Perencanaan Produksi dan

Pengendalian Persediaan (PPIC)

Pengelolaan sediaan farmasi

Fadhilah yahya 1941013033

PPIC
PPIC merupakan bagian yang bertugas melakukan perencanaan produksi dan
pengendalian persediaan. PPIC merupakan bagian organisasi perusahaan yang
menjembatani antara divisi marketing dengan produksi. PPIC menerjemahkan
kebutuhan pengadaan obat jadi untuk marketing dalam bentuk rencana produksi
dan ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.
Merupakan suatu alat bantu utama untuk melaksanakan suatu perencanaan
sebelum melaksanakan aktivitas produksi suatu perusahaan. PPIC akan memberikan
informasi tentang kemampuan memproduksi suatu barang dengan waktu dan
jumlah yang tepat
Oleh karena itu PPIC harus mengendalikan persediaan mulai dari bahan awal (bahan
baku dan bahan kemas) sampai obat jadi. Tujuan dari pengendalian persediaan
adalah menjaga agar persediaan tidak sampai habis sehingga tidak menghambat
proses produksi dan pemasaran produk.
Fungsi PPIC
PPIC mempunyai peran yang penting dalam perusahaan karena berkaitan erat dengan
cash flow dan kinerja bagian produksi.
Secara umum fungsi PPIC adalah sebagai berikut :
a. Mensinergikan kepentingan marketing dan manufacturing
b. Mengintegrasikan dan memadukan pihak-pihak lain dalam organisasi
(marketing, produksi, personalia dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Sasaran utama yang ingin dicapai adalah terciptanya proses produksi yang
efektif dan efisien serta menguntungkan bagi perusahaan. PPIC bertanggung jawab
dalam bidang production planning dan inventory control.
Sasaran pokok production planning adalah menyelesaikan permintaan atau
pesanan pelanggan tepat pada waktu, penghematan biaya produksi, memperlancar
proses produksi. Sedangkan tugas inventory control adalah mengantisipasi
kemungkinan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan (stock out/over stock),
menghadapi fluktuasi harga.
Tujuan PPIC
Menghadirkan produk yang diminati pasar/ pelanggan sehingga perusahaan akan
banyak mendapat pesanan yang sudah dapat dipastikan bisa diproduksi, dengan
memenuhi syarat kualitas dan kuantitas sesuai dengan kapasitas dan laju produksi
yang diketahui secara pasti, serta jadwal pengiriman yang tepat, sehingga
perusahaan akan menang bersaing dan mendapatkan keuntungan yang banyak.
Tugas PPIC
 Membuat rencana produksi dengan pedoman rencana Sales Marketing
Dalam rangka penyusunan rencana dan jadwal produksi, bagian PPIC
memperoleh informasi dari bagian pemasaran dan juga bagian produksi. Kemudian PPIC
mengestimasi kemampuan pabrik dalam memenuhi permintaan produk jadi tersebut.
Dari data tersebut PPIC menyusun rencana produksi dan jadwal produksi kemudian
didistribusikan ke bagian produksi dan bagian lain yang terkait dengan produksi.
Perencanaan produksi diterbitkan oleh bagian PPIC dengan jangka waktu 1 tahun, 3
bulan, 1 bulan, 1 minggu serta merealisasikannya dalam bentuk rencana produksi harian
(Production Daily Report).
 Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stok dengan
menghitung kebutuhan material produksi menurut standar stok yang ideal (tidak
terjadi kelebihan stok maupun kekurangan stok agar tidak menghambat proses
produksi akibat kekosongan bahan baku).
 Memantau semua inventory. Pemantauan ini dilakukan baik untuk proses produksi,
stok yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanan proses dan
pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang. Untuk memperlancar kegiatan
produksi diperlukan adanya buffer stock atau safety stock, yang ditetapkan
berdasarkan jumlah pemakaian bahan dan lead time (yaitu waktu yang diperlukan
mulai dari bahan dipesan sampai barang masuk ke gudang).
 Membuat evaluasi proses produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory.
Forecasting dilakukan secara rutin sesuai waktu yang dijadwalkan dan dihadiri oleh
seluruh manager dan general manager untuk meramalkan produk apa saja yang akan
dipasarkan untuk selanjutnya direncanakan jumlah kebutuhan bahan yang
diperlukan.
 Mengolah data, membuat rencana dan menganalisa realisasi produksi, sales serta
data inventory.
 Menghitung standar kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian
produksi atas pengamatan langsung.
 Menghitung standar hasil berdasarkan realisasi produksi tiap tahun.
 Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh data yang
akurat dan up to date.
 Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti
pelaksanaan toll manufacturing.
PPIC merupakan salah satu departemen krusial di industri
farmasi. Departemen PPIC terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:
Bagian perencanaan produksi (production planning)
Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian
produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin, (b)
Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku dan
kemasan.
Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang dibuat
oleh Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran Belanja Perusahaan
(RABP). Perencanaan produksi terbagi dalam rencana produksi tahunan, yang kemudian dibagi
lagi menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan untuk pelaksanaannya PPIC akan
menurunkan rencana produksi harian (production daily report).
Dasar pertimbangan perencanaan produksi meliputi ketersediaan stok (bahan
baku/bahan jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, kapasitas mesin, waktu yang
tersedia untuk pemeliharaan mesin maupun proses, lead time pemesanan bahan baku.
Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan yang dibuat untuk
memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai
respon terhadap perubahaan permintaan pasar.
Bagian perencanaan produksi
(production planning)
Tugas bagian ini meliputi:
(a) Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan
dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin,
(b) Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan,
(c) Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan

Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang dibuat oleh
Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran Belanja Perusahaan
(RABP). Perencanaan produksi terbagi dalam rencana produksi tahunan, yang kemudian
dibagi lagi menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan untuk pelaksanaannya PPIC akan
menurunkan rencana produksi harian (production daily report).
• Dasar pertimbangan perencanaan produksi meliputi ketersediaan stok (bahan
baku/bahan jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, kapasitas mesin,
waktu yang tersedia untuk pemeliharaan mesin maupun proses, lead time
pemesanan bahan baku.
• Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan yang dibuat untuk
memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja maupun kebutuhan
lain sebagai respon terhadap perubahaan permintaan pasar.
Bagian pengendalian persediaan
(inventory control)
Tugas dari bagian ini adalah:
(a) Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan, dan bahan jadi agar sesuai dengan
perencanaan produksi dan permintaan dari pemasaran,
(b) Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi untuk diadakan konfirmasi
dengan pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus dijual.

Banyak perusahaan menggunakan Analisis Pareto (konsep ABC) dalam pengendalian

persediaannya. Analisis Pareto dibagi menjadi tiga kelas berdasarkan volume persediaan
secara keseluruhan dan nominal (rupiah) dari setiap item barang.
• Kelas A : Presentase nilai penggunaan kumulatif > 80%
• Kelas B : Presentase nilai penggunaan kumulatif 20-80%
• Kelas C : Presentase nilai penggunaan kumulatif <20%
Dalam hal pengadaan barang, perusahaan melakukan pemilihan supplier berdasarkan
kualitas, kontinuitas, harga, lead time, layanan, dan cara pembayaran. Untuk
mengontrol persediaan barang di gudang maka dilakukan buffer stock yaitu bahan
baku atau produk jadi yang harus tersedia, untuk produk pareto atau fast moving (kelas
A), buffer stock dilakukan minimal 2 bulan penggunaan, sedangkan untuk produk yang
bukan pareto atau slow moving (kelas B,C) dilakukan minimal 1 bulan penggunaan.
Penyimpanan
Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan di gudang. Gudang meliputi gudang
bahan baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.
1. Gudang Bahan Baku. Sistem penyimpanan bahan baku yang digunakan disusun
berdasarkan bentuk sediaan, status bahan baku, dan penggolongan obat.
Penyimpanan bahan baku berdasarkan bentuk sediaan dibedakan ke dalam bagian
solida, semi solida, dan liquida. Penyimpanan berdasarkan status bahan baku
dibedakan ke dalam status karantina, diluluskan dan ditolak. Penyimpanan
berdasarkan penggolongan obat dikhususkan untuk bahan baku narkotik, psikotropik,
dan prekursor. Penyimpanan bahan baku golongan ini terdapat di tempat khusus dan
terkunci.
2. Gudang Bahan Kemas. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang bahan
kemas berdasarkan fungsinya (etiket, insert, botol, karton, box, aluminium foil, pot,
tube, cangkang kapsul). Khusus untuk penyimpanaan aluminium foil dan cangkang
kapsul ditempatkan pada ruang khusus yang memiiliki AC/Air Conditioner (15 derajat
Celcius).
3. Gudang obat jadi. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam gudang obat jadi
disusun berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.
Kenapa Harus Apoteker
Bagian ini bertugas merencanakan produksi dan mengendalikan keseimbangan antara
persediaan dengan permintaan sehingga tidak terjadi overstock maupun understock.
Bagian PPIC ini biasanya juga bergabung dengan bagian gudang (gudang bahan baku,
bahan kemas, dan produk jadi) dan dikepalai oleh seorang apoteker. Kenapa apoteker?
Karena apoteker dibekali pengetahuan tentang manajemen dan juga dibekali
pengetahuan mengenai stabilitas bahan baku dan stabilitas sediaan sehingga
penyimpanan dapat dilakukan di tempat yang tepat dan mutunya tetap terjaga.
TERIMAKASIH