BKN Click to edit Master title

style
Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

Click to edit Master subtitle style

ANALISIS BEBAN KERJA
 MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS • NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
DAN JABATAN JABATAN • IKHTISAR JABATAN
FUNGSI • URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

KEBUTUHAN
PETA JABATAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
ANALISIS BEBAN KERJA
 KEGUNAAN

 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban
kerja
 Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
 Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit
yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai;
 Bahan penentuan kebutuhan diklat
 METODE ABK
KUESIONER

 Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

 Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA

 Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas

tambahan
 Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

 Lembar observasi (check list)

 Lokasi tempat kerja.
 STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

 Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

 Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
 PENDEKATAN ABK
1 HASIL KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang
dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari

Beban Kerja 200 Data

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
 LANJUTAN…
2 OBJEK KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang
harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari

Objek Kerja 80 Pasien

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
 LANJUTAN…
3 PERALATAN KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya.
Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis

20 Bis 20 Bis 20 Bis

K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
 LANJUTAN…
4 TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada

jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja
dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
 METODE TUGAS PER TUGAS

1 URAIAN TUGAS

Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what),

bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan

menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor,
antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
 LANJUTAN…

3 WAKTU KERJA EFEKTIF

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit

Pola 5 Hari Kerja :

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit
 LANJUTAN…

4 VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam

waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan

JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja

=
PER JABATAN Waktu Kerja Efektif
 FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Pegawai
Waktu Beban/
Hasil Penyele- Yg
No Uraian Tugas Kerja Volume Ket.
Kerja saian Dibu-
Efektif Kerja
Rata2 tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 PETUNJUK PENGISIAN

U RAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg
tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran
secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu
kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara
mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why)

Uraian Tugas
Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara
secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam
satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 PETUNJUK PENGISIAN

U RAIAN KETERANGAN
Waktu
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian
Penyelesaian
suatu tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif =
Efektif 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun
72000 menit
Beban/Volume Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
Kerja bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan
Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di
lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Waktu Volu-
Waktu Pegawai Yg
Hasil Penye- me/
No Uraian Tugas Kerja Dibutuh- Ket
Kerja lesaian Beban
Efektif kan
Rata2 Kerja
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
Laporan 72.000 600
1 Pusat dan Daerah sesuai dengan 15 menit 0,125
Checklist menit Instansi
format formulir yang ditentukan
agar data akurat
 CONTOH (2)
BKN Click to edit Master title
style
Badan Kepegawaian Negara

Waktu Volu-
Waktu Pegawai
Hasil Penye- me/
No Uraian Tugas Kerja Yg Dibutuh Ket
Kerja lesaian Beban
Efektif -kan
Rata2 Kerja
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan
oleh Instansi Pusat dan
Daerah dengan cara 600
Rekap 72.000
2 mengelompokkan sesuai 30 menit Instan 0,250
Data menit
dengan instansi dan si
jabatannya agar
memudahkan dalam
pencarian data
Mengolah data usulan formasi Informas
600
berdasarkan jenis jabatan i per 72.000
3 45 menit Instan 0,375
untuk membuat bahan Jenis menit
si
pertimbangan Click to edit Master subtitle style
Jabatan
 CONTOH (3)
Waktu Volu-
Waktu Pegawai Yg
Hasil Penye- me/
No Uraian Tugas Kerja Dibutuh- Ket
Kerja lesaian Beban
Efektif kan
Rata2 Kerja

Memberikan informasi yang

dibutuhkan Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data usul
formasi sebagai bahan 72.000 600
4 Laporan 45 menit 0,375
pembuatan kebijakan formasi menit Instansi
dan pertimbangan alokasi
tambahan formasi pegawai
Instansi Pusat dan Daerah

Membuat konsep pertimbangan

Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi pegawai Draft
3.000 72.000
5 Instansi Pusat dan Daerah Pertim- 1 0,042
menit menit
berdasarkan data usul formasi bangan
sebagai bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN
 CONTOH (4)
Waktu Volu-
Waktu Pegawai Yg
Hasil Penye- me/
No Uraian Tugas Kerja Dibutuh- Ket
Kerja lesaian Beban
Efektif kan
Rata2 Kerja

Membuat laporan statistik

mingguan mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan 1.500
6 Laporan 60 menit 1 0,040
Daerah berdasarkan data usul menit
formasi untuk diserahkan kepada
atasan langsung

Memelihara database formasi

pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui dan 6.000
7 Kegiatan 30 menit 1 0,005
memproteksi data agar tetap menit
akurat dan terjaga
kerahasiaannya

Melaksanakan tugas kedinasan

lain yang diperintahkan oleh
8 atasan baik lisan maupun tertulis Kegiatan 30 menit 300 menit 3 Tugas 0,300
untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
Jumlah 1,512
 TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ

=
Jabatan Σ PJ x WKE

Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50
 TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT