TEKNIK
DOKUMENTASI
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
Dokumentasi
Dokumentasi: narasi, bagan alir, diagram dan
penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang
bagaimana cara kerja sebuah sistem.
Informasi yang tercakup dalam dokumentasi:
What (data apa yang diolah)
Who (siapa yang menginput data)
Where (dimana penyimpanan data)
When (kapan data tersebut dijadikan informasi)
Why (mengapa dibuat laporan)
How (bagaimana pengawasan terhadap sistem)
Dokumentasi Sistem
Adalah suatu kegiatan
merekam aktivitas
transaksi keuangan
secara prosedural yang
dijelaskan dalam bentuk
visualisasi atau gambar
dengan simbol-simbol
dokumentasi sistem yang
telah distandarkan atau
diseragamkan
sebelumnya.
Teknik Dokumentasi
• Adalah suatu cara pengumpulan data
yang diperoleh dari dokumen yang ada
atau catatan yang tersimpan baik berupa
catatan transkrip, buku, surat kabar, dan
sebagainya.
Sistem Teknik Dokumentasi
• Adalah suatu teknik untuk mendokumentasikan
sistem .
• Teknik dokumentasi:
– Entity Relationship Diagram
– Data Flow Diagrams (Diagram Arus Data)
– Document Flowcharts (Bagan Alir Dokumen)
– System Flowcharts (Bagan Alir Sistem)
– Program Flowcharts (Bagan Alir
Program)
- Diagram proses bisnis
Kegunaan Teknik Dokumentasi Sistem
1. Membantu kerja analis sistem dalam
proyek pengembangan sistem.
2. Membantu kerja auditor dalam proses audit
laporan keuangan.
3. Sebagai buku panduan operasi/aktivitas
bisnis perusahaan.
4. Mengimplementasikan dan
menggambarkan kebijakan perusahaan.
Data Flow Diagrams (DFD)
• Menggunakan simbol-simbol untuk
menyajikan entitas, proses, arus data,
dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu sistem.
• Digunakan analis sistem untuk mewakili
elemen logis dari sistem.
• Teknik ini tidak mewakili the physical
system
Data Flow Diagram Symbols
Nama Nama Penyimpanan
Entitas Data
N
Deskripsi
Proses Arah arus data
Petunjuk untuk Menggambar DFD
1. Pahami bagaimana sistem bekerja
2. Abaikan beberapa aspek tertentu dari
sistem (yang diperhatikan: asal, arus,
proses, penyimpanan dan tujuan data):
a. Proses dan kegiatan pengendalian
b. Penetapan mulai dan berhentinya sistem
ditunda
3. Menetapkan batasan sistem (apa yang
akan masuk dan tidak masuk sistem)
4. Membuat diagram konteks
Petunjuk untuk Menggambar DFD
5. Identifikasi arus data (satu atau dua arah)
6. Kelompokkan arus data
7. Identifikasi proses (setiap proses memiliki
satu atau lebih arus data yang masuk dan
keluar)
8. Kelompokkan proses (urutan proses
secara logis)
9. Identifikasi seluruh file/penyimpana data
[Link] seluruh sumber dan tujuan data
Petunjuk untuk Menggambar DFD
[Link] nama seluruh elemen DFD
[Link] DFD dalam subdivisi (higher level
– lower level DFD)
[Link] nomor urut pada setiap proses
[Link] proses
[Link] copy akhir DFD
Sub Divisi DFD
1. Diagram Konteks (Context Diagram):
menunjukkan sistem pemrosesan data dan
entitas eksternal yang merupakan sumber
dan tujuan input dan output sistem. Hanya
memiliki SATU PROSES.
2. Diagram Level-1
3. Diagram Level-2
4. Dst.
Contoh:Proses penggajian di S&S (tabel 6-1)
Bagan Alir Dokumen
(Document Flowcharts)
• Digunakan untuk menggambarkan elemen-
elemen dari sistem manual, termasuk
catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku
besar dan file), departemen organisasional
yang terlibat dalam proses, dan aktivitas
(fisik dan administratif) yang dilakukan
dalam departemen tersebut.
• Lebih detil daripada DFD
Simbol-simbol Document Flowcharts
Terminal yang menunjukkan Total batch yang
sumber atau tujuan dokumen dihitung
dan laporan
Dokumen sumber atau
laporan
Konektor intrahalaman
Operasi manual
Konektor antarhalaman
File untuk menyimpan Deskripsi proses
dokumen sumber dan atau komentar
laporan
Catatan akuntansi (jurnal,
Garis alir dokumen
register, log, buku besar)
Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department
Sales A
Customer
Order #1 Sales
Order2
Customer Sales
Checks
Order Credit Order 4
Credit
Records Sales
Picks Stock
Prepare Records Order3
Goods
Sales
Orders Signed Sales
Order #1
Customer Sales Picks
Order Order2 Goods
Sales
Order #1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1 Sales
Order #1 Order 4
Sales
Signed Sales Order3
N Order #1
Sales
Order2 N
Distribute
SO and
File A
Customer
Sales Customer
Order
Signed Sales
Order #1 Order 4
Sales Finished Document Flowchart
Order3
Sales Showing Areas of Activity
N
Order2
System Flowcharts
• Digunakan untuk menggambarkan
hubungan elemen-elemen kunci--input
sources, programs, and output products—
dari sistem komputer
• Tipe media yang digunakan (paper,
magnetic tape, magnetic disks, and
terminals)
• Dalam praktek, tidak banyak perbedaan
antara document flowcharts dengan system
flowcharts
Simbol-Simbol System Flowcharts
alat input/
Hard copy output terminal
(Dokumen sumber dan output)
Proses komputer
Aliran proses
Koneksi
Akses langsung ke real-time
penyimpanan (paket (online)
disket)
Perangkat
tampilan
video
Pita magnetis
(alat penyimpanan
berurutan)
Sales Department Computer Operations Department Warehouse Shipping Department
Customer Sales A
Edit and Credit file Order1
Credit Check
Customer Sales
Order Order 3
Picks Stock Sales
Sales Records Order2
Goods
Orders
Terminal
AR File
Update Sales Picks
Program Order1 Goods
Customer Inventory Sales
Order Order2
Sales
Order3
N A
N
Sales Sales
Order 3 Order1
Sales
Order2
Sales
Order1
Customer
Finished System Flowchart Showing All Facts
Translated into Visual Symbols
Program Flowcharts
Menyajikan logika program
Simbol-Simbol Program Flowchart
Operasi mulai dan
Proses logis
akhir terminal
Operasi
Input/output
Keputusan
Aliran proses
logis
Diagram Proses Bisnis
• Deskripsi grafis dari proses bisnis yang
dijalankan perusahaan.
• Cara visual untuk menjelaskan langkah-
langkah atau aktivitas-aktivitas dalam
proses bisnis.