Room Division
Management
Nama : Rafi Zakaria
NIM : 361993301111
Kelas : 3D
Room Division
1. Pengertian Room Division
Room Division merupakan sebuah departemen hotel yang
terdiri gabungan dua departemen yang mempunyai peran dan
tanggung jawab terhadap reservasi kamar dan penerimaan tamu
serta memberikan pelayanan kebersihan, perawatan dan
pemeliharaan kamar serta area-area umum di hotel, termasuk
penyediaan pencucian pakaian tamu serta pencucian, kecuali
kitchen.
2. Departmen Room Division
Room Division dibagi menjadi 2 departmen, yaitu:
Room Division
a. Departmen Front Office
(Front Office) adalah cermin dari kualitas hotel. Karena saat pertama
kali tamu datang ke hotel akan mendapatkan suatu kesan (first impression)
dari pelayanan, kesigapan, kecerdasan, ketepatan, keramah tamahan serta
kemampuan semua karyawan dibagian kantor depan dalam memberikan
pelayanan kepada tamu. (Front Office) secara operasional berhubungan
dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling
ramai hilir mudik tamunya. Front Office merupakan salah satu bagian dari
hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai
oleh hotel.
Tujuan dari Front Office sebagai berikut :
– Meningkatkan occupancy kamar serta meningkatkan revenue
– Meningkatkan jumlah tamu langganan
– Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, cepa, tepat dan
profesional
– Membentuk citra hotel yang positif
– Sebagai pusat informasi dari berbagai aktivitas hotel
Room Division
Peran penting Front Office sebagai berikut :
• Pemberi informasi • Penyimpan data
• Penjual(sales person) • Diplomatis
• Wakil Manajemen • Pemecah masalah
• Humas
Adapun kepribadian yang harus dimiliki petugas Front Office yaitu :
– Mempunyai pengetahuan yang baik tentang produk hotel
– Berpenampilan yang baik dan rapih
– Mempunyai keahlian yang baik
– Dapat dipercaya
– Mampu berdiplomasi
– Berinisiatif dan berkelakuan baik
– Mempunyai kemauan yang besar untuk selalu memberikan pelayanan dengan
tulus
– Humbled, murah senyum, disiplin, sopan, ramah dan bertanggung jawab
– Jujur dan memiliki sifat suka menolong
Room Division
b. Departmen Housekeeping
Housekeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha,
yang berasal dari kata tata berarti menjaga, merawat, mengatur,
memelihara, sedangkan graha adalah bangunan, rumah, wisma, hotel.
Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang
bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan
dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar
hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi
penghuninya.
Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting
disamping mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki
kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan,
Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek
ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggantian furniture atau
perlengkapan lainnya seperti vacum cleaner, brushing mesin dll.
Room Division
Section dalam Housekeeping
Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas,
Housekeeping tentunya harus memiliki team yang sesuai dengan kebutuhan
system operasionaluntuk menjalankan tugasnya dengan baik. Berikut beberapa
section dalam Housekeeping Department :
• Floor Section
• Publik Area Section
• Order Taker Desk Section
• Linen and Uniform Section
• Gardening Section
• Florist Section
• Minibar Section
Room Division
3. Room Division Manager
Manager Room Division adalah sesorang yang bertugas dan bertanggung jawab
memanajemen Divisi Ruangan yang terdiri atas dua department yaitu Front Office dan
Housekeeping.
Adapun tugas seorang Manager Room Division yaitu:
a. Untuk meletakkan kembali Prosedur dan Sistem Dasar dalam operasi sehari-hari
departemen Room Devision, pada departemen Front Office dan departemen
Housekeeping, sesuai dengan standar hotel.
b. Memastikan pengawasan sistem dasar dilaksanakan di departemen Room Devision
sehingga berpengaruh pada penghasilan dan biaya.
c. Untuk lebih menguatkan tim Room Devision baik di Front Office, di Housekeeping
maupun di bagian Laundry.
d. Untuk memastikan bahwa program pendukung dari jaringan PROPERTY bagi bagian
Sales & Marketing dilaksanakan dengan tepat setiap harinya.
e. Memaksimalkan produktifitas departemen Room Devision.
f. Untuk memastikan sistem pengawasan Internal Control dilaksanakan dalam operasional
sehari-hari.
g. Untuk membangun kesan system pengontrolan yang kuat di departemen Room Devision
pada hotel-hotel PROPERTY diterapkan dengan tepat.
Room Division
Adapun tanggung jawab seorang Manager Room Division, yaitu:
a. Memastikan operasional di Front Office, Housekeeping dan Laundry dapat berjalan
dengan lancar dan baik dengan mamaksimalkan karyawan yang dimiliki oleh masing-
masing bagian serta mampu memberikan pelayanan yang berkualitas dan memenuhi
syarat kepuasan tamu.
b. Bekerja dengan semua aturan dan kebijakan hotel untuk menciptakan sikap
profesionalisme sebagai seorang karyawan mewakili hotel kita.
c. Memastikan bahwa masing-masing pimpinan departemen pada Room Devision
bertanggung jawab atas pencapaian serta memiliki sasaran yang dapat diukur sesuai
dengan rancangan bisnis dan pernyataan misi hotel.
d. Memastikan bahwa setiap pimpinan departemen di Room Devision melakukan
pengecekan semua bidang secara terus menerus dan proseduran standar dilaksanakan
dengan baik dan benar sehingga dapat mencapai kebersihan dan perawatan yang baik.
e. Memastikan bahwa setiap kepala departemen Room Devision memberikan perhatian
pada kerusakan peralatan, perabot, fasilitas dan mesin ditindaklanjuti dengan cepat
dan perbaikan dilakukan segera dan berkoordinasi dengan departemen tehnik
sehingga tidak menghambat kegiatan operasional dan memastikan pelayanan hotel
dan standar kualitas terpenuhi.
Room Division
f. Menyiapkan laporan bulanan mengevaluasi peningkatan standar,
pencapaian, ketenagakerjaan dan biaya.
g. Memastikan bahwa secara berkelanjutan, biaya departemen, guna
memastikan pemakaian biaya disesuaikan dengan pencapaian selalu
diawasi dan dianalisa.
h. Mengawasi pengeluaran Housekeeping tanpa mengurangi kualitas atau
pelayanan dengan cara memberitahukan kepada bawahan untuk perduli
akan biaya yang dikeluarkan.
i. Memastikan prosedur kebakaran, kesehatan dan keselamatan dilakukan.
j. Memastikan bahwa prosedur yang ada dikantor dipergunakan dengan
efisien dengan cara pengawasan yang mendalam dan pemeriksaan yang
tetap, terutama kehilangan barang-barang milik perusahaan, absensi, dan
inventaris.
k. Memastikan bahwa tidak adanya pendapatan yang hilang disebebkan
terjadinya perbedaan status dan kondisi kamar melalui pengawasan secara
dekat dan cermat.
Daftar Pustaka
Haikal, Rafie. 2019. Room Division Modules
for internal used of Hotel’ s Student.
TERIMA KASIH