer di
kalangan bisnis berskala kecil dan menengah.
Kelebihan Cloud ERP
• Deployment yang Lebih Cepat
Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu
membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur TI. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya
hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.
• Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala
Sistem ERP berbasis Cloud terus ditingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa selalu menggunakan
sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan sistem ERP konvensional,
maka update dan upgrade harus dilakukan dengan menghapus penyesuaian yang telah digunakan sebelumnya.
• Mobilitas Tingkat Tinggi
Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini
berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang didukung. Anda tidak perlu datang
ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau
tablet Anda.
Hybrid ERP
• Hybrid ERP merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP
jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem
ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya. Selain memisahkan fungsi antara
ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk
mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.
Software ERP
Ada banyak software ERP yang ada di market, • Market share software ERP secara global
antara lain:
SAP masih mendominasi market ERP secara
global
sumber: [Link]
Global vs Lokal ERP
Secara umum software ERP dapat dikategorikan menjadi 3:
• Tier 1 ERP Software
• Tier 2 ERP Software
• Tier 3 ERP Software
Tier 1 Software ERP
Software ERP seperti SAP Enterprise, Oracle dan Infor adalah global software yang dirancang untuk melayani kebutuhan ‘company besar' - bisnis
kompleks besar yang memiliki banyak departemen, bisnis global, dan struktur operasional yang sering rumit.
Memiliki nilai investasi yang tinggi (hingga puluhan juta dolar) dengan waktu implementasi yang cukup lama (antara 2-3 tahun), biasanya melibatkan
pendekatan yang dipimpin oleh konsultan.
Contoh perusahaan yang mengimplementasi ERP tier 1: Instansi pemerintah, bank, maskapai penerbangan, dan perusahaan multi-nasional.
Tier 2 Software ERP
Secara jumlah pelanggan potensial merupakan yang terbesar dari semua tingkatan.
Dibandingkan Tier 1, software ERP di tier 2 lebih sederhana dan lebih murah secara harga, dan dapat mencakup paket solusi ERP lengkap hingga
modul yang sangat spesifik untuk suatu jenis industri.
Ditargetkan untuk perusahaan menengah yang berjumlah lebih dari <1.000 perusahaan, tingkat kerumitan dapat sangat bervariasi di sini, itulah alas
an banyak pemain (vendor) ERP yang berada pada kategori ini.
Paket dalam tier ini akan berkisar dari 30rb hingga <1 juta dolar.
Contoh: Intact iQ, Sage X3, MS Dynamics Nav, Sap Business One dll.
Tier 3 Software ERP
Contoh Intact Xline, TAS Books, Quickbooks, Sage 50
Software ERP pada Tier 3 ini biasanya yangdipilih oleh UKM di berbagai spektrum industri yang luas.
Fungsionalitas cenderung standar dan proses disesuaikan untuk memenuhi fungsi perangkat lunak.
Software ini umumnya dirancang untuk pelanggan situs tunggal, cenderung memiliki kurang dari 10 pengguna dan secara umum memiliki kebutuhan
yang kurang menuntut.
Perusahaan yang memilih solusi ini akan bekerja bersama dengan pemasok lokal, nilai investasi berkisar 500 hingga 30rb dolar.
Belakangan ini, teknologi baru dan pemain di pasar agak mengaburkan garis-garis ini.
Misalnya, Intact Xline, menambahkan produk baru yang berada di antara Tier 2 dan 3. Ini dirancang untuk bisnis skala kecil hingga menengah dari
jenis bisnis pemilik bisnis tunggal hingga multi-cabang, multi-lokasi, multi-mata uang organisasi, dan menyediakan akses ke teknologi baru untuk
ekonomi digital tetapi tidak cukup sejauh solusi ERP penuh, tidak seperti Intact iQ.
Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih ERP
Software
• Kebutuhan bisnis Anda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda
dari perusahaan lain. ERP software yang baik dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Pastikan Anda
memahami apa saja tantangan yang dihadapi bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari ERP. Jelaskan seluruh
kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya Anda mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi dan fitur-
fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Pengalaman vendor
Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP
untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi? Minta
testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang
mereka dapatkan semenjak menggunakan ERP software (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang
mereka dapatkan dari vendor).
• Dukungan dari vendor
Ketika Anda berbicara dengan vendor ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang dukungan apa saja yang mereka
berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis
kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi, pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi.
Pastikan bahwa vendor Anda dapat dengan mudah dihubungi ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah atau
ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.
Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih ERP
Software
• Kemudahan integrasi dan kustomisasi
ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan menyesuaikannya. Anda
mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah
sewaktu-waktu. Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis
Anda semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa ERP yang Anda pilih dapat
dengan mudah disesuaikan dengan skala bisnis Anda.
• Proses implementasi
Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih ERP adalah durasi implementasinya. Lama
implementasi biasanya tergantung pada seberapa banyak penyesuaian yang perlu dilakukan. Semakin banyak
penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat
dan sederhana dibandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi, pikirkan dengan baik jenis deployment ERP
mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.
Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan ERP?
• Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya sekarang
adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan ERP? Berikut ini adalah
beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk
menggunakan sistem ERP secepatnya.
• Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya sudah tidak dilakukan secara
manual
• Anda tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis
• Anda bekerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
• Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang telah Anda terapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun,
tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
• Anda tidak dapat memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
• Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan
efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda
• Staf Anda tidak dapat dengan mudah berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain
• Anda tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis penting saat berada di luar kantor
• Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam
mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda