Modul 7

Perencanaan Penerapan
SMM
 Perencanaan Penerapan SMM

1. Komitmen Manajemen
2. Penunjukan Wakil Manajemen
3. Pembentukan Tim ISO
4. Struktur Organisasi
5. Membangun SMM
6. Audit Mutu Internal SMM
7. Tinjuan Manajemen
8. Sertifikasi ISO 9001:2000
 Perencanaan Penerapan SMM
1. Komitmen Manajemen
Manajemen puncak harus memberi bukti
komitmennya pada penyusunan dan
implementasi SMM serta perbaikan
berkesinambungan dan keefektifannya
dengan cara melakukan hal-hal seperti
berikut:
 Perencanaan Penerapan SMM
1. Komitmen Manajemen
bukti komitmen :
[Link] kepada seluruh karyawan tentang
pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan
pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
[Link] kebijakan mutu Badan Usaha serta
menjalankannya
[Link] penetapan sasaran mutu yang dijalankan
secara konsisten.
[Link] tinjauan manajemen secara berkala.
[Link] tersediannya sumber daya.
 Perencanaan Penerapan SMM
2. Penunjukan Wakil Manajemen
• Bukti komitmen dengan menunjuk seseorang wakil
manajemen (WM).
• Direksi memberi wewenang kepada WM untuk
mengelola, memantau, mengevaluasi dan
mengkoordinasikan SMM di lapangan
• Bertujuan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan
yang efektif dan efisien penerapan SMM.
• WM hendaknya melaporkan masalah yang berkaitan
dengan SMM kepada direksi dan berkomunikasi dengan
pelanggan dan pihak yang berkepentingan
 Perencanaan Penerapan SMM
2. Penunjukan Wakil Manajemen
• Penunjukan seorang wakil manajemen haruslah
orang yang tepat
• Sebaiknya WM adalah personil yang mempunyai
akses komunikasi langsung dengan direksi.
• Dengan demikian pelaksanaan tugas WM tidak
mengalami hambatan sehingga target dan
sasarannya tercapai.
• WM itu dapat ditunjuk dari pejabat direktur operasi,
Direktur Utama atau Direktur Teknik
 Perencanaan Penerapan SMM
3. Pembentukan Tim ISO
Pembentukan tim ISO yang terdidi dari:
• Seorang wakil manajemen (WM)
• Seorang panel audit yang bertugas
mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu
Internal Badan Usaha.
• Seorang pusat pengendali dokumen,
• Personil wakil dari tiap-tiap bagian
• calon auditor internal
 Perencanaan Penerapan SMM
4. Struktur Organisasi

1. Bagian Struktur Organisai

2. Wewenang dan Tanggung Jawab
 Perencanaan Penerapan SMM
5. Membangun SMM

1. Pelatihan Pemahaman SMM bagi

Manajemen dan Karyawan
2. Menyusun Dokumen SMM
3. Sosialisasi Dokumen SMM
4. Penerapan Dokumen
5. Pengendalian Rekaman
 Perencanaan Penerapan SMM 5. Membangun SMM
(1)Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan
• Sejarah SMM
• Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan
manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan
system manajemen mutu, criteria, tanggung jawab dari wakil
manajemen (WM).
• Pejelasan delapan prinsip manajemen mutu.
• Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Badan Usaha
• Klausul-klausul yang terdapat dalam ISO 9001:2000
• Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO
9001:2000
• Penjelsan mengenai sertifikasi SMM
• Metode dan teknik pemelihraan SMM
• Metode evaluasi peningkatan penerapan SMM
 Perencanaan Penerapan SMM 5. Membangun SMM
(1)Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan
Sedangkan pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2000 bagi tim ISO dan
personil inti Badan Usaha memberikan pemahaman mengenai:
• Sejarah SMM
• Pengertian mutu bagi penyedia jasa konstruksi (konsultan atau
kontraktor), jaminan mutu bagi pengguna jasa dan biaya mutu bagi
jasa konstruksi.
• Pengertian system mutu bagi penyedia jasa, pengendalian mutu san
proses inspeksi proyek.
• Penjelasan 8 prinsip manajemen mutu (lihat atas)
• Penggambaran peta proses bisnis dan interaksinya,
• Pemahaman klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000
dan keterkaitan dengan proses kerja yang ada di tiap bagian.
• .
 Perencanaan Penerapan SMM 5. Membangun SMM
(1)Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan
Sedangkan pelatihan pemahaman SMM ISO 9001:2000 bagi tim ISO dan
personil inti Badan Usaha memberikan pemahaman mengenai:
• Penjelasan mengenai alasan dasar mendokumentasikan SMM
• Cara dan metode serta persyaratan dalam membuat dan
mendokumentasikan SMM
• Penjelsan bagaimana cara dan metode penulisan manual mutu, prosedur
kerja, instruksi kerja dan rekaman sesuai dengan persyaratan SMM
• Penjelasan mengenai metide pengendalian dokumen system mutu, yang
dimulai dengan penjelasan cara membuat, mendistribusikan,
menyimpan, merevisi, memelihara dan menghancurkannya
• Penjelasan mengenai penjelasan cara mengendalikan rekaman kerja,
dimulai dengan bagaimana menyimpan, memelihara dan menetukan
masa simpan serta aturan penghancurannya.
 5. Membangun SMM
Perencanaan Penerapan SMM,

(2) Menyusun Dokumen SMM

Penyusunan dokumen system mutu (DSM) :
• Manual Mutu, adalah dokumen system manajemen mutu
(SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Badan Usaha
secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan SMM,
termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang ditetapkan oleh
direksi Badan Usaha
• Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan
langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam satu proses
tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Badan Usaha.
Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap
pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi
kegiatan bisnis Badan Usaha.
 5. Membangun SMM
Perencanaan Penerapan SMM,

(2) Menyusun Dokumen SMM

Penyusunan dokumen system mutu (DSM) :
• Instruksi Kerja, adalah dokueman SMM level-3 yang sifatnya
untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja
yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang terlibat atau
yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Badan
Usaha. Instruksi kerja pada umumnya di buat untuk mengindari atau
mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
• Rekaman, adalah bukti kerja (avidane) yang merupakan kegiatan
dati dokumen SMM, dapat dikatakan sebagai dokumen level-4.
Rekaman dapat berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir, daftar
periksa, hasil uji dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang
harus diatur dan dikendalikan secara sendiri
Level Dokumen Persyaratan Dokumen Badan Usaha
1 Kebijakan mutu - Visi dan misi
Sasaran mutu - Kebijakan mutu
Manual mutu - Sasaran mutu
- Manual mutu
2 Prosedur - Akte pendirian badan usaha
- Peraturan badan usaha
- Surat keputusan direksi
- Prosedur-prosedur kerja
3 Instruksi kerja - Surat edaran direksi
- Petunjuk pelaksanaan
- Spesifikasi teknis
- Gambar kerja
- Peraturan standar produk
- Peraturan dan perundang-undangan
terkait
- Instruksi
4 Rekaman - Arsip surat menyurat
- Berita acara
- Gambar hasil kerja
- Daftar periksa
- Laporan hasil uji dan test
- Laporan proyek
 5. Membangun SMM
Perencanaan Penerapan SMM,

(2) Menyusun Dokumen SMM

Prosedur Pengendalian Dokumen dan Prosedur

Penegndalian Rekaman.
• Manual mutu:
• Prosedur:
• Isntruksi kerja:
 5. Membangun SMM
Perencanaan Penerapan SMM,

(2) Menyusun Dokumen SMM

Uraian kegiatan pengendalian dokumen seperti dijelaskan

di bawah ini:
• Penerbitan dan persetujuan
• Peninjauan ulang dan persetujuan ulang
• Identifikasi status perubahan dan revisi.
• Pengendalian
• Kodifikasi
• Dokumen external
• Dokumen using (obsolat)
 Perencanaan Penerapan SMM, 5. Membangun SMM
(3) Sosialisasi Dokumen SMM

• Isi
• Objek
• Cara
• Waktu
 Perencanaan Penerapan SMM, 5. Membangun SMM
(4) Penerapan Dokumen
[Link] kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
[Link] dan memutahirkan seperlunya serta menyetujui ulang
dokumen
[Link] perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan
dokumen.
[Link] versi yang relelvan dengan dokumen yang berlaku telah
tersedia ditempat pemakaian.
[Link] dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
[Link] bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali
dan oendistribusian dapat dikendalikan.
[Link] pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja
lengkap dengan penjeladan identifikasi sesuai dokumen tersebut,
apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
 Perencanaan Penerapan SMM, 5. Membangun SMM
(5) Pengendalian Rekaman
Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan
dan beroperasinya SMM secara efektif.
Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah
untuk diambil.
Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang
identifikasi, peyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa
simpan dan penghancuran rekaman.
Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan
operasi yang efektif wajib dibuat guna pelaksanaan
peraturan dan sertifikasi dan perbaiakan pelanggan jika
perlu.
· Intermediate Remidies · Objectives
· Future Action · Methode

ACT PLAN

CHECK DO

· Againt Objectives · Train

· How Methods Executet · Execute

Gambar 2.5. Project Quality management Overview

Sumber Vincent (2002)
 Perencanaan Penerapan SMM
6. Audit Mutu Internal SMM

1. Pelatihan Audit Mutu Internal

2. Pelaksanaan Audit Mutu Internal

3. Tindakan Koreksi Audit Internal

 Perencanaan Penerapan SMM
6. Audit Mutu Internal SMM
1. Penerapan proses secara efektif dan efisien
2. Peluang perbaikan yang berkesinambungan
3. Kemampuan suatu system proses
4. Penggunaan teknik statistic secara efektif dan efisien
5. Penggunaan teknologi informasi
6. Analisis data biaya mutu
7. Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien
8. Hasil dan harapan kinerja proses dan produk
9. Kecukupan ketelitian pengukuran kinerja
[Link] perbaikan
[Link] dengan pihak yang berkepentingan
 Perencanaan Penerapan SMM
6. Audit Mutu Internal SMM
Pelatian AMI

1. Penjelasan audit mutu internal yang sesuai dengan

SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002
2. Cara dan metode melakukan audit mutu internal.
3. Pendelegasian tugas dan tanggung jawab coordinator
tim audit dan auditor.
4. Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan
pembuatan check-list audit.
5. Cara melakukan pelaporan audit mutu internal.
6. Simulasi pelaksanaan audit mutu internal
 Perencanaan Penerapan SMM
7. Tinjuan Manajemen
Hal-hal yang menjadi masukan:
 Hasil audit
 Feedback dari pelanggan
 Kinerja dari proses dan produk
 Status tindakan koreksi dan pencegahan
 Tindak lanjut dari tinjuan manajemen
sebelumnya
 Perubahan-perubahan terencana yang dapat
berakibat terhadap SMM.
 Rekomendasi untuk perbaikan.
 Perencanaan Penerapan SMM
8. Sertifikasi ISO 9001:2000

• Memilih Lembaga Sertifikasi

• Proses Sertifikasi
 Perencanaan Penerapan SMM
8. Sertifikasi ISO 9001:2000
pemilihan lembaga sertifikasi

• Lembaga serifikasi harus imparsial,.

• Lembaga sertifikasi harus memiliki
tanggung
• Lembaga sertifikasi harus mempunyai
manajemen yang professional.
• Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas
hukum,
 Perencanaan Penerapan SMM
8. Sertifikasi ISO 9001:2000
• Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus
independen,
• Lembaga sertifikasi maupun personil harus menjaga
kerahasiaan
• Lembaga sertifikasi harus menerapkan system
manajemen mutu
• Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh
badan akreditasi yang berwewenang di setiap Negara.
Sesuai nota perjanjian saling pengakuan IAF dan PAC
lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus
diakreditasikan oleh KAN.
 Perencanaan Penerapan SMM
8. Sertifikasi ISO 9001:2000
Tahapan Sertifikasi
1. Mengajukan permohonan ke lembaga
sertifikasi system mutu
2. Audit dokumen system mutu (adequacy
audit)
3. Pre-assesment (apabila di perlukan)
4. Initial assessment
5. Keputusan sertifikasi
6. Penyerahan sertifikasi
7. Survaillen setiap 6 bulan