Knowledge Management
Definisi Knowlegde Management
Definisi mengenai KM (Knowledge Management)
tergantung dari cara organisasi menggunakan dan
memanfaatkan pengetahuan. Salah satu definisi KM
adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih,
mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan
informasi dengan cara tertentu yang dapat
meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu
bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM
adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam
organisasi untuk menciptakan nilai dan
meningkatkan keunggulan kompetitif.
Gambaran lingkup kegiatan manajemen
pengetahuan
Gambaran lingkup kegiatan manajemen pengetahuan
bagi pembelajaran organisasi
secara ringkas dapat dijelaskan dalam kegiatan berikut
ini :
1. Membangun ruang penyimpanan pengetahuan
(knowledge repository),
2. Menyempurnakan akses ke pengetahuan,
3. Memperbaiki lingkungan pengetahuan, dan
4. Mengelola pengetahuan sebagai kekayaan organisasi
(aset).
Tipe Kegiatan Manajemen Pengetahuan
Kegiatan manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa
tipe yaitu:
1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur.
Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang
dihasilkan organisasi, seperti disain produk, proposal dan laporan
kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan
terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya dapat
dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang
diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons
learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan
pengetahuan yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan
dan diadopsi oleh user dalam konteks yang baru.
Tipe Kegiatan Manajemen Pengetahuan
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan
ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat
dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah
untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui
pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang
diperlukan untuk meningkatkan performansi. Kegiatan ini
memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan
produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan
lebih eksplisit atauterbuka dari pengetahuan yang diperlukan
pada tahap-tahap tertentu.
Tipe Kegiatan Manajemen Pengetahuan
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan.
Banyak organisasi mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti
hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan.
Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan organisasi
untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber
eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu
telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business
intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi berusaha
mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan
bisnis.
Tujuan Penerapan Knowledge
Management (KM)
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis
organisasi:
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber
pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka organisasi akan
mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang
lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan
memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk
memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di
lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses
kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan
dapat meningkatkan kompetensinya.
Tujuan Penerapan Knowledge
Management (KM)
3. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat
dengan mudah beradaptasi dengan perubahan
lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah
ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk
yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari
organisasi akan meningkat.
Tahapan Perkembangan Manajemen
Pengetahuan Dalam Organisasi
1. Knowledge-chaotic (tak sadar konsep, tak ada proses informasi,
dan tak ada sharing informasi).
2. Knowledge-aware (sadar akan kebutuhan manajemen
pengetahuan, ada beberapa proses manajemen pengetahuan, ada
teknologi, ada isu tentang sharing informasi).
3. Knowledge-enabled (memanfaatkan manajemen pengetahuan,
mengadopsi standar, isu-isu berkaitan dengan budaya dan teknologi).
4. Knowledge-managed (kerangka kerja yang terintegrasi,
merealisasikan manfaat, isu-isu pada tahap sebelumnya teratasi).
5. Knowledge-centric (manajemen pengetahuan merupakan bagian
dari misi, nilai pengetahuan diakui dalam kapitalisasi pasar,
manajemen pengetahuan terintegrasi dalam budaya).
Pentingnya Knowledge Management
KM dipandang penting, karena implementasinya memberi
manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan
kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan
inovasi serta pengembangan produk. Sebuah contoh betapa
pentingnya peran KM adalah apabila perusahaan menghadapi
kasus pengunduran diri dari karyawan yang memiliki knowledge
menonjol, sementara pada saat itu belum ada transfer knowledge
bagi penggantinya. Bisa terjadi kepindahan karyawan itu diikuti
dengan kepindahan pelanggan. Bagi organisasi yang ingin
menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu
menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan
bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi
yang dapat membantu proses pengetahuan.
Aplikasi Manajemen Pengetahuan
Aplikasi manajemen pengetahuan terhadap Perusahaan
Pengetahuan-pengetahuan perusahaan dapat dikelola
secara kontinu, produktif, dan efektif oleh aplikasi
manajemen pengetahuan yang dibangun. Pengetahuan
perusahaan dapat diperoleh dari dokumentasi, prosedur,
proses, kebijakan, formulir, pekerja, prilaku,hubungan
antar relasi, dan kultur organisasi. Pengetahuan dapat
dikelola oleh system melalui setiap orang dan semua
orang dalam perusahaan seperti direktur, administratif,
para pekerja, tim proyek.
Peran Para Ahli Dalam Manajemen
Pengetahuan
Dalam manajemen pengetahuan peran para ahli sangat dibutuhkan
untuk mengambil keputusan. Para ahli bertugas untuk menentukan
sistem pengetahuan mana yang sesuai dan cocok dengan
karakteristik perusahaan. Dalam proses penentuan tersebut,
informasi atau pengetahuan yang telah masuk ke peruasahaan akan
mengalami proses penyaringan. Penilaian proses penyaringan diukur
dari kebutuhan perusahaan dan manfaat apa yang akan
didapat perusahaan dari informasi tersebut. Setelah mengalami
proses yang demikian dan informasi yang ada sudah sesuai maka
informasi atau pengetahuan tersebut akan digunakan
oleh perusahaan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif,
atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Pengaruh yang diberikan Knowledge
Manajemen terhadap proses bisnis
organisasi
1) Penghematan waktu dan biaya
2) Peningkatan aset pengetahuan
3) Kemampuan beradaptasi
4) Peningkatan produktifitas