DOCUMENT NO.
: HRD-REC-001
REVISION NO.: 00
TITLE: STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) - RECRUITMENT
PROCESS
ISSUED DATE: ___________
EFFECTIVE DATE: ___________
PREPARED BY: HR DEPARTMENT
APPROVED BY: ___________________
1. PURPOSE
Prosedur ini dibuat untuk memastikan proses rekrutmen dilakukan secara
terstruktur, objektif, efektif, dan sesuai kebutuhan perusahaan dengan
memperhatikan kualitas kandidat dan kesesuaian dengan budaya
perusahaan.
2. SCOPE
SOP ini berlaku untuk seluruh proses rekrutmen karyawan tetap, kontrak,
outsourcing, magang, dan project based di seluruh unit kerja perusahaan.
3. REFERENCES
ISO 9001:2015 – Clause Human Resources Management
Undang-Undang Ketenagakerjaan Republik Indonesia
Kebijakan Sumber Daya Manusia Perusahaan
Job Description dan Organization Structure
4. DEFINITIONS
Istilah Definisi
HRD / Recruiter Departemen/personel yang bertanggung
jawab melakukan proses rekrutmen
Hiring Manager Atasan langsung yang membutuhkan
karyawan
MRF / MPR Manpower Request Form / Formulir
Permintaan Tenaga Kerja
ATS Applicant Tracking System
LO Letter of Offer
SLA Service Level Agreement
5. RESPONSIBILITY (RACI MATRIX)
HR Hiring CEO/ Financ Admi
Aktivitas Recruiter Manager Director e n
Permintaan Tenaga Kerja
C R A C I
Screening CV R C I I I
Interview R R C I I
Offering & R C A I I
Negosiasi
Final Approval C R A I I
Candidate
Onboarding R C C I R
6. PROCEDURE
6.1 Pengajuan Kebutuhan Karyawan
1. Hiring Manager mengisi Manpower Request Form (MRF) sesuai
kebutuhan jabatan.
2. HR melakukan review terkait deskripsi pekerjaan, level posisi, dan
budget.
3. MRF diproses melalui sistem approval digital (HRIS atau e-form).
Output: MRF telah disetujui.
6.2 Proses Pelaksanaan Rekrutmen
6.2.1 Job Posting & Sourcing
HR melakukan publikasi lowongan pada media internal dan eksternal
sesuai jenis posisi.
6.2.2 Screening CV & Shortlisting
HR melakukan seleksi CV berdasarkan kriteria kompetensi,
pengalaman, dan persyaratan posisi.
6.2.3 Assessment & Interview
Kandidat mengikuti tes psikologi, tes kompetensi, dan interview sesuai
kebutuhan.
Metode interview mengikuti model Behavioral Event Interview
(BEI).
6.2.4 Background Check
HR melakukan verifikasi rekam jejak kerja, identitas, dan dokumen
kandidat.
6.2.5 Offering & Negotiation
HR menyampaikan hasil akhir kepada kandidat serta menyiapkan
Letter of Offer.
Jika kandidat setuju, kandidat menandatangani dokumen penawaran.
6.3 Hiring & Onboarding
1. Kandidat mengumpulkan dokumen wajib.
2. HR membuat employee file fisik atau digital.
3. Admin & HR menyiapkan fasilitas kerja (email perusahaan, akses
sistem, ID card, dll.).
4. Kandidat mengikuti orientasi dan masa probation sesuai aturan.
7. REQUIRED DOCUMENTS & RECORDS CONTROL
Dokumen Format Status Penyimpanan
MRF (Manpower Request Digital HRIS / Cloud Storage
Form)
CV dan hasil screening Digital ATS System
Assessment & Interview Digital Candidate Folder
Scoring Sheet
Letter of Offer Digital / Personal Employee File
Hardcopy
Evaluation Probation Digital Performance Evaluation
System
8. KPI & EVALUATION
Parameter Target
Time to Hire < 45 hari
Offer Acceptance Rate > 80%
Quality of Hire > 85% probation
success
Candidate Experience > 90%
Rating
9. FLOWCHART
START
↓
Hiring Manager Submit MRF
↓
Approval HR → Finance → Director
↓
Job Posting & Sourcing
↓
Screening CV
↓
Assessment & Interview
↓
Background Check
↓
Job Offer & Acceptance
↓
Onboarding
↓
Evaluation Probation
↓
END