PROJECT
COMMUNICATION
MANAGEMENT
Disusun oleh :
Abram
Agung Jati Prawira
Dhevin Andrean
Rian Pebi
Ryan Izza Mahendra
Apa itu komunikasi ?
■ Berdasarkan KBBI, komunikasi adalah pengiriman
dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang
atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat
dipahami.
The importance of Project
Communications Management
■ Para ahli percaya kesuksesan suatu project, khususnya Project IT, terletak pada
komunikasi. Berbagai macam kesalahan dalam pekerjaan, seperti ruang lingkup
yang tidak jelas, jadwal yang tidak realistis, ini merupakan salah satu contoh
terdapat kesalahan dalam komunikasi.
■ Banyak penelitian menunjukkan bahwa seorang professional IT, harus memiliki Soft
Skill yang sama banyak nya dengan skill skill lain yang dia miliki. Karena selain skill
teknik yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu project, Soft Skill juga
diperlukan untuk menghindari masalah yang bisa berakibat fatal pada project
tersebut
Goal dari Communication Management
■ Planning communications management involves determining the information and
communications needs of the stakeholders.
■ Managing communications involves creating, distributing, storing,
retrieving, and disposing of project communications based on the communications
management plan.
■ Controlling communications involves monitoring and controlling project
communications to ensure that stakeholder communication needs are met.
■ Summarize dari goal Communication Management
WHAT KEYS TO GOOD COMMUNICATION ?
1. Focusing on group and Invididual
Communication Needs
■ Seorang manager harus memahami sifat individu dalam suatu kelompok. Setiap
orang memiliki kepribadian yang berbeda, sehingga mempengaruhi preferensi
mereka ketika berkomunikasi. Ketika seorang manager telah bisa memahami
individu tersebut, maka bisa dipastikan komunikasi akan berjalan lancer.
■ Tidak hanya untuk individu, manager juga harus care terhadap kelompok. Miss
Communication yang terjadi dalam kelompok biasa nya berawal karena terdapat
individu yang introvert, atau intuitive. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk
menyeediakan beberapa metode komunikasi yang lain, seperti tertulis, visual,
video, meeting, dan lingkungan yang mendukung untuk selalu berdialog.
2. Formal and informal methods for
communicating
■ Dalam kondisi rapat atau meeting, komunikasi formal yang akan digunakan.
Dikarenakan dalam rapat atau meeting, Bahasa yang digunakan harus baik dan
benar dalam penyampaian berita atau informasi.
■ Sedangkan untuk kondisi diluar rapat atau meeting, komunikasi informal yang
digunakan. Karena Bahasa yang digunakan biasanya cukup Bahasa yang mudah
dipahami antar sesama, tidak terkesan kaku atau structural. Namun tetap
bertujuan agar lawan bicara bisa memahami dengan baik apa maksud dan tujuan
dari yang dibicarakan.
3. Distributing Important Information in
an Effective and Timely Manner
■ Sampaikanlah informasi yang penting dengan efektif. Tidak perlu berbelit dalam
menyampaikan sebuah informasi. Karena tujuan nya tetap sama, yaitu agar si
lawan bicara dapat memahami apa yang sedang disampaikan
■ Karena jika informasi yang kita sampaikan terkesan sulit dimengerti oleh lawan
bicara, bisa menyebabkan kebingungan.
4. Setting the Stage for Communicating
Bad News
■ Jika ingin menyampaikan suatu berita buruk atau kurang mengenakkan, harus
memiliki Timing yang tepat. Kita tidak bisa asal menyampaikan berita yang buruk
kepada yang lain, karena dapat menyebabkan kepanikan.
■ Aturlah waktu ketika ingin menyampaikan suatu hal yang kurang mengenakkan. Hal
ini bertujuan agar para pendengar dapat memahami apa yang sedang terjadi, dan
mungkin saja dari mereka dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah
yang ada.
5. Determining the Number of
Communication Channels
■ Tentukan jumlah orang saat kita
berkomunikasi. Dengan kata lain,
semakin sedikit orang yang
berkomunikasi maka semakin mudah
informasi akan didapatkan.
■ Jika semakin banyak orang, maka
kemungkinan informasi yang akan
disampaikan juga semakin kompleks.
■ Oleh karena itu, kita harus memilah,
mana informasi yang cocok untuk 2
orang, mana yang cocok untuk 4 orang
atau lebih.
PLANNING COMMUNICATIONS MANAGEMENT
■ Karena komunikasi sangat penting dalam proyek, setiap proyek harus mencakup sebuah Project
Communication Management— dokumen yang memandu komunikasi proyek. Project
Communication Management harus terdiri dari :
■ 1. Stakeholder communications requirements
2. Information to be communicated, including format, content, and level of detail
3. Who will receive the information and who will produce it
4. Suggested methods or technologies for conveying the information
5. Frequency of communication
6. Escalation procedures for resolving issues
7. Revision procedures for updating the communications management plan
8. A glossary of common terminology
MANAGING COMMUNICATION
1. Using Technology to Enhance
Information Creation and Distribution
■ Di era yang sudah modern, komunikasi
pun jadi lebih mudah. Cukup
menggunakan instant messaging
seperti Line, WA, Telegram, informasi
yang ingin disampaikan dapat mudah
di terima dan dipahami oleh orang lain.
Kita dapat lebih mudah untuk
membuat jadwal meeting, organize
project documents, dll.
2. Selecting the Appropriate
Communication Methods and Media
1. Interactive communication: As the name implies, two or more people interact
to exchange information via meetings, phone calls, or video conferencing. This
method is usually the most effective way to ensure common understanding.
2. Push communication: Information is sent or pushed to recipients without
their request via reports, e-mails, faxes, voice mails, and other means. This
method ensures that the information is distributed, but does not ensure that
it was received or understood.
3. Pull communication: Information is sent to recipients at their request via
Web sites, bulletin boards, e-learning, knowledge repositories like blogs, and
other means.
4. Reporting Performance
■ Alat penting yang lain untuk Managing Project Communications adalah Peformance
Reporting. Dengan Peformance Reporting bertujuan agar Stakeholder diberitahu
tentang bagaimana resource digunakan untuk mencapai tujuan project. Terdapat 2
istilah dalam report, yaitu
■ Status Report = menggambarkan dimana suatu proyek berdiri pada suatu waktu
■ Progress Report = menggambarkan apa yang telah diselesaikan oleh team project
selama periode tertentu
CONTROLLING COMMUNICATIONS
■ Tujuan utama dari Controlling Communication adalah untuk memastikan
aliran informasi yang optimal sepanjang Project Life Cycle. Project
Manager dan Team, mereka harus mempertimbangkan penggunaan
fasilitator dan ahli lain untuk memberikan bantuan
SUGGESTIONS FOR IMPROVING PROJECT
COMMUNICATIONS
1. Developing Better Communication
Skills
■ Meningkatkan skill komunikasi bagi Profesional IT adalah hal yang sangat baik.
Karena jarang orang terlahir dengan cara berkomunikasi yang sangat baik.
■ Salah satu cara melatih skill komunikasi dengan cara Role-Playing (Bermain Peran).
Dengan Role-Playing, dapat meningkatkan skill yang spesifik yang berguna di dalam
team.
2. Running Effective Meetings
■ The following guidelines can help improve time spent at meetings:
1. Determine if a meeting can be avoided. Do not have a meeting if there is a
better way of achieving the objective at hand.
2. Define the purpose and intended outcome of the meeting. Be specific about what
should happen as a result of the meeting.
3. Determine who should attend the meeting.
4. Provide an agenda to participants before the meeting. Meetings are most
effective when the participants come prepared.
5. Prepare handouts and visual aids, and make logistical arrangements ahead
of time. By creating handouts and visual aids, you must organize thoughts and
ideas
6. Run the meeting professionally. Introduce people, restate the purpose of the
meeting, and state any ground rules that attendees should follow.
7. Set the ground rules for the meeting. State up front how the meeting will be
run.
8. Build relationships. Depending on the culture of the organization and project,
it may help to build relationships by making meetings fun experiences.
3. Using E-Mail, Instant Messaging, Texting,
and Collaborative Tools Effectively
■ Karena zaman semakin maju, berarti alat komunikasi juga semakin maju.
Manfaatkan alat komunikasi tersebut untuk menunjang kegiatan kita. Contoh E-
Mail, Instant Messaging ( Line, Wa, dll ), Google Drive, aplikasi pendukung
komunikasi lainnya.
■ Dengan memanfaatkan aplikasi tersebut, dapat mempermudah komunikasi kita
kepada yang anggota tim yang lain nya.
4. Using Templates for Project
Communications
■ Template juga merupakan salah satu cara untuk mengembangkan komunikasi.
Dengan menggunakan template, kita dapat mengatur waktu secara jelas dan
terperinci, hal hal apa saja yang akan kita lakukan pada rentan waktu yang sudah
ditentukan.
■ Contoh Template pada Gantt Chart
■ Contoh Template pada JW Consulting
USING SOFTWARE TO ASSIST IN PROJECT
COMMUNICATIONS
■ Memanfaatkan software untuk membantu berbagai macam kebutuhan informasi
adalah suatu hal yang baik. Banyak aplikasi atau perangkat lunak yang tersedia
untuk memudahkan komunikasi dalam membangun sebuah project, seperti Trello,
Basecamp, Bitrix24, Mavenlink, Asana.
■ Beberapa keuntungan ketika memanfaatkan project Management Software adalah ;
1. Akses informasi yang mudah = ketika tim kita berada di luar daerah perusahaan.
2. Memudahkan tim member untuk bergabung = hanya dengan sign in, kemudian
membuat akun baru, para member tim dapat menggunakan aplikasi tersebut
3. Fokus pada kolaborasi = kita dapat bekerja bersama anggota tim yang lain. Hal ini
bertujuan agar penyelesaian pekerjaan dapat lebih efektif
4. Konfigurasi yang fleksibel = memudahkan untuk melacak perubahan pekerjaan
dalam project, dan menjaga agar progress sesuai dengan jadwal.
5. Harga yang terjangkau = beberapa software management harus berlangganan
ketika akan digunakan, namun terdapat beberapa yang gratis.
Daftar Pustaka
■ Infromation Technology PROJECT MANAGEMENT | 7e, Kathy Schwalbe
■ [Link]
■ [Link]
■ [Link]
■ [Link]
[Link]
■ [Link]
■ [Link]
TERIMA KASIH