14/10/2025

DOCUMENTATION
FOR ISO IMPLEMENTATION

STRUKTUR INFORMASI TERDOKUMENTASI

Kebijakan Kebijakan mengenai mutu

Acuan Kerja Prosedur Alur Proses Kerja

IK, Checklist, Form, Dokumen Penunjang

Job Description, dll

Bukti Hasil Laporan kerja, formulir

Kerja Catatan Mutu
(arsip)

1
 14/10/2025

Detail dari
dokumen
tergantung pada
kualifikasi personil
serta pentingnya
suatu aktivitas
(ketidakberadaan
dokumentasi
dapat
mempengaruhi
mutu)

2
 14/10/2025

KEBIJAKAN MUTU

CONTOH :
S – Ski lled R – Res ponsive
T – Ti mely OnG – On Goi ng Improvement

Ski lled = meningkatkan kemampuan internal & ja ri ngan guna

Customer
memenuhi kepuasan konsumen Satisfaction
Ti mely = mel aksanakan pekerjaan sesuai dengan waktu ya ng
di tetapkan
Continuous
Improvement
Res ponsive = ta nggap dalam menindaklanjuti
permi ntaan/keluhan

OnGoi ng Imprv = s enantiasa berusaha meningkatkan kualitas

pel ayanan

AKTIVITAS :
Satu kegiatan yang dilakukan oleh
satu orang

3
 14/10/2025

Aduk Panggang Sajikan

Rangkaian aktivitas yg terintegrasi untuk

PROSES : menghasilkan suatu output

4
 14/10/2025

PROSEDUR
• Tujuan : Mengapa dan Untuk Apa
• Ruang Lingkup : Batas aplikasi prosedur
• Isi Prosedur, meliputi :
- Urutan Pekerjaan
- Dokumen yang digunakan
- Formulir yang digunakan
- Penanggung jawab / pelaksana kegiatan

• Format Prosedur
- Narasi
- Bagan Arus / Flowchart
- Semi Flowchart, dll.

JENIS – JENIS CHART

Top-Down chart

Flowchart

Inter-functional chart

10

5
 14/10/2025

TOP DOWN CHART

Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4

Langkah 1 Ambil bahan
Terima & Serahkan barang Kirim barang
baku & jadi ke gudang jadi ke pelanggan
Simpan produksi

1.1 Periksa jumlah 2.1 Keluarkan barang 3.1 Serah terima 4.1 Ambil & susun
1.2 Periksa mutu dari gudang. barang antara untuk dikirim sesuai
barang (IK-QC-01) 2.2 Lakukan produksi produksi dan gudang perintah PPIC
1.3 Catat di kartu (IK-PRD-01 s/d XX) barang jadi 4.2 Catat di kartu
stok 3.2 Catat barang di stok
1.4 Simpan dalam kartu stok 4.3 Kirim barang
gudang 3.3 Simpan barang
jadi sesuai dengan
tempatnya

11

INTER – FUNCTIONAL CHART

Buat rencana Monitor rencana Evaluasi pelatihan

HRD & informasikan & catat di data
pelatihan selama
1 tahun (note 1) rencana kary. (note 2)

Meninjau &
menyetujui
Direksi rencana pelatihan

Mengirim personil
Departemen untuk pelatihan
yg terkait

12

6
 14/10/2025

FLOWCHART
A
Mulai

M anajer Pembelian
Pemohon
Isi Form Periksa & Setujui
Permohonan
Pembelian

Mgr. Dept. Ok? Tidak Selesai

Periksa & setujui

Ya

Staf Pembelian

Ok? Tidak Selesai Buat

Purchase Order

Ya M anager Pembelian

Tanda Tangan
A

Selesai

13

Simbol Flowchart
Dokumen/
Aktivitas Keterangan
Catatan Mutu
Batas

Operasi/ Nama IK-PROD-01 s/d XX

Penghubung Aktivitas Dokumen/
di hal y g formulir 3X
sama
Titik Pengambil
keputusan

Proses lain

Penghubung di hal
y ang lain

14

7
 14/10/2025

PEMBENTUKAN PROSEDUR

Identifikasi personil utama yg terlibat

dalam proses

Menyusun peta aktivitas “yang ada”

berdasarkan informasi yang dikumpulkan

Konfirmasi peta aktivitas “yang ada”

dengan personil utama

Evaluasi efisiensi dan keefektifan proses

15

LANGKAH ALTERNATIF
Apakah ada situasi yang membutuhkan
penanganan yang berbeda?

Frekwensi dan pengaruh penyimpangan

Kriteria yang digunakan harus jelas

Tambahkan “Konfirmasi kepada atasan anda

bila anda tidak yakin dengan langkah-langkah
di atas”, untuk beberapa prosedur yang
banyak kemungkinannya dan tidak mungkin
dituliskan semua

16

8
 14/10/2025

17

INSTRUKSI KERJA
Penjelasan detil pelaksanaan
suatu aktivitas dalam
prosedur yang pada
umumnya dilakukan oleh satu
jabatan/posisi

Pertimbangan : Kecakapan personil

dan pengaruh aktiv itas
terhadap mutu

Format:
Narasi
Gambar /Foto/Video
Ceklis

18

9
 14/10/2025

PROSEDUR INSTRUKSI KERJA

Memberikan gambaran umum Secara detil menjelaskan tugas
suatu proses yang harus dikerjakan
Biasanya membutuhkan dokumen
Biasanya dapat berdiri sendiri
penunjang dalam pelaksanaannya
Digunakan oleh banyak personil Digunakan oleh satu posisi di
dari berbagai bagian/posisi bagian tertentu

19

KARAKTERISTIK DOKUMENTASI YANG BAIK

 Hindari pesan yang tidak  Gunakan bahasa yang

jelas/abstrak nyata
contoh: Suhu jangan terlampau contoh: Suhu tidak boleh
panas melampaui 40 derajat celcius

 Kata-kata yang indah tapi  Pendek dan langsung

tidak menambah arti pesan kepada yang dituju
contoh: Semua permohonan contoh: Semua permohonan
pembelian akan dilakukan pembelian harus dibuat
melalui suatu media berupa melalui form permintaan
formulir yang telah pembelian yang
ditandatangani dan disetujui ditandatangani kepala dept.

20

10
 14/10/2025

KARAKTERISTIK DOKUMENTASI YANG BAIK

Tidak terjadi “tumpang tindih”

Tidak terjadi kekurangan (gap)

Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen

Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas

Catatan mutu yang digunakan dan aktivitas

pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi

Distribusi catatan mutu jelas

21

22

11
 14/10/2025

CATATAN MUTU

Bukti implementasi sistem mutu yang sesuai

dengan persyaratan standar
Komunikasi antar bagian
Pedoman penyusunan :
 Sederhana (informasi yang ada berguna)
 Lengkap
 Mudah dimengerti

23

PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

Dikendalikan Kontrol
Di s tribusi, Akses, Penarikan, dan
Ters edia dan cocok untuk Penggunaan
di gunakan
Penyi mpanan dan
memastikan dokumen terbaca
Terl indungi
Pengendalian perubahan

Pengendalian Dokumen Retensi dan disposisi

Eksternal

24

12
 14/10/2025

ASPEK PENGENDALIAN ACUAN KERJA

Pengendali Dokumen / Document Controller
DC
Persetujuan Dokumen

Daftar Induk Dokumen

Stamp Dokumen A D
Penerima Dokumen
B C
Daftar Distribusi

UNCONTROLLED OBSOLETE
DOCUMENT DOCUMENT

25

Daftar Induk Dokumen

No. No.
Dokumen Judul Dokumen Revisi
SPO-WM-01 Tinjauan Manajemen 0
SPO-WM-02 Tindakan koreksi dan Pencegahan 0
SPO-WM-03 Audit mutu internal 0
SPO-WM-04 Persiapan/perubahan dokumen 0

Daftar Distribusi
Judul : Prosedur Perencanaan Produksi
No Dokumen : SOP-PPI C-01
Revisi 0 Revisi 1 Revisi 2 Perubahan 3
No. Nama Departemen A B C A B C A B C
1 Hendra Tobing PPIC
2 Andi Wijaya Produksi
3 Sigit Riyadi QC
4 Peter Halawa Marketing

26

13
 14/10/2025

Head Office Regional Office

Menara Rajawali 11 Floor Komplek Graha Asri K-12B
Jl. Mega Kuningan Lot 5.1, Jakarta 12950 Jl. Ngagel 179-183, Surabaya 60246
P: (62-21) 576-2727 P: (62-31) 502-0203
F: (62-21) 576-2736 F: (62-31) 503-9034
E: info@[Link] E: [Link]@[Link]
[Link]

27

CONTOH
CONTOH

28

14
 14/10/2025

CONTOH
CONTOH

29

CONTOH
CONTOH

Measure the
binder to
make “Ribbon
arrangement”
Print all the
title banner
with ribbon
across all the
banner

Before arrangement

PREPARED APPROVED

SD/WI/ADM/04/005
Sort your binder, separate the
unused one with red tag
Your File should be like this,
you can control them easily

30

15
 14/10/2025

CONTOH
CONTOH

“Ribbon Arrangement” help us to detect the lost binder and false position

31

16