Data
Validation
DATA DAN SISTEM INFORMASI
Apa itu Data Validation?
Data validation pada Excel adalah fitur untuk melakukan validasi
data yaitu memastikan data yang dimasukkan pada suatu sel
atau range telah memenuhi kriteria tertentu. Data validation
secara umum berguna untuk mengurangi tingkat kesalahan
input data dalam jumlah besar.
Data Validation Window
Tombol "Data Validation" terdapat pada ribbon "Data" Microsoft Excel, yang
digunakan untuk membuka jendela Data Validation atau "Validation
Window".
Setting
Settings adalah tab yang berisi opsi
pembatasan kriteria yang akan anda
gunakan.
Allow adalah kolom untuk memilih jenis
kriteria data yang diperbolehkan pada sel
atau range yang divalidasi.
Setting
Allow adalah kolom untuk memilih
jenis kriteria data yang diperbolehkan
pada sel atau range yang divalidasi.
• Whole number, data angka
bilangan bulat
• Decimal, data angka bilangan
desimal.
• List, list teks atau angka tertentu.
• Date, berdasarkan rentang tanggal.
• Time, berdasarkan rentang jam
tertentu.
• Text length, panjang digit atau
karakter data.
• Custom, formula khusus dari sel
atau definisi langsung.
Setting
•Ignore blank adalah cek box yang
berfungsi untuk mengabaikan data sel
yang kosong.
•Apply these changes to all other cells
with the same settings, adalah cek box
yang berfungsi untuk menimpa seluruh
pengaturan validasi data pada range yang
dipilih. Opsi akan aktif jika range yang
dipilih sudah mempunyai validasi data
sebelumnya.
Setting
Data adalah kolom yang berfungsi untuk
menentukan rentang data yang digunakan
untuk validasi. Terdapat beberapa opsi,
sebagai berikut
• between berarti di antara rentang
data
• not between berarti bukan pada
rentang angka yang dimasukkan
• equal to berarti sama dengan
• not equal to berarti tidak sama
dengan
• greater than berarti lebih dari
• less than berarti kurang dari
• greater than or equal berarti lebih
dari atau sama dengan
• less than or equal berarti kurang
dari atau sama dengan
Input Message
Input Message adalah tab yang
digunakan untuk menampilkan teks ketika
anda akan memasukkan data pada sel yang
telah divalidasi.
Input Message
•Show input message when cells is
selected, adalah cek box untuk
menampilkan/tidak pesan saat sel dipilih
untuk memasukkan data.
•Title adalah judul pesan saat
memasukkan data.
•Input message adalah isi pesan yang
disampaikan saat akan memasukkan data.
Error Alert
Error Alert adalah tab yang digunakan
untuk melakukan pengaturan terkait
peringatan yang akan ditampilkan setelah
data yang dimasukkan tidak
memenuhi Validation Criteria.
Error Alert
Error Alert adalah tab yang digunakan
untuk melakukan pengaturan terkait
peringatan yang akan ditampilkan setelah
data yang dimasukkan tidak
memenuhi Validation Criteria.
Error Alert
•Show error alert after invalid data is
entered, adalah cek box yang berfungsi
untuk menampilkan atau tidak, pesan
kesalahan setelah data yang dimasukkan
tidak memenuhi kriteria validasi data.
•Style adalah lambang yang ditampilkan
bersama pesan kesalahan.
•Title adalah judul dari pesan kesalahan.
•Error message adalah isi dari pesan
kesalahan.
Data Validation dengan masukan
Numerik
Yang termasuk kriteria numerik adalah Decimal, Whole number, Date, Time,
dan Text length.
[Link] range data, baris atau kolom yang akan
divalidasi.
[Link] Data Validation pada ribbon Data,
• Tambah kriteria pada tab Settings.
Sehingga dapat diketahui jenis kriteria data
berupa Whole number dengan kriteria
data between 76-97.
• Tambah pesan input pada tab Input
Message.
• Tambah pesan error pada tab Error Alert.
[Link] OK.
[Link] data.
Ilustrasi
Data Validation dengan Data Teks
Validasi data dengan kriteria teks, menggunakan pilihan List pada kolom Allow di
tab Settings jendela Data Validation pada Microsoft Excel. Kriteria yang dimasukkan, juga akan
ditampilkan dalam drop down list saat memasukkan data.
Contoh:
Pada tabel jadwal di bawah akan dibuat data validasi dengan isi data sel adalah daftar hari kerja
yaitu senin, selasa, rabu, kamis, dan jumat.
[Link] range data, baris atau kolom yang akan divalidasi.
[Link] Data Validation pada ribbon Data,
• Tambah kriteria pada tab Settings. Sehingga dapat diketahui jenis kriteria data
berupa List dengan source yang dapat diinput secara manual (setiap list dipisahkan
dengan tanda koma) atau melakukan referensi sel, pada range yang memuat list data
yang akan digunakan sebagai kriteria. Source: senin, selasa, rabu, kamis, jumat
• Tambah pesan input pada tab Input Message.
• Tambah pesan error pada tab Error Alert.
[Link] OK.
[Link] data.
Ilustrasi
Circle Invalid Data
Circle Invalid Data adalah fitur data validation pada
excel yang digunakan untuk menampilkan lingkaran
merah pada sel yang tidak memenuhi kriteria validasi
data yang telah dilakukan.
Tombol perintah Circle Invalid Data dapat diakses melalui ribbon Data, sebagai berikut
Vlookup & Hlookup
Data dan Sistem Informasi
Fungsi Lookup
Formula Excel LOOKUP adalah dasar dari lookup
functions pada Microsoft Excel. Lookup
functions digunakan untuk mengambil data dari
suatu range referensi pada tabel lookup dengan
melakukan pencocokan data sel.
Referensi Tabel Lookup
Tabel lookup adalah tabel yang digunakan sebagai referensi
dan data sel pada lookup functions baik VLOOKUP, HLOOKUP,
LOOKUP dan CHOOSE. Tabel lookup dibagi menjadi dua yaitu
[Link] Column adalah kolom tabel yang digunakan sebagai
kunci untuk mencocokan data sel. Contohnya: Kolom Kode
Golongan Pegawai pada tabel daftar gaji.
[Link] Column adalah kolom-kolom yang memuat data-data
yang akan diambil untuk digunakan sel lain. Data Column
biasanya berjumlah lebih dari satu. Contohnya:
Kolom tunjangan, gaji pokok dan asuransi pada daftar gaji
pegawai.
Lookup Vector
Rumus LOOKUP Vector adalah fungsi (function) yang digunakan untuk mengambil sel
dengan mencocokan range referensi (lookup_vector), yang disesuaikan dengan
range hasil (result_vector), dimana kedua range merupakan vektor berukuran 1xn
atau nx1. Berikut sistematika formula LOOKUP Vector.
=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])
•lookup_value adalah sel yang akan dicocokkan dengan lookup_vector.
•lookup_vector adalah sel referensi yang dijadikan acuan mengambil data.
•[result_vector] adalah sel yang diambil nilainya dengan melakukan penyesuaian
dengan lookup_vector.
Contoh
Hasil
Lookup Array
Rumus Excel LOOKUP Array adalah fungsi (function) yang digunakan untuk
mengambil sel dengan mencocokan data pada suatu array, dimana array berukuran
2xn atau nx2. Array yang berukuran nxn akan disesuaikan, dengan melakukan
partisi menjadi array berukuran 2xn (baris awal dan akhir) atau nx2 (kolom awal dan
akhir). Berikut sistematika LOOKUP Array
=LOOKUP(lookup_value, array)
•lookup_value adalah sel yang akan dicocokan dengan array.
•array adalah range yang digunakan untuk melakukan pencocokan data.
Contoh
Hasil
Vlookup & Hlookup
Rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP adalah rumus
yang paling sering digunakan membuat lookup
function untuk melihat data secara vertikal dan
horizontal. Berbeda dengan rumus LOOKUP yang
dapat mencocokkan data teks maupun numerik,
sedangkan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP khusus
untuk mencocokkan data numerik. Penggunaan rumus
VLOOKUP dan HLOOKUP merupakan kompleksitas
numerik terhadap rumus LOOKUP yang sederhana.
Vlookup
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])
1.lookup_value adalah sel yang akan dicocokkan dengan table_array.
2.table_array adalah tabel array yang menjadi referensi lookup_value serta data sel yang
dilihat. Kolom pertama akan menjadi sel referensi (pencocokan). Dapat diisi dengan nama
range atau referensi langsung.
3.col_index_num adalah urutan kolom yang akan dilihat atau ditampilkan hasilnya.
4.[range_lookup] adalah argument opsional (bisa diisi/tidak) yang dapat didefinisikan
sebagai boolean TRUE atau FALSE.
1. TRUE berarti fungsi melakukan pencocokan data berdasarkan aproksimasi matematika
(approximate match). Secara default fungsi bernilai TRUE. Untuk bekerja, kolom
pertama (referensi) table_array harus berisi data numerik yang diurutkan dari kecil
ke besar.
2. FALSE berarti fungsi melakukan pencocokan data secara tepat (exact match). Jika
data yang diuji tidak ada yang cocok, maka hasil yang ditampilkan #N/A.
Contoh
Hasil
Hlookup
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])
1.lookup_value adalah sel yang akan dicocokkan dengan table_array.
2.table_array adalah tabel array yang menjadi referensi lookup_value serta data
sel yang dilihat. Baris pertama akan menjadi sel referensi (pencocokan). Dapat diisi
dengan nama range atau referensi langsung.
3.row_index_num adalah urutan baris yang akan dilihat atau ditampilkan hasilnya.
4.[range_lookup] adalah argument opsional (bisa diisi/tidak) yang dapat
didefinisikan sebagai boolean TRUE atau FALSE.
1. TRUE berarti fungsi melakukan pencocokan data berdasarkan aproksimasi
matematika (approximate match). Secara default fungsi bernilai TRUE. Untuk
bekerja, baris pertama (referensi) table_array harus berisi data numerik
yang diurutkan dari kecil ke besar.
2. FALSE berarti fungsi melakukan pencocokan data secara tepat (exact match).
Jika data yang diuji tidak ada yang cocok, maka hasil yang ditampilkan #N/A.
Contoh
Hasil