PRACTICAL PROBLEM SOLVING
Urgensi Pemecahan Masalah
▪ Dapat membuat jawaban secara cepat
▪ Penggunaan waktu dan sumber daya menjadi lebih efisien
▪ Memberikan dampak yang besar bagi organisasi
▪ Memiliki keluangan waktu untuk mengerjakan hal lainnya
[Link] 2
Tujuan & Pendekatan Pembelajaran
Tujuan Pendekatan
▪ Memberikan ▪ Mempelajari setiap
pemahaman mengenai elemen kunci dari
pendekatan/alat pendekatan
analisa yang dapat pemecahan
digunakan untuk masalah dan
berbagai macam praktik studi kasus
pemecahan masalah
[Link] 3
Pendekatan Pemecahan Masalah
Fokus Pada Masalah
LOGIKA
Fokus Pada Dampak PEMECAHAN DAMPAK
MASALAH
Berdasarkan Fakta
[Link] 4
Proses Pemecahan Masalah
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 5
Tahap 1 : Definisi Masalah
Berfikir mengenai dampak:
Pertanyaan/permasalahan apa
yang ingin kita
jawab/selesaikan?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 6
Seperti apa perumusan masalah yang baik?
Mendefinisikan “suatu masalah” merupakan cara untuk
membangun persepktif dari masalah tersebut sehingga menjadi
jelas mengenai apa yang sedang kita hadapi dan coba kita
selesaikan dan seperti apa gambaran keberhasilan yang
diinginkan
▪ Seperti apa karakteristik perumusan
masalah yang baik?
▪ Elemen apa saja yang harus ada ?
– Apakah kita akan mendapatkan jawaban
terbaik?
– Apakah jawaban kita dapat
diimplementasikan?
▪ Kesalahan apa yang sering terjadi?
[Link] 7
Seperti apa perumusan masalah yang baik?
Apa yang ingin kita capai?
Pertanyaan mendasar yang akan kita selesaikan. Harus memenuhi kriteria SMART:
specific, measurable, action-oriented, relevant & time-bound.
1 3
Latar belakang & konteks Pihak-pihak berkepentingan
Seperti apa situasi saat ini? Siapa pembuat keputusannya?
Apa yang terjadi selama ini? Siapa yang perlu dilibatkan?
Kenapa masalah ini baru diangkat
sekarang?
2 4
Gambaran Kesuksesan Tantangan
Seperti apa hasil akhir yang diinginkan? Potensi isu atau permasalahan apa saja
Apa yang ingin kita berikan? yang mungkin muncul dan dapat dibuatkan
rencana untuk memitigasinya?
5
Sumber informasi
Darimana bisa didapatkan informasi/pengetahuan terkait dengan permasalahan (internal
atau eksternal)?
[Link] 8
Contoh Definisi Permasalahan
Perusahaan mengalami Fakta
penurunan profit margin yang
signifikan (dari 10% ke 5%)
meskipun menjadi market leader
di pasar
Apakah perusahaan harus Tak dapat diabaikan
meningkatkan profit margin?
Apakah perusahaan harus Terlalu Umum
mengubah pendekatan
manajemen untuk meningkatkan
profit margin?
[Link] 9
Contoh Definisi Permasalahan yang Baik
Peluang apa saja yang dapat dimaksimalkan
perusahaan untuk meningkatkan profit margin
• Specific
sebesar 15% selama satu tahun melalui • Measurable
Specific,
rasionalisasi biaya overhead, perbaikan • Action-oriented
action-oriented
operasional bisnis, atau merestrukturisasi • Relevant
aset non-operasional? • Time-bound
[Link] 10
Tahap 2 : Menstrukturkan Masalah
Memikirkan hipotesis dan
elemen dari masalah; apa
elemen kunci dari masalah ini ?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 11
Pemecahan masalah mengharuskan kita menjawab sejumlah pertanyaan sulit
Isu apa yang
harus dipikirkan? Langkah apa saja
yang diperlukan?
Bagaimana cara
meningkatkan
produktivitas? …?
[Link] 12
Pohon Permasalahan dan Urgensinya (MECE)
Alat memecahkan masalah menjadi potongan diskrit
Mengapa menggunakan pohon
Sub-faktor
permasalahan? Faktor 1
Sub-faktor
▪ Untuk memecahkan masalah
menjadi potongan terkecil Sub-faktor
Faktor 2
Sub-faktor
▪ Untuk memastikan integrasi
pemecahan masalah Masalah Sub-faktor
Faktor 3
▪ Untuk membangun pemahaman Sub-faktor
bersama
Faktor 4
▪ Fokus
Sub-faktor
Faktor 5
Sub-faktor
[Link] 13
Pohon Permasalahan dan Urgensinya (MECE)
Deskripsi Mengapa? Kapan?
▪ Memecah masalah ▪ Membantu ▪ Di awal proses
menjadi lebih kecil disagregasi pemecahan
(sub masalah) permasalahan masalah
Pohon
Masalah
▪ Sub masalah ▪ Membantu
menjawab pembagian
pertanyaan “Apa?” tugas dalam tim
atau “Bagaimana?”
[Link] 14
Prinsip Dasar Pemanfaatan Pohon Masalah
Apa/Bagaimana?
Apa/Bagaimana?
sub-faktor 1.1
Faktor 1
sub-faktor 1.2
Tujuan:
Memecah
permasalahan
sub-faktor 2.1
menjadi lebih kecil
Pertanyaan Faktor 2 untuk menemukan
sub-faktor 2.2 solusi yang konkrit
sub-faktor 3.1
Faktor 3
sub-faktor 3.2
Formulasi
permasalahan
menjadi lebih
spesifik MECE (menyeluruh Detail dari akar masalah
dan tidak tumpang (menyeluruh dan tidak tumpang
tindih) tindih)
Tingkat Kedetailan
[Link] 15
Pohon Permasalahan yang Baik
MECE Hukum Pareto
Faktor 1
Manfaat/Dampak
100%
ME 80%
Pertanyaan Faktor 2
Mutually
Exclusive
NT
IE
FIC
F
OTE
N
Faktor 3
Waktu &
CE Usaha
20% 100%
Collectively
Exhaustive
[Link] 16
Yuk Latihan! (Studi Kasus Kehidupan Sehari-hari)
Buatlah pohon permasalahan dari pernyataan
di bawah ini :
Bagaimana cara anda mengefisienkan
belanja bulanan keluarga anda?
[Link] 17
Yuk Latihan! (Studi Kasus Kehidupan Sehari-hari)
Makanan & Minuman
Pakaian
Mengurangi
kuantitas
Hiburan
Bagaimana
menurunkan Jalan-jalan
belanja
bulanan? Membeli barang kualitas lebih
rendah
Membeli dalam
kuantitas yang
Membeli barang saat diskon
sama & harga
lebih murah
Menanggung biaya bersama
(air/listrik/antar jemput)
[Link] 18
Yuk Latihan! (Studi Kasus Dunia Pekerjaan)
Buatlah pohon permasalahan dari pernyataan
di bawah ini :
Bagaimana cara anda meningkatkan
produktivitas di tempat kerja?
[Link] 19
Tahap 3: Menyusun Prioritas
Permasalahan mana yang
dampaknya besar?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 20
Tujuan Menyusun Prioritas
Banyak rangkaian solusi
▪ Dibutuhkan
prioritas
Namun:
▪ Sumber daya
terbatas
[Link] 21
Teknik Menyusun Prioritas
Berdasarkan Fakta Melibatkan Tim
Praktis
20
80
80
Fokus
Pada
Dampak 20
Waktu dan Manfaat
Usaha
Perhitungan Ambil Resiko
[Link] 22
Yuk Latihan! (Studi Kasus Dunia Pekerjaan)
Buatlah prioritas dari permasalahan berikut:
Bagaimana cara anda meningkatkan
produktivitas di tempat kerja?
[Link] 23
Tahap 4 : Analisis Isu
Apa yang harus dianalisa dan
berapa lama?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 24
Format Aktivitas Analisis Isu
Permasalahan Hipotesis Analisis Hasil Akhir Sumber Informasi Waktu/
Penanggung
Jawab
Daftar masalah Pernyataan Aktvitas yang Hasil akhir dari Sumber informasi Rangkaian jadwal
yang penting mengenai cara perlu dilakukan aktivitas internal/eksternal waktu yang
untuk mengatasi untuk analisis (laporan, data, dibutuhkan untuk
diangkat/diselesa masalah menerima/menol publikasi, etc) menyelesaikan
ikan termasuk ak hipotesis aktivitas
alasannya
(ya/tidak)
Bagaimana • Mengurangi Simulasi angka Perbandingan Perhitungan daftar 2 hari (Istri)
mengurangi jalan-jalan penghematan efisiensi pengeluaran
belanja bulanan? • Membeli penghematan
barang saat
diskon
[Link] 25
Tahap 5 : Analisis
Apa bukti untuk
menerima/menolak hipotesis?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 26
Fokus Pada Jawaban !
80% Solusi dari 20% Analisa
[Link] 27
Tahap 7 : Membangun Sintesis
Apa implikasi dari temuan
analisis?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 28
Menyusun Piramida Sintesis
Struktur Pemikiran
KO
MU
S NI
TESI KA
SIN SI
Argumen Argumen
Tahapan membangun argument, contoh;
• Situasi Mengelompokkan argument yang
• Komplikasi serupa, contoh;
• Resolusi • Alasan
• Permisalan/Benchmark
• Tindakan
[Link] 29
Tahap 7: Menyusun Rekomendasi
Apa yang harus dilakukan ?
?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis
COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi
!
Dampak
[Link] 30
Menyusun Rekomendasi
UJI SOLUSI
PERHATIKAN
SMART
RISIKO
[Link] 31
Menyusun Rekomendasi
Sponsor Direktur Tim Inti Divisi Dukungan Organisasi
Deskripsi Ruang Lingkup Inisiatif
Merumuskan proses dan strategi pengembangan kompetensi Semua Unit Kerja
SDM untuk memenuhi tuntutan tugas dan peran yang
dijalankan Jangka Waktu Inisiatif --------------
Aktivitas Kunci Tahapan 1. Kajian gap kompetensi
Kunci 2. Kajian metode pengisian gap kompetensi
• Kajian gap kompetensi pengisi jabatan
• Kajian metode pengisian gap kompetensi
• Implementasi program pengembangan kompetensi
• Evaluasi program pengembangan kompetensi
Resiko • Pemahaman pemegang jabatan yang tidak seragam
• Kapasitas finansial untuk penyelenggaraan program
Keluaran
1. List program pengembangan kompetensi pegawai
[Link] 32
Kesempatan terakhir, ada pertanyaan
[Link] 33
Terima kasih, dan selamat menikmati waktu yang anda miliki
[Link] 34