Information Technology Project

Management – Fourth Edition

By Jack T. Marchewka
Northern Illinois University
Power Point Slides by Gerald DeHondt
Grand Valley State University

2-1 Copyright 2012 John Wiley & Sons, Inc.

 Business Case
• Chapter 2
Tujuan Pembelajaran
• Jelaskan siklus hidup proyek (PLC) dan siklus hidup pengembangan
sistem (SDLC), dan hubungan mereka.
• Tentukan apa metodologi adalah dan menggambarkan peran yang
dilayaninya dalam proyek-proyek IT.
• Identifikasi fase dan infrastruktur yang membentuk metodologi
proyek TI yang diperkenalkan dalam bab ini.
• Mengembangkan dan menerapkan konsep terukur nilai organisasi
sebuah proyek (MOV).
• Jelaskan dan dapat menyiapkan kasus bisnis.
• Bedakan antara model keuangan dan model scoring.
• Jelaskan proses pemilihan proyek serta pendekatan Balanced
Scorecard.
Teknologi Informasi Metodologi
Proyek (ITPM)
• Metodologi
• Sebuah rencana strategis tingkat untuk mengelola dan
mengendalikan proyek
• Rencana permainan untuk melaksanakan proyek dan produk
siklus hidup
• Merekomendasikan tahapan, proses, peralatan, dan teknik
untuk mendukung proyek IT
• Harus fleksibel dan termasuk "best practices" belajar dari
pengalaman dari waktu ke waktu.
• Bisa
• Tradisional (misalnya, Waterfall)
• Agile (misalnya, XPM, scrum)
Proyek Siklus Hidup dan
Pengembangan IT
• Siklus Hidup Proyek
• Koleksi tahap logis atau fase yang memetakan
kehidupan proyek dari awal untuk mendefinisikan,
membangun, dan memberikan produk
• Setiap fase harus menyediakan satu atau lebih
deliverables

• Penyampaian
• Produk nyata dan dapat diverifikasi kerja
• Rencana proyek, spesifikasi desain, sistem disampaikan
Tahapan Project
• Keluar fase, Tahap Gates, Membunuh Poin
• Ini adalah review tahap-akhir kiriman kunci
• Memungkinkan organisasi untuk mengevaluasi kinerja
proyek dan segera mengambil tindakan untuk
memperbaiki kesalahan atau masalah

• Pelacakan cepat
• Mulai tahap berikutnya dari proyek sebelum persetujuan
diperoleh untuk tahap saat ini
• Dapat digunakan untuk mengurangi jadwal proyek
• Dapat berisiko dan hanya boleh dilakukan ketika risiko
dapat diterima
Siklus Hidup Proyek Generik
Siklus Hidup Proyek
• Menentukan Sasaran Project
• Tujuan proyek harus berfokus pada penyediaan nilai bisnis bagi
organisasi
• Memberikan fokus yang jelas dan mendorong fase lain dari proyek
• Bagaimana kita akan tahu apakah proyek ini berhasil mengingat
waktu, uang, dan sumber daya yang diinvestasikan?

• Proyek rencana
• Mendefinisikan disepakati ruang lingkup, jadwal, dan anggaran
• Digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja proyek sepanjang
siklus hidup.
Siklus Hidup Proyek
• Jalankan Rencana Proyek
• Mengelola lingkup proyek, jadwal, anggaran, dan orang-
orang untuk memastikan proyek mencapai tujuannya
• Kemajuan harus didokumentasikan dan dibandingkan
dengan rencana awal
• Kinerja proyek harus dikomunikasikan kepada semua
pemangku kepentingan
• Tutup Proyek
• Memastikan bahwa semua pekerjaan selesai sesuai
rencana
• Laporan proyek akhir dan presentasi kepada klien
Siklus Hidup Proyek
• Evaluasi Proyek
• Pelajaran yang diambil untuk menentukan hal-hal untuk
melakukan hal yang sama dan hal-hal perubahan
• Mengevaluasi kinerja anggota tim
• Bisa diaudit oleh pihak ketiga di luar
Systems Development Life Cycle
(SDLC)
• Perencanaan
• Mengidentifikasi dan merespon masalah atau peluang
• Menggabungkan manajemen proyek dan
pengembangan sistem proses dan kegiatan
• Memastikan bahwa proses tujuan, ruang lingkup,
anggaran, jadwal, teknologi, dan pengembangan sistem,
metode, dan alat-alat yang di tempat
• Analisa
• Sebuah melihat lebih dekat pada masalah atau peluang
• Mendokumentasikan kebutuhan khusus dan persyaratan
untuk sistem baru
Systems Development Life Cycle
(SDLC)
• Disain
• Tim proyek menggunakan persyaratan dan "menjadi" model logis
untuk merancang arsitektur untuk mendukung sistem informasi baru
• Ini termasuk merancang jaringan, konfigurasi hardware, database,
user interface, dan program aplikasi
• Implementasi
• Pengembangan atau pembangunan sistem, pengujian, dan instalasi
• Pelatihan, dukungan, dan dokumentasi juga harus berada di tempat.
• Pemeliharaan dan Dukungan
• Sistem ini diperbarui untuk menanggapi bug, fitur baru, atau untuk
menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis yang berubah.
Systems Development Life Cycle (SDLC)

Planning

Maintenance &
Analysis
Support

Implementation Design
Sebuah Metodologi Proyek IT
TAHAPAN
• Tahap 1: Konseptualisasi dan Inisialisasi
• Tahap 2: Mengembangkan Piagam Proyek dan
Rencana Proyek Detil didefinisikan dalam hal
proyek:
• cakupan
• jadwal
• anggaran belanja
• sasaran mutu
Tahapan Lanjutan
• Tahap 3: Jalankan dan Kontrol Proyek menggunakan
pendekatan seperti SDLC.
• Tahap 4: Tutup Proyek
• Tahap 5: Evaluasi Proyek Sukses
• Posting mortem oleh manajer proyek dan tim
keseluruhan proyek
• Evaluasi anggota tim oleh manajer proyek
• Evaluasi di luar proyek, pemimpin proyek, dan anggota
tim
• Mengevaluasi nilai organisasi proyek
Yayasan IT Manajemen Proyek
• Proses Manajemen
Proyek • Project Objectives
• Memulai proses
• Proses perencanaan
• Proses pelaksana
• Mengontrol proses
• Proses penutupan
Yayasan IT Manajemen Proyek
• Alat - mis Microsoft Project ®, Computer Aided
Software Engineering (CASE)
• Infrastruktur
• Infrastruktur organisasi
• Proyek Infrastruktur
• Lingkungan proyek
• Peran dan Tanggung Jawab dari anggota tim
• Proses dan Kontrol
• Infrastruktur teknis
• Area Manajemen Proyek Pengetahuan
Kasus Bisnis
• Definisi Kasus Bisnis: analisis nilai organisasi,
kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana
proyek.
• Atribut dari Kasus Bisnis Bagus
• Detail semua dampak yang mungkin, biaya, dan manfaat
• Dengan Jelas membandingkan alternatif lain
• Secara obyektif mencakup semua informasi terkait
• Sistematis dalam hal menyimpulkan temuan-temuan
Proses untuk Mengembangkan Kasus Bisnis
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Langkah 1: Pilih Tim Inti
• Keuntungan:
• Kredibilitas
• Keselarasan dengan tujuan organisasi
• Akses ke biaya riil
• Kepemilikan
• Perjanjian
• Membangun jembatan
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Langkah 2: Menentukan Nilai Organisasi Terukur
(MOV) tujuan keseluruhan proyek
• Tujuan proyek
• Mengukur kesuksesan
• Harus terukur
• Memberikan nilai kepada organisasi
• Harus disepakati
• Harus diverifikasi pada akhir proyek
• Panduan proyek sepanjang siklus hidupnya
• Harus sejalan dengan strategi dan tujuan organisasi
The IT Value Chain
Organizational Drives
Vision & Mission

Drives
Organizational
Strategy
Supports

Project’s
Organizational
Measurable
Supports Value
(MOV)
Proses untuk Mengembangkan
MOV
• Mengidentifikasi nilai yang diinginkan dari proyek TI
• Nilai Organisasi:
•   Lebih Baik?
•   Lebih cepat?
•   Lebih murah?
•   Izinkan Lebih? (pertumbuhan)
Proses untuk Mengembangkan
MOV
• Mengembangkan Metrik yang tepat
• Haruskah menambah atau mengurangi?

• Metrik:
•   uang ($,, ¥ £)
•   persentase (%)
•   nilai numeric
Proses untuk Mengembangkan
MOV
• Menetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV
• Kapan MOV dicapai?
• Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari
stakeholder proyek
• Manajer proyek dan tim hanya bisa
membimbing proses
Proses untuk Mengembangkan
MOV
• Meringkas MOV dalam yang jelas, pernyataan
singkat atau tabel

• Proyek ini akan berhasil jika _________________.

• MOV: Website akan memberikan 20% laba atas

investasi dan 500 pelanggan baru dalam tahun
pertama operasinya
 Year MOV

1 20% return on investment

500 new customers

2 25% return on investment

1,000 new customers

3 30% return on investment

1,500 new customers

Example MOV Using Table Format

Sasaran proyek (atau Objective)
• Instal perangkat keras dan perangkat lunak baru
untuk meningkatkan layanan pelanggan kami ke
tingkat kelas dunia

• Menanggapi 95% dari permintaan pelanggan kami

dalam waktu 90 detik dengan kurang dari 5%
callback tentang masalah yang sama.
Sebuah Sasaran Benar Baik
• Saya percaya bahwa bangsa ini harus berkomitmen
untuk mencapai tujuan sebelum dekade ini
berakhir, mendaratkan manusia di bulan dan
kembali dengan selamat ke Bumi.

John F. Kennedy
May 25, 1961
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Mengembangkan Bisnis Case Step 3:
Mengidentifikasi Alternatif
• Kasus Dasar Alternatif
• Kemungkinan Strategi Alternatif
• Mengubah proses yang ada tanpa investasi di IT
• Mengadopsi / Beradaptasi sistem dari daerah
organisasi lainnya
• Merekayasa ulang Sistem yang ada
• Pembelian paket aplikasi off-the-shelf
• Kustom Membangun Solusi Baru
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Langkah 4: menentukan kelayakan dan menilai
risiko
• Kelayakan ekonomi
• Kelayakan teknis
• Kelayakan organisasi
• Kelayakan lainnya
• Fokus risiko
• Identifikasi
• Penaksiran
• Tanggapan
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Langkah 5: Menentukan Total Cost of Ownership
• Biaya langsung atau Up-front
• Biaya yang sedang berlangsung
• Biaya Tidak Langsung
• Langkah 6: Menentukan Jumlah Manfaat
Kepemilikan
• Meningkatkan kerja bernilai tinggi
• Meningkatkan akurasi dan efisiensi
• Meningkatkan pengambilan keputusan
• Meningkatkan layanan pelanggan
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Langkah 7: Menganalisis alternatif lain menggunakan model
keuangan dan mencetak model
• Payback

Payback Period = Investasi Awal

Arus Kas Bersih

= $ 100.000
$ 20.000
= 5 tahun
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Break Even
Materials (putter head, shaft, grip, etc.) $12.00

Labor (0.5 hours at $9.00/hr) $ 4.50

Overhead (rent, insurance, utilities, taxes,

$ 8.50
etc.)

Total $25.00

Jika Anda menjual putter golf untuk $ 30,00 dan $ 25,00 biaya untuk
membuat, Anda memiliki margin keuntungan sebesar $ 5,00:

Titik Impas = Investasi Awal / Net Profit Margin

= $ 100.000 / $ 5,00
= 20.000 unit
Proyek Terobosan Terkait Bahkan Analisis
Investment Life Cycle ROI Analysis

40%

20%
Return on Investment

0%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

-20%
Acct ROI
-40%
IRR
-60%

-80%

-100%

-120%

Time, years
Mengembangkan Kasus Bisnis
• Pengembalian investasi

Proyek ROI = (Total manfaat yang diharapkan - biaya total yang diharapkan)
                                            biaya total yang diharapkan

                = ($ 115.000 - $ 100.000)

                            $ 100.000
                = 15%
 Mengembangkan Kasus Bisnis
• Neto Nilai Kini

Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4

Total Cash Inflows $0 $150,000 $200,000 $250,000 $300,000

Total Cash Outflows $200,000 $85,000 $125,000 $150,000 $200,000

Net Cash Flow ($200,000) $65,000 $75,000 $100,000 $100,000

NPV =-I0 +  (Neto Cash Flow / (1 + r)t)

dimana:
I = Total Biaya atau Investasi Proyek
r = tingkat diskonto
t = jangka waktu
 Mengembangkan Kasus Bisnis
• Neto Nilai Kini

Discounted Cash
Time Period Calculation
Flow
Year 0 ($200,000) ($200,000)

Year 1 $65,000/(1 + .08)1 $60,185

Year 2 $75,000/(1 + .08)2 $64,300

Year 3 $100,000/(1 + .08)3 $79,383

Year 4 $100,000/(1 + .08)4 $73,503

Net Present Value (NPV) $77,371

 Weight Alternative Alternative Alternative
Criterion
A B C
ROI 15% 2 4 10
Finan Payback
cial
10% 3 5 10
NPV 15% 2 4 10
Alignment with strategic
Organ objectives
10% 3 5 8
izatio
nal Likelihood of achieving
project’s MOV 10% 2 6 9

Availability of skilled
team members 5% 5 5 4

Proje Maintainability 5% 4 6 7
ct
Time to develop 5% 5 7 6
Risk 5% 3 5 5
Customer satisfaction 10% 2 4 9
Exter
nal Increased market share 10% 2 5 8
Total Score 100% 2.65 4.85 8.50
Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk
Mengembangkan Kasus Bisnis

• Langkah 8: Mengusulkan dan Dukungan

Rekomendasi
Template Kasus Bisnis
Seleksi Proyek dan Persetujuan
• The Proses Seleksi IT Project
• Proyek Seleksi Keputusan
• Proyek harus peta ke tujuan organisasi
• Proyek harus memberikan MOV diverifikasi
• Pemilihan harus didasarkan pada langkah-
langkah yang beragam seperti
• biaya dan manfaat berwujud dan tidak berwujud
• berbagai tingkatan di seluruh organisasi
Pendekatan Balanced Scorecard
Alasan Kemungkinan Kegagalan Balanced
Scorecard

• Variabel nonfinansial salah diidentifikasi sebagai

pendorong utama
• Metrik tidak didefinisikan dengan benar
• Gol untuk perbaikan dinegosiasikan tidak berdasarkan
kebutuhan
• Tidak ada cara yang sistematis untuk memetakan tujuan
tingkat tinggi
• Ketergantungan pada trial and error sebagai metodologi
• Tidak ada hubungan kuantitatif antara hasil keuangan
nonfinanacial dan diharapkan