MARKETING DIVISION
hp
GENERAL MANAGER
Membuat perencanaan target omzet bulanan dan tahunan
MANAGER TOKO
KASIR
PENJUALAN
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR KERJA TOKO
Pertama kali masuk ke dalam toko pukul 08.00 langsung
menyalakan saklar-saklar (lampu display toko, kipas
angin, register, timbangan, radio dsb. Jangan lupa
mematikan lampu luar seperti teras dan neon box). Tas,
jaket dan barang bawaan karyawan disimpan seuai
tempatnya. Kemudian menyapu dan mengepel lantai sesuai
tugas masing-masing, setelah selesai kemudian dilakukan
briefing karyawan yang dipimpin oleh manager toko
disertai doa dan yel-yel kemudian mengisi absensi
karyawan untuk selanjutnya menata dan merapikan kain
sambil mengecek stock barang. Langkah selanjutnya manager
toko melaporkan/meminta stock barang yang kurang lewat
sms disertai sms laporan rekap harian toko (z-zan) ke
gudang. Kemudian manager toko bertanggung jawab
menyetorkan uang omzet kemarin ke bank sebelum pukul
10.00 (jika antrian panjang berlaku kondisional).
Ketika pembeli datang disapa dengan senyum dan sopan
(dianjurkan menyebut namanya) kemudian ditanya barang
yang dibutuhkan pembeli tersebut dan diarahkan dan
diantar pada letak posisi barang, kemudian dipersilahkan
untuk memilih barang yang dibutuhkan. Ada baiknya dibantu
memilih barang dan diperlihatkan pilihan-pilihan warna
atau motif serta diberikan alternatif barang yang
tersedia (misal produk baru). Apabila pembeli kurang
mengerti diberikan konsultasi dan arahan tentang jenis
kain dan disesuaikan dengan kebutuhan pembeli (misal
untuk dibuat pakaian jenis apa, butuhnya sekian meter
untuk pakaian tsb, dsb). Pujian dan rayuan terhadap
pembeli dilakukan untuk menambah peluang transaksi
berhasil dan berpikir positif bahwa transaksi akan
berhasil.
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR BARANG DISTRIBUSI
Manager gudang menginstrusikan adanya barang distribusi,
bagian QC mengambil barang dari zona distribusi disiapkan
dipintu keluar dan adm. gudang menyalin dari daftar list,
QC mengkoreksi daftar list rak barang yang diambil dan MT
mengecek nota adm. gudang dicocokkan dengan barang yang
dimuat ke armada.
Barang dimuat ke armada di lakukan oleh QC dan MT
Manager gudang mengawasi dan menandatangani nota
distribusi barang
Armada berangkat ke lokasi dan distribusi ke toko
Manager toko mengecek kesesuaian barang datang dan nota
distribusi, jika terjadi kesalahan maka segera telepon ke
manager gudang untuk klarifikasi nota. Setelah selesai
nota distribusi ditandatangani manager toko dan diambil
copynya
Setelah MT kembali ke gudang, asli nota distribusi
diberikan ke adm. Gudang untuk dimasukkan di file
komputer dan diarsip
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR BARANG RETURN SUPLIER
Instruksi retur dari bagian procurement
Manager gudang telepon ke ekspedisi dan suplier tujuan
untuk konfirmasi
Bagian QC menyiapkan barang dan mencatat jumlah barang
serta mengkoreksi daftar list dan melaporkan ke manager
gudang, manager gudang melaporkan ke adm. gudang dan
dibuatkan nota return yang memuat alamat tujuan, jumlah
barang, harga per item, total nota, jumlah bal, pesan
lain yang perlu ditulis. Untuk amlop semua item tadi
disebutkan ditambah penanggung ongkos dan alamat pengirim
serta no telp.
Adm. Gudang memasukkan data ke laporan return dan hutang
sales
Bagian QC mempacking barang dibantu oleh MT. Bagian adm.
gudang membuat nota penerimaan ekspedisi oleh sopir yang
memuat jumlah bal, nama ekspedisi, no plat, nama sopir.
Setelah ekspedisi datang, barang dimobilisasi oleh MT
dengan nota dari bag. gudang dan meminta tanda tangan
sopir, copy tanda terima diberikan ke sopir.
Setelah kembali ke gudang MT memberikan asli tanda terima
ke adm. gudang dan diarsip dengan nota return
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR ORDER BARANG
Toko order barang ke manager gudang atau manager gudang
mengecek ke toko by phone
Manager gudang order ke procurement dan mencatat ke buku
order
Bila barang sudah datang maka manager gudang mencocokkan
dengan buku order
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR RETURN BARANG TOKO
Manager gudang atau marketing manager atau manager toko
meminta barang di suatu toko untuk diretur dengan alasan
dibutuhkan toko lain atau diroling atau ditemukan barang
cacat
Barang retur ditulis di nota retur dan ditandatangani
oleh manager toko serta ditandangani pembawa barang
tersebut. Pembawa barang tersebut wajib mengecek
kesesuaian anatara barang yang dibawa dengan nota. Copy
nota diberikan beserta barang yang dibawa tersebut. Jika
barang tersebut diretur karena cacat, maka pada kolom
keterangan ditulis cacat
Barang dibawa ke gudang, kemudian QC mengecek barang dan
copy nota yang dibawa, dan melaporkan ke manager gudang.
Manager gudang mengecek barang tersebut, kemudian copy
nota diberikan ke adm. gudang untuk di input ke komputer
dan diarsip
Selanjutnya barang bisa dimobilisasi oleh manager gudang
sesuai prosedur yang berlaku
Barang retur suatu toko, diperbolehkan langsung sampai ke
toko yang meminta barang tersebut secara langsung tanpa
melewati gudang dahulu. Hal itu hanya dapat dilakukan
karena barang tersebut sangat mendesak waktunya
dibutuhkan konsumen, atau dipandang dari berbagai hal
lebih efektif dan lebih efisien. Tetapi manager toko asal
dan manager toko penerima harus memberitahukan ke manager
gudang saat itu juga, dan copy nota retur harus segera
dibawa dan dilaporkan ke manager gudang untuk dibukukan
oleh adm. gudang. Dalam hal ini, orang yang bertanggung
jawab atas proses ini adalah manager toko asal dan
manager toko penerima
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR BARANG REJECT/CACAT
QC memilah dan ditempatkan pada zona tersendiri, dan
dilaporkan ke manager gudang
Manager gudang lapor ke procurement untuk tindak lanjut
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR BARANG BARU/HARGA NAIK/HARGA TURUN
Procurement menginstruksikan ada barang baru/harga
naik/harga turun ke manager gudang
Manager gudang menulis ke lembar PLU dan memberitahukan
ke IT, IT mengeset komputer di bagian finance &
accounting
IT merubah harga di lembar PLU toko dan mengeset nama
barang dan harga diregister toko
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR PERLENGKAPAN HABIS
Stock barang dianggap habis adalah 30 %
QC melaporkan adanya barang habis, QC laporan ke Manager
gudang
Manager gudang lapor ke GA, kemudian GA melakukan
pengadaan barang
Setelah barang datang QC mengecek barang dan melaporkan
ke manager gudang, kemudian manager gudang melaporkan ke
adm. gudang untuk dicocokkan dengan nota. QC memobilisasi
barang tersebut ke area perlengkapan dan mengisi daftar
list stock perlengkapan. Kemudian barang ditempatkan
sesuai lokasi yang disediakan
CADANGAN
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PERALATAN PENDUKUNG TOKO BARU
No. NAMA JUMLAH HARGA @ TOTAL
1 BOLPOIN 1 pack
2 TIP EX 1
3 STEMPEL multAzam 1
4 STEMPEL LUNAS 1
5 STEMPEL TANGGAL + BANTALAN 1 set
6 NOTA KECIL 10
7 NOTA MULTAZAM + KARBON 1
8 NOTA RETURN 1
9 METERAN 1 pack
10 JARUM PENTUL 5 pack
11 TEMPAT UANG 1
12 TEMPAT BOLPOIN + KARET 1
13 THERMAL PAPER 5 roll
14 LAMPU UANG PALSU 1
15 KALKULATOR 2
16 TIKET OWABONG 100
17 KARET MATANG/PENTIL 0,5 +0.5 kg
18 PLASTIK KRESEK KECIL 10 pack
19 PLASTIK KRESEK TANGGUNG 10 pack
20 PLASTIK KRESEK BESAR 5 pack
21 PLASTIK KRESEK SUPER BESAR 2 pack
22 PLASTIK MULTAZAM 1 set
23 DAFTAR OWABONG + PELANGGAN 1 set
24 DAFTAR ABSEN 12 lbr
25 BUKU KAS 1 set
26 RAPOT 1 set
27 KUPON UNDIAN 3000
28 GUNTING BESAR 5
29 GUNTING KECIL 2
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
30 STAPLES + ISI 1 set
No. NAMA JUMLAH HARGA @ TOTAL
31 KORAN 2 kg
32 KESET BESAR 2
33 KESET KECIL 1
34 TEMPAT SAMPAH 2
35 PENGKI 1
36 SAPU PEL 1
37 SAPU 2
38 SULAK 1
39 HANGER 5 pack
40 KASUR 2
41 BANTAL 4
42 S besar + kecil 100
43 Patung leher besi 12
44 Patung bodi transparan gantung 15
45 Uang Register 500.000
46 Uang Penukaran 150.000
47 Hp CDMA 1
48 Kartu Perdana 1
49 PLU 1
50 Pita 11 roll
51 Ember Pel 1
52 Rak Susun 3 1
53 Sikat WC 1
54 Bangku Bakso 3
55 Hanger Renteng Besar 10
56 Cantelan Hanger 1
57 Senggek Hanger 1
58 Kursi Hijau 1
59 Tulisan Uang Pas 1
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
60 Timbangan Manual 1
61 Cantelan Tile Lingkar 2
62 Lampu Emergency 1
63 Kaca 2
TOTAL
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division
PROSEDUR KERJA KARYAWAN GUDANG
Karyawan gudang datang paling lambat pukul 08.00 sesuai jam
yang ada di gudang. Jika tidak bisa datang sesuai jadwal
karena adanya halangan maka harus segera memberitahukan ke
manager gudang dan manager gudang mencatat pada laporan
tersendiri
Bagi yang membawa kendaraan harus memarkir kendaraan pada
tempatnya dengan rapi
Sepatu ditempatkan pada tempat yang disediakan dan ditata
rapi
Tas dan barang bawaan karyawan dititipkan ke adm gudang
untuk ditukar dengan no rak titipan dan masker. Barang
berharga harap dibawa sendiri karena perusahaan tidak
menanggung atas kehilangan barang berharga yang dititipkan
Semua karyawan yang bekerja di dalam gudang wajib memakai
masker selama jam kerja untuk menjaga keselamatan kerja.
Pengecualian untuk karyawan yang bekerja di dalam kantor
gudang tetapi pintu kantor harus ditutup. Masker hanya
boleh dilepas ketika jam istirahat dan didalam kamar mandi
Jam istirahat adalah pukul 13.00 – 14.00 sesuai jam gudang
Jam pulang kerja adalah pukul 17.00, masker dan no rak
dikembalikan ke adm. gudang untuk ditukar dengan tas dan
barang bawaan masing – masing karyawan
Semua karyawan wajib menjaga kebersihan, keamanan dan
ketertiban gudang pada khususnya dan lingkungan perumahan
pada umumnya
Semua karyawan wajib menjaga kesopanan dan tingkah laku
dalam lingkungan perumahan, karena tingkah laku karyawan
mencerminkan citra perusahaan
Karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap prosedur ini
akan diberikan sangsi yang tegas
Standart Operating Procedure (SOP) - Supporting Division