KONSEP DASAR & TIPOLOGI
ARSIP
PENGERTIAN
- Bukti dr suatu kejadian/kegiatan yg direkam di
dlm bentuk yg nyata, shg memungkinkan unt
ditemukan kembali
- Keseluruhan bentuk informasi yg terekam
(Milburn D. Smith III)
Unsur-unsur Arsip
Merupakan informasi terekam
Evidence (bukti)
Tangible (nyata) : dibaca, dilihat, didengar
Retrievable
Arsip
1. Etimologi
Kantor 2. Terminologi
Kertas pada Kantor - Betty Ricks,[Link]
- Patricia [Link],[Link]
Pemerintah - Ira [Link], [Link]
- Lundgrend and Lundgren
Jay Kennedy
UU No. 43/2009
Etc
Arsip secara etimologi
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani
Arche” yang berarti permulaan, menjadi
Ta Archia, selanjutnya Archeon yang
berarti “Gedung Pemerintahan”, dan
kemudian bahasa Latinnya berbunyi
Archivium
(UU No. 7/1971) tentang Ketetuan-
ketentuan Pokok Kearsipan
Naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga2
negara & badan2 pemerintah (badan2
swasta &/perorangan)
dalam bentuk corak apapun baik dlm
keadaan tunggal, berkelompok dlm rangka
pelaksanaan kehidupan pemerintahan
(kebangsaan)
UU No. 43 Thn 2009 tentang
Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan. Contoh laporan
tahunan, notulen rapat, gambar foto
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contohnya
Ijazah, sertifikat tanah, dll
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus, contoh daftar hadir atau
absen karyawan
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun, contoh raport
TIPOLOGI ARSIP
1. Arsip Tekstual, yaitu arsip dalam
bentuk teks, yang biasanya
direkam pada kertas yang bisa
dibaca tanpa bantuan alat/mesin,
misalnya sertifikat, surat
pernyataan, surat keputusan dan
sebagainya.
2. Arsip Pandang Dengar/Rupa Rungu
(audio-visual archives), yaitu arsip dalam
bentuk yang hanya dapat dilihat dan
didengar dengan mempergunakan
peralatan khusus. Bentuk fisik arsip jenis
ini dapat beraneka ragam tergantung
pada media teknologi yang dipergunakan
pada saat penciptaanya. Arsip Rupa
Rungu ini dibedakan atas:
a) Gambar Statik (photographic) ► a collection or
accumulation of photographs, including negatives
and prints together with related textual archives .
Arsip jenis ini informasinya terekam dalam citra
diam, tidak bergerak. Yang termasuk dalam
kategori gambar statik adalah foto, poster, dan
slide.
b) Citra Bergerak (moving images) ► a sequence of
photographs on roll film or videotape which
presents, as the film or tape is advanced, the
illusion of motion or movement. Arsip ini
informasinya terekam dalam citra bergerak, seperti
dalam gambar hidup (motion pictures) dan video
yang diciptakan dengan teknik tersendiri dan
menggunakan peralatan khusus.
c) Rekaman Suara (sound recording) ► a disc, tape,
filament or other medium on which sound has
been recorded. Merupakan arsip yang
informasinya terekam dalam bentuk suara/audio
baik disk maupun tape.
3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan ►
archives consisting of maps, charts,
plans and similar materials including
related textual archives. Informasi arsip
kategori ini berupa peta, chart, denah
bangunan, gambar teknik dan
sebagainya.
4. Arsip Komputer, yaitu arsip yang
diciptakan oleh atau melalui komputer,
baik dalam media magnetik maupun
optik, misalnya floppy disk, CD ROM,
harddisk, optical disk, flash disk, Arsip
komputer ini sering disebut dengan arsip
bacaan mesin (machine readable
archives)
Peranan Arsip
1. Sumber Informasi dan sumber dokumentasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan
keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Tujuan Penataan Arsip
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang
dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam
kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk menyelamatkan arsip.
Konsep kearsipan dikenal dua jenis
manajemen kearsipan
1. Manajemen arsip dinamis/records
yang terdiri atas manajemen arsip
dinamis aktif dan manajemen arsip
dinamis inaktif.
2. Manajemen arsip statis
Simpan
Perma Pencipt
nen
musnah distr
Simpan Penggu
inaktif naan
pindah Simpan
aktif