Workload Analysis

1
Teknik untuk Menentukan Jumlah
Kebutuhan Pegawai

Trend Teknik untuk memprediksi kebutuhan

Analysis rekrutmen baru berdasar trend jumlah
karyawan di masa lalu.

Misal : Menghitung jumlah teknisi pada tiap

akhir tahun selama lima tahun berturut-turut.
Tujuannya untuk mengidentifikasi trend
perkembangan jumlah teknisi yang dibutuhkan
dimasa depan.

2
Teknik untuk Menentukan Jumlah
Kebutuhan Pegawai

Ratio Teknik untuk memprediksi jumlah rekrutmen baru

Analysis berdasar rasio antara faktor tertentu (misal, jumlah
pendapatan) dengan jumlah karyawan yang
dibutuhkan (misal : jumlah pegawai yang
diperlukan).

Misal:
Jumlah pendapatan tahun ini = Rp 100 milyar
Jumlah karyawan tahun ini = 100 orang
Rasio = 1 karyawan : Rp 1 milyar
Estimasi pendapatan tahun depan = Rp 110 milyar
Estimasi kebutuhan karyawan baru = 10 orang
3
Teknik untuk Menentukan Jumlah
Kebutuhan Pegawai

Analisa • Teknik untuk memprediksi jumlah

Anggaran rekrutmen baru berdasar jumlah
ketersediaan anggaran yang diperoileh
oleh unit.
• Rancangan anggaran belanja tersebut
terdiri dari berbagai "mata anggaran“.
Salah satu mata anggaran yang ada ialah
belanja pegawai, dimana didalamnya
terdapat alokasi dana bagi para pekerja
baru yang diperkirakan diperlukan di masa
depan.

4
Memenuhi Kebutuhan SDM dari
Dalam (internal)

• Kebutuhan tenaga baru untuk promosi jabatan bisa

didapatkan dari sumber intern perusahaan, bisa juga
dari luar perusahaan.
• Sumber dari intern perusahaan dilakukan dengan
mengacu pada :
• Data histori prestasi karyawan
• Data histori karir karyawan
• Data histori pelatihan karyawan

5
Memenuhi Kebutuhan SDM dari
Dalam (internal)

• Data-data tersebut digunakan sebagai bahan untuk

menilai apakah kualifikasi karyawan cocok dengan
kebutuhan promosi jabatan atau tidak

6
Memenuhi Kebutuhan SDM dari
Dalam (internal)

• Pencarian kebutuhan tenaga baru untuk promosi

jabatan dari sumber intern perusahaan, dilakukan
dengan cara :
• Job posting : membuka pengumuman
mengenai lowongan jabatan baru kepada
seluruh karyawan, disertai dengan kualifikasi
dan persyaratan yang dibutuhkan. Karyawan
yang merasa memenuhi kualifikasinya dapat
mendaftar ke bagian SDM

7
Memenuhi Kebutuhan SDM dari
Dalam (internal)

• Selanjutnya, bagian SDM dapat melakukan

proses seleksi kepada para pelamar dari dalam
tersebut

8
Memenuhi Kebutuhan SDM dari Luar
(eksternal)

• Pencarian kebutuhan tenaga baru dari luar

perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa
faktor, yakni :
• Kondisi ekonomi negara secara umum. Jika
kondisi ekonomi relatif sulit, maka biasanya
akan terjadi oversupply atau calon pekerja jauh
lebih besar dibanding jumlah permintaan. Jika
hal ini terjadi, maka perusahaan relatif lebih
mudah untuk mencari karyawan baru, sebab
para pelamar kerja melimpah.

9
Memenuhi Kebutuhan SDM dari Luar
(eksternal)

• Di Indonesia, saat ini tingkat

penggangguran berkisar pada angka 10 %,
atau terjadi oversupply pasar tenaga kerja.
Angka pengangguran normal mestinya
berkisar pada angka 4 – 5 % saja.

10
Memenuhi Kebutuhan SDM dari Luar
(eksternal)

• Ketersediaan tenaga kerja pada bidang yang

dicari. Jika bidang yang dicari merupakan bidang
yang tergolong langka, maka perusahaan akan
lebih sulit dalam memenuhi kebutuhan
karyawannya. Misal, bidang teknologi komputer,
atau bidang cellular engineering.

11
Memenuhi Kebutuhan SDM dari Luar
(eksternal)

• Reputasi perusahaan. Suatu perusahaan

cenderung akan lebih mudah mencari dan merekrut
the best people, jika perusahaan itu memiliki
reputasi bagus, sehingga best graduates akan
berlomba-lomba bekerja didalamnya.

12
Memenuhi Kebutuhan SDM dari Luar
(eksternal)

• Jika akan dilakukan perekrutan dari luar, biasanya

digunakan kurve rekrutmen, atau berapa jumlah
orang yang harus melamar untuk bisa mengisi
sejumlah posisi tertentu.
• Contoh Kurva Rekrutmen:
• 1600 - Calon pelamar mengirim surat lamaran
• 200 - Kandidat dipanggil untuk seleksi
• 100 - Kandidat dipanggil untuk seleksi tahap 2
• 20 - Pelamar yang diterima bekerja
13
Sumber Rekrutmen

1. Advertising (suratkabar, majalah, radio, internet)

• Melakukan pemasangan iklan di koran untuk
mengumumkan rekrutmen baru. Misal : harian
Kompas hari Minggu selalu penuh dengan iklan
lowongan pekerjaan. Sebuah perusahaan yang serius
mengelola dan mengivestasikan dana pengembangan
SDM, biasanya akan memasang iklan lowongan besar
– minimal separo halaman atau bahkan satu halaman
penuh. Hal ini juga untuk menunjukkan reputasi
mereka yang benar-benar ingin merekrut calon
pekerja yang bermutu handal.

14
Sumber Rekrutmen

2. Melakukan rekrutmen di kampus-kampus. Beberapa

perusahaan di Indonesia seperti Unilever dan Astra kerap
melakukan kunjungan langsung ke kampus-kampus
seperti UI, ITB dan Unair untuk melakukan rekrutmen
langsung di kampus.

3. Melalui Agen Rekutmen. Cara ini biasanya dilakukan

untuk merekrut karyawan pada posisi manajer keatas.
Agen sering juga disebut sebagai “headhunter”. Fee yang
mesti dibayar biasanya adalah 15 % dari total gaji
setahun manajer yang direktur. Jika misal gaji setahun
manajer adalah Rp 100 juta, maka fee = Rp 15 juta

15
Melakukan Workload Analysis
dan Menghitung FTE

16
Workload Analysis

Workload analysis merupakan proses untuk menghitung beban kerja

suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk
mengisi posisi/sub posisi tersebut.
Workload analysis dilakukan melalui TIGA tahap utama:

17
Workload Analysis

1. Menentukan 2. Membreak-down 3. Menghitung

output utama dari rangkaian aktivitas jumlah waktu
suatu fungsi/sub menjadi satuan total yang
fungsi dan tugas yang lebih dibutuhkan
kemudian spesifik; dan untuk
mengidentifikasi mengekelompok- menyelesaikan
rangkaian aktivitas kan tugas-tugas per kelompok
kerja yang berdasar tingkat tugas
dibutuhkan untuk kesulitan/kompleksi
menghasilkan tasnya
output tersebut.

18
Contoh : Workload Analysis
Work Output :
Penyelesaian Laporan Riset "Global Economic Outlook" sebanyak 2 laporan per tahun

Rangkaian aktivitas:
Mengumpulkan dan mengkategorikan data-data riset yang relevan, melakukan analisa
data, dan kemudian menulis laporan riset

Jenis Tugas Task Breakdown Durasi Waktu (Hours)

Task 1 Pengumpulan Data
Kelompok
Sub Task 1 Data Ekonomi Industri USA 40
Sub Task 2 Data Ekonomi Industri Eropa 40
Tugas 1
Sub Task 2 Data Ekonomi Industri Asia 40
Sub Task 2 Data Ekonomi Industri Latin America 40
TOTAL WAKTU 160

Task 2 Analisa Data

Kelompok
Sub Task 1 Merumuskan Model Analisa Data 40 Tugas 2
Sub Task 2 Melakukan Analisa Data berdasar Model yang telah Dibangun 200

Task 3
Sub Task 1
s i Menuliskan Laporan Riset
Menyusun Kerangka Laporan 20
Sub Task 2
Sub Task 3
t ra Menyusun Draft Laporan
Melakukan Revisi
120
80
Sub Task 4
s Menuliskan Laporan Final

Ilu
80
TOTAL WAKTU 540

19
Menghitung Jumlah FTE (Full Time Equivalent)

Formula Workload Analysis

Data Waktu x Jumlah Work Output yang akan dilakukan dalam
Satu Tahun = Total Jumlah Waktu

Contoh :
Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 1 = 160 jam
Work output yang ingin diselesaikan = 2 unit
Total Jumlah waktu yang diperlukan = 320 jam

Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 2 = 540 jam

Work output yang ingin diselesaikan = 2 unit
Total Jumlah waktu yang diperlukan = 1080 jam
20
Menghitung Jumlah FTE (Full Time Equivalent)

Untuk menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan (full time

equivalent/FTE), formulanya adalah sbb :
Kelompok Tugas 1 :
Total Jumlah waktu/1920 jam = Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan
320/1920 = 0.167 FTE

Kelompok Tugas 2 :
Total Jumlah waktu/1920 jam = Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan
1080/1920 = 0.563 FTE

*) 1920 adalah 48 week x 40 jam

21
Contoh 2 : Workload Analysis

Work Output :
Bagian Purchasing Alat Tulis Kantor untuk Divisi Keuangan Internal
satu kali dalam setahun

Rangkaian aktivitas:
Kegiatan purchasing ATK tersebut dapat dikelompokkan menjadi
empat satuan tugas, yakni:
• Analisa kebutuhan user
• Pencarian dan analisa informasi vendor
• Negosiasi dan pengeluaran purchase order
• Pemantauan pengiriman barang ke user

22
 Task Breakdown

Jenis Tugas Task Breakdown Durasi

Task 1
s i Analisa Kebutuhan User

tra
Sub Task 1 Analisa Kebutuhan User Seksi A 24
Sub Task 2 Analisa Kebutuhan User Seksi B 24

u s
Sub Task 2 Analisa Kebutuhan User Seksi C 24

Il
Sub Task 2 Analisa Kebutuhan User Seksi D 24

Task 2 Pencarian dan Analisa Informasi Vendor

Sub Task 1 Menyusun spesifikasi barang sesuai dengan kebutuhan user 8
Sub Task 2 Mengundang 4 calon vendor untuk mengikuti tender pengadaan barang 16
Sub Task 3 Menganalisa dokumen penawaran dari masing-masing vendor 40
Sub Task 4 Melakukan survey lapangan untuk mengecek kualitas barang dari vendor 36
Sub Task 5 Menganalisa seluruh informasi dan memilih vendor pemenang 24

Task 3 Negosiasi dan Pemberian Purchase Order

Sub Task 1 Melakukan negosiasi dengan pemenang 24
Sub Task 2 Mengeluarkan purchase order 2

Task 4 Pengiriman Barang ke User

Sub Task 1 Memantau pengiriman barang dari vendor ke gudang 40
Sub Task 2 Mendistribusikan barang-barang dari gudang ke user 40
Sub Task 3 Mengecek kepuasan user atas barang-barang yang dibutuhkannya 20

Total Waktu yang Dibutuhkan 346

23
Menghitung Jumlah FTE (Full Time Equivalent)

Formula Workload Analysis

Data Waktu x Jumlah Work Output yang akan dilakukan
dalam Satu Tahun = Total Jumlah Waktu

Contoh :
Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 1 = 96 jam
Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 2 = 124 jam
Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 3 = 26 jam
Data jumlah waktu untuk Kelompok Tugas 4 = 100 jam
TOTAL = 346 jam

24
Menghitung Jumlah FTE (Full Time Equivalent)

Untuk menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan (full time

equivalent/FTE), formulanya adalah sbb :

Keseluruhan Kelompok Tugas

Total Jumlah waktu/1920 jam = Jumlah Pegawai yang
Dibutuhkan => 346/1920 = 0.18 FTE

*) 1920 adalah 48 week x 40 jam

25
contoh

Full Time Equivalet (FTE) merupakan

salah satu metode untuk menentukan
beban kerja SDM. Hitunglah FTE
dengan membuat break down task
untuk jenis pekerjaan berikut , !

26
Work Output : Penyelesaian
Laporan penjualan sebanyak 3
laporan per tahun. Rangkaian
aktivitas: Mengumpulkan dan
mengkategorikan data-data
konsumen, melakukan analisa,
konsumen potensial dan
kemudian menulis laporan
penjualan.

27
Total Kebutuhan Kelompok
tugas 1 adalah 480 jam,
sedangkan Kelompok tugas 2
membutuhkan total waktu 1620
jam, sedangkan total jumlah
waktu kerja dalam 1 tahun
adalah 1920 jam ( 48 minggu x
40 jam). Berapa jumlah
kebutuhan SDM ideal untuk
jenis pekerjaan tersebut !

28