PROSEDUR STANDAR INTERNAL PURCHASING
No Doc :
Tgl Efektif : ALUR PROSES KERJA
Hal : INTERNAL PURCHASING
1. Tujuan
i. Prosedur ini menjelaskan alur proses kerja internal purchasing dalam pembukaan
PO (Purchase Order)
2. Ruang Lingkup
i. Prosedur ini mencakup proses penerimaan PR, negosiasi dengan supplier,
Pengisian data monitoring PO, pembuatan comparison sheet, penerbitan PO dan
Pengawalan document pendukung lainnya seperti Invoice, faktur pajak, surat jalan
dan Technical Data Sheet (Jika Ada)
3. Penanggung Jawab
i. Dalam hal ini, staf purchasing yang bertanggung jawab.
4. Prosedur
4.1. Proses Pembuatan PO
i. Purchasing Menerima informasi kebutuhan pengadaan material, jasa dan lainnya
dari tim Produksi
ii. Tim Produksi mengirimkan document PR sebagai bentuk resmi adanya
permintaan pengadaan material, jasa dan lainnya. Tim Produksi juga wajib
melampirkan document pendukung baik Technical data Sheet, description sheet
maupun sertifikat pendukung lainnya.
iii. PR yang telah di terima kemudian di input ke data Monitoring PO sesuai nomor
dan item yang telah tertulis
iv. Purchasing mengirimkan kebutuhan ke supplier untuk kemudian dilakukan
negosiasi. (minimal 2 vendor agar dapat dilakukan perbandingan)
v. Purchasing menuangkan hasil perbandingan dan negosiasi harga di comparison
sheet
vi. Setelah mendapatkan harga yang Paling baik, purchasing wajib menerbitkan PO
paling lama 5 hari kerja setelah menerima soft file PR dari tim produksi.
vii. PO harus melampirkan PR, Comparison Sheet, Penawaran harga supplier, Spek
(jika ada) untuk dapat diajukan persetujuan dan tanda tangan ke Direksi.
viii. PO yang telah di tanda tangani harus segera dikirim kan ke pihak supplier baik
melalui email resmi maupun media chat yang resmi
ix. Purchasing menginput informasi di Monitoring PO
PROSEDUR STANDAR INTERNAL PURCHASING
No Doc :
Tgl Efektif : ALUR PROSES KERJA
Hal : INTERNAL PURCHASING
4.2. Proses pasca penerbitan PO
i. Purchasing melakukan pengawalan pengiriman barang dari PO diterima supplier
maksimal 3 – 5 hari.
ii. Kedatagan barang di area Pabrik PT. WOBN Technology harus di pastikan di
terima oleh Tim Gudang maupun produksi yang bertanggung jawab.
iii. Penerimaan material dan barang harus disertakan dengan penanda taganan
document surat jalan asli.
iv. Purchasing memastikan ke supplier untuk document Invoice asli, surat jalan asli
yang telah Kembali dan faktur pajak segera dikirimkan ke Head Office PT.
WOBN Technology agar segera di arsip dan proses ke pihak finance.
v. Purchasing melakukan input data monitoring PO untuk terkait nomor invoice dan
surat jalan
vi. Setelah semua document lengkap, Purchasing melakukan pengarsipan document
mulai PO, PR, Comparison Sheet, Penawaran harga, Fotocopy Invoice, Foto copy
Surat jalan kemudian menyatukan ke dalam satu bundle.
5. Referensi
i. Document PO
ii. Document PR
iii. Document Comparison Sheet
iv. Document Penawaran Harga, Inv, faktur Pajak dan Surat Jalan
PROSEDUR STANDAR INTERNAL PURCHASING
No Doc :
Tgl Efektif : ALUR PROSES KERJA
Hal : INTERNAL PURCHASING
6. Alur Proses Kerja
Menerima PR
Permintaan ke Vendor
Melakukan Negosiasi
Membuat Comparison Sheet Negosiasi Kembali/Cancel Pengembalian PR
Menginput Data Monitoring PO
Melengkapi lampiran dan Menerbitkan PO
PO Batal
Pengajuan Approval PO YES/NO
Kirim Ulang Konfirmasi
Distribusi PO ke Vendor YES/NO Ulang Ke Vendor
Monitoring pengiriman Barang dan Document Barang Di terima YES/NO
Serah terima document ke Finance
Filling Document PO dan lampiran
Finish
PROSEDUR STANDAR INTERNAL PURCHASING
No Doc :
Tgl Efektif : ALUR PROSES KERJA
Hal : INTERNAL PURCHASING
7. Indeks Pencapaian
i. Laporan Mingguan dari rangkuman Monitoring PO (Weekly)
ii. Laporan Outstanding PO Mingguan (Weekly)
iii. SLA dari tanggal PR diterima ke tanggal PO rilis (Monthly)
iv. SLA dari PO Rilis ke kedatangan Barang (Monthly)
v. Update Penambahan jumlah list supplier setiap bulan 1-2 Suplier (Monthly)
vi. Update list vendor pasca PO setiap Bulan (Monthly)