Process and Document Level
Dokumen
Kebijakan, Standar, Prosedur, Instruksi Kerja
Standar adalah sebuah aturan, biasanya
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula
pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu bersifat wajib (paling sedikit dalam praktik),
pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. memberi batasan spesifikasi dan penggunaan
sebuah objek atau karakteristik sebuah proses
dan/atau karakteristik sebuah metode
Prosedur adalah dokumen
yang menjelaskan bagaimana
mengendalikan proses yang Instruksi Kerja adalah tahapan teknis
melintas antar bagian atau pelaksanaan suatu kegiatan. Instruksi
fungsi. Prosedur memastikan kerja biasanya dilengkapi dengan
koordinasi antar bagian atau gambar untuk memudahkan pelaksana
fungsi dapat dijalankan secara proses melaksanakan kegiatannya.
efektif dengan adanya
prosedur yang telah
ditetapkan oleh manajemen.
Bukti objektif bahwa kebijakan, standar, dan
prosedur telah dilaksanakan secara efektif
Tingkatan Dokumen Menurut Sistem Manajemen Mutu
Level 1: Quality
Manual
Level 2: Procedures
Level 3: Work
Instruction
Level 4: Forms
Tingkatan Dokumen Menurut Sistem Manajemen Mutu
• Pada tingkatan teratas atau tingkat 1 adalah manual mutu atau pedoman mutu atau quality manual. Manual mutu adalah
dokumen perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan perusahaan, penjelasan proses kerja dan interaksi antar proses
kerja. Dalam manual sebaiknya juga mencakup penjelasan tentang prosedur atau referensi.
• Tingkat 2 adalah prosedur. Prosedur adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan proses kerja yang berkaitan dengan
unit-unit kerja lain. Prosedur merupakan dokumen untuk menjawab pertanyaan "what, who, when dan where"
• Tingkat 3 adalah instruksi kerja. Instruksi kerja yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai work instructions (WI) adalah
dokumen perusahaan yang menjelaskan tata cara melaksanakan pekerjaan secara lebih detail atau rinci. Dokumen ini
menerangkan "bagaimana suatu pekerjaan dilakukan" atau "how to do"
• Tingkatan terendah atau tingkat ke 4 yakni formulir. Formulir dokumen perusahaan yang jika telah diisi disebut sebagai
rekaman atau record. Record merupakan bagian dari dokumen dan record adalah dokumen khusus. Record menunjukkan
bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
Pengendalian Dokumen
Prosedur pengendalian dokumen, antara lain berisi penetapan pengendalian yang
diperlukan untuk:
• Kontrol kecukupan dokumen sebelum didistribusikan
• Perubahan dan status revisi terbaru dokumen
• Versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian
• Memastikan dokumen dapat dibaca dan mudah dikenali, bahwa dokumen yang berasal
dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dikendalikan
• Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa.
Proses
Hirarki Proses
Level 0: Value
Chain / Org.
Structure
Level 1: Business
Process
Level 2: Process
Level 3: Activity
Level 4: Task
Level 0 – Value Chain / Org. Structure
Level 1 – Business Process
Level 2 –Process
Level 3 – 4 Activity – Task
Hirarki Sumber Lain
Business Process Process Activity Task
Hirarki Sumber Lain (PCF: Process Classification Framwork of APQC)
Hirarki Sumber Lain (PCF: Process Classification Framwork of
APQC)